Понятие, свойства и виды систем

Понятие, свойства и виды систем

   Система – организационное сложное целое, состоящее из множества элементов, расположенных в определенном порядке  и зависящих друг от друга, взаимодействующих  между собой при помощи отношений  и связей, и образованное для выполнения конкретной цели.

   Свойства  системы могут быть условно разделены:

   • на свойства I ряда – свойства, имеющие  непосредственное системное происхождение:

   • целостность – система представляет собой организационное сложное  целое;

   • делимость – система всегда может  быть разделена на подсистемы, компоненты и элементы;

   • множественность – каждая система  состоит из множества частей (уровни иерархии, количество элементов и  связей);

   • целеустремленность – каждая составляющая системы должна быть ориентирована  на достижение общей цели;

   • свойства II ряда – свойства, которые  обеспечивают работоспособность системы:

   • гомогенность (однородность) – система должна иметь хотя бы одно общее свойство;

   • гетерогенность (разнородность) – в каждой системе должно быть многообразие свойств разнородных элементов;

   • самоорганизованность – самостоятельно существующая и функционирующая система не должна разрушаться;

   • иерархичность – система –  это совокупность элементов, расположенных  на разных уровнях иерархии;

   • централизованность – в каждой системе должно быть центральное звено, которое будет стоять над всеми уровнями иерархии;

   • эмерджентность – свойства системы в целом отличаются от свойств отдельных ее элементов.

   Системы можно классифицировать:

   ? по способу образования:

   • естественные – системы, созданные  природой без вмешательства человека;

   • искусственные – системы, созданные  человеком для удовлетворения различных  потребностей;

   ? сущности:

   • космические;

   • биологические;

   • технические;

   • социальные;

   • экономические;

   • экологические;

   • политические и др.;

   ? отношению к целевому назначению:

   • целенаправленные – системы, которые  заранее программируют работы, для  достижения поставленных целей;

   • целеустремленные – поставленные цели достигаются путем выбора альтернативных способов;

   ? наличию центрального ведущего  элемента:

   • централизованные – системы, в составе  которых есть центральное звено, играющее ведущую роль;

   • децентрализованные – системы, в  которых роли распределяются равномерно между элементами;

   ? размеру.

   • малые (включают менее 30 элементов);

   • средние (включают до 300 элементов);

   • большие (содержат больше 300 элементов, такие системы трудно исследовать  без предварительного разбиения  их на более простые функциональные составляющие);

   ? степени сложности:

   • простые – системы, которые не нуждаются в разбиении на составляющие при решении проблем;

   • сложные – системы, подсистемы которых  необходимо изучать не изолированно друг от друга, так как все элементы являются взаимосвязанными и взаимозависимыми;

   ? отношению к изменениям во  времени:

   • относительно статичные – системы, имеющие одно возможное и заданное состояние;

   • динамичные (изменяются с течением времени);

   ? продолжительности функционирования:

   • краткосрочные;

   • среднесрочные;

   • долгосрочные;

   • специализации:

   • специализированные – системы, выполняющие  одну функцию при создании продукции  или услуги;

   • комплексные – выполняют все  функции при производстве продукции;

   • предсказуемости поведения:

   • детерминированные – результаты деятельности, которые могут быть предсказаны;

   • стохастические – результаты деятельности, которые определены вероятностью;

   ? взаимодействию с внешней средой:

   • изолированные – при функционировании не имеют связей с внешней средой;

   • закрытые – функционируют независимо от окружающей среды и имеют строго фиксированные границы (пример, натуральное  хозяйство);

   • открытые – взаимодействие с окружающей средой носит двусторонний характер: системы влияют на окружающую систему  и на себе испытывают ее влияние. 
 

     Исследования  в развитии управления

     Понятие исследование

     Исследование  систем управления – это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование  управления в соответствии с постоянно  изменяющимися внешними и внутренними  условиями. В условиях динамичности современного производства и общественного  устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала, в работе специализированных аналитических  групп, лабораторий, отделов. «В современном  управлении исследовательская деятельность должна составлять не менее 30% рабочего времени и усилий менеджера» [1, с.23]. Необходимость в исследовании систем управления продиктована достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех работы этих организаций. Исследования необходимо проводить не только, когда организациям грозит банкротство или серьезный кризис, но и тогда, когда организации функционируют успешно и стабильно достигают определенных результатов. В данном случае своевременные исследования помогут удержать этот стабильный уровень работы организации, выяснить, что мешает, либо в большей степени стимулирует ее работу, чтобы желаемые результаты были еще лучше.

     Необходимость проведения исследований продиктована еще и постоянно меняющимися  целями функционирования организаций, что неизбежно в условиях рыночной конкуренции и постоянно меняющегося  спроса потребителей.

     В различных источниках понятие исследования трактуется по-разному: «Исследование — это вид познавательной деятельности человека с целью приобретения новых знаний» [2,c.9]. Так звучит понятие исследования в учебнике «Исследование систем управления» под редакцией Рогожина С. В. и Рогожиной Т.В. А в учебнике Короткова Э. М. «Исследование систем управления» определение исследования звучит следующим образом: «Исследование – это вид деятельности человека, состоящий в: а) распознавании проблем и ситуаций; б) определении их происхождения; в) выявлении свойств, содержания, закономерностей поведения и развития; г) установлении места этих проблем и ситуаций в системе накопленных знаний; д) нахождении путей, средств и возможностей использования новых представлений или знаний о данной проблеме в практике ее разрешения» [1,c

     Проведение исследований – одно из главных предназначений человека. Человек с первых дней своей жизни где-то на уровне подсознания начинает исследовать окружающий его мир и познавать самого себя в этом мире. Повзрослев, мы начинаем подходить к процессу исследования осознанно. С помощью исследований удается раскрыть многие загадки природы и воплотить в жизнь самые смелые замыслы.

     Известно, что организации являются самой  распространенной формой взаимодействия людей. Координацию деятельности организаций осуществляют системы управления, которые являются объектом исследования в рамках данной дисциплины. Следует отметить, что из-за непредсказуемости поведения людей в ряде случаев исследователь не имеет возможности производить количественную оценку наблюдаемых явлений и, следовательно, применять методы, хорошо зарекомендовавшие себя в других областях знаний.

     Исследования  систем управления организациями направлены на то, чтобы усовершенствовать организационные  системы, создать условия для  повышения эффективности организаций  и обеспечить их выживаемость в сложных  условиях окружающей среды.

     Для решения этих задач в процессе проведения исследований необходимо стремиться к максимальной объективности и  точности. При этом всегда должна обеспечиваться доказательность исследований. Если рассматривать научные исследования с позиций методологии, то можно выделить три уровня, или три подхода, к исследованиям: эмпирический, теоретический и прагматический, взаимодополняющие друг друга.

     В ходе решения задач управления организацией, занимающейся коммерческой деятельностью, исследованием называется процесс  выработки новых научных знаний о функционировании организационной  системы с целью использования  их для решения конкретных практических задач.

     Переход к рыночной экономике коренным образом  изменил подход к решению задач  управления деловыми организациями, значительно  повысив функциональную роль исследований, проводимых с целью повышения  эффективности систем управления и  обеспечения устойчивого поступательного  развития организации в условиях изменяющейся внешней среды.

     С позиций количественных оценок под  эффективностью понимается соотношение  затрат и результатов функционирования системы управления. Применительно  к социально-экономической организации  обычно оценивается эффективность  управленческих решений, эффективность  капиталовложений или инвестиционных проектов, эффективность производства, эффективность экономического развития.

     Котенко А.Н. в своей статье предлагает внедрение концепции «таргет-костинг» в производственную и управленческую модель руководства организацией: «Традиционный подход в российской практике заключается в применении таких систем учета и анализа, как «стандарт-костинг», «директ-костинг» и др. Ранее эти системы и методы управления и учета затрат полностью оправдывали себя. Однако на сегодняшний день становится очевидно, что пришло время пересмотреть привычные подходы, которые не соответствуют требованиям современной конкурентной среды» [3,C.49]. Автор продолжает: «Отметим, что система «таргет-костинг» оказывает влияние как на развитие предприятия, выражающееся в росте объемов производства, расширении персонала организации, увеличении доли данного хозяйствующего субъекта на рынке товаров и услуг, так и на уровень налоговой нагрузки в процессе ведения хозяйственной деятельности. Структурно четко выстроенное регулирование затрат окажет благотворное влияние не только на динамику роста предприятия, но и на развитие социального сектора региона, к которому предприятие принадлежит, за счет стимулирования и развития рынка труда, развития смежных отраслей, что в конечном счете, обусловит комплексное развитие отрасли, региона и экономики в целом» [3,C. 50].

     В условиях острой конкуренции основная цель организации – это самосохранение и обеспечение положительной  динамики развития в информационно-насыщенной среде. Поэтому возникла необходимость  использования в процедурах управления новых научных методик, связанных  с анализом и обработкой больших  массивов информации, применением современных  программно-технических средств, электронной  вычислительной техники и высокотехнологичных  средств связи.

     Широкомасштабные  исследования, проводимые в настоящее  время в рамках решения задач  управления современной социально-экономической организацией, обусловлены в первую очередь стремительной и всесторонней информатизацией процессов управления. Информатизация приводит к расширению возможностей менеджеров всех уровней при выполнении анализа сложившейся ситуации на рынке товаров и услуг. Эти возможности обусловлены следующими факторами:

     ● увеличением объемов доступной  для анализа информации;

     ● повышением скорости отбора и обработки  информации;

     ●способностью прогнозирования изменения показателей  рыночной конъюнктуры.

     Действительно, с использованием ПЭВМ и современных  средств массовых коммуникаций, менеджер может создавать собственные  информационные базы данных с миллионами записей. Он имеет доступ не только к централизованным информационным базам данных России, но по сетевым каналам связи (сеть Интернет, Релком, Телемаркет и др.), может получить информацию из базы данных любой страны и всемирной базы данных.

     Анализ  работы организации с использованием современных научных методик  предусматривает применение экспертных систем для прогнозирования результатов  работы системы управления организацией и выбора наиболее эффективных управленческих решений из множества альтернативных вариантов. Как было отмечено выше, характерной особенностью экспертных систем является использование в  них принципа самообучения и самонастройки  на наиболее эффективный режим работы организационной системы.

     В условиях рыночной экономики успех  организации в конкурентной борьбе определяется результатами ее собственной  деятельности. Методы системного анализа  в сочетании с информатизацией  процессов управления учетной деятельностью  обеспечивают эффективное прогнозирование  результатов работы организации  и позволяют сравнивать прогноз  с реально достигнутыми показателями, что в свою очередь дает невиданные раньше возможности по оперативной  коррекции управленческих решений  и управлению по конечным результатам.

     Функциональная  роль исследований систем управления заключается:

     ● в обеспечении эффективного формирования организационных структур и оптимизации  процесса их функционирования;

     ● в определении качественных характеристик  и количественных показателей системы  управления;

     ● в разработке стратегий поведения  организации в рыночных условиях;

     ●в  рациональном распределении информационных потоков внутри организации;

     ● в налаживании необходимых коммуникаций с внешней средой;

     ● в создании благоприятного климата  в коллективе;

     ● в повышении адаптационных свойств  организации по отношению к возмущающим  воздействиям со стороны внешней  и внутренней среды;

     ● в структуризации среды обитания;

     ● в прогнозировании поведения  системы управления в условиях неопределенности и риска;

     ● в обеспечении положительной динамики развития организации.

     Функциональная  направленность исследований реализуется  путем использования различных  видов исследований. 

2 Виды исследования 

2.1 Параметрическое исследование и факторный анализ 

     Параметрическое исследование является необходимым  элементом системного анализа процесса функционирования организации. Оно  заключается в выделении основных факторов, воздействующих на систему  управления организацией, их описании и количественной оценке. Получаемые при этом параметры системы могут  быть, как количественными, так и  качественными. Выявленные таким образом  количественные показатели и качественные характеристики являются отличительными признаками исследуемой системы.

     Параметры системы управления могут быть условно  разделены на три группы:

     ● параметры внешней среды;

     параметры управляющих воздействий;

     ●параметры  внутреннего состояния системы.

     Эффективное действие системы управления организацией определяется ее способностью принимать  на любом уровне такие решения  и вырабатывать такие процедуры  управления, которые обеспечивают успешное решение задач, стоящих перед  организацией в целом. Именно поэтому  при исследовании систем управления необходимо максимально полно оценивать  параметры, характеризующие деятельность организации и определяющие ее функционирование. Другими словами, следует принимать во внимание и параметры, описывающие поведение системы, и управляющие параметры.

     Такая оценка может быть выполнена в  процессе факторного анализа, обеспечивающего  учет всех факторов внешнего (макроподход к ИСУ) и внутреннего (микроподход к ИСУ) характера, влияющих на работу системы управления.

     Задача  факторного анализа состоит:

     ●в  выявлении значимых факторов;

     ●в  описании их воздействия на систему  управления;

     ●в  ранжировании факторов по степени интенсивности влияния на работу

     системы;

     ●в  объединении факторов, оказывающих  одинаковое воздействие на работу организации, в отдельные группы.

     Само  по себе составление исчерпывающего описания факторов представляет определенную сложность, т.к. многие из них носят скрытый характер. Воздействие таких факторов на работу системы можно выявить только с использованием методов факторного анализа. Многие факторы взаимосвязаны, т.е. изменение одного фактора влечет за собой неизбежное изменение другого. Очевидно, что для упрощения процедур анализа систем управления следует объединять такие факторы в одну группу.

     На  первом этапе группирование факторов по указанному признаку целесообразно  выполнять с использованием корреляционного  анализа, изучающего взаимосвязи между  изменяющимися величинами. Взаимосвязь  может быть полной (функциональной), когда связанные величины находятся  в прямой зависимости друг от друга. Примерами полной взаимосвязи может  быть зависимость между расстоянием  и стоимостью проезда. Если зависимость связанных величин подвержена влиянию других дополнительных факторов, то имеет место неполная или корреляционная связь. Например, зависимость полученных студентом знаний от количества лет, проведенных в институте. В этом случае коэффициент корреляции между знаниями студента и сроком обучения может занимать промежуточное положение (между 0 и 1) в зависимости от способностей и старания студента, качества преподавания и др. факторов.

     В случае выявления большого количества взаимозависимых факторов для анализа  их взаимодействия можно использовать методики формирования устойчивых групп, известные в теории графов. С помощью  методов факторного анализа удается  выявлять и описывать воздействие  на систему обобщенных показателей, не проводя анализа влияния каждого  фактора из выделенной группы в отдельности. Традиционно к обобщенным группам  факторов, влияющих на работу системы  управления, мы относим развитость инфраструктуры и информационную обеспеченность.

     Оценка  степени влияния каждого фактора  или группы факторов на изменение  величины исследуемого показателя работы организации, например, объема реализации, осуществляется с использованием метода регрессивного анализа. С помощью этого метода можно установить влияние отдельных факторов на результаты деятельности организации.

     Пусть у нас имеется  случайных факторов, которые обозначаются через переменные , влияющие на показатель, представляющий собой функцию .

     В этом случае уравнение линейной регрессии  имеет вид: 

      . 

     Приведенное уравнение связывает среднее  значение функции  со случайными распределениями, построенными для каждого из факторов. Коэффициенты регрессии , можно рассматривать как весовые коэффициенты, определяющие вклад каждого фактора в среднее значение интересующего нас показателя.

     Если  удается выделить один преобладающий  фактор, то уравнение регрессии отображается более простой линейной зависимостью: 

     Для успешного применения процедур регрессионного анализа, предварительно, с помощью  методов корреляционного анализа, следует классифицировать факторы  по признаку зависимости, т.к. в уравнение  регрессии должны входить только независимые случайные величины. Для выявления периодически изменяющихся факторов можно использовать автокорреляционную функцию, характеризующую связь  между значениями одного и того же случайного процесса или параметра в разные моменты времени, т.е. со сдвигом во времени. Этот временной промежуток называется временным лагом.

     Факторный анализ, как один из разделов многомерного статистического анализа, на основе обработки больших массивов информации дает возможность определить интервалы  или области значений, принимаемых  во внимание параметров, в пределах которых обеспечивается устойчивое функционирование исследуемой системы. 
 
 

1 Исследования и их роль в управлении организацией. Функциональная роль исследований в развитии систем управления

2.2 Рефлексивные исследования систем управления

     Рефлексивные  исследования предполагают изучение реакции  системы на возмущающие воздействия, поскольку основным условием, обеспечивающим выживание и поступательное развитие организационной системы, является ее способность адаптироваться, т.е. приспосабливаться к изменяющимся внешним и внутренним условиям существования. Чем выше адаптационные свойства систем управления организацией, тем  совершеннее механизм самореализации, эффективнее система управления. Способность деловой организации  к самосохранению при изменении  внешних условий или изменении  внутренней структуры определяется как устойчивость.

     Устойчивость  системы характеризуется стремлением  к состоянию равновесия, которое  предполагает такое функционирование элементов системы, при котором  обеспечивается эффективное продвижение  к поставленным целям развития. Стабильность и устойчивость организации —  обязательные условия эффективного ее функционирования.

     Вместе  с тем, сложная управляемая система  с целенаправленным развитием никогда  не может достичь полного равновесия. Элементы системы функционируют  по-разному в различных условиях, и их динамическое взаимодействие существенно  влияет на развитие системы. За счет этого  устойчивая система находится в  состоянии динамического равновесия, т.е. колеблется около устойчивого  состояния. Устойчивость системы определяется такими свойствами, как дифференциация (возможность деления целого на отдельные  части) и лабильность (изменчивость).

     Дифференциация (лат. differentia — различие) – это наличие в системе управления разнообразных по своему функциональному назначению элементов, определяющих способность быстро приспосабливаться к меняющимся условиям существования. Для коммерческой организации, это в первую очередь, наличие развитой системы информационного обеспечения, позволяющей не только быстро сообщить управленческому звену о происходящих изменениях и предсказать время наступления грядущих перемен, но и отработать необходимые управляющие воздействия. Такая возможность обеспечивается с помощью разветвленных систем маркетингового анализа и прогнозирования тенденций развития рынка. В отдельных случаях для этой цели достаточно использования информации из централизованных баз данных, доступ к которым обеспечивается за счет подключения к международной сети Интернет или к более дешевым внутренним сетям типа Релком или Телемаркет. Естественно, чем разнообразнее функциональные возможности звеньев предприятия, тем выше его устойчивость.

     Лабильность (лат. labilis — скользящий, изменяющийся) означает подвижность функций элементов системы управления при сохранении устойчивости структуры в целом. При изменении условий существования отдельные звенья организации в рамках существующей структуры управления должны быстро перейти на новые методы работы и взаимодействия, отвечающие сложившимся реалиям. Наиболее приспособленными к таким действиям являются иерархические системы управления органического типа.

     Основная  задача рефлексивного анализа при  исследовании систем управления состоит  в получении качественных и количественных оценок адаптационных возможностей организации, а также в разработке управленческих процедур, обеспечивающих быструю и адекватную реакцию  на происшедшие изменения. Под рефлексом  системы будем понимать достаточно устойчивую реакцию предприятия  на возмущающее воздействие.