ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ       

                   ГОСУДАРСТВЕННОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ   УЧРЕЖДЕНИЕ

                       ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО   ОБРАЗОВАНИЯ

    «МОСКОВСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

                                              ИМЕНИ М.А. ШОЛОХОВА» 
 

 

                            работа  по предмету 

           Документационное обеспечение

                            Управления 

                                 вопросы: 

                 1.Порядок документооборота. 

         2.Систематизация документов, правила формирования

         дел и их оформление.

         3.Информационные справочные документы, их виды

          и название.

         4.Требования к подготовке организационных документов.

                    
 

                                                                  Выполнил:  

                                                                  Студент 4 курса заочного отделения

                                                                 

                                                                  преподаватель:

                                                                 

                                                                   «Допущен к защите» 

                                                                   «        »                                    2010 г. 
 

                                                                   2010 г.     

                                                    Оглавление 

Вопрос  1. Порядок   документооборота 3

1.1. Составление и оформление документов 4

1.2. Прием и регистрация документов 5

1.3. Контроль за исполнением документов 8

1.4. Передача документов в архив 9

Выводы к вопросу  1 10

Тест  к  вопросу  1 11

Вопрос  2. Систематизация документов, правила формирования дел  и  их  оформление 15

2.1. Систематизация документов 15

2.2. Формирование дел 16

2.3. Оформление дела 19

Вывод  к  вопросу  2 20

Тест  к   вопросу  2 22

Вопрос  3.  Информационные справочные документы,их виды и название 25

Вывод  к  вопрос  3. 32

Тест  к   вопросу  3. 34

Вопрос 4.  Требования к подготовке организационных документов 38

Вывод  к  вопрос  4. 42

Тест  к  вопросу  4. 43

Список использованной литературы 47

Вопрос  1. Порядок   документооборота

 

     Документ  есть закодированное определенным образом  и зафиксированное на специальном  носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной  жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

     Документооборот – движение документов на предприятии  от их создания или получения от других организаций до принятия к  учету, обработке и передачи в  архив.

     Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает  материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

     Все документы применяемые в настоящее  время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены по следующим  основным признакам:

• По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций и отражают взаимоотношения предприятия со своими контрагентами (платежные требования). Внутренние документы составляются на самом предприятии его сотрудниками и администраторами для оформления внутренних хозяйственных операций (приходный кассовый ордер).
• По объему отраженных хозяйственных операций – первичные и сводные документы. Первичные документы содержат информацию об одной хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные). Сводные документы предназначены для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени (отчет кассира, товарный отчет, журнал регистрации фактов хозяйственной жизни).
• По числу учитываемых позиций документы могут однострочными и многострочными.
• По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. Распорядительные документы содержат разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчет, приказы). По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные, денежные и расчетные. По способу заполнения – документы могут быть заполняемыми в ручную или с помощью электронных средств вычислительной техники.

     Первичные документы бухгалтерского характера  заполняются бухгалтером. К ним  относятся: различные справки, расчеты, разработочные ведомости и др. 

Основные этапы  документооборота: 

  1.1. Составление и оформление документов

     Чтобы документы могли служить достоверным  основанием для бухгалтерских записей  и иметь юридическую силу, к  их составлению предъявляются определенные требования. Прежде всего, необходимо, чтобы документ был составлен  на бланке. Лишь при отсутствии бланков  допускается составление документа  на чистом листе бумаги.

     Бланки  документов изготавливают на белой  бумаге или на бумаге светлых тонов  формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается  использование бланков формата  А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

     Документ  составляется по определенной форме, установленной  для документов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно  и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой операции и придания документу юридической силы. Отсюда вытекает общее правило составления документов.

     Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновременно с совершением  операции либо непосредственно вслед  за ее совершением. Своевременность  составления документов является важнейшим  условием правильности отражения операций в документах и своевременности  записей их в учетных регистрах.

     Государственный стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Система организационно-распорядительной документации», Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации.

1.2. Прием и регистрация документов

     На  предприятии различают три основных потока документации:

• входящие документы, поступающие из других организаций;
• исходящие документы, отправляемые в другие организации;
• внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

     Все документы, поступающие на предприятие  проходят: первичную обработку, предварительное  рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

     Служба  документационного обеспечения управления, которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте.

     Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения.

     Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации.

     Внутренние  документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной  форме.

     Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".

     Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую  силу документу, так как фиксирует  факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует.

     Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

     Регистрации подлежат все документы, требующие  специального учета, исполнения и использования  в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс  регистрации - это снятие с документа  показателей (реквизитов) и занесение  их в определённую регистрационную  форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для  создания базы данных о документах учреждения.

     Каждый  документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно  меньше учётного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении  документа в организацию.

     В учреждении, имеющем отделы, регистрация  внутренних документов проводится, децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии.

     Из  документа в процессе регистрации  в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения: дата получения; входящий № (индекс); дата документа; индекс документа; регистрационный номер документа; автор (корреспондент) - т.е. чей это документ; заголовок (о чем документ); резолюция; срок исполнения; исполнитель (кто с ним работает); ход исполнения; № дела (куда документ помещен после исполнения)

     Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная.

     Наиболее  рациональной является сегодня регистрация  документов на компьютере. Но и в  этом случае на экран выводится форма  карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе. 
 
 

1.3. Контроль за исполнением документов

     Контроль  играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов:

• контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений;
• контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов:
• постановку документов на контроль;
• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
• регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов;
• снятие исполненных документов с контроля.

     Контроль  исполнения носит многофункциональный  характер, поэтому 

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого  документированного подтверждения  исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом  исполненном документе. 
 
 

1.4. Передача документов в архив

     Исполненные учетные документы хранятся в  архиве. Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета.

     Расположение  в делах документов в зависимости  от их характера и назначения производится по тем или иным из следующих признаков:

• По предметному признаку (по вопросам, по операциям, например, кассовые документы, материальные документы, договоры, заказы, сметы);
• По корреспондентскому признаку (т.е. по наименованиям организаций, к которым относятся данные документы);
• По хронологическому признаку (по месяцам, а в пределах месяцев – по дням);
• По номерам документов.

     Сдача дел в архив из структурного подразделения  производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается  с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив  по описи.

     Дела  временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел.

     В центральном архиве хранятся дела законченных  отчетных периодов (прошлых лет). В  местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текущего года). 
 
 

Выводы  к вопросу  1

     Документ  есть закодированное определенным образом  и зафиксированное на специальном  носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной  жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

     Документооборот – движение документов на предприятии  от их создания или получения от других организаций до принятия к  учету, обработке и передачи в  архив.

     Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает  материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

     Все документы применяемые в настоящее  время в хозяйственной деятельности, могут быть подразделены по следующим  основным признакам:

-По отношению к предприятию документы подразделяются на внешние и внутренние.

-По объему отраженных хозяйственных операций – первичные и сводные документы.

-По числу учитываемых позиций документы могут однострочными и многострочными

-По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные. 

Основные этапы  документооборота:

Составление и  оформление документов;

Прием и регистрация  документов;

Контроль за исполнением документов;

Передача документов в архив. 
 

Тест  к вопросу 1 

Вопрос  1

 Документ это?

Варианты ответов

1. Бланки  изготавленный на белой бумаге.

2. Закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение.

3. Лист чистой бумаги.

4. Архивное дело.  

Вопрос  2

 Документооборот это?

Варианты ответов

1. Составляемый по определенной форме документ.

2.Архив состоящий из дел.

3. Движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработке и передачи в архив.

4.Движение почты от отправмтеля к получателю. 

Вопрос  3

 По отношению к предприятию документы внешние это? 

Варианты ответов

1. Внешние документы составляются корреспондентами предприятия, поступают от сторонних организаций.

2. Бухгалтерская  документация.

3. Все документы применяемые в настоящее время.

4. Вся документация создаваемая на предприятии. 

Вопрос  4

По назначению документы подразделяются на?

Варианты ответов

1. На первичные и сводные документы.

2. На однострочными и многострочными.

3. На внешние и внутренние.

4. На распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные. 

Вопрос  5

Как составляют документы?

Варианты ответов

1.Произвольная форма.

2. Определенные требования ,обязательным заполнением всех необходимых реквизитов, должен быть снабжен всеми подписями.

3. С обязательным заполнением всех необходимых реквизитов.

4. Документ должен быть снабжен всеми подписями. 

Вопрос  6

По объему отраженных хозяйственных операций документы бывают?

Варианты ответов

1. Внешние и внутренние.

2. Первичные и сводные документы.

3. Однострочными и многострочными.

4. Подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерские

документы. 

вопрос  7

 Когда необходимо составлять документы?

Варианты ответов

1.Заранее.

2.В любое време.

3. Одновременно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением.

4.До итечения необходимого срока. 

Вопрос  8

Какие документы, проходят первичную обработку?

Варианты ответов

1. Исходящие документы.

2. Внутренние документы.

3. Поступающие на предприятие.

4.Все документы. 
 

Вопрос  9

Когда должны обрабатываться и отправляться исходящие документы?

Варианты ответов

1. После рассмотрения руководителем.

2.Сразу после создания.

3. На усмотрение службы документационного обеспечения.

4. В день регистрации. 
 

Вопрос  10

 зачем необходима регистрация?

Варианты ответов

1.Для подсчёта документов.

2.Для учёта в архиве.

3.Для соблюдения правил.

4. Придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вопрос  2. Систематизация документов, правила формирования дел и их  оформление

2.1. Систематизация документов

     Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии  должна составляться номенклатура дел.

       Номенклатура дел – это систематизированный  перечень заголовков дел с  указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. В номенклатуру дел  включаются все документы, образующиеся  в деятельности предприятия, кроме  технической документации и печатных  изданий. При составлении номенклатуры  дел предприятиям необходимо  учитывать требования к номенклатуре  дел, содержащиеся в Государственной  системе документационного обеспечения  управления, Основных правилах работы  ведомственных архивов, перечнях  документов с указанием сроков  хранения. Номенклатура дел предприятия  разрабатывается специалистом, ответственным  за организацию работы с документами,  утверждается руководителем предприятия  и вводится в действие с  1 января следующего календарного  года.

       Номенклатура дел составляет  по установленной форме и включает  в себя реквизиты:

• наименование предприятия,
• наименование вида документа,
• дату,
• индекс,
• место составления,
• гриф утверждения,
• заголовок к тексту,
• текст,
• подпись,
• гриф согласования.

     При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе  резервные номера дел (свободное  место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течении  календарного года на предприятии.

       По окончании календарного года  к номенклатуре дел составляется  итоговая запись о количестве  заведенных дел отдельно постоянного  и временного сроков хранения. 

2.2. Формирование дел

     При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.

     Основанием  для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д.

       При формировании документов  в дела по предметно – вопросному  признаку за основу берется  их содержание. Например: «Документы  по вопросам повышения качества  продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».

       Авторский признак предполагает  группировку в дела документов  одного автора. Например: «Протоколы  производственных совещаний предприятия  за один год».

       Для группировки переписки используется  корреспондентский признак. При  этом в заголовке дел указывается  корреспондент, с которым ведется  переписка и раскрывается содержание  вопроса. Например:«Переписка с  машиностроительным предприятием  о взаимных расчетах».

       Объединение в одном деле документов  нескольких корреспондентов осуществляется  по географическому признаку. Например: “Переписка с предприятием Восточной  Сибири по вопросам поставки  продукции».