Построение системы управленческого учета в ЗАО «Хлеб»

МОСКОВСКАЯ  МЕЖДУНАРОДНАЯ ВЫСШАЯ ШКОЛА БИЗНЕСА  «МИРБИС» (ИНСТИТУТ)

ПРОГРАММА МВА

Итоговая работа

по курсу «Accounting для менеджеров»

Построение системы  управленческого учета в ЗАО «Хлеб»

Группа 200СМа

Работу выполнила:

Королева Ирина 

Москва 2012

Хлебопекарная промышленность относится  к одной из важнейших отраслей пищевой промышленности, уровень  развития которой самым непосредственным образом затрагивает жизнь всего  населения.

 Переход  на рыночные отношения поставил  предприятия в условия необходимости  самостоятельного принятия решений,  вся ответственность возложена  на управленческий персонал организации.  Это привело к тому, что исключительную  актуальность приобретают вопросы  управленческого учета, целью  которого является предоставление  оперативной и достоверной управленческой  информации.

С целью повышения  эффективности  работы предприятия было предложено внедрить мероприятия по организации управленческого учета, что позволит улучшить контроль над затратами на производство, качество управления активами предприятия и сделает более прозрачным контроль за движением денежных средств, улучшить координацию всех подразделений ЗАО «Хлеб».

Управленческий учет служит для сбора и анализа данных о деятельности предприятия, необходимых  для принятия оперативных и стратегических управленческих решений. Без адекватного  управленческого учета невозможно принятие обоснованных решений, так  как другие формы учета, такие  как бухгалтерский и налоговый, не могут обеспечить сбор необходимой  информации в требуемом ракурсе. Например, без управленческого учета  невозможно оценить прибыльность отдельного продукта или направления в компании со сложной производственной структурой. Управленческий учет должен отражать специфику бизнеса и поставленные перед  ним цели и задачи.

Внедрение системы управленческого  учета является достаточно сложным  и продолжительным процессом, состоящим  из нескольких последовательных этапов.

Помимо традиционного  производственного учета, управленческий учет должен обеспечивать:

- выбор соответствующих  форм внутренней отчетности по  объектам управления и объектам  учета, определение их содержания  для целей анализа, контроля  и регулирования затрат;

- определение затрат и  результатов по местам возникновения  затрат, центрам затрат и центрам  ответственности;

- осуществление маржинального  анализа по производственным  подразделениям (центрам ответственности)  и по выпускаемой продукции;

- использование метода  бюджетирования;

- оценка состояния развития  организации, его ресурсного потенциала;

- определение производственных  мощностей организации;

- оценка конкурентных  преимуществ и определение слабых  сторон организации.

Выделяют пять важнейших  этапов постановки управленческого  учета на предприятии:

1. описание существующей информационной (бухгалтерской) системы организации;
2. определение требований к необходимой управленческой информации;
3. построение формализованной системы, способной обеспечить управленческий персонал различного уровня необходимой управленческой информацией;
4. построение системы управленческой отчетности;
5. построение системы управленческого учета.

Первый этап характерен для организаций, существующих довольно продолжительное время. Задачами этапа являются описание и анализ существующей информационной системы организации, по преимуществу системы производственного бухгалтерского учета. Результатом являются схемы организационно-управленческой структуры, информационных потоков организации, описание системы финансового и производственного учета. На этом этапе должны быть определены особенности и недостатки организации существующей системы.

На втором этапе определяется качественный и количественный состав информации, требуемый для эффективного управления организацией. Здесь выявляются пробелы существующей информационной системы, выясняются причины этого, оценивается объем изменений в системе управления. Именно на этом этапе принимается решение о целесообразности дальнейшего внедрения.

На третьем этапе должна быть сформирована соответствующая формализованная система, способная собирать, обрабатывать и представлять соответствующую потребностям управляющих информацию. Здесь выделяются центры ответственности - сегменты внутри организации, во главе которых стоят ответственные лица, принимающие решения. Также на данном этапе внедряются варианты учета затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции.

Четвертый этап характеризуется построением системы управленческой отчетности. Управленческая отчетность представляет собой совокупность отчетов и сводок, лицевых счетов и т.д., составляемых центрами ответственности, включающих как сопряженную информацию с производственным учетом, так и другую необходимую для управленцев (менеджеров) информацию с любым заданным уровнем детализации. При построении такой системы необходимо иметь в виду, что определенная отчетность может быть не обусловлена никакими юридическими нормами, часто составляется в реальном масштабе времени или на краткий срок. На данном этапе назначаются ответственные лица за формирование отчетности, создаются формы отчетности, устанавливаются периодичность их составления и представления, графики движения отчетности.

Заключительный  этап - постановка системы бюджетирования. В данном случае система бюджетирования во многом основывается на системе управленческой отчетности. Но если система управленческой отчетности в значительной степени оперирует текущей фактической информацией, то бюджетирование используется для планирования, контроля и анализа отклонений.

Неотъемлемой компонентой  системы управленческого учета  выступает учет по местам возникновения  затрат и центрам ответственности. Такой учет дает представление о  горизонтальной структуре затрат организации  и позволяет:

-   контролировать формирование  затрат;

-   установить ответственность  за целесообразность произведенных затрат;

-   обосновано распределять косвенные расходы по их носителям;

-   обеспечить простоту  и точность учета затрат.

Предлагаем организовать учет по центрам ответственности  при условии, что внутрихозяйственные подразделения будут являться центрами формирования затрат и маржинального дохода. Такой подход к формированию центров ответственности (на начальном этапе) даст возможность подразделениям нести ответственность только за те затраты, которые формируются у них и являются подконтрольными им. При этом подразделения должны нести ответственность за формирование только прямых затрат, которые должны быть «прозрачными», воспринимаемыми работниками и руководителем подразделения для контроля. Эти затраты должны соответствовать производственной программе подразделения, т.е. объему производства, быть переменными, зависящими от количества и качества производимой продукции конкретного центра. Контроль за формированием переменных затрат позволит подразделениям в свою очередь воздействовать на формирование маржинального дохода.

При определении центров  ответственности целесообразно  учитывать сложившуюся организацию  производства и управления.

Проанализировав сложившуюся  в ЗАО «Хлеб» организацию производства и управления, я предлагаю разделение на центры ответственности следующим  образом:

• Цех производства хлеба из пшеничной муки
• Цех производства хлеба из ржаной муки
• Цех производства диетического хлеба
• Мелкоштучный цех
• Кондитерский цех
• Упаковочный цех

Определение дохода по центрам  ответственности будет производиться путем сопоставления объема продаж (полученной выручки) с суммой прямых переменных затрат. Для установления объема продаж по каждому подразделению необходимо вести его учет. В этой связи в товаросопроводительных документах по учету реализации продукции, а также в накладных на внутрихозяйственную передачу продукции, актах выполненных работ (услуг) должны быть указаны реквизиты подразделений для накапливания информации о суммах выручки.

Деятельность центра ответственности  будет регламентироваться внутренним документом предприятия «Положение о центре ответственности ЗАО  «Хлеб»,  в котором будут определены основные задачи и функции центра ответственности, взаимоотношение  с другими подразделениями и  организация работы.

Центры ответственности  несут полную экономическую и  материальную деятельность за результаты своей деятельности и за оказание сотрудничества другим центрам ответственности. Все это должны организовывать руководители и специалисты центров ответственности.

Таким образом, я предлагаю  внедрить учет по центрам ответственности, который будет в себе совмещать  несколько подходов, с одной стороны  нормативный учет, т.е. для центра ответственности закладывается  расход материальных ресурсов согласно нормам, существующим на предприятии, с другой стороны, здесь присутствуют элементы «директ-костинга», т.е. для  центра ответственности определяется маржинальный доход без включения  постоянных и условно постоянных затрат. Это связано с тем, что все затраты центра ответственности необходимо сделать прозрачными и понятными сотрудникам подразделения.

Эффективная организация  управленческого учета в ЗАО  «Хлеб»» возможно при соблюдении следующих требований к его организации:  наличие единого документа, регламентирующего управленческий учет; организацию управленческой службы, установление жесткой учетной и финансовой дисциплины, выстраивание приоритетов в учете и финансах, четкое разграничение полномочий  и ответственности отделов и служб.  Я предлагаю разработать внутренние нормативные акты для ЗАО «Хлеб», которые будут регламентировать управленческий учет на этом предприятии.

Главным внутренним документом, регламентирующим процесс управленческого  учета на предприятии, является «Положение об управленческом учете ЗАО «Хлеб», в котором подробно описываются цели, назначение, порядок разработки и заполнения, предоставления форм отчетов и организация отчетности по ним. В этом  положении должны быть четко определены понятия управленческого учета предприятия, определения центра ответственности для ЗАО «Хлеб». Далее необходимо описать цели и назначение системы управленческого учета для ЗАО «Хлеб», задачи которые она будет решать на этом предприятии. В «Положение об управленческом учете ЗАО «Хлеб» так же описывается структура отчетов в целом по предприятию и по центрам ответственности, как об отчетах второго уровня. Так же необходимо определить основные принципы управленческого учета, которые будут применяться на ЗАО «Хлеб». Далее нужно  установить формы управленческой отчетности предприятии, но т.к. у нас он рассматривается и утверждается отдельным документом, то в «Положении об управленческом учете ЗАО «Хлеб» необходимо сослаться на тот нормативный документ, который будет более полно и подробно рассматривать поставленную задачу. В нашем случае этим документом является «Положение об управленческой отчетности ЗАО «Хлеб», которое будет рассмотрено ниже. Далее необходимо разъяснить организацию управленческого учета на предприятии, в разрезе кому в организации вменяются обязанности по составлению управленческой отчетности, с какими отделами должен сотрудничать специалист, с кем должен согласовывать  и утверждать. Так же в этом положении стоит указать основные аспекты управленческого контроля на предприятии. Завершающим разделом «Положения об управленческом учете ЗАО «Хлеб» я считаю целесообразным прописать раздел, в котором будут отражаться показатели выполнения управленческого учета и эффективности деятельности центров ответственности.

Следующим внутренним нормативным  актом является «Положение об управленческой отчетности ЗАО «Хлеб». В этом документе  изложены основные принципы составления  управленческой отчетности на предприятии  и порядок разработки отчетов  внутри каждого периода. В этом разделе  положении должны быть четко обоснованы сроки рассмотрения, предоставления и утверждения отчетов по центрам ответственности и сведения  в общий сводный отчет в целом.

После того, как определены и обоснованы  основные принципы и задачи управленческого учета  в ЗАО «Хлеб», я считаю, что  выполнения обязанностей по составлению  и корректировки управленческой отчетности организации необходимо возложить на специально выделенную штатную единицу – бухгалтера по управленческому учету, который  будет разрабатывать отчеты для  всех центров ответственности и  консолидировать их для предприятия  в целом. Данную штатную единицу я считаю целесообразным включить в отдел бухгалтерского учета, как звено, которое будет представлять управленческий учет, но в своей работе специалист будет также тесно связан и планово- экономическим отделом.

Бухгалтер по управленческому  учету организует свою работу в соответствии с вышеизложенными «Положением  об управленческом учете ЗАО «Хлеб».

Так же в своей деятельности бухгалтер по управленческому учету  руководствуется законодательством, нормативными документами Правительства  Российской Федерации и Министерства финансов РФ, нормативными документами  о порядке ведения статистической и бухгалтерский отчетности в  России,  методическими и другими  документами финансовых и контрольно-ревизионных  органов об организации бухгалтерского учета и анализе финансового  состояния предприятия, организационно-распорядительными  документами ЗАО «Хлеб», «Положением  о центрах ответственности ЗАО  «Хлеб».

Необходимо разработать  должностную инструкцию бухгалтера по управленческому учету, на основе которой он будет осуществлять свою деятельность в организации. 

Основными пунктами этой должностной  инструкции необходимо сделать:

1. Общие положения, в которых будет раскрываться положения о назначении и освобождении от должности, подчиненность сотрудника, основные документы, регламентирующие работу сотрудника, квалификационные требования сотрудника, необходимая база знаний для вступления в должность.
2. Функции – кратко о функциях бухгалтера по управленческому учету в  ЗАО «Хлеб».
3. Должностные обязанности – непосредственные обязанности сотрудника при вступлении в должность.
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения. Связи по должности.
7. Условия оплаты труда.

В центральной бухгалтерии  выделяется группа бухгалтеров по учету  затрат и калькуляции себестоимости. Она сводит первичную информацию по затратам, которую передают ей бухгалтеры по производству. Помимо контура бухгалтерского учета на предприятии имеется  контур управленческого производственного  учета, в котором циркулирует  вся информация, относящаяся к  производству. Из этого контура первичные  и отчетные документы поступают  в контур бухгалтерского учета. Для  сбора и предварительной обработки  этой информации, а также для выполнения бухгалтерских контрольных функций  на основных и вспомогательных производствах  имеются бухгалтеры по производству, которые входят в производственные бюро наравне с нормировщиками, экономистами и учетчиками. Бухгалтеры по производству собирают, группируют, обрабатывают и обобщают первичные данные по своему производству на основании данных управленческого учета, а затем передают результаты обработки в центральную бухгалтерию в группу по сводному учету затрат на производство и калькуляции себестоимости.

Основные структуры

Планово-экономический отдел  предприятия – проводит планирование и анализ затрат. Производственный сектор бухгалтерии предприятия  – производит учет фактических затрат и калькуляцию себестоимости  производства. Бухгалтеры, нормировщики и экономисты цеховых производственных бюро – ведут учет движения сырья, материалов и готовой продукции, производят оценку незавершенного производства, нормирование, расчет основной зарплаты производственных рабочих, составляют плановые калькуляции. Аналогичные  бюро вспомогательных производств (энергетика, ремонт, транспорт и  др.) – проводят плановую и фактическую  калькуляцию услуг вспомогательных  производств; На уровне производственных участков учитываются полученные со склада материалы, выпуск продукции  или полуфабрикатов, затраты рабочего времени.

Схема взаимодействия бухгалтера по управленческому учету в ЗАО  «Хлеб» представлена на рисунке 1.1.

Рис.1.1 Схема взаимодействия бухгалтера по управленческому учету в ЗАО «Хлеб»

Взаимодействующие структуры

Планово-производственный отдел  – формирует исходные данные для  планирования затрат (производственную программу). Служба главного технолога  формирует исходные данные для нормирования затрат: технологический отдел –  нормы расхода ресурсов; лаборатория  – оценка качества сырья. Непроизводственные отделы и группы бухгалтерии формируют  исходные данные для фактической  калькуляции – фактические цены сырья и материалов, суммы накладных  расходов. Процедуры учета и калькуляции  подробно рассмотрены ниже в разделе  «Бизнес-процессы учета фактических  затрат и калькуляции себестоимости».

Учет затрат на производство и калькуляция себестоимости  регулируются в соответствии с рядом  постановлений, положений и инструкций, таких, как «Положение о составе  затрат по производству и реализации продукции (работ и услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ  и услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых  при налогообложении прибыли, а также в соответствии с отраслевыми, межотраслевыми внутренними инструкциями по составу затрат и калькуляции себестоимости, лимитами, нормативами и нормами.

Основное положение о  составе затрат в каждой отрасли  конкретизируется в соответствии со спецификой отраслей в отраслевых методических рекомендациях, методиках, инструкциях  по учету затрат и калькуляции  себестоимости. В этих документах устанавливаются  основные принципы учета затрат и  расчета себестоимости, такие, как  неизменность принятой методологии  в течение года, полнота отражения  хозяйственных операций, правильное отнесение расходов и доходов  к отчетным периодам, регламентация  состава себестоимости продукции  и др.

Учет затрат на производство и калькуляция себестоимости  регулируются в соответствии с принятой на текущий год учетной политикой, отражаемой в одноименном документе. Под учетной политикой предприятия  понимается выбор руководством предприятия  совокупности способов ведения и  организации бухгалтерского учета, исходя из установленных общих правил и положений, отраслевых и местных  особенностей деятельности, таких, как  размер предприятия, особенности технологии, видов продукции, численности и  квалификации учетных кадров, используемой компьютерной техники и средств связи.

Учету затрат на производство и калькуляции себестоимости  посвящается в учетной политике особый раздел, в котором оговаривается  метод учета затрат (попродуктовый или позаказный, попередельный или попроцессный).

Согласно принятой методике устанавливается основной объект учета  затрат и калькуляции себестоимости, единицы учета затрат, измерители баз учета и распределения  затрат.

Устанавливается система  счетов для учета затрат и калькуляции  себестоимости по видам затрат, аналитика  счетов и субсчетов, методы и сроки  списаний, калькуляционный период, методы (полуфабрикатный или бесполуфабрикатный) сводного учета затрат, методы распределения  затрат.

Для организации учета  затрат и калькуляции себестоимости  используются различные методы. Под  методом понимается способ организации  учета затрат и калькуляции себестоимости. Методы учета затрат и калькуляции  себестоимости можно классифицировать по объектам учета затрат и калькуляции  себестоимости и по способу контроля затрат. Структура бизнес-процессов  учета затрат может быть представлена схемой 1.2.

Рис. 1.2 Структура бизнес-процессов учета затрат в ЗАО «Хлеб»

Важнейшим участком работы бухгалтерского учета любой производственной организации, в том числе и  организации пищевой промышленности, является несомненно учет затрат на производство продукции и определение ее себестоимости. Как известно, хлеб является основным продуктом питания населения  страны. Хлебопекарная промышленность в настоящее время выходит  из застоя и начинает развиваться, с  каждым годом наращиваются объемы производства, постоянно меняется ассортимент  продукции.

Для снижения трудоемкости и ускорения по времени процесса учета затрат в ЗАО «Хлеб» предложили внедрить программный продукт «1С:Предприятие 8. Хлебобулочное и кондитерское производство», которое учитывает все особенности деятельности предприятий хлебопекарной отрасли.