Придание кадровым документам юридической силы
ФГБОУ ВПО
«КАЛИНИНГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
БАЛТИЙСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ
РЫБОПРОМЫСЛОВОГО ФЛОТА
Реферат
По дисциплине «Документационное обеспечение управления персоналом»
Тема: «Придание кадровым документам юридической силы»
Калининград 2014
Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает документирование всех кадровых вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Требование документирования информации по определенным правилам установлено законодательно. Норма статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» гласит следующее:
«1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.
2. В федеральных органах
Руководителям, а также работникам кадровой службы следует помнить, что правильно оформить документ - значит, придать ему юридическую силу. Необходимо уделять достаточное внимание не только содержанию, но и форме документа.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Для управленческой деятельности юридическая сила документов очень важна, она подтверждает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации.
Важно! Судебная практика знает много примеров, когда организация проигрывала дело из-за ненадлежащим образом оформленных кадровых документов, составленных с нарушением требований соответствующего ГОСТа, поскольку они не принимаются в суде в качестве письменных доказательств, и не имеют юридической силы. Это еще одно подтверждение тому, что в трудовых правоотношениях (особенно в ситуации увольнения) необходимо соблюдать все формальные тонкости кадрового делопроизводства.
Требования к оформлению основных кадровых документов содержатся в соответствующих нормативно-методических документах, которые будут рассматриваться далее. Следует отметить, что ТК РФ не содержит никаких требований к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов (распоряжений) по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов (распоряжений), а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
Для того чтобы правильно оформить документ, прежде всего, нужно определить, к какой группе документов, или системе документации, он относится.
В соответствии с ОКУД кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:
1. Унифицированную систему организационно- распорядительной документации.
2. Унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).
Правила оформления документов, входящих в систему организационно-
Унифицированные формы (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, а также указания по применению и заполнению этих форм содержит Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Таким образом, при оформлении документов необходимо руководствоваться двумя основными вышеуказанными нормативами.
Однако ГОСТ Р 6.30-2003 ограничивается перечнем реквизитов, который содержит 30 надписей, к сожалению, не указывая, какие именно надписи придают документу юридическую силу.
Так, «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники ГОСТ 6.10.4-84», утвержденный Постановлением Госкомстатом СССР от 6 октября 1984 года №3549 устанавливает требования к составу реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.
Это следующие реквизиты:
- наименование организации-
- местонахождение организации-
- наименование документа;
- дата изготовления документа;
- код лица, ответственного за
правильность изготовления
Но кроме таковых документ может содержать целый ряд дополнительных реквизитов, которые для отдельных видов документов могут становиться обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.
Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы. В статье 11 Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» устанавливает специальные требования к таким документам:
«Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».
В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
При этом юридическая сила электронного документа в силу указанного закона подтверждается электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно - технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Более того, положения указанного закона не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.
Электронный документ должен обладать всеми реквизитами юридически значимого документа (наименование и место нахождения организации - создателя документа, код лица, изготовившего документ, код лица, ответственного за изготовление документа на компьютерном носителе, код лица, утвердившего документ) и формой, доступной для непосредственного восприятия человеком.
Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003, перечисляя состав реквизитов, используемых при оформлении документов, не определяет данного понятия. Определение содержит пункт 39 ГОСТ Р 51141-98:
«Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа».
Итак, юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие
реквизиты, которые используются при подготовке
и оформлении организационно-
«01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или
04 - код организации;
05 - основной государственный
06 - идентификационный номер
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении
29 - отметка о поступлении
30 - идентификатор электронной
Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа не нужно использовать все 30, описанных в ГОСТе реквизитов. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и так далее.
Примечание
Можно внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы документов.Например, в бланк приказов о приеме и увольнении работников добавить реквизит «подпись начальника отдела кадров», «подпись непосредственного руководителя». Но удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается в соответствии с указанием в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».
Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
Рисунки Государственного герба Российской Федерации в многоцветном и одноцветном вариантах помещены в приложениях 1 и 2 к Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Использование Государственного герба Российской Федерации с нарушением закона, а также надругательство над Государственным гербом Российской Федерации влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Товарный знак и знак обслуживания (далее - товарный знак) - обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг юридических или физических лиц.
Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации в порядке, установленном Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 года №3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», или в силу международных договоров Российской Федерации.
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа проставляют по ОКУД.
«Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве».
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 10 июня 2006 года следует оформлять – «10.06.2006».
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например – «10 июня 2006 года», а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: «2006.06.10».
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другим.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Незарегистрированный документ юридической силы не имеет.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Место составления или издания
документа указывают в том случае, если
затруднено его определение по реквизитам
«Наименование организации» и «Справочные
данные об организации». Место составления
или издания указывают с учетом принятого
административно-
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Документ может утверждаться двумя способами: должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
Гриф утверждения присутствует не на каждом документе, поэтому рекомендуем обратиться к специальному перечню документов, подлежащих утверждению, который содержится в Приложении №4 Приказа Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению.
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);
Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.);
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);
Инструкции (правила) - (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);
Нормативы(расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);
Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);
Расценки на производство работ;
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);
Структура и штатная численность;
Тарифные ставки;
Уставы государственных предприятий (объединений); совхозов, входящих в состав объединений и т.д.);
Формы унифицированных документов;
Штатные расписания и изменения к ним».
Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), чего (кого)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии, Должностная инструкция ведущего эксперта.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и так далее). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст документа может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:
- наименование документа;
- наименование организации - автора документа;
- дату документа;
- регистрационный номер
- заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и так далее) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица
- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
- от третьего лица
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Положение об Управлении
2. Правила подготовки и
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Подпись – один из основных реквизитов, придающих юридическую силу документу, представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
- Придаточные половые железы самца
- Придворные банкиры
- Придворные увеселения Анны Ивановны
- Приднестровский конфликт
- Приднестровский конфликт
- Приднестровский рубль
- Приднестровье в годы Великой Отечественной войны
- Приготовления блюд из кролика
- Приготовления салата с икрой
- Приготовления торта
- Приготування заправних перших страв
- Приготування страв і гарнірів із борошна
- Приграничное сотрудничество в Российской Федерации
- Пригтовление теста на густой опаре
