Примеры удачного внедрения системы Office Media

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение……………………………………………………………………………….3

1.История создания системы  Office Media………………………………………….4

2.Основные функции и  возможности системы Office Media……………………...6

3.Примеры удачного внедрения  системы Office Media…………………………..12

Заключение………………………………………………………………………….13

Список использованной литературы………………………………………………14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В наши дни, необходимость системы  электронного документооборота перед  организациями, стоит особенно остро. Количество поступающих писем постоянно  растет. Переписка с партнерами, клиентами внутри филиалов организации - нескончаемый поток информации, который  требует обработки и систематизации. Развитие Интернет-ресурсов добавляет  скорости в документопоток организации. И эти документы тоже необходимо регистрировать и принимать в  обращение, исполнять.

Как не заблудиться в ворохе бумаги, не упустить важные документы от исполнительных органов власти? Как быстро найти  письмо от вышестоящей организации, потратив минимум времени на поиск?

А сколько документов бесследно  исчезает внутри организации? Ведь никто  не подсчитывает стоимость затрат на поиск документов, их составление, согласование договоров и внутренних документов. Только по затратам на бумагу и картриджи  для заправки принтеров можно  приблизительно оценить сколько  ресурсов организации съедает делопроизводство.

Решением всей этой ситуации является внедрение системы электронного документооборота. В этом случае становится возможным оценить в денежном выражении время сотрудников, потраченное  на делопроизводство. Появляется единый журнал учета входящих, исходящих  и внутренних документов с четко  обозначенной номенклатурой дел. Отпадает необходимость бесконечных регистраций  внутри отделов. Программа отмечает пользователей, согласовывавших документ. Руководитель имеет возможность  проследить весь путь документа, начиная  от его регистрации в журнале, заканчивая отчетом исполнителя  о проделанной работе.

 

 

 

1.История создания системы  Office Media

OfficeMedia – это система электронного  документооборота (создана специалистами  ЗАО "Компания "ИнтерТраст" на платформе Lotus Domino/Notes), автоматизирующая  делопроизводство, организационно-управленческую  деятельность и поддержку деловых  процессов малых предприятий  и организаций.

Первая ее версия вышла в 1995 году и включала около 20 баз данных для Lotus Domino/Notes ("ОРД", "Договоры", "Библиотека документов", "Внешние  контакты", "Мониторинг", "Обращения  граждан", "Поручения", "Проекты", "Рассылка", "Регистрация документов", "Секретарь", "Совещания" и  др.).

В сентябре 2007 года была закончена  разработка новой – 5.5 – версии программы, отличающейся более богатым функционалом и эргономичным дизайном баз данных.

В частности, в базе данных "ОРД" реализована новая стадия жизни  документа – "Присвоение номера". Так, документ может быть направлен  регистратору, который присваивает  ему номер. Теперь документ в системе  может пройти такие жизненные  циклы, как: создание его проекта, совместная подготовка документа, регистрация, а  также пересылка, получение, архивирование.

В базе данных "Согласование" осуществлена возможность указания причины отмены согласования с возможностью уведомления  об этом других его участников, что  обеспечивает более оперативное  решение поставленных задач.

В базе данных "Библиотека документов" документ теперь можно положить в  несколько папок сразу (например, документ "Закупка переферийного  оборудования" может быть отнесен  в папки "Закупки" и "Переферийное оборудование" или какие-нибудь другие, созданные пользователем).

В новой версии OfficeMedia также значительно  расширился список баз данных со встроенным механизмом построения отчетов. Теперь возможно построение отчетов по любой  базем данных.

В базе данных "Мониторинг", предназначенной  для контроля исполнения заданий, появилась  возможность настройки периодичности  рассылки напоминаний и уведомлений  не только исполнителям поручений, но и их контролирующим, обеспечена поддержка  актуальности информации о контрольных  заданиях.

Во всех базах OfficeMedia фундаментально систематизирован и оптимизирован  программный код, в результате система  стала работать быстрее.

От предыдущей версии нынешнюю кардинально  отличает дизайн всех баз данных, в  которых содержание документа стало  визуально отделено от его реквизитной  части, изменены размеры и положения  функциональных кнопок, что обеспечило более быстрый и удобный доступ к функционалу OfficeMedia и комфортное ее использование в целом.

Все работы по созданию новой версии системы были выполнены специалистами  ООО "Программа-Т", партнера ИнтерТраст в Нижнем Новгороде, осуществляющего  автоматизацию документооборота и  делопроизводства с помощью систем CompanyMedia и OfficeMedia.

Евгений Голбан, менеджер по работе с  партнерами ЗАО

"Компания "ИнтерТраст", подчеркивает: "Хочется поблагодарить специалистов  компании "Программа-Т" за успешную  работу по оптимизации программного  кода системы. В итоге мы  получили легкое современное  решение в области электронного  документооборота. Полагаю, что в  будущем мы продолжим работать  над усовершенствованием системы  OfficeMedia и постоянно будем предлагать  решения, соответствующие рынку".

ЗАО «Компания «ИнтерТраст» входит в пятерку лидеров российского  рынка систем электронного документооборота. Она предоставляет комплекс услуг  по созданию современных территориально-распределенных систем автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов, включающий: консалтинг в области  документационного обеспечения  управления, разработку, внедрение  и сопровождение программного обеспечения, обучение пользователей работе с  ним. Промышленные решения компании CompanyMedia© и OfficeMedia© являются одними из наиболее популярных на рынке как  по категории решений для организаций  крупного и среднего бизнеса, так  и для предприятий малого бизнеса.

 

 

 

2.Основные функции и  возможности системы Office Media

Система предназначена для автоматизации  документооборота и поддержки бизнес-процессов. OfficeMedia построена по модульному принципу, каждый ее модуль решает локальную  задачу.

Возможности системы

Система решает следующие задачи:

·координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

·быстрый доступ к информации о  внешних организациях и о текущем  состоянии отношений с ними;

·предоставление средств для деловой  переписки;

·регистрация документов, циркулирующих  в организации;

·возможность оперативной раздачи  поручений;

·анализ и контроль исполнительской  дисциплины;

·согласование, ознакомление, исполнение документов.

Учитывая широкие возможности  системы в области управления бизнес процессами, назначение использования  системы возможно в любом виде бизнеса или организации. В итоге  внедрения системы достигается  четкая работа организации за счет согласованности действий сотрудников, что позволяет улучшить финансовые показатели и сократить издержки.

Ключевые возможности, которые  предоставляют системы OfficeMedia:

·регистрация документов, циркулирующих  в организации;

·согласование, ознакомление, исполнение документов;

·постановка на контроль документов и резолюций руководства;

·возможность оперативной раздачи  поручений;

·статистический анализ исполнительской  дисциплины;

·ведение архива документов организации;

·подготовка и проведение заседаний;

·планирование и ведение проектов;

·поддержка менеджеров по работе с  клиентами;

·предоставление средств для деловой  переписки (рассылка сообщений, удобный  доступ к информации об отправке писем, т.д.);

·координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

·работа с телефонными звонками;

·оперативный доступ к информации о внешних организациях и о  текущем состоянии отношений  с ними.

Система OfficeMedia является не просто готовым  продуктом, но и своего рода учебным  конструктором, на базе которого можно  создавать собственные системы.

Система OfficeMedia состоит из четырех  комплектов:

·«Делопроизводство»;

·«Внешние контакты»;

·«Управление и планирование»;

·«Учет материальных ценностей».

Комплект «Делопроизводство»

Комплект предназначен для автоматизации  работы секретарей или отдела делопроизводства. Регистрация, контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних документов, подготовка проектов документов - это лишь неполный перечень функций, выполняемых при  помощи комплекта «Делопроизводство».

Комплект предоставляет руководителям  всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.

Сотрудники организации получают возможность быстро ознакомиться с  внутренними распорядительными  документами или отправить на согласование свои проекты.

Комплект «Делопроизводство» состоит  из следующих баз данных:

·«Регистрация документов» - предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т.п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления;

·«Библиотека документов» - служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам (электронным папкам), контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т.д.;

·«Согласование» - предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования;

·«Ознакомление» - предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления;

·«Обращения граждан» - предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц;

·«Организационно-распорядительные документы» - предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения;

Комплект «Внешние контакты»

Комплект позволяет автоматизировать работу сотрудников, отвечающих за поддержку  внешних контактов организации  и работу с клиентами. Базы данных комплекта позволяют накапливать  информацию о потенциальных клиентах, вести работу с партнерами, поставщиками и т.д. Комплект дает возможность  организовать работу отдела продаж, планировать  и контролировать работу по проектам.

С помощью данного комплекта  Вы сможете:

·информировать сотрудников о  развитии отношений с внешними организациями, о достигнутых договоренностях  и дальнейших планах работ;

·фиксировать информацию о сотрудниках  внешних компаний, о совместных проектах;

·планировать мероприятия и  встречи;

·заносить информацию о результатах  переговоров, фиксировать телефонные звонки и их тематики;

·фиксировать входящую и исходящую  корреспонденцию.

Комплект состоит из следующих  баз данных:

·«Внешние контакты» - предназначена для хранения информации об организациях, являющихся партнерами, поставщиками услуг, клиентами и т.п. К функциям базы данных относятся: рассылка материалов через почтовые и электронные каналы связи, возможность хранения адресов, телефонов, информации о контактных лицах, характеристик предлагаемых услуг, истории взаимоотношений;

·«Проекты» - предназначена для планирования, подготовки и проведения проектов в организации;

·«Рассылка» - позволяет хранить и составлять списки рассылки, готовить и рассылать документы, рекламные материалы, новости и т.д.;

·«Секретарь» - позволяет вносить информацию о первых контактах, регистрировать телефонные звонки и корреспонденцию, поступающие в организацию, автоматически уведомлять о них сотрудников, отвечающих за работу с клиентами и поддержку внешних контактов организации.

Комплект «Управление и планирование»

Комплект предназначен для автоматизации  работы руководителей проектов, отделов IT и внутренней технической поддержки, а также служб, отвечающих за поддержку  организационно-распорядительной деятельности предприятия. Базы данных этого комплекта  предназначены для упрощения  работы с договорами, контроля поручений  и обращениями внутренних служб  в отдел технической поддержки.

С помощью данного комплекта  Вы сможете:

·подробно отслеживать все стадии работ по договорам;

·работать с поручениями;

·автоматизировать процессы решения  технических проблем, возникающих  у пользователей.

Комплект состоит из следующих  прикладных баз данных:

·«Поручения» - предназначена для регистрации и контроля исполнения заданий, не привязанных к каким-либо документам;

·«HelpDesk» - предназначена для информационной поддержки процедур сбора, обобщения и ведения архива устраненных проблем в целях их дальнейшего анализа и использования результатов при возникновении аналогичных ситуаций, учета нагрузки на сотрудников технической службы, анализа состояния исполнительской дисциплины при рассмотрении заявок. База данных поддерживает механизм делегирования ответственности на решение зарегистрированной проблемы;

·«Договоры» - подготовка проектов договоров, планирование работ по договорам, контроль исполнения договоров.

Комплект «Учет материальных ценностей»

Комплект решает следующие задачи:

·учет материальных ценностей, находящихся  на балансе организации;

·автоматизация процесса формирования заявок на получение хранимых в подсистеме объектов;

·автоматизация процесса приема - передачи материальных ценностей сотруднику, на склад, в резерв и т.д.;

·контроль перемещения материальных ценностей внутри организации.

Комплект состоит из следующих  баз данных:

·«Справочник УМЦ»;

·«Архив УМЦ»;

·«Учет оборудования».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Примеры удачного внедрения  системы Office Media

Средний и малый бизнес нуждается в решениях по документированию своей деятельности не меньше крупного, но необходимые единовременные инвестиции, как правило, превышают возможности  небольшой компании. Уже несколько  лет ИнтерТраст предлагает среднему и малому бизнесу специальную  программу "CompanyMedia-StarterPack", позволяющую  снизить "порог вхождения" без  критического повышения рисков неудачного внедрения. Как показали результаты прошлого года, программа успешно  работает.  
 
Альтернативной возможностью для предприятий малого бизнеса (особенно в регионах) продолжает оставаться решение OfficeMedia®. Данный продукт стал полностью "отчуждаемым" и продается практически только партнерами компании. Это позволяет оперативно и оптимально по цене решать задачи малых предприятий в регионах. 

Тюменский государственный  нефтегазовый университет - один из самых  престижных ВУЗов Сибири. Некоторое время назад администрация ВУЗа стала задумываться о необходимости автоматизации документооборота, что вполне естественно, учитывая количество корпусов и филиалов, их территориальную разобщенность и большие объемы документов, ежедневно циркулирующих в университете. Специалисты ИнтерТраст совместно с сотрудниками ТюмГНГУ провели обследование принципов документооборота вуза, произвели установку и настройку системы. В настоящее время в ТюмГНГУ  установлено 100 рабочих мест OfficeMedia.

 

 

 

 

 

Заключение

Многие организации отказываются от внедрения электронного документооборота, потому что живут сегодняшним  днем и не задумываются о своих  перспективах в будущем. Существует ошибочное предположение, что документооборот  не влияет на бизнес. Однако это не так. Скорость движения документов внутри организации, качество обработки входящей информации влияет прежде всего на принятие управленческих решений руководителем.

Эффект от внедрения СЭД - это  в - первую очередь, повышение качества работы организации за счет выстраивания четкой иерархии подразделений, участвующих  в документообороте, прозрачности их работы. Во-вторых, экономия финансовых и трудовых ресурсов в связи со снижением потребления бумаги и  пр., перераспределением времени сотрудников  на более востребованные работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. http://www.stavanalit.ru
2. http://www.dist-cons.ru
3. http://www.bibliofond.ru
4. http://www.intertrust.ru