Принципы краткосрочного планирования профессиональных целей

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ТУРИЗМА И СЕРВИСА»

(ФГБОУ ВПО «РГУТиС»)

 

 

 

                           Факультет туризма и сервиса  (г. Люберцы) 

 

 

 

 

 РЕФЕРАТ 

 

на тему: «Принципы краткосрочного планирования профессиональных целей.»

 

                                                                                  

 

 

Выполнил(а):

студент(ка) группы 04.МТЗбс-11-1  

Зенковский М.В.

(Ф.И.О.)                                         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва

        2014г.

 

Введение.

Краткосрочные планы — это планы, которые могут, в зависимости от производственной необходимости, составляться на шесть временных периодов: на год; на полугодие; на квартал; на месяц; на десятидневку или на неделю.

Оперативные (ежедневные) планы — это планы на день.

Бывает так, что со временем очень важные долгосрочные или среднесрочные дела иногда становятся совсем малозначимыми или вообще не представляют интереса. В этих случаях необходимо найти в себе мужество изменить приоритеты или вообще отказаться от таких дел.

В конечном счете любой план или несколько ваших планов трансформируются в оперативный (ежедневный) план. Это есть не что иное, как расписание на один день.

Оно должно быть детализировано с разбивкой по часам или даже по минутам. На начальном этапе планирования дискретность времени выполнения дел можно выбрать порядка 10-15 минут. В дальнейшем дискретность может быть уменьшена до 5 минут.

Целесообразность и необходимость теоретических знаний и практических навыков по разработке и выполнению ежедневных планов для многих людей не всегда очевидна.

Однако те, кому приходилось заниматься планированием достаточно серьезно, испытали на себе, что это далеко не просто, а чаще даже очень и очень сложно.

Для упрощения и улучшения самого процесса составления планов и последующего их выполнения человечество разработало много различных способов и приемов. Иногда для эффективного достижения целей приходится использовать и уловки.

По вопросам планирования написано большое количество книг, статей и методик. Мы, уважаемый читатель, рассмотрим наиболее простые и эффективные методы, способы и методики планирования, которые многократно проверены жизнью.

Здесь и далее будем руководствоваться правилом: «Зачем самому наступать на грабли, если на них уже наступали другие?» Это позволит вам не повторять многих ошибок как при планировании, так и при выполнении намеченных дел, избежать «ловушек», ведущих к значительным потерям времени.

Следует отметить, что в зависимости от важности задач и срока выполнения планируемых работ могут применяться различные методы и способы как при составлении планов, так и при их выполнении.

Достаточно часто человек выбирает для себя уже известный механизм планирования и достижения результатов или модернизирует одну или несколько методик с учетом своих личностных качеств.

Иногда это происходит целенаправленно, но чаще интуитивно. Бывает обидно за состоявшегося руководителя, когда он считает, что благодаря знанию одного метода планирования или интуиции он выработал свою систему планирования, и больше ничего не желает знать.

Опыт специалистов в области тайм - менеджмента, личный опыт автора показывает, что каждый индивидуум из всего многообразия существующих методов и методик рано или поздно выбирает что-то одно или создает свою личную систему планирования. Как правило, такая система планирования существует определенное время, до тех пор пока не появятся новые, более сложные проблемы и задачи, либо когда существенно возрастет их объем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1 Методы составления оперативных планов

Какие же методы и приемы краткосрочного и оперативного планирования используются сегодня в практической деятельности?

Таких методов и приемов достаточно много. В первую очередь к ним относятся:

• метод простого планирования;
• метод приоритетного планирования;
• метод «шести задач»;
• метод А, В, С;
• метод Д. Эйзенхауэра;
• система учета времени А. А. Любищева;
• система управления временем Б. Франклина;
• принцип 80/20;
• правило 60/20/20.

Рассмотрим некоторые конкретные методики оперативного планирования.

Возможно, некоторые из них вы уже успешно применяете.

Первоначально предлагаю вам воспользоваться одной замечательной идеей, которой автор пользовался в течение значительного времени.

Метод «шести задач»

Стоимость этого метода, этой прекрасной идеи составила 25 тысяч американских долларов.

Президент большой сталелитейной компании «Bethlehem Steel Corporation» Чарльз Шваб пообещал выплатить любую сумму вознаграждения, естественно, в разумных пределах, консультанту в области эффективности бизнеса, если тот поможет повысить эффективность его собственной работы и работы менеджеров компании.

И он заплатил 25 ООО долларов за двадцатиминутную консультацию. За эти 20 минут была предложена идея, которая, как подтвердил мистер Шваб, позже стоила этих денег до последнего цента. Консультантом был эксперт по эффективности Айви Ли. Кроме денег автор получил еще и записку от Чарльза Шваба, в которой он отметил, что с финансовой точки зрения это был самый ценный урок в его жизни и поблагодарил за идею.

Вот эта идея.

Возьмите лист бумаги и запишите все дела, которые необходимо сделать в ближайшем будущем.

Выберите из них шесть самых важных дел, которые нужно сделать завтра.

Пронумеруйте дела в порядке убывающей важности и перепишите на листок небольшого формата.

Например, задачи на ближайшие дни.

№	Наименование задачи
1	Закончить рукопись книги
2	Сдать книгу в издательство «Питер»
3	Разработать план семинара «Как управлять прибылью»
4	Разработать программу семинара «Как управлять прибылью»
5	Определить каналы продвижения информации о семинаре
6	Разработать методические материалы для семинара «Как управлять прибылью»

Положите листок в карман и больше не смотрите на него и не думайте о делах.

Утром взгляните на листок и начинайте выполнять дело № 1.

Не беспокойтесь о деле № 2 и о делах № 3-6, продолжайте выполнять дело № 1, пока его не закончите.

Как только дело № 1 завершено, приступайте к делу № 2, затем к делу № 3 и так далее до выполнения дела № 6.

Впишите ваши важнейшие задачи на завтра и на ближайшие дни.

 

№	Наименование задачи
1
2
3
4
5
6

Метод простого планирования

Суть этого метода состоит в том, что все дела, которые необходимо сделать, записываются на листе бумаги, в записную книжку, блокнот, на компьютер или на другой носитель последовательно по мере поступления.

Записи обычно ведутся в столбик, а дела, как правило, нумеруются.

Возможны и другие варианты реализации этого способа. Например, один из моих друзей предпочитает, в силу сложившейся привычки, все планируемые дела записывать в «шестидневник» (еженедельник). Все планируемые дела в пределах одного дня он записывает последовательно по мере их поступления.

В повседневной жизни этот метод используют многие. Например, когда мы идем в магазин, то составляем перечень предполагаемых покупок, или когда собираемся в отпуск или командировку, то составляем список вещей, которые необходимо взять с собой. В этих случаях нам важно не пропустить, не забыть что-нибудь.

 

Метод приоритетного планирования

Этот метод очень похож на предыдущий. Главное отличие состоит в том, что все дела ранжируются по степени важности или срочности, а чаще — с учетом и важности, и срочности.

Каждому делу присваивается приоритет, а дела располагаются по порядку согласно важности и срочности. Иногда в качестве .критерия расстановки приоритетов выступает принцип «кнута и пряника». Какие последуют наказания, если данное дело не будет выполнено в срок или будет сделано некачественно? Какие выгоды вам сулит, если данное дело будет выполнено качественно в срок или ранее срока?

В этих случаях, как правило, самым приоритетным делом является наиболее неприятная работа. Почти всегда, если вспомнить даже школьные уроки, возникает соблазн сначала сделать быстрые и легкие дела, а затем делать неприятные и трудные. Однако не обольщайтесь, выполнение легких и быстрых дел не даст вам полного удовлетворения, да и сделаны они будут не всегда качественно. Это связано с тем, что сознание и подсознание будут держать вас в напряжении, ведь все равно необходимо будет выполнить трудные и неприятные дела. И наоборот, когда вы заканчиваете неприятную и трудную работу, у вас появляется второе дыхание, возникает масса положительных эмоций, вы испытываете чувство заслуженной гордости. Вы готовы свернуть горы, и оставшиеся дела решаются с удовольствием и очень быстро.

Домохозяйке мысленно или на бумаге часто приходится решать задачу по расстановке приоритетов. Например, что выполнить при ограниченном ресурсе времени сначала: приготовить обед, ужин или постирать белье, при условии, что у нее сломалась стиральная машина. В этом случае необходимо учесть последствия: поругает, «побьет» муж за неправильный выбор последовательности дел либо белье прокиснет в тазу.

 

Основная идея этого метода заключается в том, что все дела разбиваются на три группы: А, В и С.

Очень важные дела входят в группу А.

Важные дела входят в группу В.

Неважные дела входят в группу С.

Алгоритм составления плана по методу А, В, С

Возьмите лист бумаги и разделите его на три части. Если у вас большое количество дел, то возьмите три листа бумаги.

Озаглавьте каждую часть или, соответственно, лист: А, В, С.

Запишите самые важные дела в А, важные дела в В и неважные дела в С.

Расставьте приоритеты для каждого из дел в А, В, С в порядке убывающей важности.

Отложите листок (листки) на некоторое время в сторону и не думайте о записанных делах.

Возьмите лист с делами группы А и внимательно проанализируйте приоритеты для каждого из дел, если надо, внесите исправления. Оцените, можно ли часть дел из группы А перенести в группу В, если да, то перенесите.

Возьмите лист с делами группы В и также проанализируйте приоритеты для каждого из дел, если надо, внесите изменения. Оцените, можно ли часть дел из группы В перенести в группу С, если да, то перенесите.

Возьмите лист с делами группы С и проверьте приоритеты для каждого из дел, если надо, внесите исправления. Оцените, можно ли часть дел из группы С удалить, то есть вообще не делать, если да, то удалите.

Пример распределения дел, с последующей корректировкой после их детального анализа, приведен ниже.

Возьмите чистый лист бумаги и выпишите все дела из групп А, В, С, которые необходимо сделать завтра или сегодня, если составляете расписание утром. Подумайте, можно ли сделать корректировку, как было сделано в предыдущем примере.

Метод (принцип) Эйзенхауэра

Этот метод был предложен призедентом США Дуайтом Д. Эйзенхауэром, который разработал и успешно применял его для эффективного решения разнообразных задач во время Второй мировой войны.

Основная идея этого метода заключается в том, что все дела группируют в четыре основные блока: А, В, С и D.

• Очень важные дела, которые необходимо срочно выполнить, входят в состав блока А.
• Важные дела, но не очень срочные входят в состав блока В.
• Срочные, но не важные дела, входят в состав блока С.
• Неважные и несрочные дела входят в состав блока D.

 

Основные положения по составлению плана по методу Эйзенхауэра

• Составьте перечень целей и задач.
• Отметьте их сравнительную важность и срочность.
• Все дела распределите по степени важности и срочности с учетом приоритетов в таблице или в четырех квадрантах:

Дела А. Важные и срочные.

Дела В. Важные и несрочные.

Дела С. Неважные и срочные.

Дела D. Неважные и несрочные.

 

 

Дела А Закончить рукопись статьи по подаркам Сдать статью в редакцию газеты Согласовать договор с издательством «Питер» Подготовить и сдать отчет в Налоговую инспекцию

Дела В Составить перечень новых семинаров и тренингов на следующий год Разработать план семинара «Как сформировать имидж фирмы» Разработать программу семинара *Как сформировать имидж фирмы»

Дела С Перенести совещание на четверг следующей недели из-за болезни докладчика Выслать проект договора заказчику Размножить прайс-листы Сделать приоритетную рассылку скорректированных прайс-листов по покупателям с учетом их -реальной ценности» на этот месяц

Дела О Провести сравнительный анализ изменения производительности труда за первое полугодие этого года по сравнению с предыдущим Провести сравнительный анализ изменения количества участников семинара «Как увеличить сбыт» за последние 3 года по России и странам СНГ Провести беседу с сотрудниками отдела «О вреде чрезмерного употребления алкоголя» Провести совещание с сотрудниками отдела «О вреде курения»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Впишите ваши задачи в таблицу.

Дела А	Дела В
Дала С	Дела D

Система учета времени А. А. Любищева

Биолог, математик, историк и философ Александр Александрович Любищев разработал свою систему учета времени.

С 1 января 1916 года он начинает вести дневник, который продолжает до конца своей жизни. В этом дневнике А. А. Любищев не только фиксирует все виды работ, но отмечает и время, потраченное на каждое занятие (основная, дополнительная, общественная работа, чтение литературы, посещение гостей, отдых и т. д.).

На основании подсчета времени на конкретные виды своей деятельности за фиксированный срок, он в дальнейшем строил и корректировал планы.

Методика и идеология системы учета времени очень хорошо и подробно описаны в повести Даниила Гранина «Эта странная жизнь», которая впервые была опубликована в 1975 году в журнале «Аврора», затем в «Роман -газете » № 10 за 1979 год, позже она неоднократно переиздавалась отдельной книгой.

В этой повести фактически изложена инструкция по учету времени, которой в России пользуются до сих пор.

Однако некоторые известные зарубежные специалисты, например Алан Лакейн, относятся к этой системе очень скептически.

Система учета времени А. А. Любищева, как трактуют некоторые исследователи, «направлена назад*, поскольку в ее основе лежит учет времени, которое уже было затрачено на выполнение дел. Однако если более тщательно изучить его подход к планированию и контролю результатов работ, то мы увидим, как четко отлажена его система. Например, он планировал в 1968 году объем работ 1-й категории 570 часов, а затратил, как выяснилось после анализа, 664,5 часа. Как видите, время выполнения работы с запланированным расходится в пределах 1 %. Очень важно отметить тот факт, что «чистая научная работа» в среднем составляла пять часов тридцать минут в день. Самое главное, что эта величина относилась также и к выходным, и к праздникам. Кто вел или попробует вести ежедневный хронометраж, тот поймет, какой это титанический труд!

 

Система управления временем Б. Франклина

Система Бенджамина Франклина «направлена вперед», начиная от глобальной цели до плана на каждый день. Эту систему можно представить в виде пирамиды, имеющей несколько этажей.

Первый этаж. Фундаментальное основание, на котором базируются остальные этажи.

Человек определяет свои жизненные ценности. Этот этаж является самым важным, поскольку ошибки в выборе ценностей могут привести к разочарованию и даже плачевным результатам.

Второй этаж. Он полностью базируется на первом и, исходя из сформулированных жизненных ценностей, выбирается «Глобальная (Достойная) цель».

Целесообразно проверить, что глобальная цель полностью соответствует жизненным ценностям.

Третий этаж. Он опирается на второй и является «Генеральным планом» достижения цели.

Четвертый этаж. Это долгосрочный план с указанием конкретных подцелей и сроков по годам. Как правило, план составляется на 4-5 лет.

Пятый этаж. Это краткосрочный план на несколько недель или месяцев с указанием сроков с точностью до нескольких дней.

Шестой этаж. Это план на день. Он составляется на основе краткосрочного плана. Желательно фиксировать время выполнения каждой работы.

Американцы с удовольствием используют специальные дневники, которые позволяют облегчить использование системы Б. Франклина. Такой дневник, по сути, является ежедневником.

Дадим его краткое описание.

Часть страниц отведена для списка жизненных ценностей (первый этаж пирамиды), описания глобальной цели (второй этаж) и таблицы для записи генерального плана (третий этаж).

Далее несколько страниц выделено для списка целей на год (четвертый этаж).

В начале каждого месяца и недели одна страница, в виде таблицы, предназначена для задач на данный период (пятый этаж).

Для каждого дня предусмотрена своя страница с таблицей задач (шестой этаж).

Следует отметить, что в таблице имеется столбец для отметки приоритета задач.

Так же, как в методе А, В, С и методе Эйзенхауэра, приоритеты задач обозначаются А, В и С.

Впишите ваши жизненные ценности, глобальные цели, генеральные, долгосрочные, краткосрочные планы и планы на день в таблицу.

 

 

 

Принцип 80/20

Принцип 80/20 (иногда его называют «правило Парето»), сегодня известен многим. Суть его заключается в том, что 80 % следствий обусловлено всего лишь 20 % причин. Давно установлено, что 20 % усилий дают 80 % результатов, 20 % затрат обеспечивают 80 % отдачи.

Графическая модель принципа 80/20, предложенная автором этих строк, приведена на рисунке, где дела категории I обеспечивают 80 % успеха (результатов) при 20 % усилий (затрат), а дела категории II дают 20 % успеха (результатов) при 80 % усилий (затрат). Данная модель позволяет наглядно зафиксировать дела различных категорий и в первую очередь заняться делами категории I.

Итак, 20 % усилий, затрат, дают 80 % результатов, а для получения 20 % оставшихся результатов требуется 80 % усилий.

В литературе можно встретить различные наименования — «правило Парето», «закон Парето», «принцип 80/20», «правило 80/20», «принцип дисбаланса», «принцип наименьшего усилия».

Основоположником такой математической зависимости был итальянский экономист Вильфредо Парето (1848-1923). Парето проанализировал распределение богатства и доходов в Англии в XIX веке. В результате исследований выяснилось, что доходы и материальные ценности распределены в определенном соотношении между слоями населения, причем меньшая часть населения владеет большей частью богатства и доходов. Парето установил, что имеется «неизменное математическое соотношение между численностью группы людей (в процентах от общей численности рассматриваемого населения) и долей богатства или дохода, контролируемого этой группой »1.

Как отмечал Ричард Кох, Парето никогда не применял термина 80/20, однако из той формулы, которая была им предложена, можно сделать простой вывод, что 20 % населения обладают 80 % богатства страны. А если это так, то однозначно можно сказать, что 10 % населения владеют около 65 % материальных ценностей и, следовательно, 5 % населения имеют 50 % богатств. Важными оказались не цифры соотношения, а то, что распределение материальных ценностей среди групп населения «предсказуемо несбалансированно».

Вторым открытием было то, что данная схема дисбаланса оставалась такой же независимо от рассматриваемых периодов и от стран, для которых были проведены исследования.

Схема повторялась с большой точностью. Однако за свою жизнь Парето не смог объяснить такую закономерность. Очень долго его формула, установившая соотношение между количеством получающих доход людей и их суммарным доходом, не находила применение. Последователи Парето не смогли сделать необходимое упрощение формулы.

Однако в 1949 году профессор филологии Джордж К. Зипф сформулировал принцип наименьшего усилия. В основе этого принципа лежит следующее: ресурсы (товары, люди, знания, время) самоорганизуются таким образом, чтобы свести к минимуму затраченную работу. Причем приблизительно 20-30 % любого вида ресурсов обеспечивают 70-80 % деятельности. Для доказательства своей теории профессор Зипф проанализировал статистику народонаселения и динамику промышленности. Он установил много интересных закономерностей. Например, научно доказал, что на рабочем столе никогда нет порядка, и обосновал существующий беспорядок следующим законом: предметы находятся настолько близко от нас, насколько часто мы ими пользуемся.

Чуть позже, в 1951 году, американский инженер Иосиф Мозес Юран опубликовал книгу «Руководство по контролю за качеством», где описал свою идею и метод по исключению выпуска бракованной продукции и повышению качества промышленных и потребительских товаров. Он подчеркнул важность работ Парето и отметил, что принцип неравномерного распределения действует не только при рассмотрении материальных ценностей разных групп населения, но и в отношении распределения потерь качества и бракованной продукции.

Принцип 80/20 очень важен для многих жизненных ситуаций.

Например, «IBM», одна из крупнейших корпораций, в 1963 году провела исследования времени, необходимого на обработку различных команд. Оказалось, что 80 % машинного времени используется на обработку всего лишь 20 % команд программы. Определив это, специалисты фирмы срочно переделали системное программное обеспечение. В результате чего персональные компьютеры «IBM» стали более эффективными по сравнению с конкурентами.

В настоящее время известно множество примеров, подтверждающих принцип 80/20. На получение основных 80 % результатов требуется всего лишь 20 % времени исследований.

Энергия, которая выделяется при сгорании топлива в двигателе внутреннего сгорания, распределяется следующим образом: 80 % ее теряется и только 20 % от всей энергии используется по прямому назначению.

В мире 20 % преступников совершают 80 % всех преступлений. В 80 % различных дорожно-транспортных происшествий виноватыми оказались около 20 % водителей. И очень важно, что 20 % детей пользуются 80 % образовательных услуг.

В бизнесе было выявлено, что 20 % покупателей или 20 % ассортимента продукции дают 80 % дохода или прибыли. Количество изделий на складе распределено следующим образом: на 20 % ценных изделий приходится 80 % от общей стоимости, а на остальные 80 % изделий — только 20 % стоимости.

В чем же причина столь внимательного отношения к принципу 80/20? Почему о нем так много говорят и пишут? Это, прежде всего, вызвано тем, что он во многом противоречит логике. Мы привыкли считать, что при равных различных причинах все исходы примерно равновероятны.

Из классического маркетинга известно, что все покупатели для нас важны. «Покупатель — король». «Покупателя надо любить». Мы должны их «оглаживать», «обхаживать», «облизывать» и т. п. Каждая продажа, естественно, для нас важна. Ценность каждой денежной единицы, полученной от любой продажи, нам необходима. Любой сотрудник рассматриваемого подразделения, например отдела продаж, приносит практически одинаковую пользу. Нам кажется совершенно очевидным, что воздействия и ответная реакция сбалансированы между собой. Мы предполагаем, что 50 % вложенных в дело ресурсов обеспечат нам 50 % результатов (прибыли, доходов и т. п.). Такое заблуждение «50/50» в нашей практической деятельности, особенно в бизнесе и управлении временем, довольно опасно.

Мы должны четко понимать, что если анализировать причины и следствия, то в большинстве случаев будет наблюдаться ярко выраженный дисбаланс. Соотношение может быть 75/25; 70/30; 95/5 или 80/1.

 

Последний случай может быть описан для киноиндустрии, когда от проката всего четырех кинофильмов (1,3 % от 300 фильмов) было получено 80 % всех кассовых сборов.

Особую значимость для вас имеет принцип 80/20 как при краткосрочном и оперативном планировании, так и при выполнении запланированных работ.

При составлении плана прежде всего необходимо точно или с достаточной вероятностью знать, что нам принесет 80 % результатов при 20 % затрат нашего времени.

Начиная с этой строки мы хотим, чтобы вы оценили, а главное применили новый подход ко времени. Используя принцип 80/20, у вас появляется уникальная возможность достаточно быстро улучшить качество вашей жизни.