Принципы рационализации

                 Комитет по науке и высшей школе Санкт-Петербурга.

Государственное бюджетное образовательное учреждения 
среднего профессионального образования 
«Санкт-Петербургский технический колледж управления и коммерции»

 

 

 

Реферат

По дисциплине: Теория организации

Тема: «Принципы рационализации». 
 

 

 

Выполнила: 
студентка ПМ-41К 
Диянова К.Р

Проверила: 
Николаева Надежда Борисовна  

 

                                   

                                      Санкт-Петербург

2014

Содержание

1.Введение………………………………………………………………………..3

2.Реализация развития  организации через принципы…………………………4

3.Рационализация………………………………………………………………..5

4.Принципы рационализации…………………………………………………..6

5.Список литературы…………………………………………………………..15 
Введение

Развитие свойственно любой открытой динамической системе. Различают две формы развития: эволюционную и революционную. При эволюционной - развитие можно охарактеризовать как процесс постепенного, непрерывного количественного изменения, подготавливающий качественные изменения; революционная форма характеризуется скачкообразным переходом от одного качественного состояния к другому, от старого - к новому.

 

  Обычно, когда говорят  о развитии, предполагают прогрессивное  развитие, при котором качественные  изменения системы, организации  положительны. Развитие ассоциируется  с прогрессом, потому что такова   универсальная тенденция эволюции природы и общества. И именно в этом смысле можно говорить о развитии как о переходе от простого к сложному, от низшего к высшему.

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реализация развития организации через принципы

Основные из них:

 

  1. Принцип динамического равновесия. Выступает как обязательное условие функционирования организации. Он требует: а) оптимального соотношения между элементами системы, а также между целым и ее частями; б) оптимального соответствия между устойчивостью и изменчивостью, самоорганизацией и беспорядком; в) оптимального соотношения системы с внешней средой. 

 

  2. Принцип преимущественного  развития. Организационные системы стремятся обеспечить оптимальное развитие посредством переключения материальных ресурсов с менее важных на более важные и перспективные направления. 

 

  3. Принцип сменяемости. Согласно этому принципу развитие материальных систем осуществляется не непосредственно и прямо, а посредством смены их составных элементов. Как индивидуальное развитие организма может происходить только на фоне постоянного химического состава вещества клеток, клеточного состава организма, а развитие экологического сообщества возможно лишь благодаря репродуктивной сменяемости состава входящих в нее популяций, так и кажущийся процесс случайных преобразований в организации находится в рамках принципа сменяемости. На рынке один товар сменяет другой не только по причине своего преимущества, но и в соответствии с этапом развития всей системы.

 

  4. Принцип разумного консерватизма или инерции. Изменение потенциала системы, способствующего развитию, происходит с некоторым запаздыванием, обусловленным темпом смены ресурсов или технологий.

 

  5. Принцип адаптации (эластичности). Каждая система-организация стремится сгладить последствия внутренних и внешних возмущающих воздействий. Здесь, по существу, речь идет о гомеостазе системы (относительном постоянстве ее существенных параметров, от которых зависит благоприятное развитие) и о характере гомеостатических (восстанавливающих гомеостаз) реакций. Реакция системы на возмущающие воздействия вызывает функциональное напряжение - стресс. Высокая эластичность гомеостатических реакций означает их антистрессовый, адаптивный характер.

 

  6. Принцип стабилизации. Стремление к стабилизации (максимальному продлению) наиболее эффективных этапов жизненного цикла - этот принцип реализуется совместно со всеми вышеперечисленными принципами.

 

  Рационализация

 

  Рационализация – это усовершенствование, улучшение, осуществление более целесообразной организации управленческого и исполнительского труда. Рационализация основывается на совершенствовании управления, обеспечивающего максимально возможный уровень эффективности развития субъектов экономической и хозяйственной деятельности в интересах общества при существующих в данный момент условиях, в рамках объективно действующих законов организационных систем и с учетом производительных сил общества в целом. 

 

  Рационализация организационной деятельности – это процесс, обеспечивающий улучшенное и более качественное состояние системы за счет четкой организации производственной деятельности, путем использования новейших достижений науки и техники во всех подразделениях предприятия, включая его управляющую и управляемые части. Техническое и организационное совершенствование на предприятии неразрывно связано с улучшениями условий труда и творческим подходом к решению поставленных задач.

 

  Принципы рационализации  эффективны только в том случае, если они опираются на законы  организационных систем. Термин  «рационализация» произошел от  латинского слова ratio – «разум», следовательно, под рационализацией следует понимать разумную организацию труда. 

 

Принципы рационализации

 

  К принципам рационализации относятся: концептуализация, алгоритмизация, нормализация, систематизация, классификация, концентрация, специализация, стандартизация, унификация, персонификация и регламентация.

 

  1. Концептуализация.

 

  Исходная основа рационализации - это выбор концепции повышения  организованности системы. Она формируется  на основе базовых целей системы  и включает в себя концепцию  рациональной организации и концепцию  самой рационализации.

 

  Концепция рационализации  определяет:

 

  - основную идею рационализации - каким образом в существующих условиях и при имеющихся возможностях обеспечить наиболее оперативный, эффективный и надежный переход к рациональной организации:

 

  - характер изменений  статической и динамической организации  системы;

 

  - основное направление  рационализации с выделением  отдельных этапов и постановкой  частных этапных задач;

 

  - ресурсы, в том числе  и временные, необходимые для  осуществления рационализации;

 

  - критерии рациональности, которые могут свидетельствовать  о достижении необходимого уровня  организованности

 

  Концепция повышения  организованности системы проявляется  в ходе реализации всех основных  принципов рационализации, в частности  принципа алгоритмизации.

 

  2. Алгоритмизация. 

 

  Научно обоснованная  рационализация системы, совершенствование  ее статической и динамической  организации предполагает использование  определенного предварительно разработанного  алгоритма — четкой, логически выстроенной программы действий. Рациональность организации обеспечивается:

 

  - алгоритмизацией самого  процесса рационализации;

 

  - формированием алгоритмической  базы последующего устойчивого  функционирования системы.

 

  Алгоритм функционирования  содержит программу наиболее  рационального выполнения соответствующих  функций. Формирование этого алгоритма, включение его в систему организации  является одной из частных  задач, решение которых обеспечивает  алгоритм рационализации.

 

  Алгоритмизация рационализации  и функционирования системы предполагает:

 

  - четкую ориентацию действий  исходя из важнейших целей  системы:

 

  - установление ситуаций, в которых может находиться  система, и вариантов действий  для всех наиболее вероятных  вариантов развития ситуации;

 

  - конкретность и подробность  программы действий. Алгоритмизация  особенно важна:

 

  - для крупных и сложных  систем, любое значительное изменение  которых связано с осуществлением  целого комплекса разнообразных  действий, многие из которых тесно  связаны между собой;

 

  - в сложных ситуациях, когда система оказывается в  центре действия многих значимых  факторов;

 

  - при высокой ответственности  процессов, осуществляемых системой, когда необходимо, чтобы упорядочение  организации было осуществлено  оперативно и надежно.

 

  3. Нормализация.

 

  Формирование рациональной  организации предполагает нормализацию  условий, в которых существует  и функционирует система. Эти  условия должны обеспечивать  возможность существования системы, сохранения ее целостности и  поддержания равновесия во внешней  и внутренней среде, реализации  ее целей, эффективного выполнения  основных функций и решения важнейших задач. Если соответствующие условия отсутствуют, то достижение высокого уровня организованности, а иногда и само функционирование системы, невозможно. А неритмичная и нескоординированная работа предприятия делает невозможным рациональное функционирование подразделений.

 

  Основные направления  нормализации условий:

 

  - изменение внешней среды  путем воздействия как на отдельные факторы, так и на среду в целом;

 

  - переход в другую  внешнюю среду;

 

  - изоляция от влияния  внешней среды (например, организма  с помощью скафандра, предприятия - с помощью службы охраны и  пропускного режима, государства - с  помощью охраны государственной  границы);

 

  - изменение параметров  внутренней среды, особенно тех, которые определяют функционирование  системы.

Нормализация условий может быть обеспечена:

 

  - действиями, осуществляемыми  самой системой, если у нее  сформирован соответствующий тип  поведения;

 

  - воздействием со стороны  субъекта, осуществляющего внешнее  управление системой (например, государственного  учреждения).

 

  4. Систематизация.

 

  Организация, сформированная  в ходе рационализации, должна  быть единой целостной системой, находящейся в состоянии динамического  равновесия.

 

  Это предполагает:

 

  - единство статической  и динамической организации;

 

  - структурную  упорядоченность,  скоординированность основных элементов и внутрисистемных связей;

 

  - единую ориентацию и  согласованную реализацию основных  процессов.

 

  Системным должен быть  и сам процесс рационализации. Каждое изменение в организации  должно быть согласовано с  другими изменениями. А на каждом  этапе должна формироваться определенная  целостная, способная функционировать система, уровень организованности которой все в большей степени должен приближаться к намеченному в исходной концепции. Системность может быть обеспечена единым управлением процессом рационализации.

 

  5. Классификация.

 

  Выработка концепции  и определение направления рационализации  основываются на использовании  классификации систем, структур  и процессов, которая позволяет:

 

  - определить конкретный  тип любого элемента организации  и на основе этого установить  его возможности, уровень рациональности, соответствие установленным целям  и существующей ситуации;

 

  - осуществить подразделение  любой совокупности элементов  организации на отдельные виды  и на основе этого провести  между ними соответствующее распределение  ролей, функций, ресурсов и т. д.:

 

  - выбрать конкретные  классификационные типы различных  элементов организации, которые  должны быть включены в новую  более рациональную систему.

 

  При осуществлении  рационализации используются следующие  виды классификации.

 

  1) Классификация систем.

 

  2) Классификация факторов  среды.

 

  3) Классификация структур, структурных элементов и внутрисистемных  связей.

 

  4) Классификация процессов.

 

  6. Концентрация.

 

  Основные усилия при  осуществлении рационализации должны  быть сконцентрированы на главном  объекте, главной сфере и главном  направлении рационализации.

Концентрация на главном объекте предполагает выделение именно того объекта, изменение организованности которого оказывает определяющее воздействие на уровень организованности всех объектов, включенных в данную систему. Если рационализацию удается осуществить на главном объекте, то резко возрастает возможность осуществления ее и на всех остальных, если же не удается, то все действия по совершенствованию организации на других объектах могут оказаться бесполезными.

 

  7. Специализация.

 

  Рациональность организации  может быть обеспечена только  при условии четкой и развитой  специализации, сосредоточении на  определенной области деятельности  самой системы, ее подсистем и  элементов. Специализация носит  всеобщий характер. Все системы  целенаправленной ориентации, как  живые, так и неживые, а также  составляющие их элементы в  той или иной степени специализированы. Так, органы биологических организмов  специализированы на выполнение  определенных функций жизнедеятельности, биологические виды - на осуществление  своей роли в экосистеме, машины  и механизмы - на соответствующие  технологические функции, предприятия - на конкретные виды производства.

 

  Специализация позволяет  обеспечить:

 

  - распределение функций  и задач по отдельным исполнителям   в соответствии с имеющимися у них возможностями;

 

  - установление роли и  места каждого структурного компонента  в системе;

 

  - четкую ориентацию исполнителей  на осуществление определенной  деятельности;

 

  - большую оперативность  и надежность реализации процессов.

 

  Выделяется два аспекта  реализации принципа специализации.

 

  а) Установление специализации  отдельных исполнителей в осуществлении  процесса рационализации. 

 

  б) Установление в ходе  процесса рационализации более  четкой и рациональной специализации  в сфере основной деятельности.

 

  Для осуществления  рациональной специализации необходимо  обеспечить:

 

  - соответствующую целевую  ориентацию исполнителей:

 

  - формирование  специализированного  потенциала, создающего реальную возможность выполнения данных видов деятельности;

 

  - четкую согласованность  между отдельными специализированными  процессами.

 

  8. Стандартизация.

 

  Научно обоснованная  рационализация базируется на  использовании системы стандартов, типовых видов организационных  элементов. Стандартизация включает  в себя разработку стандартов  и формирование на их основе  конкретных элементов конкретных  организаций.

 

  Разработка стандарта  целесообразна при следующих  обстоятельствах:

 

  а) если ярко выражена  типичность соответствующих видов  организационных элементов;

 

  б) если данные типы  элементов имеют многократную  повторяемость, что обеспечивает  возможность многократного использования  стандарта;

 

  в) если необходимо  обеспечить единообразие по наиболее  важным сторонам и свойствам  данных видов организационных  элементов:

 

  г) если необходима  предварительная подготовленность  к формированию соответствующих  организационных элементов, например  для повышения его оперативности и надежности.

 

  Стандарты устанавливаются  субъектами управления и, как  правило, на более высоком организационном  уровне, чем осуществляется их  использование конкретными исполнителями.

 

  9. Унификация.

 

  Научно обоснованная  рационализация базируется в  значительной мере на использовании  унифицированных элементов. Унификация - это сведение многообразных  конструктивных элементов к единообразию, к общему, используемому в разных  системах виду. Тем самым унификация  создает объективные условия  и для развития стандартизации.

 

  Унификация обеспечивает:

 

  а) большую тесноту  связи между системами, имеющими  общие унифицированные элементы;

 

  б) большую надежность  и оперативность функционирования  систем в связи с возможной  взаимозаменяемостью унифицированных  элементов;

 

  в) улучшение характеристик  функционирования систем за счет  совершенствования унифицированных  элементов и их меньшей ресурсоемкости.

 

  Основные виды унифицированных  элементов:

 

  - структурные блоки и  подразделения;

 

  - внутрисистемные связи  и соединения;

 

  - структурные элементы  процессов: фазы, этапы, периоды, операции, действия;

 

  - элементы процедуры;

 

  - элементы ресурсного  обеспечения (например, оборудование  и детали);

 

  - компоненты результата (выпуск унифицированной продукции, которая может использоваться  в разных производственных или  потребительских системах).

 

  10. Персонификация.

 

  Рациональная организация  может быть сформирована только  при условии персонификации полномочий  и ответственности за функционирование  структур и осуществление процессов. Рациональность обеспечивается, во-первых, персонификацией самого процесса  рационализации; во-вторых, созданием  устойчивой персонифицированной  системы функционирования организации. Такая система предполагает персонификацию  как   управления организацией, так и исполнения важнейших процессов ее жизнедеятельности. В сфере управления целесообразна персонификация:

 

  - установления ориентиров  деятельности;

 

  - принятия решений;

 

  - координирующего руководства;

 

  - распоряжения ресурсами;

 

  - контроля за деятельностью;

 

  - оценки результатов  деятельности;

 

  - ответственности за  создание условий деятельности  исполнителей.

 

  В сфере исполнения  персонифицируются:

 

  - внутрисистемные горизонтальные  связи; - принятие к исполнению  заданий субъекта управления;

 

  - выполнение конкретных  действий в рамках основной  деятельности;

 

  - пользование ресурсами;

 

  - ответственность за  результаты деятельности перед  субъектом управления.

 

  Персонификация полномочий  и ответственности может быть  обеспечена и в ситуации, когда  субъектами управления и исполнения  являются не отдельные лица, а  группы, коллективы или организации. Для этого осуществляется распределение  общих полномочий и ответственности  с доведением их до отдельных  членов группы (коллектива,   организации). Таким   образом,  обеспечивается персонификация полномочий и ответственности в производственных бригадах, исследовательских группах и общественных организациях.

 

  11. Регламентация.

 

  Научно обоснованная  рационализация предполагает четкую  регламентацию, то есть установление  определенного порядка функционирования  организации. Во-первых, обеспечивается  регламентация самого процесса  рационализации. Во-вторых, осуществляется  конкретная регламентация тех  сторон жизнедеятельности организации, для которых это особенно необходимо. В-третьих, формируется постоянно действующая система регламентации, способная вырабатывать четкие и рациональные регламенты деятельности.

 

  Регламент - предварительно  разработанный порядок осуществления  процессов и функционирования  структур, устанавливается субъектом  управления и предназначен для  пользования исполнителем процесса. В первую очередь необходимо  регламентировать:

 

  - важнейшие структурные связи между подразделениями организации, а также межуровневые связи по линии «руководитель - подчиненный»;

 

  - процессы изменения  строения организации;

 

  - регулярные процессы  основной деятельности;

 

  - выработку и принятие  важнейших решений;

 

  - процессы информационного  обеспечения функционирования организации;

 

  - процессы контроля за функционированием организации;

 

  - процессы корректировки  функционирования организации;

 

  - пользование потенциалом  организации. 

 

  Рациональность организации  может быть достигнута при  оптимальном уровне регламентации  деятельности. Недостаток регламентации  снижает степень предварительной  готовности к осуществлению направленных  процессов и делает их менее  управляемыми.

 

Список литературы

1.Ерманский О.А. Научная организация труда в системе Тейлора. М.: Дело, 2005

2. Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения. М.: Дело, 2000.

3. Мескон М.. Альберт М., Хедуори Ф. Основы менеджмента. М.: Дело, 2001.

4.Минцберг Г. Действуй эффективно! Лучшая практика менеджмента. СПб., Питер, 2010.

5. Рогожин С.В., Рогожина ТВ. Теория организации. М.: Экзамен, 2002.

6. Смирнов Э.А. Теория организации: Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2000.

7. Тейлор Ф.У. Принципы научного менеджмента. М.: Дашков и К, 2008