Проблемы принятия управленческих решений в группах

По дисциплине:

Управленческие  решения

На тему:

“Проблемы принятия управленческих решений в группах ” 
 
 
 

Содержание 

ВВЕДЕНИЕ

     Методы  решения проблем в группах  позволяют вовлекать в процесс  управления сотрудников различных функциональных служб предприятия, повышают их творческий интерес к работе и способствуют развитию корпоративной культуры в организации. Примером групповых решений на производстве могут быть многие проектные разработки, решения, принимаемые голосованием на всевозможных научно-производственных совещаниях, конференциях и т. п..

     В настоящее время групповые методы решения проблем используются в различных сферах деятельности предприятий:

     •     управленческой,

     •     конструкторской,

     •     технологической,

     •  рекламной   и   других,    где   существует   необходимость   применения   методов коллективного решения проблем.

     Важная  характеристика современного менеджмента  – все более широкое использование  коллективных форм подготовки и принятия управленческих решений. Коллективные решения, в отличие от индивидуальных, требуют относительно высоких затрат времени и сложных процедур сбора  и обработки информации, однако обладают более высоким качеством, поскольку  отражают интересы и предпочтения различных  индивидов и групп влияния, участвующих  в деятельности организации. Вместе с тем, в процессах принятия коллективных решений могут возникать негативные психологические эффекты, или феномены. Их причина заключается в непосредственном межличностном взаимодействии всех участников процесса принятия решения.

     Феномены  коллективных решений можно рассматривать  как дисфункцию, которая не только сопровождает работу группы, но и раскрывает природу коллективного принятия решения. В виду чего, рассмотрение наиболее характерных и «опасных» явлений, которые возникают в процессах коллективного принятия решений, часто наблюдающихся в жизни организаций, и является целью данной курсовой работы. 

1. ПРОЦЕСС КОЛЛЕКТИВНОГО  РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМ

     Можно отметить, что существует много проблем, с которыми достаточно хорошо справится  сам индивидуум, но не меньше проблем  эффективно можно решить, только работая  в группе. При принятии управленческих решений целесообразно использование групповых решений, имеющих большую обоснованность и, как правило, большую эффективность.

     Помимо того, что разрабатываемее управленческое решение в этом случае получает разностороннюю оценку и аргументированность, интересна так же возможность сопоставить различные точки зрения специалистов на сравнительную эффективность выработанных альтернативных вариантов решений.[2]

     Необходимо четко понимать когда, как и какие проблемы плодотворно решать групповым методом. «Вначале полезно было бы четко определить случаи, когда сочетание индивидуальной и групповой работы является оптимальным. Разумеется, нет никакого смысла загружать группу проблемой, которая имеет один вариант решения. Его может быстро и эффективно найти один человек. В разной степени не стоит манипулировать группой, подталкивая ее к одобрению уже принятого решения. Группы обычно видят подобные уловки и реагируют на них отрицательно. Все это кажется простым и очевидным, но многие группы попадают в подобные ловушки» . [5]

     Групповые решения проблем целесообразны  в следующих случаях:

1. Когда проблема затрагивает интересы многих людей, при этом каждый из них имеет свой взгляд на проблему. В этом случае желательно учесть все точки зрения, прежде чем прийти к какому-либо решению.
2. Если проблема может иметь несколько верных решений, и правильный подход к решению проблемы должен учитывать взгляды разных людей.
3. Когда важнее для дела не само решение, а его согласованность между участниками.

     Процесс группового принятия решений состоит из четырех фаз:

     Рис.1  Процесс группового принятия решений

     После постановки проблемы основная задача заключается в сборе данных по указанной проблеме. В этом состоит  первая фаза, которая носит в основном фактографический и объективный  характер. В этот период участники  собрания воздерживаются от оценки собираемых фактов.

     Вторая  фаза носит оценочный характер. Участники  имеют возможность говорить все, что они думают о собранных  данных. Руководитель собрания в это  время регистрирует высказываемые  мнения.

     Третья  фаза представляет собой поиски решения, т.е. когда от группы требуется максимум воображения для порождения разнообразных решений рассматриваемой проблемы.

     Принятие  решения относительно варианта действий из предложенных решений данной проблемы составляет содержание четвертой фазы. При этом  варианты решения группа сопоставляет с диагнозом, установленным  во время второй фазы, одни из них  она отбрасывает, другие - объединяет и затем приходит к окончательному решению, удовлетворяющему всех участников группы.

     Решение проблем в группах способствует:[2]

     •    Совершенствованию процесса обсуждения.

     •    Поиску оптимального решения.

     •    Овладению участниками группы навыками совместной работы.

     •    Развитию творческого мышления у  сотрудников.

     •    Более высокому уровню согласования конечного решения.

     •  Возможности участия в решении проблем сотрудников всех уровней организации.

     Принятие  управленческих решений в группах, как и решение проблем индивидуально - руководителем имеют свои недостатки, попытаемся сформулировать потенциальные плюсы и минусы решения проблем в группе:

     Основной  составляющей процесса коллективного  принятия решения является непосредственно  группа лиц принимающих решение, характеризующаяся количеством участников, их компетентностью, мотивами действий и т. д. Решение проблем в группах имеет реальные преимущества, если для этого правильно выбрана ситуация и хорошо подготовлены люди.

     1.2. Формирование команды и коллективная работа

     Работа  в группе заключается не только в  том, чтобы собрать людей вместе и обозначить проблему. На примере многих российских предприятий мы знаем, что часто сотрудники среднего и высшего звена управления собираются на совещания. «В некоторых организациях этим злоупотребляют настолько, что практически в период проведения совещаний работа на предприятии просто останавливается, к тому же решения принимаются скоропалительно, и в основном только снимают симптомы, а не решают сами проблемы в корне. В результате - бег по кругу вместо поступательного движения по спирали». [1]

     Сформулируем  основные понятия и правила работы в группе, необходимые для плодотворной работы.

     Основные  принципы работы в команде:

1. Члены группы объединены общими намерениями, задачами и целями.
2. Члены группы взаимозависимы (они нуждаются друг в друге для достижения своей цели).
3. Члены группы согласны с тем, что для достижения своей цели они должны эффективно работать вместе.

     Немало  важным для формирования эффективной команды является количество членов в группе. Исследование, опубликованное в номере журнала «Социальная Психология», свидетельствует: группы из трех человек решают трудные задачи эффективнее "одиночек"! Это исследование показало, что группы из трех, четырех и пяти человек работают эффективнее "одиночек" или групп, состоящих только из двух человек.

     Психологи проанализировали деятельность 760 студентов  университета Иллинойса, работавших над  выполнением перевода зашифрованной  цифровой последовательности в осмысленный  текст. Студенты работали либо поодиночке, либо в группах по два, три, четыре и пять человек. Психологи оценивали скорость выполнения задачи и количество ошибок в решении. Исследование показало, что группы из трех, четырех и пяти человек действуют наиболее эффективно. Таким образом, одна голова — хорошо, а две — не на много лучше!

     Патрик  Логлин, руководитель исследования, объясняет  полученные результаты весьма тривиально: "люди, работающие вместе, быстрее  вырабатывают правильные решения, отсеивают  ошибки, и эффективнее обрабатывают информацию". [8]

     Таким образом, результаты исследования свидетельствуют, что количество человек является "необходимым и достаточным условием высокоэффективного решения сложных задач". Авторы подчеркивают, что полученные данные отражают эффективность групп в решении логических, качественных и вербальных задач.

     Еще одной важной характеристикой эффективной  группы – это её качественный состав. Бесспорно, важно сформировать группу так, чтобы в её состав вошли действительно компетентные специалисты, причем представители всех рассматриваемых аспектов анализируемой проблемы.  Однако, «при наличии в команде исключительно специалистов, эмоциональные и социальные потребности её членов зачастую остаются не удовлетворёнными, что (как правило, в долгосрочной перспективе) приводит к снижению эффективности работы команды. Юмор и самоирония (естественно, наряду с профессионализмом) во многом являются движущими силами, обеспечивающими успехи командной работы. Ещё одна функция ролей второго типа – предотвращение и разрешение конфликтов. О значении ролей, обеспечивающих социально-эмоциональную поддержку, прекрасно сказано фантастом Эриком Расселом в рассказе под примечательным названием "Немного смазки", в котором в состав тяжелейшей космической экспедиции, как позже оказалось, был включён профессиональный комик. Правда, справедливо и обратное заключение: преобладание в команде ролей второго типа обеспечивает в ней благоприятную психологическую атмосферу, но затрудняет решение проблем».

     Таким образом, группа, принимающая решения – это не просто рациональное количество специалистов разных областей, а члены группы, которых объединяют общие ценности, продемонстрированные на  Рис 1.[6]

Рис.2  Принципы командной работы

2. МЕТОДЫ КОЛЛЕКТИВНОГО РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМ

     Эффективность создания конкурентоспособной продукции  зависит не только от выбора стратегии, но и от средств, ее реализующих. Неправильно  принятые решения ведут не только к финансовым потерям, но могут привести к потере своей доле на рынке. Поэтому  главное должно быть уделено тому, чтобы активизировать творческую деятельность сотрудников предприятий и использовать такие методы, которые станут основополагающими  при постановке задач и решении  проблем, направленных на совершенствование  продукции и услуг, т. е. нахождения и реализации оптимальных решений.

     Все известные (наиболее значимые) методы, используемые при постановке и формулировании проблем, обработке и анализе  информации, а также поиске и анализе  решений, можно условно разделить  на 4 группы.

     1. Метод проб и ошибок

     Суть  данного метода заключается в  бессистемном переборе всевозможных вариантов, как правило, в привычном для  человека, решающего проблему, направлении. Применяется такой метод обычно для решения несложных задач, он экономически нецелесообразен, т.к. на решение проблемы уходит много времени и средств.

     Рис. 3. Метод «Проб и ошибок»

     2. Методы психологической активизации творчества

     Эти методы активизируют процесс выдвижения новых идей и поиск решения. Основной целью данных методов считается  принцип предпочтения количества выдвигаемых  идей их качеству на этапе генерирования, который отделен от процесса оценки.

     3. Методы систематизированного поиска

     Данные  методы позволяют упорядочить перебор  вариантов и увеличивать их число. Они основаны на использовании различных  аналитических подходов (системного и функционального). Данные методы ярко выражают суть технологии решения творческих задач, но область применения этих методов ограничена, т.к. их трудно использовать при решении сложных задач, и они не гарантируют получение оптимального решения, потому что нет критериев оценки полученного результата.

     4. Методы направленного поиска

     Это алгоритмические методы, при использовании  которых процесс мышления не хаотичен, а четко организован и управляем. Наиболее распространенная методика ТРИЗ (теория решения изобретательских задач) предполагает выработку диалектического  мышления и снижение психологического барьера, развитие творческого воображения  и т. д. Но есть у ТРИЗ и некоторые  недостатки: трудности в освоении метода и необходимость постоянного  тренинга, отсутствие постановки задачи, получение идеи без доведения  до конструктивного решения, недостаточная  эффективность в решении некоторого класса задач.

     Каждый  из методов имеет целью облегчить  поиск решения творческой задачи по сравнению, с так называемым, методом "проб и ошибок", которым обычно пользуется человек. Целесообразность применения метода, принадлежащего к  той или иной группе, в частности, зависит от сложности решаемой задачи. На приведенном ниже рис. 3 изображены зависимости трудоемкости решения творческой задачи от ее сложности.

     Рис.4. Зависимости трудоемкости решения задачи от ее сложности

     Для решения сравнительно простых задач  целесообразно использовать методы, относящиеся к двум первым группам. Методы направленного поиска специально создавались для решения сложных  задач и, несмотря на сложность этих методов, их применение в данном случае оказывается оправданным. Применение же методов направленного поиска для простых задач может оказаться  нецелесообразным из-за того, что сложность  самих методов будет выше сложности  решаемой задачи или по причине непригодности  этих методов для решения таких  задач. [4]

     Индивидуально каждый может решать проблемы, интуитивно выбирая различные варианты своих  действий. Для того чтобы решать проблемы в группе, нужны специальные  методы, позволяющие участникам работать конструктивно, иначе вряд ли группа добьется хороших результатов.

     В мировой практике (Япония, европейские  страны, США) с успехом используются принципы и методы коллективного  решения проблем. В процессе групповой  работы используются в основном методы   систематизированного поиска, психологической активизации творчества и методы, называемые «инструменты качества».

     Для каждого этапа процесса решения  проблем в группе предлагается использовать один или несколько различных  методов. Необходимо заметить, что некоторые  из данных методов могут применяться  на разных этапах. На рисунке 3 представлена структура соотношений методов и этапов процесса решения проблем в группах.

Рис. 5 Структура соотношений этапов и методов процесса решения проблем

     Следует заметить, что т. к. процесс решения  проблем осуществляется группой, то важно определиться с правилами  коллективного обсуждения. Наиболее эффективным при групповой работе является обсуждение, основанное на принципах  мозгового штурма. Мозговой штурм - это главный творческий метод, применяемый  в группах. При решении проблем  используется много методов и практически в каждом из них используется методика мозгового штурма, овладение которой является основополагающим фактором процесса коллективного решения проблем.

     Рассмотрим  кратко методы коллективного решения  проблем для каждого этапа  процесса.

     Постановка  и формулировка проблемы. Необходимо уделить особое внимание постановке и формулировке проблемы формулирование реальной проблемы, иначе дальнейшее рассмотрение и реализация проблемы неправильно определенной задачи не принесет желаемых результатов, и группа потратит время впустую.  Определить имеющиеся на предприятии проблемы можно различными методами.

     Метод «бритва Оккама» - его лучше всего использовать при поиске проблем предприятия, которые еще не стоят остро, но их необходимо обозначить и определить, какие из них следует решать в первую очередь.[6]

     Диаграмма сродства - позволяет сгруппировать родственные данные в структуре рассматриваемой проблемы, а также точнее определить формулировку. Данный метод лучше всего применять для рассмотрения формулировок проблем, касающихся любых улучшений или изменений процессов, а также деятельности организации в целом.

     Древовидная диаграмма - применяется, когда в процессе постановки проблемы необходимо исследовать все возможные части, касающиеся проблемы, или когда неясны сформированные пожелания потребителей в отношении продуктов.

     Следует отметить, что на данном этапе и  в предложенных методах широко используется принципы мозгового штурма .

     Анализ  проблемы. Для эффективного анализа проблем применяются методы, признанные на практике наиболее подходящими для работы в группе.

     Диаграмма «рыбьи кости» (или иначе она называется причинно-следственной диаграммой Исикавы) была разработана японскими учеными для научно-исследовательской работы, а затем предложена для решения проблем качества на производстве. С помощью этой диаграммы можно определить все причинно-следственные связи, влияющие на проблему.

     Диаграмма шести слов основана на применении формулирования вопросов по известной формуле 5 W1H (вопросы со словами Кто? Что? Почему? Где? Когда?  Как?). [5]

     Использование данной диаграммы позволяет рассмотреть  проблему со всех сторон и учесть все  факторы, влияющие на нее.

     Диаграмма связей - позволяет установить связи в сложной проблеме, которые трудно рассмотреть при помощи диаграммы «рыбьи кости».

     Сбор  данных. Часто после определения и анализа проблемы участникам группы не хватает информации, которая бы давала полное представление о существующей ситуации. В принятии решений необходимо всегда опираться на факты, а не на интуицию. Не всегда сбор информации нужно проводить, но в случае, когда это необходимо, данный этап может стать наиболее важным в процессе решения проблем. Наиболее простым методом, позволяющим легко собрать нужную информацию, является один из простых инструментов качества -   контрольные листки.

     Иногда  на основе собранной информации можно данных  сразу сделать

данных выводы о существующей ситуации. Когда это невозможно – нужно обязательно провести анализ данных. Наиболее лучший способ представления данных визуальный, оформленный в виде построенных по результатам полученных данных - графиков  и диаграмм. Участникам   групп   по решению проблем предлагается ознакомиться с двумя наиболее распространенными и удобными для коллективной работы методами: диаграммой Парето и гистограммами .

      Диаграмма Парето - помогает определить, какие из имеющихся элементов проблемы оказывают наибольшее влияние на возникновение проблемы.

     Гистограммы - помогают увидеть, стабильно ли протекает процесс или работает система, а также в какой степени он подвержен вариабельности.

     Задачей данных методов является обнаружение  в собранной информации определенных закономерностей, помогающих сделать  выводы и принять эффективные  решения.

     Поиск решений. Задачей данного этапа является поиск альтернативных  решений осуждаемой  проблемы и  оценка их с целью    дальнейшего. рассмотрения. Для поиска решений могут быть использованы методы, основанные на принципах мозгового штурма (метод «бритва Оккама», диаграмма сродства, древовидная диаграмма).

     После того как определены все возможные  варианты решений, необходимо их предварительно оценить. Для этого участникам коллективного  решения проблем следует воспользоваться  наиболее удобными методами: анализ силового поля, модифицированный метод Делъфи, матричная диаграмма, обмен мнениями, коллажи и фантазии. Каждый из этих методов применяется для рассмотрения вариантов решения различных видов проблем.

     Анализ  силового поля - применяется при рассмотрении проблемы как баланс двух противоположно направленных сил (силы и факторы содействующие решению проблемы и препятствующие ее решению).

     Модифицированный  метод Дельфи - это процесс, в результате которого участники группы приходят к согласию относительно выбора решения проблемы, не прибегая к открытой дискуссии. [4]

     Матричная диаграмма - служит для выявления важности различных связей между данными, характеризующими варианты решения проблемы.

     Обмен мнениями — предназначен для конструктивного обсуждения вариантов решения проблем, когда участники распадаются на два противостоящих лагеря, каждый из которых твердо придерживаются своего варианта решения проблем.

     Коллажи и фантазии - метод используется в случаях, когда проблемы и мнения участников группы о них очень сложно сформулировать словами.

     После предварительной оценки вариантов  решения   остается   немного  альтернатив, которые необходимо  рассмотреть более серьезно на предмет эффективности реализации. Альтернативы предлагается обсудить с точки зрения затрат на реализацию, а также по нематериальным (неколичественным) критериям, которые влияют на будущую деятельность предприятия. Главная цель данной оценки - выявить необходимые изменения в части ресурсного обеспечения, практики управления и организации принятого решения. На данном этапе возможно участие специалистов, которые помогут оценить эффективность реализации того или иного решения.

     Реализация  решения - практически  самый важный этап. Целью данного этапа является определение того, что включает в себя проект реализации принятого решения и рассмотрения методов, позволяющих распланировать, выполнять и контролировать ход работ. Для этого лучше всего использовать методы построения логической и стрелочной диаграмм. Кроме того, рассматриваются основные правила исполнения проекта.

     Логическая  диаграмма - строится по принципам построения древовидной диаграммы (детализация планируемых мероприятий по уровням) и диаграммы связей (установление связей между уровнями и отдельными мероприятиями). [5]

     Стрелочная  диаграмма - инструмент, позволяющий спланировать оптимальные сроки выполнения всех необходимых работ для скорейшей и успешной реализации цели. [4]

     Мониторинг  и наблюдение. На  данном этапе осуществляется оценка результатов результативностью реализуемого решения и его оценки с целью внесения необходимых корректив. Нельзя рассматривать принятое решение как окончательное, так как не все сразу можно оценить и предвидеть. Кроме того, даже если все предусмотрено, свои коррективы могут внести изменения внешней среды. Наблюдения за процессом реализации позволяют выявить и более существенные моменты, такие как неправильно сформулированная проблема, причина ее вызывающая, а также выбранное решение.

      Существуют  еще масса различных методов  коллективного принятия решений от простого голосования до различных творческих, попытаемся синтезировать имеющуюся информацию в обобщенную таблицу.