Проект информатизации универсама Лента

«Лента» одна из крупнейших розничных сетей в России и вторая по размеру сеть гипермаркетов в стране. Компания была основана в 1993 году в Санкт-Петербурге. «Лента» управляет 80 гипермаркетами в 45 городах по всей России и 10 супермаркетами в Москве и Московской области с общей торговой площадью около 526 000 кв. м. Средний гипермаркет «Ленты» имеет 6 400 кв.м. торговой площади. Компания оперирует четырьмя распределительными центрами для гипермаркетов и одним для супермаркетов. «Лента» в основном занимается развитием формата гипермаркетов с низкими ценами. Компания имеет более 5 миллионов активных держателей карт лояльности. 90% всех продаж в магазинах «Ленты» осуществляются с использованием таких карт. Число сотрудников «Ленты» в общей сложности составляет около 27 800 человек.

«Лента» всегда уделяла большое внимание ИТ-инфраструктуре, активно внедряла новшества, появляющиеся на рынке, и планирует придерживаться этой политики и в дальнейшем, поскольку ее опыт показывает: инвестиции в информационные системы и современную инфраструктуру повышают эффективность работы и сокращают издержки.

В 2003 году компания перешла на систему SAP - систему управления ресурсами предприятия SAP ERP охватывает все участки финансового и управленческого учета, управления персоналом, оперативной деятельности и сервисных служб компании. Обеспечивает полную функциональность, необходимую для реализации информационных сервисов самообслуживания, аналитики. Кроме того, SAP ERP предоставляет средства для системного администрирования и решения таких задач, как управление пользователями, централизованное управление данными и управление web-сервисами. Это объясняется тем, что переход на новые стандарты управления необходимо было осуществить в максимально короткие сроки, а также с учетом планируемого быстрого роста сети и переходом на западные стандарты учета. Внедрение SAP в «Ленте» является одним из наиболее масштабных для отечественного ретейла. В числе положительных моментов системы можно отметить снижение пересортицы, объемов незаказанного и неликвидного товара, числа ошибок при приеме товара, время на обработку и формирование заказов, финансовые потоки стали более формализованными. Если бы не современные IT-решения, у компании возникли бы проблемы с получением информации о продажах, закупках, остатках товара и финансовых результатах. Как возможный итог — высокие риски, сложность в управлении бизнес-процессами и убытки. В качестве еще одного эффекта от внедрения можно назвать введение промо-программ для покупателей. Дисконтными картами «Ленты» пользуются 340 тыс. покупателей: с помощью новой системы компания консолидировала клиентскую базу и уже извещает владельцев карт о промо-акциях с помощью SMS-рассылок.

Сегодня управление бизнес-процессами осуществляется централизованно. Например, технический запуск нового магазина занимает у нас около недели. При этом 4-5 сотрудников, осуществляющих запуск информационной системы в гипермаркете, уделяют около 50% своего рабочего времени поддержанию системы.

В каждом гипермаркете «Лента» (в среднем 40 кассовых рабочих мест) установлена кассовая система «Кристалл Сервис» с отдельным кассовым сервером. Данные со всех кассовых серверов собираются на центральном сервере. Оттуда данные поступают в агрегированном состоянии в центральную систему SAP ERP, в детальном виде в сиcтему SAP BI. Это позволяет снизить нагрузку на ERP–систему и не потерять аналитику — анализ по чекам и по клиентам осуществляется в BI-системе. Также особенностью проекта является отдельная инсталляция системы SAP HR, это связано с изменениями в трудовом законодательстве и связанными с этим частыми обновлениями в системе, которые требуют ее остановки на период инсталляции обновлений. При этом важным было снижение нагрузки на ERP–систему и вопрос конфиденциальности хранимых данных.  

Основными преимуществами платформы являются:

- функциональные:

• наличие стандартной функциональности по большинству бизнес процессов компании,
• наличие отраслевых решений,
• интегрированность решения;

- технологические:

• надежность и масштабируемость платформы,
• опыт эксплуатации решения для крупных организаций,
• широкая функциональность по администрированию и ведению разработок,
• наличие ПО по интеграции систем (PI) и ПО OLAP отчетности (BI);

- oрганизационные:

• качественный presale (презентации, материалы),
• развитый рынок консультантов (по сравнению с другими иностранными ERP–системами),
• наличие документации и стандартов внедрения,
• активное инвестирование САП СНГ в российский рынок (по сравнению с другими иностранными производителями ПО).

Какие новые IT-решения вы внедрили в последнее время?

Это, например, система электронного согласования договоров. Автоматизации подвергнутся процессы внутреннего согласования и подписания договоров с поставщиками, а также приложений к ним (соглашения на оказание маркетинговых и логистических услуг, о факторинге, замене лица). Реализацией занимается компания Dev.House на основе свободного ПО (конвергентные платформы на базе BPM-движка Intalio и ECM-системы Alfresco). Разработка системы будет завершена в этом месяце, а запуск произойдет в конце апреля 2011. 

Среди других частей единой информационной системы «Лента» можно выделить «1С банк клиент», Space Planning JDA Inactix и WMS Manhattan РЦ. То есть, компания на сегодняшний день обладает высокопроизводительной IT-инфраструктурой и находится в тесных партнерских отношениях с IBM, Oracle, CISCO, HP, SAP и Microsoft, а также ведущими разработчиками специализированных решений для ритейла.

Отраслевая специфика и масштаб бизнеса «Ленты» предполагают интенсивный бумажный документооборот: ежемесячно в компании производится порядка 3,5 млн отпечатков — договоров, счетов, складской документации, маркетинговой и рекламной продукции, материалов для декорации торговых залов и т.п. Однако интенсивный рост компании и активная региональная экспансия поставили задачу перепрофилирования внутренних ресурсов на задачи поддержки развития бизнеса. В 2011 г. «Лента» передала управление офисной печатной инфраструктурой розничной сети на аутсорсинг в Xerox. До начала сотрудничества с Xerox в 2010 г. ИТ-департамент компании «Лента» самостоятельно управлял мультивендорным парком печатного оборудования и всеми процессами организации и поддержки офисной печати.

Проанализировав рынок MPS (Managed Print Services, управление печатной инфраструктурой), а также уровень экспертизы и возможности игроков рынка услуг аутсорсинга, руководство «Ленты» выбрало Xerox в качестве профильного партнера для оптимизации своей офисной инфраструктуры и процессов печати. В результате проведенной комплексной оптимизации менее чем за 1 год суммарная стоимость лазерного отпечатка, по отзыву заказчика, сократилась на 30% по сравнению с показателями на начало проекта. Xerox постоянно анализирует данные, получаемые в ходе управления процессами печати компании «Лента», и продолжает работы по оптимизации.

В рамках сотрудничества были определены следующие цели долгосрочного совместного проекта: высвобождение собственных ресурсов «Ленты» для решения профильных задач развития бизнеса; сокращение затрат на печать документов; минимизация инвестиций со стороны розничной сети в развитие собственной печатной инфраструктуры; упрощение схемы бюджетирования и распределения расходов на печатную инфраструктуру.

На сегодняшний день совместный проект Xerox и «Ленты» реализован в 22 городах РФ, где присутствует розничная сеть. В целом он включил: рационализацию парка офисного печатного оборудования; выбор устройств для решения конкретных бизнес-задач; выбор оптимального расположения устройств печати; оптимизацию системы поставки расходных материалов; выделение квалифицированного профильного персонала для поддержки инфраструктуры; создание единой службы технической поддержки; реализацию постоянного удаленного мониторинга печатной инфраструктуры.

Digital Design завершила проект по пилотному развертыванию системы управления мобильными устройствами на основе программного продукта McAfee в компании «Лента». Решение предназначено для инвентаризации мобильных устройств, быстрой настройки необходимых параметров и мгновенного удаления по запросу пользователя данных с устройства в случае его кражи или утери.

Благодаря функции инвентаризации ИТ-служба постоянно отслеживает наличие на планшетах топ-менеджеров последних версий программного обеспечения и приложений. Кроме того, актуальная информация о состоянии мобильного устройства позволяет более эффективно осуществлять удаленную поддержку пользователей. Все учетные данные пользователей синхронизированы со службой каталога Active Directory. При регистрации iPad в системе происходит автоматическая настройка параметров:  подключение к Интернету,Wi-Fi, корпоративной почте. Также пользователю предлагается каталог приложений, рекомендованных к установке на мобильное устройство. В случае утери или кражи планшета пользователь может через портал самообслуживания удалить всю информацию с него и тем самым предотвратить утечку данных. При наличии резервной копии всю информацию можно восстановить на другое мобильное устройство. Система также позволяет производить индивидуальные настройки планшетов для определенных групп пользователей. Также у руководителей появилась возможность оперативно смотреть важные документы и решать задачи, находясь вне офиса.