Программа «Документооборот» (СЭД)

Министерство  образования и науки Российской Федерации

БУГУЛЬМИНСКИЙ ФИЛИАЛ

Федерального  государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального  образования

«КАЗАНСКИЙ  НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ ИМ. А.Н. ТУПОЛЕВА-КАИ»

Кафедра естественнонаучных дисциплин

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Компьютеризация управления»

На тему: «Программа «Документооборот» (СЭД)»

Студентки 4 курса отделения заочного обучения

группы 29470

(специальность 080500)

Шипиловой Елены Владимировны

Подпись студента_______

Домашний адрес: 423237, РТ, г. Бугульма, ул. Якупова, д. 40, кв. 113

Преподаватель:

асс. каф. ЕНД Семенова И.В.

г. Бугульма

     2014 г. 

Программа "Документооборот" (СЭД) предназначена для полной автоматизации оборота документов предприятий различных отраслей и типов собственности.

Характеристики системы:

1. Интерфейс программы на государственном казахском, русском и украинском, английском языках.
2. Сетевой вариант, с неограниченным числом подключений (одна лицензия на неограниченное число пользователей).
3. Удобный и простой интерфейс. Настраиваемые шаблоны выходных документов.
4. Полная поддержка казахского, украинского языков  (орфография, поиск, отчетность, классификаторы).
5. Быстрый поиск информации по базе данных.
6. Система поддерживает ссылочную целостность информационной базы.
7. Установка на рабочий компьютер с минимальными техническими характеристиками.
8. Гарантийное обслуживание и дальнейшее сопровождение ПО.
9. Конвертация данных из предыдущих систем.
10. Доступная стоимость пакета.
11. Бесплатная демо-версия.
12. Бесплатное обновление.

Основные модули :

1. Модуль "Ввод и регистрация входящих, исходящих документов”.

Программа обеспечивает максимальную автоматизацию ввода и регистрации  документов в систему. Бумажные и  электронные документы могут  быть автоматически импортированы  в программу с помощью сканирования и перемещения документов в систему  с использованием технологии Drag&Drop (из папок Windows, электронной почты, а так же из других приложений). Для структурирования документов формируется карточка документа, которая описывает его содержание по параметрам:

- автор и дата создания,

- исполнитель и периодичность  исполнения,

- вид почты (телеграмма, обычная  почта, телетайп, электронная почта  и т.п.),

- вид корреспонденции (апелляционная  жалоба, исковое заявление, обычное  письмо, факс и т.п.),

- № и дата входящей корреспонденции,

- категория отправителя и отправитель  документа,

- краткое содержание,

- файлы прикрепленные.

Один документ может содержать  несколько файлов. Хранение документов всех типов в единой базе. Данные параметры используются в дальнейшем при поиске нужных документов, при  структурировании всего архива документов. Программа позволяет формирование и печать различных описей, реестров документов и опись об исполнении документов, подлежащих индивидуальному  контролю за любой период.

2. Модуль "Контроль исполнения и система напоминания”.

Программный комплекс «Документооборот»  позволяет контролировать исполнение сотрудниками поручений по документам. Встроенные инструменты позволяют  программе самостоятельно отслеживать  сроки, исполнения документов и присваивать  им соответствующие статусы:

- исполнен в срок,

- исполнен с просрочкой,

- не исполнен (находящийся в  производстве),

- не исполнен, просрочен.

Реализована возможность вывода на печать отчетов по исполнению документов. Все отчеты формируются в формате, PDF, MS Word, MS Excel, возможно сохранить как изображение. Система обеспечивает автоматизированный контроль исполнения документов. Результатом контроля являются контрольные сообщения, содержащие информацию о не исполненных документах, ответственном исполнителе, соисполнителях, сроках исполнения поручения. Система автоматически выявляет поручения, дата исполнения которых просрочена, и сигнализирует об этом исполнителям, руководителю, выдавшему задание так же в виде сообщений. Напоминания формируются для каждого пользователя в отдельности, по документам, где он является исполнителем или ознакомителем. Подсистема автоматически рассылает пользователям информацию, содержащую напоминания на текущую дату. Программа формирует отчетность по контролю исполнительской дисциплины и объемам документооборота, в частности:

- сведения о документообороте;

- отчет о неисполненных документах;

- отчет об исполненных документах;

- сводку о документах, находящихся  в производстве;

- сводку-напоминание по контрольным  документам;

- напоминание по заданиям: - о всех неисполненных документах, - о срочных неисполненных документах, - о просроченных неисполненных документах, - о периодически выполняемых документах, - о всех непрочитанных документах. - журнал регистрации документов за период и т.д.

3. Модуль "Сканирование”.

Для создания электронных копий  бумажных документов в программе  «Документооборот» реализован модуль "Сканирование”, обеспечивающий следующее:

- удобный способ сканирование  черно-белых или цветных многостраничных  документов;

- перемещения отсканированных  документов к входящему документу  традиционным способом, а так  же с использованием технологии  Drag&Drop;

- просмотр сканированного изображения  документа в различных режимах.

4. Модуль ‘Календарь событий”.

Система "Доументооборот” содержит модуль "Календарь событий", который позволяет пользователям системы планировать свой рабочий день, т.е. формировать встречи, совещания, события и различного рода заметки. Данные мероприятия для сотрудников важны, и чтобы "Календарь событий" был постоянно актуален, он в системе отображен на главной странице. В программе реализован механизм планирования событий с различной периодичностью. Возможно несколько режимов отображения календаря событий: на один день, на неделю или на месяц.

5. Модуль "Работа под терминальным сервером”.

Терминальный сервер позволит запускать  систему "Документооборот” множеству  пользователей, которые будут использовать базу "Документооборота” локально, чем достигается большая скорость работы программы, увеличится производительность ее работы. При работе с терминальным сервером достигается повышение  надежности за счет того, что работе программы "Документооборот” и ее базе данных не наносят вреда зависания клиентских компьютеров и разрывы связи между сервером и клиентскими компьютерами. Когда после перезагрузки или восстановления связи клиент повторно подключается к серверу терминалов - первое, что он увидит, будет уже запущенная программа "Документооборот”, оставшаяся в прежнем рабочем состоянии (те же самые открытые документы, отчеты и т.п.), что и до отключения. Следовательно, резко уменьшается вероятность порчи базы данных и необходимости ее переиндексации (если, конечно, сам сервер работает устойчиво). Вся обработка данных ведется на компьютере с терминальным сервером. В связи с чем, пользователи могут работать на слабых машинах.

6. Модуль "Штрих-кодирование”.

Позволяет выполнять следующие  операции со штрих-кодами:

- генерация кода;

- присвоение кода документу;

- добавление кода в содержание  и печатные формы документа,  а также в файлы вложений;

- автоматический поиск документа  по фрагменту кода или его  полному значению.

7. Модуль "Распознавание текста".

С помощью модуля "Распознавание текста" возможно рапознать текст с графического файла.  Для работы данной функции необходимо наличие MS Office 2003 и выше.

8. Модуль "Безопасность”.

Программа "Документооборот” обеспечивает конфиденциальность документов, попадающих в систему. Реализованы функции  разграничение прав доступа пользователей  к разным документам. Например, может  ли тот или иной пользователь просматривать, редактировать карточку того или  иного документа, просматривать  сам документ и т.д. Помимо предоставления доступа к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, есть также возможность шифрования документов с помощью паролей или цифровых сертификатов. А все действия пользователя, будь то просмотр документа или внесение изменений системой, протоколируются, и при необходимости можно отследить, кто и когда работал с документом.

Система ежедневно используется в:

1. Политехнический колледж города Астаны, Торгово-экономический колледж Казпотребсоюза, ТОО "Медицинский колледж Абу Али Ибн Сина".
2. Актюбинский политехнический колледж, Актюбинский медицинский колледж, Казахский колледж физкультуры, туризма и сервиса.
3. ГККП "Костанайский колледж автомобильного транспорта",АО Казахский университет технологии и бизнеса.
4. ГККП Петропавловский колледж железнодорожного транспорта, Сельскохозяйственный колледж п.Бурлин.
5. КГКП "Атырауский Аграрно-технический колледж”, Алматинский государственный политехнический колледж.
6. КГКП "Атырауский медицинский колледж”, ЧУО "Атырауский колледж бизнеса и права".
7. Экибастузский медицинский колледж, Экибастузский политехнический колледж.
8. Учреждение "Костанайский социально-технический университет им.З.Алдамжара”.
9. ГККП "Костанайский педагогический колледж”.
10. КГКП "Семей бизнес-колледж”, Павлодарский машиностроительный колледж.
11. КГКП "Семипалатинский геологоразведочный колледж”.
12. КГКП "Семипалатинский колледж транспорта”.
13. Школьные библиотеки Костанайской области.
14. Колледж им. К.Нургалиева г.Усть-Каменогорска.
15. Юридическая академия КУИС МЮ РК и др.