Процесс коммуникации

                                                         Содержание

Введение___________________________________________________________3

Роль и значение процесса коммуникации в работе менеджера_______________4

Процесс коммуникации, его сущность и назначение_______________________4

Пример использования  процесса менеджером____________________________8

Заключение_________________________________________________________9

Список используемой литературы______________________________________10 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

       Согласно П. Хейне: «Адресованные людям слова не всегда их информируют. Люди могут не понять, не поверить, прослушать, не заинтересоваться или забыть. Обратясь к любой большой группе людей, вы всегда обнаружите, что часть из них забыла то, что вы сказали, еще до того, как другие поняли, и что часть еще не заинтересовалась тем, что вы говорите, к тому моменту, как другие уже устали слушать и отключились».

      Более того, ценная информация для одного часто будет для другого просто шумом, и, если вы попытаетесь сказать каждому то, о чем он хотел бы узнать, вы, скорее всего, скажете столько неинтересного, что никто ничего не вынесет из общения с вами. Если вы постараетесь не ввести некоторых в заблуждение, вам не удастся при этом дать другим информацию, которую они хотели бы получить.

       А для менеджера важно грамотно донести информацию до исполнителя. Коммуникация – ключ к эффективности управления, это процесс передачи идей, мост, соединяющий человека с человеком. Исходя из вышесказанного, я считаю, что процесс коммуникации наиболее важен. И тем более актуально его изучение. 
 

                     Роль и значение процесса коммуникации в работе менеджера

     Коммуникация это обмен информацией, связь.

    Управленческая деятельность представляет собой в широком смысле слова обмен информацией, который является сложнейшей проблемой в любой организации.

    Коммуникации - это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией. Цели коммуникации:

1. Организовывать информационный обмен между субъектом и объектом управления.
2. Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией.
3. Установить взаимосвязь между людьми в организации.
4. Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации.
5. Организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.

                Значение коммуникации в организации:

1. Коммуникация  — основное условие существования  и развития организации.
2. Коммуникация осуществляет взаимодействие с внешней средой, определяя уровень и качество принятия управленческих решений.
3. Коммуникации характеризуют состояния внутренней среды организации путем обеспечения функционирования и взаимодействия людей, структуры, целей, технологии и задач организации.
4. Коммуникация создает неформальную структуру в процессе функционирования организации и способствует сближению с ней формальной структуры.

 

                         Процесс коммуникации, его сущность и  назначение

                                         Функции коммуникации.                       

В самом широком  смысле цель коммуникаций на предприятии - осуществление

изменений, влияние  на деятельность таким образом, чтобы  достичь процветания

предприятия.

Существует две  основные функции коммуникации: информационная и личностная.

Первая осуществляет процесс движения информации, вторая - взаимодействие

личностей. Эти  две функции теснейшим образом  связаны друг с другом.

Взаимодействие  личностей в значительной степени  осуществляется благодаря

движению информации, но полностью к информационным процессам  не сводится,

потому что  коммуникация строится не только по факту  передачи и получения

информации, но и поличностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.

                                    

                                         Виды коммуникаций.                         

    Коммуникации  можно классифицировать по множеству  различных показателей. По отношению к организации коммуникации бывают двух типов: внешние и внутренние. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее

открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления

менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими  объектами.

Используя лоббистов  и делая различные взносы в  пользу разных политических

групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание различных законов

и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму.

    Основную  роль в организации играют коммуникации между уровнями и

подразделениями. Информация перемещается с уровня на уровень в рамках

вертикальных  коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с

высших уровней  на низшие. Таким путем, подчиненным  уровням управления

сообщается о  текущих задачах, рекомендуемых  процедурах и т.д.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается  в коммуникациях по

восходящей. Передача информации с низшего уровня на высший может существенно

влиять на производительность. В одном реальном примере инженер  разработал

более эффективный  способ раскроя листового металла  для крыльев самолета, и

сообщает о  своей идее непосредственному начальнику. Если руководитель решил

поддержать предложение  инженера, он сообщает об этом на следующий, более

высокий уровень  управления. Изменение требует одобрения  со стороны

управляющего  заводом или управляющего производственными  операциями на более

высоком уровне. Налицо ситуация, когда нечто, возникшее  на низшем уровне

организации, должно подняться на самый верх, последовательно  пройдя все

промежуточные уровни управления. Этот пример показывает обмен информацией,

происходящий  ради повышения конкурентоспособности  организации за счет

увеличения производительности.

    Коммуникации  по восходящей также выполняют функцию  оповещения верха о том,

что делается на низших уровнях. Таким путем руководство  узнает о текущих или

назревающих проблемах  и предлагает возможные варианты исправления положения

дел. Последняя  управленческая инновация в коммуникациях  по восходящей - это

создание групп  из рабочих, которые регулярно собираются для обсуждения и

решения проблем  в производстве или обслуживании потребителей. Обмен

информацией по восходящей обычно происходит в форме  отчетов, предложений и

объяснительных  записок.

    В дополнение к обмену информацией  по нисходящей и восходящей организации

нуждаются в  горизонтальных коммуникациях. Организация  состоит из множества

подразделений, поэтому обмен информацией между  ними нужен для координации

задач и действий.

    Дополнительные  выгоды от коммуникаций по горизонтали  заключаются в

формировании  равноправных отношений. Доказано, что  такие отношения являются

важной составляющей удовлетворенности работников организации.

    Коммуникации  могут быть одноканальные и многоканальные.

    Одноканальные коммуникации часто выступают в  виде явной и намеренно

выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Он как бы

не обращает внимания на другие проблемы, все подчиняя одной из них. В этом

случае и все  его связи сводятся к одной, ограниченной данной проблемой.

    Напротив, многоканальные коммуникации свидетельствуют  о широте подхода к

проблематике  управления, разнообразии решаемых проблем.

    Коммуникации  могут быть формальными и неформальными. Формальные

коммуникации  отражают связи, необходимые для  выполнения функций и полномочий,

связи, определяемые характером и системой распределения  функций.

    Неформальные  коммуникации возникают в процессе человеческого общения по

различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это

коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных  документах или

официальных требованиях. Такие коммуникации существуют в  любой организации,

они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-

психологическую атмосферу работы.

К каналу неформальных коммуникаций можно отнести канал  распространения

слухов. Приписываемая  слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию, 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой кампании. Люди склонны считать слухи менее точной информацией, поскольку реальные ее погрешности имеют более драматический характер и потому глубже впечатываются в память, чем каждодневная рутинная точность.

    Типичная  информация, передаваемая по каналам  распространения слухов:

    1.предстоящие сокращения производственных рабочих

    2.новые меры по наказаниям за опоздания

    3.изменения в структуре организации

    4.грядущие перемещения и повышения

    5.подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании

    по  сбыту

    6.кто кому назначает свидания после работы.

    Формальные  и неформальные коммуникации существуют во взаимодействии и в соотношении. И это соотношение должно быть результатом целенаправленной деятельности менеджера.

                                             Коммуникационный процесс.                      

Коммуникационный  процесс – это обмен информацией  между двумя или более людьми.

 

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение  понимания информации,

являющейся предметом  общения, т.е. сообщения. Однако сам  факт обмена

информацией не гарантирует эффективности общения  участвовавших в обмене

людей. Чтобы  лучше понимать процесс обмена информацией  и условия его

эффективности, следует иметь представление  о стадиях процесса, в котором

участвуют двое или большее число людей. Основные результаты коммуникационного процесса:

1. Изменения в знаниях «получателя».
2. Изменение установок «получателя», т. е. изменение относительно устойчивых представлений индивида.
3. Изменение поведения «получателя» сообщения.

                             Элементы и этапы процесса коммуникаций.               

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1.Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и

передающее ее.

2.Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3.Канал, средство передачи информации.

4.Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое

интерпретирует  ее.

При обмене информацией  отправитель  и получатель проходят несколько

взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение  и использовать канал

для его передачи таким образом, чтобы обе стороны  поняли и разделили исходную

идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой

смысл может  быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные

этапы таковы:

Зарождение идеи.

Кодирование и  выбор канала.

Передача.

Декодирование.

                     Содержание элементов коммуникационного процесса

Эффект коммуникационного процесса — это изменение в поведении «получателя», которые происходят в результате принятия сообщения. 
 

                  Пример использования процесса коммуникации менеджером

Структура коммуникаций на примере  компании "ORGA Kartensysteme GmbH"

                                        История создания компании                        

Компания "ORGA" - одного из крупнейших в мире производителей пластиковых

смарт-карт.

Когда в 1968 году Юрген Деслоф (Jurgen Dethloff) и Гельмут  Гротрупп (Helmut

Grotrupp) в Германии  впервые изготовили интеллектуальную  карту (смарт-карту),

совместив интегральную микросхему и пластиковую карту, никто и не

предполагал, что  это было поистине революционное  решение.

В 1972 году Сиги Айхингером (Sigi Eichinger) во Франкфурте была основана

компания "ORGA DRUCK". В1981 году технология производства чип-карт нашла свое

развитие в  городе Падеборн, где был построен первый завод по производству

чип-карт. 1984 году была представлена первая в мире микропроцессорная  чип-

карта с энергонезависимой  памятью (ЕЕPROM). В 1987 году в Падеборне  создаются

две дочерние компании "ORGA Bond Technik" и "ORGA Datentechnik". 1991 год -

открыт филиал компании в Великобритании.

В 1993 году три  компании "ORGA" и фирма "UNIQA Chipkartensysteme" сливаются и

образуют компанию "ORGA Kartensysteme GmbH", зарегистрировавшуюся в

Падеборне. В 1994 году открывается филиал в США, в 95 году - в Сингапуре и

Франции. В 1996 - открывается  совместное предприятие "ORGA-Zelenorgad",

Россия. В 1997 - совместное предприятие "ORGA-ICT", Южная Африка; открываются

филиалы в Дубае (ОАЭ) и Копенгагене (Дания). 98-создается  подразделение в

Беиджине, Китай, а также совместное предприятие "Daruma ORGA", в Бразилии. 99

год - создается  филиал в Гон-Конге, Китай.

История компании свидетельствует о том, что фирма "ORGA Kartensysteme GmbH"

одна из первых начала освоение рынка пластиковых  чип-карт. В настоящее время,

занимая лидирующие позиции, компания с каждым годом  увеличивает масштабы

своего влияния, открывая филиалы и завоевывая партнеров  по всему миру.

                  Система взаимоотношений между  начальником и подчиненным:         

"ORGA" - компания  инновационная и динамичная, работают  здесь люди высококвалифицированные и творческие. Специфика деятельности откладывает свой

отпечаток и  на взаимоотношения между начальником  и подчиненным. Эти отношения

носят, в целом, неформальный характер, строятся на основе партнерства и

доверия, что  также зафиксировано в философии  организации.

                                  Развитие отношений с обществом:                   

Основная проблема, которую решают создатели корпоративного имиджа,

заключается в  беспрерывном и значительном расширении числа друзей и

увеличении масштабов  корпоративного дома. Задача состоит  в том, чтобы

обеспечить благоприятное  впечатление среди широкой публики  от всего того, что

делает предприятие  как таковое для общества в  целом и для каждого из его

членов в отдельности. 
 
 
 
 

                                                      Заключение    

        В наше бурное время информационной революции актуальность коммуникаций не

снижается, а  наоборот, возрастает. Коммуникации важны  во всех сферах

деятельности  человека. Все мы живем, обмениваясь  информацией,  друг с другом.

И чем эффективней  этот обмен, тем больше  у нас  открывается возможностей для

эффективной работы и благополучной личной жизни.

        В широком смысле  слова, коммуникации - это процесс информирования. А какой

же менеджер может нормально работать без  поступления информации? Ведь

менеджер каждый день в своей работе сталкивается с кипой газет, писем,

документов; встречается  с огромным количеством людей, улаживая спорные

вопросы, отдавая  распоряжения, контролируя выполнение работы и т.д. Вся

сущность работы менеджера состоит в том, чтобы  осуществлять эффективные

коммуникации  на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником -

коммуникация  по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор

с начальником  параллельного отдела - коммуникация по горизонтали.

       Мне кажется, что вопрос эффективных коммуникаций также важен для менеджера,

как и вопрос принятия решений. Более того, эти  два аспекта управленческой

деятельности  взаимодополняют друг друга. И наличие  одного невозможно без

наличия другого.

       Функция коммуникации также важна для менеджера, как и функции планирования,

организации, мотивации  контроля. И я считаю, что менеджер должен постоянно

совершенствоваться  в процессах коммуникации для  успешного осуществления своей

нелегкой, но интересной профессиональной деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                    Список используемой литературы: 
 
1. Большой энциклопедический словарь.- 2-е изд., перераб. и доп. – М: Большая Российская энциклопедия; 
2. http:// wikipedia.org; 
3. Волков В.В. Курс лекций «Менеджмент – наука управлять» 
4. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М.: Дело 5.Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Краткая аннотация:

Моя работа посвящена  изучению процесса коммуникации. В  ней представлена информация о видах  и функциях коммуникации. Обозначено значение процесса для функционирования организации, ее цели. Так же рассмотрен коммуникационный процесс. И приведен пример использования данного процесса.