Процесс согласования документов

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ

 

ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРОФСОЮЗОВ

 

Кафедра управления

 

                                                                        Контрольная работа

 

по дисциплине «Документирование  управленческой деятельностью»

 

Тема:  ПРОЦЕСС СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

 

Смирнова А. И.

Группа № 1, курс I

экономический факультетзаочное отделениеРуководитель:

кандидат технических наук,

доцент Агранов М.Я.

 

 

 

 

 

 

 

 

Санкт - Петербург

 

2013

 

 

Введение

 

1.Понятие и правовая  основа коммерческой тайны.

 

2. Режим коммерческой  тайны.

 

3. Делопроизводство по  документам, содержащим коммерческую  тайну

 

Заключение

 

Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Институт коммерческой тайны является одним из важных компонентов системы  обеспечения устойчивости рынка, ограничения  монополизма в производственно-экономических  отношениях и через данные факторы  в определенной степени оказывает  влияние на блок социальных отношений  в целом.

В настоящее время довольно актуальной в трудовых отношениях является тема соблюдения режима секретности (конфиденциальности). Любая конфиденциальная информация, несомненно, относится к информации ограниченного доступа.

Указанная тема является актуальной потому, что конфиденциальность информации, позволяющает ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

В данной работе мы рассмотрим правовой аспект понятия   «коммерческая  тайна»,а так же делопроизводство,связанное с документами ,содержащими коммерческую тайну.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Понятие и правовая  основа коммерческой тайны.

Коммерческая тайна - режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных  обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить  положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду;

Информация, составляющая коммерческую тайну (секрет производства), - сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и  другие), в том числе о результатах  интеллектуальной деятельности в научно-технической  сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или  потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим  лицам, к которым у третьих  лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны.

Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, - лицо, которое  владеет информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании, ограничило доступ к этой информации и установило в отношении ее режим  коммерческой тайны. Следовательно, коммерческая тайна не может быть общеизвестной  и общедоступной информацией, открытое ее использование несет угрозу экономической  безопасности предпринимательской  деятельности, в связи с чем предприниматель осуществляет меры по сохранению ее конфиденциальности и защите от незаконного использования.

Коммерческая тайна - конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных  обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить  положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

В соответствии с Законом о коммерческой тайне  коммерческая тайна определяется как режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Данная редакция Закона позволила законодателю уйти от противоречия, основанного на статье 139 ГК РФ, действовавшей до 1 января 2010 года, в которой коммерческая тайна определялась как информация, имеющая действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании, и обладатель которой принимает меры к охране ее конфиденциальности. В тоже время существует отдельное определение информации, составляющей коммерческую тайну: «сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны».

 Более того, в новой редакции  Закона о коммерческой тайне  информация, составляющая коммерческую  тайну, приравнивается к секрету  производства. Однако права на  секреты производства регулируются  институтом интеллектуальной собственности  и, в частности, положениями  главы 75 ГК РФ, что опять же, в свою очередь, не способствует  единому пониманию коммерческой  тайны и, как следствие, информации  в целом в теории права. Складывается  абсурдная ситуация, когда в отношении  одного и того же объекта  (секрет производства) фактически  в соответствии с законодательством  возможно введение двух разных  по своей природе правовых  режимов: режим права интеллектуальной  собственности и режим коммерческой  тайны.

 Особенностью института коммерческой тайны является то, что фактически его нормы регулируют не отношения, связанные с нормальным функционированием коммерческой тайны в гражданском обороте, а отношения, связанные с восстановлением нарушенных прав – возмещением вреда, причиненного незаконным разглашением коммерческой тайны.

 Также следует заметить, что  не может относиться к коммерческой  тайне информация, уже защищенная  согласно нормам авторского или  патентного права, поскольку она  подлежит опубликованию. Из этого  же можно выделить специфической  чертой коммерческой тайны неограниченность  срока ее охраны. Право на коммерческую тайну действует до тех пор, пока сохраняется фактическая монополия лица на информацию, которая ее образует, а также имеются предусмотренные законом условия ее охраны.

Среди специфических признаков  коммерческой тайны выделяются:

- секретность (неизвестность широкому кругу лиц) - отсутствие у специалистов-конкурентов обладателя коммерческой тайны, работников и контрагентов правообладателя, которые не имеют доступа к его коммерческой тайне и не несут обязанности по охране ее конфиденциальности, возможности получить качественно своеобразную информацию из открытого источника информации и (или) правомерным и доступным способом; более того, обладатель информации заинтересован в сохранении сведений в тайне;

- распространение конфиденциальной информации или ее несанкционированное использование третьими лицами может нарушить права и законные интересы обладателя данной информации, а также других лиц, и, кроме того, причинить моральный вред и (или) материальный ущерб;

- действительная или потенциальная коммерческая ценность в силу ее неизвестности третьим лицам - свойство информации, составляющей коммерческую тайну, в силу которого она способна обеспечить удовлетворение имущественных и (или) неимущественных интересов обладателя коммерческой тайны, связанных с потребностью в получении конкурентного преимущества на рынке.

- отсутствие свободного доступа на законном основании - у третьих лиц отсутствует фактическая и юридическая возможность на законном основании ознакомиться с данной информацией без необходимости получить чье-либо разрешение и без возникновения обязательства охранять конфиденциальность такой информации;

- наличие определенных мер по охране конфиденциальности информации, в отношении которой обладателем введен режим коммерческой тайной.

 В зависимости от характера  и сферы применения информации, составляющей коммерческую тайну,  выделяют несколько видов информации:

  - технические секреты (секреты промысла, ноу-хау, фирменные секреты) – секреты, относящиеся к производству товаров или оказанию услуг. Могут представлять собой изобретение, какие-либо детали производства или химические формулы, технику и дизайн;

  -деловые секреты (секреты бизнеса, коммерческая информация, коммерческие секреты) – финансовая, торговая или организационная информация, разглашение которой может принести убытки, в частности персональные коммерческие данные (сведения, индивидуализирующие коммерческие особенности их обладателя) и рыночная деловая информация (новая, являющаяся результатом высококвалифицированной деятельности информация в форме знания или опыта, способная к непосредственному применению в производстве и реализации товара, обладающая имущественной коммерческой ценностью).

 В самом же Законе о  коммерческой тайне предлагается  выделять научно-техническую, технологическую,  производственную, финансово-экономическую  или иную информацию, основываясь  на критерии сущности информации, составляющей коммерческую тайну.

Информация, составляющая коммерческую тайну, - научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая  или иная информация (в том числе  составляющая секреты производства (ноу-хау)), которая имеет действительную или потенциальную ценность в  силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа  на законном основании и в отношении  которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны.

 Сведения, которые не могут  составлять коммерческую тайну

В Законе о коммерческой тайне закрепляется перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну:

1) содержащиеся в учредительных  документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения  записей о юридических лицах  и об индивидуальных предпринимателях  в соответствующие государственные  реестры;

2) содержащиеся в документах, дающих  право на осуществление предпринимательской  деятельности;

3) о составе имущества государственного  или муниципального унитарного  предприятия, государственного учреждения  и об использовании ими средств  соответствующих бюджетов;

4) о загрязнении окружающей среды,  состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и  радиационной обстановке, безопасности  пищевых продуктов и других  факторах, оказывающих негативное  воздействие на обеспечение безопасного  функционирования производственных  объектов, безопасности каждого  гражданина и безопасности населения  в целом;

5) о численности, о составе  работников, о системе оплаты  труда, об условиях труда, в  том числе об охране труда,  о показателях производственного  травматизма и профессиональной  заболеваемости, и о наличии свободных  рабочих мест;

6) о задолженности работодателей  по выплате заработной платы  и по иным социальным выплатам;

7) о нарушениях законодательства  Российской Федерации и фактах  привлечения к ответственности  за совершение этих нарушений;

8) об условиях конкурсов или  аукционов по приватизации объектов  государственной или муниципальной  собственности;

9) о размерах и структуре  доходов некоммерческих организаций,  о размерах и составе их  имущества, об их расходах, о  численности и об оплате труда  их работников, об использовании  безвозмездного труда граждан  в деятельности некоммерческой  организации;

10) о перечне лиц, имеющих право  действовать без доверенности  от имени юридического лица;

11) обязательность раскрытия которых  или недопустимость ограничения  доступа к которым установлена иными федеральными законами.

 

 

 

2. Режим коммерческой  тайны

Права обладателя информации, составляющей коммерческую тайну, возникают с  момента установления им в отношении  такой информации режима коммерческой тайны.

Меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя:

1) определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

2) ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну,  путем установления порядка обращения  с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

3) учет лиц, получивших доступ  к информации, составляющей коммерческую  тайну, и/или лиц, которым такая  информация была предоставлена  или передана;

4) регулирование отношений по  использованию информации, составляющей  коммерческую тайну, работниками  на основании трудовых договоров  и контрагентами на основании  гражданско-правовых договоров;

5) нанесение на материальные  носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну,  грифа «Коммерческая тайна» с  указанием обладателя этой информации (для юридических лиц -полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей -фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Режим коммерческой тайны считается  установленным после принятия обладателем  информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных в предыдущем перечне.

Наряду с этими мерами обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, вправе применять при необходимости  средства и методы технической защиты конфиденциальности этой информации, а также другие не противоречащие законодательству меры.

Меры по охране конфиденциальности информации признаются разумно достаточными, если:

 

1) исключается доступ к информации, составляющей коммерческую тайну,  любых лиц без согласия ее  обладателя;

2) обеспечивается возможность использования  информации, составляющей коммерческую  тайну, работниками и передачи  ее контрагентам без нарушения  режима коммерческой тайны.

Режим коммерческой тайны не может  быть использован в целях, противоречащих требованиям защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и  безопасности государства.

В целях охраны конфиденциальности информации работодатель обязан:

1) ознакомить под расписку работника,  доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну,  необходим для выполнения им  своих трудовых обязанностей, с  перечнем информации, составляющей  коммерческую тайну, обладателями  которой являются работодатель  и его контрагенты;

2) ознакомить под расписку работника  с установленным работодателем  режимом коммерческой тайны и  с мерами ответственности за  его нарушение;

3) создать работнику необходимые  условия для соблюдения, им установленного  работодателем режима коммерческой  тайны.

Доступ работника к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено  его трудовыми обязанностями.

В целях охраны конфиденциальности информации работник обязан:

1) выполнять установленный работодателем  режим коммерческой тайны;

2) не разглашать информацию, составляющую  коммерческую тайну, обладателями  которой являются работодатель  и его контрагенты, и без  их согласия не использовать  эту информацию в личных целях;

3) не разглашать информацию, составляющую  коммерческую тайну, обладателями  которой являются работодатель  и его контрагенты, после прекращения  трудового договора в течение  срока, предусмотренного соглашением  между работником и работодателем,  заключенным в период срока  действия трудового договора;

4) возместить причиненный работодателю  ущерб, если работник виновен  в разглашении информации, составляющей  коммерческую тайну, ставшей ему  известной в связи с исполнением  им трудовых обязанностей;

5) передать работодателю при  прекращении или расторжении  трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.

Работодатель вправе потребовать  возмещения причиненных убытков  лицом, прекратившим с ним трудовые отношения, в случае, если это лицо виновно в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну, доступ к которой это лицо получило в  связи с исполнением им трудовых обязанностей, если разглашение такой  информации последовало в течение  срока, установленного в трудовом соглашении. Причиненные ущерб либо убытки не возмещаются работником или прекратившим трудовые отношения лицом, если разглашение  информации, составляющей коммерческую тайну, явилось следствием непреодолимой  силы, крайней необходимости или  неисполнения работодателем обязанности  по обеспечению режима коммерческой тайны.

Трудовым договором с руководителем  организации должны предусматриваться  его обязательства по обеспечению  охраны конфиденциальности информации, обладателем которой являются организация  и ее контрагенты, и ответственность  за обеспечение охраны ее конфиденциальности.

Руководитель организации возмещает  организации убытки, причиненные  его виновными действиями в связи  с нарушением законодательства о  коммерческой тайне. При этом убытки определяются в соответствии с гражданским  законодательством.

Работник имеет право обжаловать в судебном порядке незаконное установление режима коммерческой тайны в отношении  информации, к которой он получил  доступ в связи с исполнением  им трудовых обязанностей.

3. Делопроизводство по  документам, содержащим коммерческую  тайну

Ведение делопроизводства, обеспечивающего  учет и сохранность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает  выполнение ряда рекомендаций.

Делопроизводство по документации, содержащей коммерческую тайну, на всех этапах осуществляется отдельно от делопроизводства по документации без ограничения  доступа.

Приказом руководителя предприятия  назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и  использование документов, содержащих коммерческую тайну. Это может быть сотрудник, для которого работа с  такими документами является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия, для которого эти функции  будут дополнительными.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат отдельному учету  и хранению.

Конфиденциальность сведений, права  предприятия на них, порядок их использования  и т.п. могут быть оговорены в  тексте документа. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной с другим предприятием деятельности, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте.

На документах, предоставляемых  органу государственной власти, иному  государственному органу, органу местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая  тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц - полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей -фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

 

Традиционное место расположения грифа «Коммерческая тайна» на организационно-распорядительных документах - правый верхний угол титульного листа или первой страницы документа.

На документе с грифом «Коммерческая  тайна» обычно кроме полного наименования и места расположения обладателя коммерческой тайны указывается  количество экземпляров документа  и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и  «фамилия исполнителя»).

На обороте листа документа, имеющего гриф «Коммерческая тайна», или в резолюции на нем руководитель пишет фамилии тех должностных  лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

Печатание документов с грифом «Коммерческая  тайна» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные  документы передаются для регистрации  должностному лицу, ответственному за их учет.

Черновики и варианты документа  уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». При  значительном объеме документов могут  быть заведены журналы отдельно для  входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы  журналов, учитывающих документы  с грифом «Коммерческая тайна», нумеруются, прошиваются и опечатываются. В  конце журнала в заверительном  листе указывается количество листов (цифрами и прописью).

Все поступающие (входящие) документы  с грифом «Коммерческая тайна» принимаются  и вскрываются специально назначенным  должностным лицом или секретарем-референтом, если ему предоставлено такое  право. При поступлении обязательно  проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров  основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или  недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «Коммерческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Документы, имеющие гриф «Коммерческая  тайна», формируются в отдельное  дело (или дела). На обложке дела в  правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется  список сотрудников, имеющих право  пользования этим делом. Все листы  дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который  опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерческая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу.

 

При выдаче документа секретарем-референтом работник, получивший документ с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить  номер (индекс) полученного документа  с номером (индексом) в журнале, проверить  количество листов и поставить в  журнале свою подпись.

Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» должно своевременно отражаться в Журнале  учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна».

Выданные для работы документы  с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату секретарю-референту в  тот же день. С разрешения руководства  предприятия отдельные документы  с грифом «Коммерческая тайна» могут  находиться у исполнителя в течение  срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного  обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие  сейфа, кодового замка и т. д.).

При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна» секретарь-референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа  и в присутствии работника  ставит в графе «Отметка о возврате»  подпись и дату возвращения документа.

Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или  перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства  и отметок в Журнале регистрации  документов с грифом «Коммерческая  тайна».

Документы с грифом «Коммерческая  тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут  разрешить сотрудникам вынос  таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием  необходимых мер предосторожности.

На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения  документов с грифом «Коммерческая  тайна». Они должны копироваться с  разрешения руководства предприятия  в специально выделенном помещении. Все копии документов с грифом «Коммерческая тайна» берутся на учет в специальном журнале или  в Журнале регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится  для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии  должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии  документов им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

Все дела с грифом «Коммерческая  тайна», журналы (картотеки) учета таких  документов в обязательном порядке  вносятся в номенклатуру дел предприятия.

По окончании года специально созданная  комиссия предприятия выполняет  следующие работы:

- проверяет наличие всех документов  с грифом «Коммерческая тайна»;

- отбирает документы с грифом  «Коммерческая тайна» для архивного  хранения;

- отбирает документы с грифом  «Коммерческая тайна» для уничтожения.

 

Проверка наличия документов с  грифом «Коммерческая тайна» по решению  руководства предприятия может  производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала.

В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая  тайна» немедленно ставится в известность  руководитель предприятия, и принимаются  все меры к розыску документа. Для расследования факта утраты руководителем предприятия назначается  комиссия.

На утерянные документы, после  того как розыск их не принес положительных  результатов, составляется акт. В Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие  отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая  тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем  предприятия или его заместителем.

При передаче дел в архив на документы  с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись.

Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный  доступ.

На документы с грифом «Коммерческая  тайна», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии  комиссии с помощью специальной  машины или иным способом, исключающим  возможность восстановления имеющейся  в них информации

 

 

 

 

 

Заключение

Таким образом, правовой режим коммерческой тайны стал совокупностью мер, обеспечивающих конфиденциальность соответствующей  информации, включающей в себя так  же секрет производства. Тоесть можно рассматривать понятие коммерческой тайны в качестве родового, а секрет производства видового. Ноу-хау может не включать в себя перечень информации, которая является коммерческой тайной.

Исходя из вышеизложенного материала, можно сделать следующие выводы:

1) Делопроизводство по документации, содержащей коммерческую тайну,  на всех этапах осуществляется  отдельно от делопроизводства  по документации без ограничения  доступа. Все документы, содержащие  конфиденциальные сведения, подлежат  отдельному учету и хранению.

2) На документах, предоставляемых  органу государственной власти, иному государственному органу, органу местного самоуправления  и содержащих информацию, составляющую  коммерческую тайну, должен быть  нанесен гриф «Коммерческая тайна»  с указанием ее обладателя.