Распорядительная документация

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Среди множества документов, циркулирующих в каждой организации, особое место занимают организационно-распорядительные, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности. Организационно-распорядительная документация включает организационную, распорядительную, информационно-справочную документацию, документацию коллегиальных органов, документы по личному составу. Из всего этого перечня нас будет интересовать только одна группа организационно-распорядительной документации – распорядительные документы. В данной работе мы попробуем разобраться, какие документы входят в состав распорядительной документации, чем они отличаются друг от друга, в каких ситуациях надо подготовить приказ или распоряжение, а в каких, например, указание.

Исходя из вышесказанного, определена цель данной работы – выявить особенности разработки и оформления видов распорядительной документации.

Объект исследования – система ДОУ ООО Ландшафтное бюро «Деметра».

Предмет исследования – виды распорядительной документации ООО Ландшафтное бюро «Деметра».

Для реализации цели работы необходимо решить следующие задачи:

- изучить теоретические основы распорядительного делопроизводства;

- изучить систему управления и ДОУ организации, проанализировать локальные нормативные акты и по предмету;

- выявить направления совершенствования ДОУ.

В данной работе использованы пособия  Кирсановой М.В. и Аксенова Ю.М., а также статьи Янковой В.Ф., которые дают представление о системе распорядительной документации, а также положения ГСДОУ и ГОСТ Р 6.30-2003, которые рассматривают функциональные особенности документов и  набор обязательных для оформления реквизитов.

Методы исследования: теоретический анализ нормативных, методических  и литературных  источников по теме исследования.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 Историческое развитие систем документации

Проблема теоретического изучения документа возникла давно и носит сложный характер. В ходе развития диверсификации документных коммуникаций для методического обеспечения практической деятельности были заложены основы нескольких теоретических концепций документа. Одной из первых начала формироваться правовая концепция документа. Она возникает на стыке таких направлений, как дипломатика и криминалистика. К XVII веку относят возникновение дипломатики, предметом которой стало изучение документов актового характера на предмет подлинности и подложности. В 1681 году вышел первый научный труд Жана Мобильона, затрагивающий документную проблематику.

В XVIII-XIX веке документ стал предметом рассмотрения в юриспруденции  и, в первую очередь, в гражданском  праве, где документ рассматривался в качестве письменного доказательства. Правоведы обобщили практику делопроизводства с целью выработки практических рекомендаций для составления документов, обладающих правовой функцией. Именно в рамках гражданского права был определен видовой состав документов, выработаны правила их составления и даны примеры.

Пионером в области  изучения административных документов в России стал писатель и правовед Н.В. Варадинов. Изучая историю министерства внутренних дел, он предпринял попытку  обобщения опыта делопроизводства в министерстве. В конце XIX в. теоретическими проблемами документа занялись немецкие и российские криминалисты. Предметом их рассмотрения стали вопросы защиты документа от подлога. Обобщающей работой стала магистерская диссертация А.А. Жижиленко, в которой одна из глав была посвященная теоретическим проблемам документа как объекта подлога¹.

С конца XIX – первой трети XX в. документ стал объектом теоретического рассмотрения в трудах Поля Отле, работы которого послужили основанием для  изучения документа в библиотечно-книговедческих дисциплинах. В нашей стране идеи Отле были поддержаны и получили развитие в работах Д.С. Боднарского, Н.С. Русинова - советских специалистов в области библиотечно-книговедческих дисциплин.

Новый подход в исследовании документа сформировался в 1950-1960-х гг. в рамках новой дисциплины – документоведения. Дисциплина возникла как раздел архивоведения. Автором концепции новой научной дисциплины стал историк-архивист К.Г. Митяев. В теоретической части дисциплины были определены статус новой дисциплины, её предметная область, сформулированы исследовательские задачи. Был обобщен опыт делопроизводства, в первую очередь, с позиций последующего архивного хранения документов, предпринята попытка рассмотрения структуры документа, вопросов классификации. Появилась первая комплексная работа по истории дореволюционного и советского делопроизводства. Теоретические разработки К.Г. Митяева до сих пор не потеряли своей актуальности.

Первыми крупными документоведческими  работами, носящими историко-теоретический характер, стали работы, обобщающие развитие документоведения. Итоги развития документоведения с середины 1950-х до 1970-х гг. были подведены А.С. Малитиковым. Ряд вопросов формирования теории документоведения был рассмотрен в статье В.Д. Банасюкевича и А.Н. Соковой². В рамках разработки теоретических вопросов был проведен ряд специальных теоретических семинаров. В докладах были рассмотрены вопросы развития теоретической части документоведения. Ряд теоретических вопросов о закономерностях формирования документных систем был рассмотрен В.С. Мингалевым.

   Первым крупным  обобщающим исследованием, подводящим  итоги двадцатилетнего развития  документоведения (1960-1980) в условиях  внедрения в практику новых  информационных технологий, стали  работы А.Н. Соковой. Автор подвел итоги развития теоретических вопросов документоведения и попытался сформулировать первоначальную парадигму документоведения как науки, куда включил представления об объекте и предмете, целях и задачах документоведения.

Проблемы классификации документального массива стали предметом рассмотрения К.И. Рудельсон. Вопросы моделирования в ходе осуществления унификации и стандартизации систем управленческой документации были рассмотрены в работе В.И. Кокарева.

Проблемам управления документацией на предприятии посвящено исследование В.М. Ларина³. Несмотря на управленческую заданность исследования, автор рассмотрел ряд общих теоретических вопросов, таких как понятие «документированная информация» и проблемы эволюции управленческого документа. Автор обобщает теоретические исследования в области электронного документа.

Отдельные аспекты теории и практики документоведения рассматривались  исследователями также в рамках кандидатских диссертаций. Преимущественно  это были вопросы истории документоведения и делопроизводства советского периода. 

Ряд теоретических положений  о документе получил развитие в других научных дисциплинах. В  первую очередь, это такие вспомогательные  исторические дисциплины, как источниковедение, рассматривающее исторический источник, основным видом которого выступает документ, а также дипломатика, археография и др. Однако исследование документа в этих дисциплинах имело ряд особенностей. Во-первых, документ рассматривался в них под углом специфических для данных направлений задач, во-вторых, документ в этих дисциплинах, условно говоря, переживает вторую жизнь, т.е. выполняет функции, не связанные с теми, что ставились авторами в момент его создания.

Часть теоретических  вопросов, относящихся к ретроспективным  документам, рассмотрена в рамках архивоведения⁴. Исследователи акцентировали внимание на «второй» жизни документа, которую он приобретает после выполнения им его оперативных функций.

Управленческий (организационно-распорядительный) документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц. История управленческих документов началась еще ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности. Это были договора или соглашения. Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых управленческих документов указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Для министерской системы характерны такие документы, сношения (или отношения); реестры,  протоколы, ведомости, описи, отчеты, официальные письма; записки; выписки. На современном этапе к управленческим документам относят: приказы, распоряжения, постановления, указания, служебные письма, протоколы, акты, докладные записки, договора.

1.2 Отечественное законодательство об основных функциях системы ДОУ в России

В настоящее время  в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативно-методическая база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления - это совокупность законов, нормативных правовых актов, методических документов, государственных стандартов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. В ее состав входят:

• правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;
• правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.

Документирование информации (создание документов) осуществляется на основе правил, устанавливаемых органами различных уровней управления⁵. Нормативную базу, регламентирующую подготовку и оформление документов, составляют правовые акты, полностью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имеющих более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, деятельности коммерческих структур, построения систем делопроизводства и т.д.).

Нормативными актами Российской Федерации и субъектов  Российской Федерации утверждены основные правила документирования информации, требования к отдельным видам документации, многие формы управленческих документов. Документы, используемые в конкретных управленческих ситуациях, создаются в соответствии с утвержденными образцами - типовыми и примерными формами или, если такие формы не приняты, на основе правил оформления документов. Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам.

Нормативные акты, устанавливающие  требования к оформлению документов, можно условно разделить на ряд  групп.

Общие требования к составу  документации и ее оформлению содержит Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, устанавливающие порядок деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций.

В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе Российской Федерации. Оформление ряда документов по кадрам регламентирует постановление Госкомстата России от 5 января 2005 г. № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

В нормативных актах  различного уровня закреплены требования к оформлению отдельных реквизитов документов. Так, в федеральном законодательстве содержатся правила использования официальной символики при изготовлении бланков документов. Государственный герб Российской Федерации изображается на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"; использование гербовых бланков регламентируется постановлением Правительства от 27 декабря 1995 № 1268. Геральдические знаки - эмблемы федеральных структур (Вооруженных Сил Российской Федерации, организаций федеральной почтовой связи, МЧС России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента страны и используются при оформлении документов. Использование товарных знаков при оформлении документации определяется законом "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" (от 23 сентября 1992 г. № 3520-1). Законодательство субъектов Российской Федерации также содержит правила изображения их символики на бланках и печатях.

Важную часть нормативной  базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти.

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации. Введение в действие ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению" совпало с началом нового этапа развития стандартизации в нашей стране, основные направления которого определяются Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ "О техническом регулировании". Положения ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо рассматривать исходя из того, что он разрабатывался и принимался на основе Закона Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 "О стандартизации", отмененного с 1 июля 2003 г., а действует в условиях новых подходов к стандартизации.

Порядок разработки, принятия, введения в действие, ведения и  применения общероссийских классификаторов  в социально-экономической области  устанавливается Правительством Российской Федерации.

УСД состоит из совокупности взаимосвязанных унифицированных  форм документов, обеспечивающих документированное  представление данных в определенных видах экономической деятельности; средств их ведения; нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Требования к УСД изложены в стандартах серии "Унифицированные системы документации". В государственных стандартах закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141-98), установлены требования к потребительским форматам бумаги (ГОСТ 9327-60). Требования к гербовым печатям установлены в ГОСТ Р 51511-2001. В комплексе стандартов "Информационная технология" регламентированы многие вопросы создания автоматизированных информационных систем (ГОСТ 34.201-89; ГОСТ 34.602-89; ГОСТ 34.003-90 и др.), защиты информации и использования электронной цифровой подписи (ГОСТ Р 34.10-2001, ГОСТ Р 34.11-94 и др.).

Основой для систематизации унифицированных форм документов в  информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г. № 299. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД. Разделы ОКУД ведутся с различной оперативностью и полнотой. Формы документов, указанные в ОКУД, приводятся в альбомах унифицированных форм документов.

На основании Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в организации должны быть разработаны нормативные акты, регламентирующие деятельность службы документационного обеспечения управления (секретариата).

Организационное обеспечение  применения ЕГСД включает в себя:

1. Разработку положений  о структурных подразделениях, занимающихся делопроизводством.

2. Разработку должностных  инструкций для всех категорий  работников делопроизводства.

3. Подготовку и утверждение  инструкции по делопроизводству.

Подготовка нормативных  актов, регламентирующих оформление документов в организации, осуществляется в  соответствии с действующим законодательством, на основе типовых и примерных  инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок, с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства. Порядок подготовки и оформления управленческой документации в организации может закрепляться в таких нормативных актах, как: "Инструкция по делопроизводству", "Регламент", "Правила оформления документов", "Табель унифицированных форм документов", "Альбом бланков", "Альбом унифицированных форм документов". В зависимости от состава и содержания этих нормативных актов и распределения положений по делопроизводству между ними, в организации может быть принят весь комплекс перечисленных нормативных актов или отдельные из них. Количество, наименования и последовательность разделов, степень детализации, характер примеров, состав приложений определяются их разработчиками.

Основным нормативным  документом по делопроизводству в компании является инструкция по делопроизводству⁶, устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении. В этой инструкции должно быть описано, как будут оформляться документы в организации и минимальные маршруты их движения. Кто занимается регистрацией, куда документы передаются. Инструкция может быть составлена с разной степенью детальности. Если она недостаточно детализирует какие-либо вопросы, то помимо нее дополнительно составляются конкретизирующие инструкции.

Все сотрудники в обязательном порядке должны быть ознакомлены с этой инструкцией.

1.3 Составление и оформление распорядительной документации

Процедуру составления  и оформления распорядительного  документа желательно описать в  инструкции по делопроизводству. В  ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивают юридическую полноценность документа⁷.

Подготовка распорядительного  документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических сотрудников.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают, прежде всего, к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительным документам по данному или аналогичным вопросам.

Изучение законодательных  актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную явность по предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

 Завершающим этапом  работы с проектами распорядительных  документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или постановления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются финансовыми органами или службами.

 Виза юрисконсульта  свидетельствует о соответствии  документа законодательным и  нормативным актам, а так же о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение проекта. Перед подписанием проект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Полностью подготовленные проекты представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются  руководителем или его заместителем.

 Постановления и  решения имеют две подписи  - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указывается в самом документе.

Выводы по первой главе

История управленческих документов началась еще ранних стадиях  развития Древнерусского государства  и в период феодальной раздробленности. Это были договора или соглашения. Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых управленческих документов указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Для министерской системы характерны такие документы, сношения (или отношения); реестры,  протоколы, ведомости, описи, отчеты, официальные письма; записки; выписки. На современном этапе к управленческим документам относят: приказы, распоряжения, постановления, указания, служебные письма, протоколы, акты, докладные записки, договора.

В настоящее время  законодательство регламентирует процесс  создания и оформления распорядительной документации. Кроме того, основным нормативным документом по делопроизводству в компании является инструкция по делопроизводству, устанавливающая единые правила составления, оформления документов и работы с ними.

Подготовка распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических сотрудников.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ В ООО Ландшафтное бюро «Деметра»

2.1 Система управления и система  Ландшафтное бюро «Деметра»

Полное наименование общества: Общество с ограниченной ответственностью Ландшафтное бюро «Деметра».

Основной вид деятельности:  Ландшафтное проектирование и строительство.

Фирма обладает собственной  садовой техникой, средствами малой  механизации, которые позволяют  быстро и эффективно выполнять работы по созданию архитектурно-ландшафтных комплексов.

Ландшафтное бюро «Деметра»  выполняет работы комплексно и осуществляет сдачу объекта заказчику под  ключ. Выполнение всего цикла от проекта до строительства и последующего обслуживания дает Заказчику шанс получить высококачественный объект архитектурно - ландшафтного искусства.

Являясь одной из старейших  в области благоустройства и  озеленения в Рязанской области, организация имеет сильнейший кадровый состав: архитекторы, агрономы, художники, инженеры, биологи. Все сотрудники имеют высшее образование, высокую квалификацию и опыт. Их отличает доброжелательность, общительность, инициативность, дисциплинированность. Они грамотно сочетают творческий подход с четким соблюдением технологий. Администрация фирмы заботится о постоянном повышении квалификации своих коллег.

Фирма работает по следующим  направлениям:

• Ландшафтное проектирование;
• Благоустройство;
• Озеленение;
• Системы полива и орошения;
• Системы освещения;
• Системы дренажа;
• Фитодизайн;
• Создание букетов из живых и искусственных цветов;
• Поставки искусственных растений, натурального камня, посадочного материала.

Организационная структура  управления на предприятии выглядит достаточно просто (рис.1).

Как видно из схемы, Ландшафтное бюро «Деметра» имеет принцип единоначалия и распределение функций управления между структурными подразделениями. Поэтому можно утверждать, что на этом предприятии используется линейно-функциональная структура.

Это позволяет:

- распределить работу по профессиональному принципу;

- обеспечить возможность широкого контакта специалистов;

- обеспечить общность процесса работы, целей и оценок;

- создать стабильная атмосфера и чёткие направления формирования карьеры.

По итогам каждого  месяца, квартала и всего года составляются отчёты подразделений и предприятия в целом, оцениваются сильные и слабы стороны, проводится анализ недоработок.

Планирование и координация  текущей деятельности предприятия, а также текущий контроль за деятельностью сотрудников осуществляют руководители подразделений. Общий контроль работы предприятия осуществляет директор.

Документационное обеспечение  управления осуществляется общим отделом, где за кадровое делопроизводство отвечает делопроизводитель, а за текущий документооборот отвечает секретарь.

2.2 Процедура издания распорядительных документов

Рационально организованный документооборот повышает оперативность  прохождения документов в аппарате управления, равномерно распределяет нагрузку на подразделения и должностных  лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Различают три основных потока документов: входящие, исходящие и внутренние⁸. Движение потоков документов должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Для оптимизации документооборота следует реализовывать принцип однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

При проектировании рациональных документопотоков составляют схемы  движения основных групп и видов  документов, что позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, порядок обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами в учреждении.

Главное условие рациональной организации документооборота – грамотное разделение функций в аппарате управления и документальное его закрепление.

Рассмотрим схемы документооборота в Ландшафтное бюро «Деметра» (рис.2-4).