Распорядительные документы. 2

    Распорядительные  документы – документы, которые необходимы для принятия каких-либо действий по основным вопросам компетенции организации. К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания, распоряжения.

    Все распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения, постановления) оформляются по одной схеме, различие между ними заключается в том, что в документах между распорядительной и констатирующей частью стоят разные слова («РЕШАЕТ» - в решении; «ПОСТАНОВЛЯЕТ» - в постановлении и т.д.)

    Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать  положения противоречащих законодательно-нормативным актам.

    Подготовка  всех видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

    Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа:

• Изучение существа вопроса;
• Подготовка проекта документа;
• Согласование документа;
• Подписание документа.

Для постановлений и решений добавляется:

• Стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

    Подготовка  проекта распорядительного документа  может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или  отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, - достаточная компетентность лиц , его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать свои мысли).

    Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

    Первая  стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого, - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов по данному  и аналогичным вопросам.

    Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит не только правовую основу документа, но и его направленность, государственную постановку проблем. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит поставить в случае необходимости вопрос об их замене, отмене отдельных пунктов и т.д. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Только собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по  предмету изучения, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это следует сделать на черновике, а затем отредактировать уточнить части в порядке согласования.

    Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимосвязанных  частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего приказ). В этом  случае указывается вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

    Основную  нагрузку в распорядительном документе несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») в постановлении;  «решает» («решил») – в решении; «предлагаю» - в распоряжении; «обязываю» - в указании; «приказываю» - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

    В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д. организаций, действующих на принципе единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю»). В распорядительных документах 4коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («приказывает», «постановляет»).

    Слова  «ПОСТАНОВЛЯЕТ («ПОСТАНОВИЛ»), «РЕШАЕТ («РЕШИЛ»), «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлении и решении перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа.

    Затем с новой сроки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

    Если  распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать обмену предлагаемых работ.

    Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ должен иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, распоряжениях, решениях указывается лицо, на которое возлагается контроль зав исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

    Подготовив  текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входят:

• Герб РФ или эмблема организации;
• Наименование учреждения;
• Название вида документа;
• Дата;
• Индекс/номер;
• Место составления;
• Заголовок к тексту;
• Текст;
• Подпись;
• Отметка о согласовании.

    Наименование  учреждения – наименование федерального органа исполнительной власти;

    Название  вида документа –приказ/ распоряжение/ указание/ постановление/ решение;

    Датой распорядительного документа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом.

    Распорядительные  документы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года (приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно). Номер состоит из знака «№» и порядкового номера документа.

    Заголовок к тексту должен кратко и точно  отражать содержание текста распорядительного документа. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формулиру6ется при помощи отглагольных существительных или существительных, указывающих на предмет. Точка в конце заголовка не ставится. Печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформленным на бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

    Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером 14 через 1,5 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст распорядительных документов может состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

    В констатирующей части излагаются события, факты, послужившие для издания  документа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Обычно завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» и т.д. (в зависимости от вида документа), которое печатается в разрядку.

    Распорядительная  часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием  исполнителя каждого действия и  сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

    Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными  учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Проекты распорядительных документов визируются составителем проекта и руководителем структурного подразделения. Вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

    Виза  юрисконсульта свидетельствует  о соответствии документа законодательным  и нормативным акта, а также  о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых  органов(например, суда). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядительных документов.

    Согласование  проводит структурное подразделение  или лицо, готовившее проект распорядительного  документа. Визы или гриф согласования проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены изменения, документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием проект документа тщательно проверяются. При этом следует обратить внимание на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

    Проекты распорядительных документов, принимаемых  коллегиальными органами – постановлений  и решений, - обсуждаются и принимаются  на заседаниях. В ходе обсуждения в  них можно вносить поправки и  дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

    Никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся. Возражения по проекту распорядительных документов, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.  Если в документ вносятся изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

    Полностью подготовленный проект документа предоставляется  на подпись. Распорядительные документы  подписывает руководитель или е  го заместитель, в соответствии с его должностными обязанностями. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта указываются на самом документе.

    Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Распорядительные документы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленного составителями проекта документа.

    Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа разработаны  унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированные формы имеют также кадровые приказы. Эти формы являются унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата от 05 января 2004 г. № 1.

    Процедуру составления, согласования и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагается последовательность работ над проектом документа  и те требования, соблюдение которых  обеспечивают юридическую полноценность документа.

    Контроль  за правильностью оформления проектов распорядительных документов осуществляет служба ДОУ.

  Решение – правовой акт, принимаемый местным органом власти.

    Особенности:

    В констатирующей части должна быть ссылка на распорядительный документ.

    Постановление – правовой акт, принимаемый высшими  централизованными органами федеральной  исполнительной власти, для разрешения наиболее важных задач, стоящих перед этими органами.

    Особенности:

    В постановляющей части указывается  действие, которое надо предпринять, срок исполнения, ответственность за исполнение.

     Приказ – правовой акт,, издаваемый руководителем организации, действующего на основе единоначалия.

    Виды:

• По основной деятельности (в связи с работой организации);
• По личному составу (связано с персоналом).

       Особенности:

• Вступает в силу с момента подписания должностными лицами, если срок не указан в документе;
• Если нужно ставиться гриф согласования.

      Распоряжение – акт управления  государственного органа, имеющего  властный характер, адресованный гражданам или организациям, имеет обязательную силу.

     Виды:

• Общего длительного действия;
• Касающиеся узкого вопроса.

Особенности:

 Можно  начать распорядительную часть  без слова «ПРЕДЛАГАЮ», а с  «:», , сразу после констатирующей  части.

      Указание – правовой акт, издаваемый  единолично руководителем организации(заместителями)преимущественно  по вопросам информационно-методического  характера, а также по вопросам, связанным с выполнением приказов, инструкций и других актов  данной или вышестоящей организацией.

    Особенности:

• Можно начать распорядительную часть без слова «ОБЯЗЫВАЮ», а с «:» , сразу после констатирующей части.
• На указании рядом с регистрационным номером ставят «У» («указание») или «И» («информационное письмо»)

 
 
 

Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5-е издание, испр. и дополнен. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.

А.Н. Кузнецова, Р.М. Вагенгейм. В помощь машинистке, секретаря, стенографистке. Практ. Пособие. – М.: Высш. Шк., 1990.- 303 с. : ил.

Л.А. Ленкевич. Делопроизводство: учеб. Пособие для  учащихся нач. проф. Учебных заведений- М.: Издательский центр «Академия» 2007.- 224с. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Схема распорядительного  документа 

 

    

             3

НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО  ДОКУМЕНТА

         

          3

00.00.0000              ¹⁶ №

                

                3                            до 28 зн.

О __________________________   

____________________________       1

           

            3

     ⁵ __________________________________________

________________________________________________ 1,5

            2 

РАЗДЕЛИТЕЛЬНОЕ  СЛОВО  («ПРИКАЗЫВАЮ», «РЕШИЛ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПОСТАНОВЛЯЕТ») 

       2  

1. _______________________________________________
2. _________________________________________________ 1,5

________________________________________________________ 

             3

                 до 32                                                                                  48

Должность                                                                   И.О. Фамилия         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                           

РАСПОРЯЖЕНИЕ 
 

07.08.2010                    № 23 

Санкт-Петербург 
 

Об  отпуске  товаров торговому дому «Русь» 
 

     В  соответствии с заключенным контрактом  от 01.06.2010 № 3/128 

ОБЯЗЫВАЮ: 

Зав.складом  № 2 Елисеева О.Б. отпустить менеджеру  торгового дома «Русь» Корневу А.И. ТНП в следующем ассортименте: 

 
 

Директор                                                                                                                  С.И.Ильин 

Главный бухгалтер                                                                                                   И.В.Борисова 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                           
 
 
 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ 
 

28.11.2002                    № 71 
 

Об итогах проведения цикла лекций по вопросам права 

для учащихся профессионально-технических  училищ 
 

     В  соответствии с постановлением  Правления общества «Знание», Коллегии  Государственного комитета  по  правам человека от 12.12.01 в Российской  Федерации  с 02.01.02 проводится цикл лекций по вопросам права. Данные лекции проведены  в 150 профессионально-технических училищ.  Ими охвачены свыше 20 тысяч учащихся данных училищ. С лекциями перед учащимися выступили ученые-юристы, работники прокуратуры, суда Министерства Внутренних Дел. Правление общества «Знание» было издано 6 методических материалов в помощь лектору по темам цикла лекций.

Президиум Правления  общество «Знание» и Коллегия Государственного комитета по правам человека  

ПОСТАНОВЛЯЮТ: 

1. Всем  учреждениям, занятым в данной акции,  продолжить проведение цикла лекций по вопросам права для учащихся профтехучилищ.
2. Рекомендовать организации общества «Знание» начать чтение цикла лекций по вопросам права на предприятиях для работающих подростков. Тематический план лекций утвердить (прилагается).

 

Председатель

Правления общества «Знание»                                                                                                                                 А.Н. Архипов 

Председатель  Коллегии Государственного

комитета по правам человека                                                                                                                                    Н.С. Зиновьев 
 
 
 
 
 
 

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА. 

  Рациональная  планировка помещений и рабочих мест является важным элементом организации труда работников службы документационного обеспечения управления. Рабочее место машинистки состоит из рабочего стола и подъемно-поворотного стула.

  Конструкция рабочего места и взаимное расположение всех его элементов (сиденье, органы управления, средства отображения информации и т.д.) должны соответствовать антропометрическим, физиологическом и психологическим требованиям, а также характеру выполнения работы.

  Конструкцией  рабочего места должно быть обеспечено выполнение трудовых операций в пределах зоны досягаемости.

  Зона  досягаемости – габариты рабочего места в горизонтальной, вертикальной плоскостях и трехмерном пространстве; в пределах которых служащий, не перемещаясь, может выполнять свою работу.

Зоны досягаемости могут быть нормальными и максимальными.

  Нормальная  зона досягаемости в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, ограничиваемой концами пальцев правой или левой руки, которая движется в этой плоскости с центром вращения в локтевом суставе при свободно ощущаемом вращении плеча.

  Максимальная зона досягаемости в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека, которая движется с центром вращения в плечевом суставе. Взаимопокрываемая при этом площадь (для двух рук) определяется дугой около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину.

  В вертикальной плоскости максимальная зона досягаемости – пространство, ограниченное воображаемой сферической  поверхностью, образованной вращением(вокруг корпуса работающего, как оси) дуги, очерчиваемой концами пальцев обеих рук при условии, что они полностью вытянуты и движутся в вертикальной плоскости с центром вращения в плечевом суставе.

  В трехмерном пространстве зона максимальной досягаемости образует пространство в зоне досягаемости рук работника, если они полностью вытянуты и описывают дуги, каждая с центром вращения в плечевом суставе. При правильной рабочей позе значительно облегчается труд и повышается его продуктивность.

  Рабочей позой называется положение корпуса человека, его конечностей при работе.