Распорядительные документы предприятия

     Введение

     Как основное звено любой системы  делопроизводства документооборот  является сложным технологическим  процессом, который характеризуется  множеством параметров, требующих рассмотрения. Анализ документооборота позволяет, в  частности, регламентировать создание и прохождение документов, определять возможности сокращения количества управленческих документов.

     Объективные данные о состоянии документооборота можно получить, рассматривая качественные и количественные характеристики его  параметров.

     Одной из основных характеристик документооборота является маршрут движения документов, включающий все инстанции движения документа от его получения организацией или создания черновика до подшивки в дело.

     Документооборот как технологический процесс  делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной  информации. Поэтому документопотоки  различают по направлению и по отношению к управленческому  объекту.

     Управленческие  процессы и их документационное обеспечение  в любой организации требуют  обязательного регулирования. Регуляторами выступают, прежде всего, нормы законодательных  и иных правовых актов, принимаемых  компетентными государственными органами. В соответствии с ними действуют  нормативно-методические документы  общегосударственного (межотраслевого) действия, устанавливающие правила, методы и технологические приемы работы, в том числе с документной  информацией.

     Однако  наряду с этим важная роль принадлежит  внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются  самими учреждениями, организациями  и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают  порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Среди  таких условий можно выделить определение четкой структуры и правового статуса определенного звена управления, закрепление его функций и порядок функционирования, кооперацию и разделение труда работников. Кроме того, очень важно разработать и закрепить правила выполнения различных видов работ, в частности по документационному обеспечению управления.

     Необходимость разработки внутренних документов диктуется  законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни  любой структуры. Являясь локальными нормативными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения как органами управления, так и работниками.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1 Организационные документы предприятия

     1.1 Положение

     Деятельность  предприятий и организаций фиксируется  в разных видах документов. Согласно действующему законодательству [1] организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу «Организационные документы предприятия» [6].

     Организационные документы предприятия - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

     Внутренние  документы предприятия в организационной части включают: положения, устав, штатная численность, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции и договоры.

     Положения - нормативные акты, имеющие сводный  кодификационный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы.

     Положения могут регламентировать деятельность отдельных должностных лиц. В  управленческой практике создают положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам.

     Наиболее  распространенный вид положения - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации  или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место  в системе управления, внутреннюю структуру, функцию, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную  структуру, внутренние документы предприятия содержат фиксированное число положений. Положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

     Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД [7]. Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

• Общие положения.
• Цели и задачи.
• Функции.
• Права и обязанности.
• Руководство.
• Взаимоотношения с другими подразделениями (служебные связи).

     Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальники структурных  подразделений, заместители первого  руководителя и др.), визирует положение  юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение  обретает юридическую силу с момента  утверждения.

     1.2 Устав

     Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими  организациями и гражданами, права  и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной  или иной деятельности. Устав - правовой акт [1], [2], [3], [4], определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

     Устав юридического лица утверждается его  учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном  порядке. Это основной организационный  документ в деятельности учреждений, организаций и предприятий различных организационно-правовых форм собственности. Он регулирует взаимоотношения данной организации с другими организациями, с физическими лицами, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям ее деятельности.

     Устав относится к обязательным внутренним документам, его содержание в соответствии с законодательством РФ должно включать:

• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
• местонахождение (почтовый адрес);
• предмет и цель деятельности;
• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);
• порядок распределения прибыли;
• порядок образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и прекращения деятельности;
• органы управления (внутренняя организационная структура).
• для акционерных обществ - сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.
• для банков - перечень проводимых банком операций и его функции;
• для бирж - сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров.

     1.3 Штатная численность

     Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования структурных  подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.

     Форма документа унифицирована УСОРД [7]. Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, визы подпись, оттиск печати.

     Текст документа составляется в форме  таблицы. Документ визируется главным  бухгалтером (распорядителем финансов), подписывается начальником отдела кадров (заместителем руководителя предприятия), утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

     1.4 Штатное расписание

     Штатное расписание - документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации  в целом.

     Форма документа унифицирована Госкомстатом РФ (форма Т-3) [6]. Документ имеет следующие реквизиты: формы по ОКУД и ОКПО, наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись. Текст составляется в виде таблицы, где указывается наименование должностей и структурных подразделений, количество штатных единиц, тарифная ставка или должностной оклад, надбавки и полная оплата в месяц, примечание. Составляет и подписывает документ главный бухгалтер.

     1.5 Инструкция

     Инструкция - это правовой акт, утверждаемый или  издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические  финансовые или иные специальные  стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений  и служб), должностных лиц и  граждан.

     Инструкции  издаются также в целях разъяснения  и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению  форм документов (например, бухгалтерских, отчетных, учетных и др.)

     Внутренние  документы предприятия могут включать в себя достаточно большое количество инструкций в зависимости от размера компании.

     В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для  системы однотипных организаций  или учреждений.

     Инструкция  оформляется на общем бланке и  должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный  номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

     Заголовок должен четко определять те вопросы, объекты или круг лиц, на которые  распространяется инструкция. Например, должностная инструкция секретаря-референта.

     Как правило, первый раздел инструкции называется «Общие положения». В нем указывают цели издания, область распространения, порядок и обязательность использования, правовые, нормативные или распорядительные акты, послужившие основой для разработки инструкции.

     Инструкция - документ длительного действия. В  «Общих положениях» оговариваются сроки введения инструкции в действие или отмена ее введением ранее действующей.

     По  стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер («устанавливает», «не допускает», «запрещается» и др.) и излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

     Инструкцию  подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после  утверждения руководителем организации  или после издания специального распорядительного документа. И  в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности  и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его  номер и дату.

     1.6 Должностная инструкция

     Должностная инструкция [7] - нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

     На  основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и  должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Кроме того, они практически реализуют разделение труда между персоналом.

     Должностная инструкция разрабатывается специалистом по работе с персоналом, согласовывается  с юрисконсультом предприятия и  утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в  должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.

• Общие положения.
• Функции.
• Должностные обязанности.
• Права.
• Ответственность.

     В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок  его назначения и освобождения от должности; замещения во время его  отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные  лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные  документы, которыми должен руководствоваться  работник в своей деятельности.

     В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.

     В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые  работником.

     В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

     В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность  данный работник.

     В дополнение к основным разделам должностной  инструкции может быть введен раздел, регулирующий производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных  связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

     Хранятся  должностные инструкции постоянно  по месту разработки, в других организациях - 3 года [9].

     1.7 Договор

     Договор [1] - правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности.

     В современном законодательстве договор  выступает в качестве основного  документа, устанавливающего разнообразные  связи и экономические отношения  между гражданами, гражданами и организациями  и между организациями. Законом [1] установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).

     Договор может быть заключен в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами, а  также путем обмена документами  посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной  или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит  от стороны по договору.

     Содержание  договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или  сведения о физических лицах); ссылку на учредительные документы; фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон; сведения об обязательствах сторон; условия и  формы расчета; санкции при нарушении  и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

     Основная  часть договора излагается в разделе  о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однозначно регламентировать взаимоотношения  сторон, его отдельные или специальные  условия.

     К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием  должности, фамилии, инициалов) представителей договаривающихся сторон, их юридические  адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

     Современное законодательство не регламентирует содержание договора в целом, но устанавливает  его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст  договора, документирующего ту или  иную деятельность. Это могут быть (кроме перечисленных выше) условия  возмещения вреда (возможных убытков), порядок разрешения споров, права  владения, распоряжения, пользования  имуществом (землей, основными фондами  и др.), положения об обеспечении  экономической безопасности и другие условия, обязательные при осуществлении  той или иной деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2 Служебные документы предприятия

     2.1 Протокол

     Внутренние  служебные документы предприятия - официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Основные виды служебных документов, используемых в современных организациях:

• протоколы, акты, служебные и докладные записки, справки, объяснительные записки [9].

     Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

     Проведению  совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую, для участников заседания готовится  и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

     На  коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров, кредиторов и т.п.

     Протокол  ведётся во время заседания секретарём, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления  участников заседания.

     Протокол  составляется на основании записей, произведённых во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

     Оформление  протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или  на чистом листе бумаги, на котором  указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие  реквизиты: вид документа, дата, номер  и заголовок. Датой протокола  является день проведения заседания, а  номером протокола - порядковый номер  заседания коллегиального органа с  начала года.

     Протокол  подписывается председателем и  секретарём. Протоколы правления  акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствующими  на заседании.

     Протоколам  присваиваются порядковые номера в  пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы  заседаний совета директоров; протоколы  общих собраний акционеров; протоколы  собраний кредиторов.

     К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются  как приложения.

     Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки  постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании  протокола.

     Протоколы относятся к числу важных внутренних документов предприятия, поэтому хранятся постоянно.

     2.2 Акт

     Акт - документ, составленный несколькими  лицами и подтверждающий факты, события.

     Акты  составляются в самых различных  ситуациях и поэтому имеют  много разновидностей: акт приёма работ по контракту; акт приёма-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д.

     Акты  составляются комиссией, постоянно  действующей или назначенной  по указанию руководителей.

     Акты  оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами  предприятия. Если акт является внешним  документом, то он должен содержать  справочные данные об организации.

     Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

     Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение  руководителем и заверение печатью  предприятия.

     С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка («С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты»).

Особую  группу образуют акты, устанавливающие  факты повреждения, порчи или  недостачи груза, иных нарушений  правил транспортировки. Такой акт  составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется  без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления  в акте должны быть оговорены и  заверены подписями двух сторон (грузополучателя  и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

     Наиболее  важные акты предприятия (о приватизации, приеме-передаче акций, о реорганизации  или ликвидации, ревизий и проверок) хранятся постоянно, другие, акты по второстепенным вопросам - 5 лет [9].

     2.3 Служебная записка

     Служебная (докладная) записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения (реже - вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса  с выводами и предложениями.

     Служебная записка - документ внутренней деловой  переписки между структурными подразделениями  предприятия или должностными лицами. Составляется она, если выполнение функций  структурного подразделения связано  со смежным подразделением предприятия, и если вопрос не может быть решен  устно.

     Докладная записка составляется в случае необходимости  поставить руководителя в известность, о каких-либо фактах, событиях и может  содержать предложения составителя  по излагаемому вопросу.

     Служебная (докладная) записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК или рукописным способом.

     Внутренние  служебные (докладные) записки должны быть подписаны составителем (автором).

     Служебные (докладные) записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

     Датой служебной (докладной) записки является дата её подписания.

     Служебные (докладные) записки по основным вопросам деятельности предприятия, направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно, по оперативно-хозяйственной деятельности - 5 лет [8].

     2.4 Справка

     Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

     В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано  выдавать по просьбе сотрудника справку  о работе в данной организации  с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера  заработной платы.

     Для удобства оформления можно подготовить  справки формализованного вида на бланках  формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

     В правом верхнем углу указывается  место предоставления справки в  именительном падеже.

     На  справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется  учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом  с датой. Составляют подобные справки  в одном экземпляре.

     Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства  и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции  за квартал. Такие справки могут  быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).

     Справки, составляемые по запросу внешних  организаций, должны быть подписаны  руководителем предприятия. Такая  справка должна иметь заголовок  к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.