Рационализация

6. РАЦИОНАЛИЗАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

 

6.1. Принципы рационализации

 

 

Рационализация – это  усовершенствование, улучшение, осуществление  более целесообразной организации  управленческого и исполнительского труда. Термин «рационализация» произошел  от латинского слова ratio – разум, следовательно, под рационализацией следует понимать разумную организацию труда.

 

Принципы рационализации, сформулированные в начале XX века американскими  учеными Ф. Тейлором, Г. Эмерсоном, Ф. Гилбертом, М. Вебером,  Г. Фордом и другими, основывались на положениях и методах организации производства и менеджмента, обеспечивающих получение максимальной прибыли, с совершенствованием техники, технологии и организации производства. Целесообразность принципов рационализации признавал и В.И. Ленин.

 

Рационализация основывается на совершенствовании менеджмента, обеспечивающего максимально возможный  уровень эффективности развития субъектов экономической и хозяйственной  деятельности в интересах общества при существующих в данный момент условиях, в рамках объективно действующих  законов организационных систем и с учетом производительных сил  общества в целом. Но она также  находится под воздействием производственных отношений конкретной социальной организации  с присущими ей формами собственности.

 

Рационализация организационной  деятельности – это, прежде всего  процесс, обеспечивающий улучшенное, а  значит и более качественное состояние  системы за счет четкой организации  производственной деятельности, путем  использования новейших достижений науки и техники во всех подразделениях предприятия, включая его управляющую  и управляемые части. Техническое  и организационное совершенствование  на предприятии неразрывно связано  с улучшениями условий труда  и творческим подходом к решению  поставленных задач.

 

Принципы рационализации эффективны только в том случае, если они опираются на законы организационных  систем, обеспечивающие положительную  динамику развития организаций. Основными  направлениями рационализации деятельности организационных систем являются усовершенствование научной организации труда, результатов  труда, средств труда и технологических процессов. Рассмотрим каждое из этих направлений в отдельности.

 

Усовершенствование научной  организации труда

. Рационализация трудового  процесса предусматривает создание  наиболее благоприятных условий  труда, устранение перегрузок  и нервного перенапряжения. Этим  целям служит создание комфортных  режимов работы и отдыха, разработка  правил техники безопасности, уменьшение  влияния производственных «вредностей» (в частности, излучений, шумов,  вибрации, загазованности) на организм  человека, улучшение производственной  эстетики и т.д. Осуществление  принципов рационализации происходит  путем улучшения нормирования  и оплаты труда, совершенствования  организационного планирования, отчетности  и контроля.

 

Ощутимые успехи в рационализации деятельности предприятия могут  быть достигнуты при объединении  ряда предприятий в сфере товародвижения и путем налаживания корпоративных  связей с различными субъектами и  объектами внешней среды.

 

Усовершенствование результатов  труда заключается:

 

•           в расширении спектра оказываемых  услуг;

 

•           в упорядочении номенклатуры и ассортимента продукции;   

 

•           в улучшении потребительских  качеств выпускаемой продукции;

 

•           в стандартизации, унификации и нормализации изделий;

 

•           в повышении качественных характеристик  исходного сырья и материалов для наиболее полного и комплексного их использования.         

 

Усовершенствование средств труда и технологических процессов заключается в применении ноу-хау, в техническом переоснащении, в модернизации и прогрессивных изменениях технического уровня используемого оборудования, которые обеспечивают положительную динамику развития предприятия,  интенсификацию  производственных процессов,  прибыльность реализационной, производственной или научной деятельности, улучшение качества обработки продукции, снижение энергоемкости, фондовооруженности и других показателей. Особое значение в развитии этого направления рационализации отводится средствам автоматизации и новым коммуникационным технологиям.

 

Основные направления  рационализации организационной и  трудовой деятельности и способы  их реализации представлены в обобщенном виде в таблице 6.1.

 

Таб. 6.1. Направления рационализации организационной  деятельности

 

 

Направление рационализации 

Реализация

 

Усовершенствование научной  организации труда. 

Создание наиболее благоприятных  условий труда,

 

Устранение перегрузок и  нервного перенапряжения,

 

Улучшение производственной эстетики,

 

Обеспечение наиболее комфортных режимов отдыха,

 

Разработка правил техники  безопасности,

 

Уменьшение влияния излучений, шумов, вибрации, загазованности.

 

Усовершенствование результатов  труда

 

 

Повышение качественных характеристик  исходного сырья и материалов и готовой продукции, Упорядочение сбора, обработки и хранения информации,

 

Расширение номенклатуры и ассортимента выпускаемой продукции,

 

Улучшение  потребительских  свойств  выпускаемой продукции,

 

Расширение спектра оказываемых  услуг,

 

Стандартизация, унификация и нормализация изделий.

 

Усовершенствование средств труда 

Модернизация производства,

 

Техническое переоснащение  предприятия,

 

Использование современного оборудования,    

 

Снижение энергоемкости.

 

Усовершенствование технологи­ческих процессов 

Использование средств автоматизации  и новых коммуникационных технологий,

 

Интенсификация производственных процессов,

 

Применение ноу-хау.

 

 

 

 

6.2. Повышение качества  управленческого и исполнительского  труда

 

 

В современных условиях организация  способна к выживанию только в  том случае, если она нацелена на решение какой-либо социально значимой задачи. Успешная реализация социальной миссии невозможна без качественного  выполнения функций, которые определяют круг задач, стоящих перед организацией в рамках достижения поставленной цели. Именно поэтому все виды деятельности организаций, начиная от оказания простейших бытовых услуг, производства и реализации промышленной и продовольственной  продукции и вплоть до государственного управления, находятся под воздействием систем качества.

 

Организации, отличающиеся низким качеством менеджмента процессов  бизнес-деятельности или выпускающие некачественную или недостаточно качественную продукцию, в процессе конкурентной борьбы обречены на поражение.

 

Применение и сертификация системы качества рассматривается  сегодня как необходимое условие  успешной деятельности и развития организаций  любых форм собственности, а также  как наиболее надежная форма гарантии соответствия качества поставляемой продукции  и услуг требованиям населения. Предприятиям, не сертифицировавшим  свою систему качества, уже сегодня  практически закрыт выход на миро­вой рынок.

 

В настоящее время к  числу общепризнанных на мировом  уровне стандартов оценки качества деятельности социально-экономических организаций относятся стандарты ISO серии 9000. Их достоинство по сравнению с другими системами оценки качества состоит в том, что они не накладывают каких-либо ограничений на размер, отраслевую принадлежность и форму собственности предприятия.

 

Используя стандарты ISO 9000, поставщик  может продемонстрировать, что его  система качества организована таким  образом, чтобы не допустить, а при  необходимости и предупредить несоответствие современным стандартам не только продукции, но и всех аспектов бизнес-деятельности, в том числе и менеджмента организации.

 

Система качества на основе стандартов ISO серии 9000 распространяется на все виды деятельности предприятия, начиная от исследования потребностей потребителей и налаживания процесса выпуска продукции до заключения договоров с последующим соблюдением  договорных обязательств и послепродажного  обслуживания.

 

Несомненное достоинство  международных стандартов семейства ISO 9000 состоит в том, что они  описывают необходимые элементы, которые должна включать в себя система  менеджмента организации, а не способы  внедрения этих элементов конкретной организацией. Стандарты не навязывают организациям единообразие систем качества. Конкретная реализация процедур менеджмента в значительной мере зависит от цели, вида производимой продукции и практического опыта. Благодаря этому обеспечивается уникальность организационных систем, и система качества одного предприятия отличается от системы качества другого предприятия. Стандарты ISO серии 9000 описывают лишь минимальные требования, которые необходимо выполнить организации для доказательства своей способности к обеспечению качества во всех аспектах ведения бизнес-деятельности.

 

Современное представление  о качестве изделий основано на принципе наиболее полного соответствия запросам потребителей. Потребителем продукции, выпускаемой организацией, может  быть физическое лицо, другая организация  или сложная организационная  система, например государство.

 

Любые изделия описываются  определенным набором характеристик. Они содержатся в описании технических  условий, которым должна удовлетворять  выпускаемая продукция, они же определяют организацию технологии производственного  процесса.

 

Потребители не склонны к  тому, чтобы слишком доверять заверениям производителя о высоком качестве выпускаемой продукции, они хотят  иметь подтверждение, полученное из независимых источников. В связи  с этим с 80-х годов XX века начала развиваться  система подтверждения качества выпускаемой продукции, основанная на выполнении процедуры сертификации качества. Эта система включает в  себя оценку не только характеристик  конечного продукта, но и эффективности  системы качества, действующей в  организации. Она ориентирована  на подтверждение эффективности действия системы менеджмента всей организации с позиций решения главной задачи любой организационной системы, заключающейся в удовлетворении социальных потребностей общества.

 

Использование организацией в своей внешней и внутренней деятельности международного сертификата  качества значительно повышает ее шансы  в борьбе за выживаемость не только в стране ее размещения, но и на международном  рынке.

 

Стандартизация основных элементов системы менеджмента  обеспечивает внедрение наилучших  управленческих технологий, позволяет  сопоставлять цели, стоящие перед  организацией, с ее материальными  и иными ресурсами, разрабатывать  систему критериев оценки эффективности  организаций и решать ряд других важных задач проектирования и менеджмента  организаций.

 

Деятельность организации  может рассматриваться как процесс  преобразования одного продукта (материального  или нематериального) в другой. Результатом  ее деятельности может быть создание оборудования, информации, материалов, товаров народного потребления, различных услуг и т.п.

 

Качество достигается  посредством менеджмента процессов, происходящими в организации. Процесс менеджмента организации должен быть направлен на создание взаимодействия всех управляющих, руководящих и исполнительных подразделений организации.

 

При реализации концепции  менеджмента качества важно внушить  каждому члену организации веру в свои возможности, выработать у  него понимание исключительной значимости возложенной на него в рамках организации  миссии. Это должно использоваться как основа выработки личностных мотиваций, побуждающих каждого  сотрудника к постоянному самосовершенствованию, целью которого будет стремление улучшить свою работу, добиваться большего. Коллектив организации подбирается  таким образом, чтобы руководители и управленцы могли доверять своим  исполнителям. Только в этом случае руководитель или управленец может  делегировать часть своих полномочий подчиненным как в области  ответственности за используемые материальные и денежные ресурсы, так и в  вопросах качества.

 

Способность организации  к выживанию во многом определяется ее востребованностью в качестве надежного партнера в хозяйственной и социальной деятельности. На работу организации оказывают влияние разнообразные субъекты, объекты и факторы внешней и внутренней среды. Поэтому в процессе оценки качества должно производиться одновременное и согласованное изучение совокупности показателей, характеризующих основные аспекты менеджмента.

 

Соотношение функций менеджмента  качества и этапов жизненного цикла  продукта приведено на диаграмме 6.2.

 

Диаграмма 6.2.

Менеджмент качества

 

Прогнозирование и Планирование качества 

Обеспечение качества 

 

 

 

 

Работа с претензиями  потребителей 

Улучшение качества

 

Управление качеством 

 

 

 

Контроль качества

 

До подготовки производства 

Подготовка производства 

Процесс производства 

По окончании производства 

Сервисное обслуживание 

Постоянно

 

 

Продукт – результат процесса. Качественный процесс автоматически  приводит к получению качественного  продукта. Деятельность – совокупность процессов. Система менеджмента  – механизм реализации менеджмента  процессов. Качественная система менеджмента  – залог качественного и эффективного функционирования процессов. Следовательно, можно выделить три объекта на качество которых можно воздействовать:

 

·        продукт;

 

·        процесс;

 

·        система  менеджмента.

 

Каждая организация, создавая систему менеджмента, самостоятельно выбирает виды воздействия на качество и объекты, на качество которых будет  производиться воздействие.

 

6.3. Влияние новых информационных  технологий на процессы рационализации  организационной деятельности

 

 

Компьютеризация и развитие сетевых телекоммуникаций сопровождается нарастанием объемов социально  значимой информации, используемой в  системах менеджмента организационных  систем с целью рационализации их деятельности. Накапливаемая в процессе развития общества информация становится источником экономии времени и общественного  труда, т.е. мощным фактором ускорения  общественного раз­вития.

 

Основной отличительной  особенностью среды электронной  коммерции является то, что в этой среде установление партнерских  и договорных отношений, равно как  и выполнение различных финансовых операций между организациями и  банками, происходит с максимальной степенью рационализации, т.е. в реальном масштабе времени в процессе общения  партнеров на виртуальной интернет-площадке.

 

Особенно заметно влияние  методов электронной коммерции  на снижение издержек в сфере экономической  и организационной деятельности, связанной с обеспечением товародвижения. В экономической науке эти  издержки называют трансакционными. К трансакционным издержкам в деятельности деловых организаций принято относить издержки, возникающие в ходе ведения переговоров и заключения соглашения (договора или контракта), временные и материальные затраты, связанные с пересылкой и обработкой документов, транспортировкой материальных ресурсов, переводом денежных средств.

 

Реализация всех этапов логистического процесса, обеспечивающего движение товара от производителя к потребителю, требует обработки значительных объемов информации и интенсивного обмена данными между всеми его участниками. Работа в среде электронной коммерции коренным образом меняет воздействие трансакционных временных и материальных издержек на ведение экономической деятельности. Несмотря на возможное нахождение партнеров в достаточно отдаленных точках земного шара, они работают как бы в одном виртуальном офисном помещении, видят друг друга, обмениваются мнениями, ведут совместную работу с документами.

 

Договаривающиеся стороны  избавляются от необходимости пересылки  документов, поездок для организации  совместных переговоров и многого  другого. Теоретически потери времени  на заключение договорных трансакций сводятся к нулю. Материальные потери сводятся к оплате за абонентское обслуживание в сети. Стоимость финансовых трансакций между организацией и банком сокращается в десятки и сотни раз, время на их проведение исчисляется секундами.

 

Другим, не менее важным признаком  рационализации деятельности организаций  является возможность прямых контактов  в мировом интернет-пространстве между продавцами и покупателями, что приводит к возможности равноправной конкуренции для многих предприятий, расположенных во всех точках земного шара. Покупатели и продавцы в реальном масштабе времени получают информацию о ценах, качестве и условиях поставки, предлагаемых различными конкурентами.

 

Одной из важнейших составляющих, определяющих выживаемость организации  в условиях глобального рынка  и острой конкуренции, является эффективный  маркетинг. Сетевые информационные технологии позволяют производить  многоуровневые исследования вплоть до персонифицированного учета запросов всех потребителей.

 

Современные организации  могут иметь собственные базы данных, обеспечивающие не только маркетинговую  составляющую действия системы менеджмента, но и полное информационное обеспечение  по вопросам финансовой и административной деятельности организации, а также  менеджмента персонала.

 

Использование в решении  задач менеджмента современных  программных продуктов, подобных экспертным системам, позволяет рациональными  способами решать задачи оперативного контроля за деятельностью организации и при необходимости осуществлять оперативную коррекцию, что значительно повышает адаптивные свойства организационных систем, т.е. их способность приспосабливаться к быстро изменяющимся условиям глобального рынка и часто меняющимся запросам потребителей. Благодаря этому жизнедеятельность организаций становится гораздо более рациональной с позиций выполнения основной цели их существования – решения социальных задач, стоящих перед обществом, что дает возможность решать проблемы менеджмента с ориентацией на запросы потребителя.

 

Систематизация этих требований привела к появлению новой  идеологии функционирования организаций, называемой Best Practice (BP). В рамках «ВР» деловые организации должны постоянно повышать качество и эффективность всех направлений своей деятельности с целью обеспечения конкурентоспособности на мировом рынке. Для этого необходимо внедрять новые технологии менеджмента, позволяющие реагиро­вать на изменения конъюнктуры без малейшего промедления, чтобы всегда быть впереди конкурентов.

 

Информатизация как процесс  рационализации менеджмента организации  только тогда может принести ощутимые плоды, когда она сопровождается опережающим ростом профессиональной подготовки менеджеров всех уровней. Скорость обновления научно-информационного  потенциала работников звена управления и руководства организацией должна не только соответствовать меняющимся потребностям общественного производства, но и опережать их. Любое управленческое решение – это элемент рационализации, содержащий в себе прогноз развития организации, включая процедуру  оптимизации путей достижения поставленной цели.