Разработка проекта автоматизации торговой компании «Новый век»

Разработка проекта автоматизации торговой компании «Новый век»

Прохоренко Е.М.

Мартинович В.В.

Описание компании

Торговая  компания «Новый век» открыла свой первый магазин в 2008 году в Минске, после чего она стала активно  развиваться как сеть универсамов. В 2009 и 2010 году было открыто по 3 магазина в разных районах Минска, в 2011 году – 5 магазинов в областных центрах Белоруссии, 1 в Минской области и 7 магазинов в других городах республики. Сейчас компания имеет 28 магазинов и к концу года планирует открыть еще 9.  

Основной  целью своей деятельности «Новый век» ставит обеспечение потребителя  качественными товарами по доступным  ценам. 

«Новый  век» занимается розничной продажей большого количества разнообразных  товаров (продукты питания, печатная продукция, бытовая химия, товары для дома и  т.д.), ассортимент которых постоянно  расширяется. В 2009 году ассортимент  предлагаемых товаров насчитывал 2000 наименований, и к настоящему времени  достиг уже 12000 наименований. Компания работает с различными поставщиками, число которых достигло 300.

Торговая  компания «Новый век» располагает собственным  производством полуфабрикатов и  кондитерских изделий, ассортимент  которых составляет 100 наименований полуфабрикатов и более 30 видов кондитерских изделий. Торговая компания имеет единый распределительный центр, который  является центральным складом и  обеспечивает снабжение товарами сеть магазинов. 

Управление  магазинами сети осуществляется центральным  офисом, который занимается обработкой и анализом всей информация о деятельности магазинов, разработкой стратегии  развития сети, набором персонала  для магазинов и т.д. В центральный  офис ежедневно поступает огромный объем информации о деятельности магазинов, который требует оперативного анализа и принятия решения.

Центральный офис компании «Новый век» включает коммерческую службу, отдел торговли, финансовый отдел, отдел маркетинга, отдел логистики, отдел кадров, отдел информационных технологий.

Численность сотрудников торговой компании составляет 3000 человек. В каждом магазине численность  персонала составляет 80-100 человек. Годовой оборот компании в 2011 году составил $350 млн. 

В 2008 году в торговой компании «Новый век» были установлены кассы, компьютеры (Pentium), проложены сети и самостоятельно разработана система ведения бухгалтерского учета, которая автоматизирует следующие функции: операции по банку и кассе; взаиморасчеты с организациями,  дебиторами  и кредиторами;  расчеты по  зарплате;  расчеты с бюджетом; учет товаров.

В 2009 году была самостоятельно разработана система  ведения товарного учета, которая  автоматизирует: ведение учета складских  запасов и их движения; оформление счетов поставщикам; формирование необходимых  первичных документов. Не во всех городах  есть сертифицированные центры обслуживания вычислительной техники.

По мере развития компании разработанные системы устанавливались в новых открываемых магазинах. Поддержка систем ведения бухгалтерского и товарного учета в настоящее время осуществляется отделом ИТ компании.

Кроме того, в каждом магазине есть системный  администратор для поддержки  работоспособности системы.

С развитием  компании возникла необходимость не только в товарном и бухгалтерском  учете, но и в управлении развитием  компании. Целью торговой компании является расширение бизнеса и достижение конкурентных преимуществ перед  компаниями подобного типа. Для достижения этих целей необходимо: повышение  прибыли за счет увеличения объемов  продаж или сокращения расходов; повышение  контроля над выполняемыми операциями; изучение и максимальное удовлетворение потребностей покупателей; управление финансами; планирование и анализ финансово-хозяйственной  деятельности и т.д.

Разработанные компанией системы на данный момент не удовлетворяют предъявляемым  требованиям своей функциональностью  и скоростью обработки данных, поэтому необходимы расширение функциональных возможностей информационной системы  компании и увеличение скорости обработки  информации.

В центральном  офисе компании в результате анализа  сложившихся проблем было решено внедрить необходимые информационные технологии и установлен срок автоматизации до середины 2013 года с бюджетом $500000.

1. Описать цели и задачи бизнеса компании (см. «Описание конкретной ситуации»), например: снижение стоимости продукции; увеличение количества или ассортимента; сокращение цикла разработки новых товаров и услуг; переход от производства на склад к производству под конкретного заказчика с учетом индивидуальных  требований и т. д.

цели автоматизации:

• обеспечение потребителя качественными товарами по доступным ценам. 
• Расширение ассортимента
• расширение функциональных возможностей информационной системы компании и увеличение скорости обработки информации
• повышение прибыли за счет увеличения объемов продаж или сокращения расходов
• повышение контроля над выполняемыми операциями
• изучение и максимальное удовлетворение потребностей покупателей;
• управление финансами
• планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности

Задача автоматизации:

• внедрить необходимые информационные технологии и установлен срок автоматизации до середины 2013 года с бюджетом $500000
• Повышение прибыли за счет увеличения объемов продаж или сокращения расходов
• Повышение контроля над выполняемыми операциями
• Изучение и максимальное удовлетворение потребностей покупателей
• Управление финансами
• Планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности

2. Описать  цели  автоматизации,  соответствующие  целям  бизнеса  компании,  т.е. функции, которые необходимо автоматизировать для решения проблемы компании; последовательность автоматизации выделенных функций; преимущества, которые даст автоматизация этих функций компании.

цели автоматизации:

• обеспечение потребителя качественными товарами по доступным ценам. 
• расширение ассортимента
• расширение функциональных возможностей информационной системы компании и увеличение скорости обработки информации
• повышение прибыли за счет увеличения объемов продаж или сокращения расходов на заработанную плату, ……………………
• повышение уровня мониторинга над выполняемыми операциями
• изучение и максимальное удовлетворение потребностей покупателей;
• управление финансами
• планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности

Преимущества:

• повышение конкурентоспособности
• повышение точности и достоверности учёта
• минимизация времени на обработку информации
• возможность обмена информации между магазинами и офисами
• снижение затрат на транспорт

3.  Выбрать способ автоматизации  компании и обосновать свой  выбор: 

3.1.  Перечислить возможные способы  автоматизации (хаотичная, по  участкам, по направлениям, полная, комплексная автоматизация) и  описать преимущества и недостатки  каждого способа автоматизации. 

Хаотичная автоматизация состоит из набора автоматизированных участков, не связанных друг с другом. Такая автоматизация определяется оперативными задачами и обычно не отражается в стратегических планах компании.

Хаотичная автоматизация является одним из наименее эффективных видов инвестирования средств в развитие предприятия. Под хаотичностью понимается отсутствие стратегического плана автоматизации управления предприятием. При таком подходе процесс внедрения современных информационных технологий управления определяется сиюминутными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса в целом.

Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Например, бухгалтерия, участок упаковки и маркировки и т.д.

Подобный  подход к автоматизации выбирается обычно в следующих случаях:

- инвестиционные  ресурсы предприятия недостаточны  для решения задач автоматизации  в полном объеме;

- существуют  участки, где применение автоматизированных  систем дает значительный экономический  эффект;

- технология  производства или иные условия  не позволяют обходиться без  автоматизированных систем.

Наиболее  часто такой подход применяется  для автоматизации производственных участков. Основным средством автоматизации  в этом случае являются специализированные автоматизированные системы управления технологическими процессами (АСУ ТП).

Применение  принципа автоматизации предприятия  по участкам в ряде случае является единственно возможным способом повышения эффективности в условиях ограниченности инвестиционных ресурсов.

 Автоматизация по направлениям. Отличается от автоматизации по участкам тем, что предполагает участие всех функциональных подразделений, деятельность которых связана с направлением автоматизации.

Автоматизация по направлениям предполагает участие  в этом процессе всех организационных  подразделений, функционирование которых  связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения  предприятия. Например, процесс снабжения. В этом процессе принимают участие все подразделения от производственных (в части формирования планов закупки сырья, комплектующих и оборудования) до управленческих (канцелярские товары, мебель, оргтехника) и непосредственно сам отдел снабжения и транспортные службы.

Подход  к автоматизации по направлениям в принципе нельзя рассматривать  как локальный. Его реализация связана  с созданием как минимум телекоммуникационной инфраструктуры предприятия.

Эффективность такого подхода к автоматизации  управления примерно такая же, что  и при автоматизации управления по участкам. Ревизия стратегического  плана автоматизации предприятия  должна производиться после окончания  процесса автоматизации какого-либо направления и оценки полученных результатов.

 Полная автоматизация предполагает автоматизацию абсолютно всех бизнес-процессов компании.

Разрабатывает и внедряет программное обеспечение для эффективного развития и функционирования организаций, обеспечивая тем самым комфорт и продуктивность работы.

Внедрение автоматизированных систем позволяет  подчинить все процессы на предприятии  четкой и жестко структурированной  схеме, что в свою очередь приведет к качественному их выполнению и, как следствие, к эффективной  и результативной работе.

Комплексная система автоматизации - это система управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, обеспечивающая принятие обоснованных управленческих решений на основе качественной и достоверной информации, получаемой с помощью современных управленческих и информационных технологий. Она обеспечивает ведение оперативного, бухгалтерского и управленческого учета и строится на основе единого информационного пространства, охватывая и координируя всю совокупность управленческих процессов предприятия.

Если  эта система выбрана и реализована  правильно, она помогает устранить  многие недостатки в управлении, например:

• разобщенность управленческих и информационных технологий;
• несоответствие систем планирования и контроля;
• неэффективность управления затратами;
• неэффективность использования финансовых ресурсов (из-за отсутствия в нужные сроки выверенной информации о запасах и затратах).