Региональная компьютерная сеть фармации

Региональная компьютерная сеть фармации

Вычислительная  техника, компьютерные системы прочно вошли в деловую жизнь фармпредприятий  и составляют одну из важнейших ее частей. Бизнес-процессы большинства  оптовых фирм-поставщиков, производителей ЛС, многих аптек организованы с использованием комплексных информационных систем, которые автоматизируют бухгалтерский и кадровый учет, контроль за движением товара, процессы оперативного и стратегического управления, формируя деловую информацию предприятия в электронном виде.

Потребность в  автоматизации процессов закупки  и сбыта ЛС и ИМН, а также  спрос на оперативную информацию о состоянии рынка фармпродукции, являющейся основой маркетинга, раздвинули рамки систем предприятий и привели  к созданию региональных компьютерных сетей. Основное назначение сетей — организовать доступ пользователей со своих рабочих мест к общим информационным ресурсам участников сети. Такие сети базируются на тщательно проработанных проектных решениях, с использованием единого подхода к техническим, программным и информационным средствам методами современных интернет- и телекоммуникационных технологий.

Современное состояние  фармрынка крупных городов и  регионов характеризуется тем, что  сотни аптек, обслуживающих население  города, снабжаются несколькими сотнями поставщиков медикаментов (например, в Санкт-Петербурге на 400 аптек приходится около 600 поставщиков ЛС). Разброс оптовых цен на некоторые препараты составляет 200% и более. В таких условиях у аптек возникает проблема оптимального выбора товара по приемлемым ценам и эффективного исполнения заказа, у поставщиков — проблема оптимизации предложения в соответствии с реальным спросом на ЛС. Решению проблем лекарственного обеспечения регионов, выбора и поставки лекарств способствует создание нового рыночного механизма, который, по сути, автоматизирует функции спроса и предложения и является электронным оптовым рынком лекарств, реализующимся посредством региональных информационных сетей.

В С.-Петербурге создана и уже около пяти лет  функционирует региональная информационная компьютерная сеть фармации, которая объединяет 360 аптек и более 100 поставщиков ЛС. Создатели проекта — специалисты предприятия “Росби Информ Ко” — использовали богатый опыт, накопленный при проектировании и внедрении других проектов, в т. ч. крупных корпоративных систем фармации, которые и сегодня работают, например, на аптечном складе № 1, ГУП “Фармакоптево” в Москве, ОАО “Московская фармацевтическая фабрика”.

Оптовые фирмы  передают свои прайс-листы на так  называемый центральный узел, где осуществляется программное приведение прайс-листов, которые ведутся фирмами в самых разнообразных форматах, к единому нормализованному (стандартному для данной сети) виду и создается сводный прайс-лист. Аптеки просматривают сводный прайс-лист и формируют заказы на медикаменты, причем за один сеанс связи может быть реализован заказ сразу нескольким поставщикам. Центральный узел разбирает заказы и направляет их поставщикам ЛС, которые, в свою очередь, имеют возможность направлять аптекам через сеть счета-подтверждения исполнения заказа. Активно работающие поставщики, желающие отразить оперативные изменения в своих прайс-листах, могут неоднократно в течение рабочего дня передавать эти изменения, которые незамедлительно доводятся до покупателей. Сеть работает круглосуточно и предоставляет его участникам информационный сервис, обеспечивая доступ к аналитико-статистическим данным, накопленным в процессе функционирования сети. Так, можно получить информацию о рейтинге медпрепаратов в форме регламентированных запросов “О 1000 наиболее популярных препаратов по стоимости продаж”, “О препаратах, отсутствующих в сети последние 45 дней”, “О новых поступлениях”, “О разбросе оптовых цен” и т.д. Также имеется возможность составления нерегламентированных запросов. Совокупность информационных ресурсов сети и программно-интеллектуального обеспечения образует информационный банк данных — “ФармИнформБанк”, доступ к которому осуществляется по Inetrnet/Intranet-технологиям и открыт для всех участников сети (www.aptekamarket.com). Эти страницы активно посещаются, организован коммерческий доступ удаленных пользователей через Интернет к базам данных web-узла сети, что позволяет удовлетворить информационные потребности пользователей не только в Санкт-Петербурге, но и далеко за его пределами, специалистов других регионов, что, в свою очередь, косвенно влияет на формирование отечественного цивилизованного лекарственного рынка.

Общий результат  работы сети — предоставление участникам фармрынка региона режима эффективного автоматизированного взаимодействия между собой, а для различных групп участников есть и дополнительные преимущества перед обычными телефонно-бумажными технологиями.

Работа в сети позволяет аптеке следить за состоянием оптового рынка ЛС, проводить сравнительный  анализ, мониторинг цен с учетом огромной номенклатуры препаратов, принимать обоснованные решения при заказе медикаментов. За период работы сети известен случай, когда аптека уволила менеджера за то, что он делал заказы в пользу не самого дешевого поставщика. По мнению многих специалистов аптек, телефонные заказы содержат значительное количество ошибок из-за того, что поставщик и аптека недопоняли, недослышали друг друга, в то время как электронный заказ практически не содержит ошибок, т.к. специалист аптеки видит предложение поставщика на экране.

Фирмы-поставщики получают информацию о реальном спросе на медикаменты. Медицинским работникам, врачам предоставляется полная и  оперативная информация о наличии  медикаментов и разбросе цен. На основании  этой информации врач может выбрать оптимальную схему лечения с учетом наличия необходимых лекарственных препаратов в сети региона и исходя из финансовых возможностей пациента. В условиях стационара это поможет подобрать схему лечения, которую пациент будет использовать в амбулаторных условиях, а не ограничиваться наличием препаратов в данном медицинском учреждении.

Руководящие органы здравоохранения могут получать оперативную и достоверную информацию о состоянии и тенденциях развития фармрынка, включая отпуск лекарств льготным категориям населения, использовать электронную систему как основу торгов при закупках льготных препаратов. Конечной целью при этом должно быть формирование доступных розничных цен и экономия бюджетных средств при закупках льготных лекарственных препаратов.

Обращаясь к данным “ФармИнформБанка”, пользователи легко найдут нужный препарат среди имеющихся в оптовой сети, смогут определить, в какую аптеку и когда препарат поступал и т.д. При очевидных преимуществах работы в региональных компьютерных сетях общего пользования отдельные крупные оптовые фирмы организуют электронную связь с аптеками только для себя, обеспечивая индивидуальную работу с покупателями, решая, таким образом, собственные бизнес-проблемы. По опыту работы сети Санкт-Петербурга не редки случаи, когда менеджеры среднего звена фирм-поставщиков стараются “увести” аптеки от работы в сети, активно навязывая заказы по телефону, т.к. электронный заказ отнимает у них процент, который они получают с телефонного заказа. Такие менеджеры предлагают аптеке разного рода льготы, например срочную доставку и проч. Однако в тех фирмах, где заботятся об экономической эффективности работы в целом и зарплата сотрудников зависит от общего успеха фирмы, прекрасно понимают, что работа в сети ускоряет продвижение товара, увеличивает обороты и сокращает издержки.

Программное и  техническое обеспечение сети регулярно, через каждые 2-3 месяца, обновляется. В фармацевтическую сеть Санкт-Петербурга подключаются аптеки Ленинградской  области, для которых электронный  оптовый рынок лекарств — наиболее эффективная и перспективная форма делового общения, когда сокращаются большие расстояния и удаленный пользователь сети чувствует себя полноправным ее участником. Хотя недостаточное компьютерное оснащение на селе и порой низкое качество телефонных линий мешает активному взаимодействию.

Информационная компьютерная сеть фармации создана и успешно эксплуатируется с 1995 г. дочерней компанией “Росби Информ Ко” — “Бюро РКМ” в Москве. До недавнего времени она включала ограниченное число поставщиков, а теперь расширяется с учетом опыта, полученного в ходе реализации других проектов, и достигнутых технологических результатов. Развитие коммуникационных и информационных технологий, включая цифровые методы передачи данных и изображений, мобильную связь, открывает новые возможности и перспективы электронного рынка, маркетинга. Серьезной проблемой, препятствующей свободному информационному обмену, является отсутствие стандартных единых по стране классификаторов в области фармации. Однако, не теряя оптимизма, надеемся, что такие классификаторы появятся. Будущее информационных сетевых технологий — в расширении зоны охвата фармацевтических сетей, объединении сетей различных регионов и формировании прозрачного, цивилизованного рынка лекарств. Региональные сети Санкт-Петербурга и Москвы готовы включить абонентов других регионов. Хочется обратить внимание руководителей управления здравоохранения регионов на широкие возможности региональных информационных компьютерных сетей фармации при организации снабжения населения лекарственными средствами.

Автоматизация аптечного бизнеса: что, когда и зачем?

 
Автор:  Алексей КОЛЬЧУГИН, Марина МУЗЫЛЕВА

В СООТВЕТСТВИИ С РАЗВИТИЕМ 

Наличие положительного эффекта от грамотного применения автоматизированных систем управления в аптечных организациях доказано уже не раз, в условиях же нарастающего экономического кризиса информационные технологии могут стать серьезным инструментом для оптимизации управления и сокращения расходов в секторе фармацевтического ритейла. Вопросам автоматизации аптечного бизнеса мы планируем посвятить серию специализированных публикаций. В данной статье рассматривается историческая ретроспектива развития АСУ в фармацевтической деятельности, а также основные аспекты автоматизации, напрямую влияющие на благосостояние и развитие аптечных учреждений в современных условиях.

Информационные  технологии (ИТ) на сегодняшний день являются неотъемлемой частью нашей  жизни. Автоматизация процессов  аптечной деятельности и использование  ИТ в последние годы явились одним  из рычагов для активного развития фармацевтической отрасли. Современные тенденции увеличения коммерческого сегмента в аптечном бизнесе, усиление конкуренции, рост количества аптечных сетей приводят к тому, что нормальное функционирование и развитие аптеки уже не эффективно без использования такого инструмента, как ИТ. Их внедрение способствует обеспечению высокой скорости и оперативности работы и, что особенно важно, повышению прибыли, что позволяет аптекам выживать в условиях постоянной конкуренции. Кроме того, достаточно большая часть информации в настоящее время появляется в электронном виде, что в сегодняшних условиях развития коммуникаций обеспечивает ей более высокую мобильность, доступность и массовость.

Сегодня пользователям  предлагается большое количество автоматизированных систем управления (АСУ), и по этой причине руководитель аптеки, аптечной сети или оптового фармацевтического склада должен самостоятельно принять обоснованное решение по выбору той или иной АСУ. На рынке представлено внушительное количество как отечественных, так и русифицированных зарубежных разработок. Речь может идти как о системах, которые автоматизируют отдельный участок работы (например, бухгалтерский учет), так и о профессионально ориентированных базах данных по ЛС. Однако наиболее перспективными с точки зрения дальнейшего развития аптечного бизнеса являются комплексные решения, рассчитанные на охват всех сторон деятельности аптек или аптечных сетей – интегрированные программно-аппаратные комплексы, или АСУ - совокупность математических методов, технических средств (связи компьютеров, средств связи, устройств отображения информации и т.д.) и организационных комплексов, обеспечивающих рациональное управление сложными объектами или процессами в соответствии с заданной целью.

Как все начиналось

В целях создания организационных условий для ускоренного внедрения вычислительной техники и математических методов в деятельность учреждений здравоохранения при оказании населению санитарно-противоэпидемической, лечебно-профилактической и лекарственной помощи вычислительная техника применялась в СССР еще в 70-х и 80-х годах. Основными задачами на тот момент являлись обработка информации, исходящей от аптек, а также формирование госзаказов на лекарственные препараты и распределение их между округами, республиками и районами. В те годы был реализован ряд ИТ, базировавшихся на обработке данных в вычислительных центрах, основной акцент на которые делался в автоматизации отечественной фармслужбы. Однако затраты на эксплуатацию задач по учету ЛС и изделий медицинского назначения в региональных вычислительных центрах были огромны, а результаты - незначительны.

В 90-х годах  в аптечной службе России наметилась тенденция перехода на персональные компьютеры, что обеспечило снижение производственных затрат в 20-40 раз. Вместе с тем исследования эффективности процессов автоматизации показали высокие результаты и необходимость применения ИТ в аптечной службе. С появлением высокопроизводительных персональных компьютеров и развитием сетевых технологий возникла потребность обмена информацией между удаленными объектами (например, аптеками одной аптечной сети), что определило возможность разработки и внедрения АСУ, объединяющих множество территориально отдаленных объектов. В середине 80-х годов были разработаны системы связи отдельных программных комплексов на основе двусторонних протоколов, которые могли обеспечить устойчивую работу двух систем, но при соединении трех и более объектов возникали сложности в создании единого информационного пространства. Эта проблема была решена несколькими годами позднее.

С середины 90-х  годов отмечается быстрый рост применения компьютерных технологий при решении  различных задач аптечной службы. Основное внимание уделяется автоматизации  учета товарных операций и бухгалтерскому учету. Полная автоматизация учета  делает возможным применение в АСУ аптечными предприятиями методик оптимизации товарных запасов. Прогрессивным шагом явилось постепенное развитие компьютерных технологий, применяемых для обмена информацией в сфере здравоохранения, в т.ч. и в области лекарственного обеспечения. Так появились сетевые структуры, осуществляющие связь между оптовым и розничным звеном фармрынка, а также объединяющие данные о наличии препаратов в аптеках определенного района или региона. Такие автоматизированные системы сделали возможным полностью охватить учет движения товара в аптечных учреждениях и контролировать экономическую и финансово-хозяйственную деятельность аптеки или аптечной сети, т.е. позволили формировать полную и достоверную информацию о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия. Это дало руководителям организаций и бухгалтерам аптек возможность не тратить значительную часть рабочего времени на сложные расчеты и посвятить больше времени планированию бизнеса, сделало прозрачным протекание многих бизнес-процессов предприятия, что особенно важно для управления ими как внутри самой организации, так и со стороны внешних контролирующих структур.

Современные реалии и тенденции 

Цель каждого  коммерческого торгового предприятия - получение прибыли. В сегодняшних экономических условиях в России, отражающих влияние мирового экономического неблагополучия, возможность «остаться на плаву» и получение дохода в тот момент, когда конкуренты будут терпеть убытки, является крайне важной для таких предприятий, как аптеки. Одна из основных задач руководителей аптечных организаций в этих условиях - сведение к минимуму убытков и оптимизация экономических показателей, чтобы без серьезных потерь перенести сложившуюся нынешнюю неблагоприятную ситуацию. В этой сфере применение ИТ позволяет специалистам аптечных предприятий находить выход из сложных ситуаций, связанных со спецификой их деятельности.

И один из способов оптимизации экономических показателей  предприятия - снижение постоянных затрат на фоне уменьшения сроков оборачиваемости товара. Для решения этой задачи автоматизированные системы управления товаром становятся практически незаменимым инструментом, позволяя на основе математических методов проанализировать структуру товара, определить наиболее «ходовые» и «непрофильные» позиции, сократить объемы закупок без вреда для товарооборота.

Среди серьезных  неблагоприятных условий для  процветания аптечного рынка  стоит затронуть и коммерческие риски, возникающие в процессе оборота  товаров и оказания различных  услуг. Основные причины возникновения коммерческих рисков хорошо известны руководителям аптечных организаций. В качестве примера приведем те из них, которые можно снизить в случае применения информационных технологий, и внедрение в работу организации автоматизированных систем управления:

• завышение закупочной цены товара (лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения) поставщиками;
• потери товара при транспортировке и хранении (недостача) и потери качества товара в процессе обращения (что приводит к снижению его цены);
• снижение объемов реализации в результате падения спроса на товар, введения ограничений на продажу и т.п.;
• повышение издержек обращения (в сравнении с намеченными) в результате выплаты штрафов, непредвиденных пошлин и отчислений, что может привести к снижению прибыли предпринимательской фирмы.
• непредвиденное снижение объемов закупок (в сравнении с намеченными). В связи с этим увеличиваются накладные расходы на единицу объема реализуемого товара.

Например, с помощью  АСУ при заказе товара через прайс-листы фармдистрибьюторов можно проводить анализ значительно большего объема информации за то же время, что позволяет выбрать товар с минимальной закупочной стоимостью или поставщика, вызывающего наибольшее доверие, предлагающего льготные условия закупок и т.д. Таким образом, достигается одно из условий для успешного существования предприятия и комфортной работы сотрудников.

Среди других возможностей автоматизированных систем, играющих заметную роль в управлении аптечными  предприятиями, стоит отметить такие, как:

• автоматизация документооборота с поставщиками. Использование возможностей электронного заказа товаров, сравнение прайс-листов поставщиков, получение документов по товару в электронном виде (накладные, сертификаты качества);
• автоматизация ценообразования. Возможность настройки схемы ценообразования в зависимости от различных условий (с контролем соблюдения законодательных ограничений);
• аналитическая отчетность. Анализ товародвижения и составление отчетов по группам товаров;
• автоматизация работы с товарным ассортиментом. Получение отчетов по группам товаров, реализация ассортиментной политики организации, управление обязательным перечнем лекарственных препаратов;
• автоматизация процесса инвентаризации в аптеках упрощает и сокращает проведение такого трудоемкого и длительного процесса в разы;
• автоматизация бухгалтерского учета. Формирование первичных бухгалтерских отчетов, а также передача данных в специализированные бухгалтерские системы;
• автоматизация работы офисов аптечных сетей и оптовых складов аптечных организаций, контроль за соблюдением внутренней логистики.

Отдельно нужно  упомянуть о дополнительных сервисах и возможностях АСУ, которые не входят в перечень обязательных бизнес-процессов, но позволяют аптечным предприятиям предоставлять новые услуги, проводить рекламные акции и анализировать результаты своей маркетинговой деятельности. Среди таких сервисов можно выделить: взаимодействие со справочными системами; возможности проведения маркетинговых акций (установки целей, учета и контроля результатов маркетинговых акций); реализация дисконтных программ разного типа; реализации различных «непрофильных» услуг; работа с банковскими картами; реализация современных технологий управления бизнесом организации – управление взаимоотношений с клиентами (CRM), управление персоналом (мотивация персонала для увеличения продаж и т.п., HRM), бизнес-аналитика (BI, OLAP) и др.

Кроме того, время  от времени появляются новые актуальные аспекты деятельности аптечных организаций, для реализации которых требуются  доработки автоматизированных систем. В этом случае компании-разработчики создают различные инновационные модули и сервисы, реализуемые в новых версиях программ, чтобы соответствовать уровню развития бизнеса и достойно продолжать конкурентную борьбу на рынке.

В следующих статьях мы более подробно рассмотрим роль автоматизированных систем управления в реализации бизнес-процессов аптечных организаций и управления льготным лекарственным обеспечением. Планируется затронуть вопросы внедрения автоматизированных систем (и «подводные камни» при их внедрении в бизнес-процессы аптечных организаций) и принципы работы сервисных служб в компаниях, занимающихся автоматизацией аптек. Не останутся без внимания некоторые ключевые функциональные возможности современных АСУ и многое другое.