Регистрация и учет первичных документов

                         Регистрация первичных документов

Организация регистрации первичных  документов

Для правильной постановки учета первичных  документов первым шагом бухгалтера после получения нормативных  документов должно быть осуществлено создание базы регистрации первичных документов. Это не роскошь и даже не сервис, это то, что убережет как бухгалтера, так и руководителей от всяких непредвиденных негативных последствий, не говоря о том, что это поможет экономить до 50% времени при поиске необходимой информации. Все выписываемые и заполняемые в бухгалтерии первичные документы должны иметь свой идентификатор, то есть разовый неповторимый номер, который присваивается им при обязательной регистрации в одном из регистрационных журналов, обязательно открываемых на каждом предприятии:

1.  “Журнал регистрации договоров” (журнал 1).

2.  “Журнал регистрации актов  ввода, актов приема-передачи  ОС и нематериальных активов,  накладных на внутреннее перемещение  ОС актов на модернизацию, реконструкцию,  выполнение капитальных ремонтов основных средств”. Такая регистрация может осуществляться в одном журнале, но раздельно по видам документов (регистрационный журнал № 2).

3.  “Журнал учета выданных  доверенностей” ( рег. ж.№ 3).

4.  “Журнал регистрации приходных  складских ордеров ведется непосредственно на складе кладовщиком (рег. ж. № 4).

5.  “Журнал регистрации накладных,  требований, накопительных (заборных) ведомостей” – может выполняться  в одном регистрационном журнале  № 5, но раздельно по видам  документов.

6.  “Журнал регистрации счетов фактур” (рег.ж.№ 6).

7.  “Журнал регистрации приходных,  расходных кассовых ордеров, платежных  банковских поручений, реестров, чеков и других банковских  документов» может осуществляться  в одном регистрационном журнале  № 7, но раздельно по каждому виду документов.

8.  “Журнал регистрации бухгалтерских  справок” – на усмотрение  бухгалтера, организующего бух. учет (рег. ж. № 8).

9.  “Журнал регистрации выпуска  готовой продукции” (рег. ж. №  9).

10.  “Журнал регистрации положений,  инструкций, приказов и других нормативных документов”, принятых на предприятии к исполнению в части ведения бухгалтерского учета. Примечание: кроме вышеперечисленных регистрационных журналов могут быть заведены и другие виды регистрации.

 

     Проверка и систематизация принятых к учету документов

Регистры бухгалтерского учета

Поступившие в бухгалтерию первичные  документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и  правильность оформления первичных  документов, заполнения реквизитов), так  и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Затем осуществляются регистрация  и экономическая группировка  их данных в системе синтетических  и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. По существу, они являются носителями данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов.

Регистры бухгалтерского учета  предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Совокупность учетных регистров, используемых в организации для  отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей, образуют форму бухгалтерского учета.

Объединяет эти формы единство учетных принципов: подтвержденные первичными документами хозяйственные  операции находят отражение в учетных регистрах без всякого исключения способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций

Помимо этого, учетные регистры независимо от того, какой форме учета они принадлежат, выполняют функцию посредника между первичными документами бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетностью организации, позволяя, как было сказано выше, отражать, обобщать и систематизировать учетную информацию.

Формы учета, имеющие применение в  российской практике бухгалтерского учета, многообразны. Выбор формы учета  остается на усмотрение руководителя организации и главного бухгалтера, закрепляется в приказе об учетной  политике и осуществляется в зависимости  от различных условий, прежде всего – от масштабов бизнеса и степени автоматизации бухгалтерского учета в организации.

Малые предприятия, например, могут  применять упрощенную форму бухгалтерского учета, которая может вестись  по:

1. простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия) – по форме «журнал-главная»;

2. форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Для прочих хозяйствующих субъектов предусмотрены мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета.

Простая форма бухгалтерского учета применима на малых предприятиях, совершающих незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в месяц), не осуществляющих производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов. В этом случае учет всех операций осуществляется путем их регистрации только в книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности.

Наряду с книгой для учета  расчетов по оплате труда с работниками и по налогу на доходы с бюджетом малое предприятие должно вести также ведомость учета заработной платы.

Книга является регистром аналитического и синтетического учета, на основании  которого можно определить наличие  имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность. Она является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом книга должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия приемлема для малых предприятий, осуществляющих производство продукции (работ, услуг), и включает следующие регистры бухгалтерского учета:

 

 

 

 

 

Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений – форма № В-1;

Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также  НДС, уплаченного по ценностям, – форма № В-2;

Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;

Ведомость учета денежных средств  и фондов – форма № В-4;

Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-5;

Ведомость учета реализации – форма  № В-6 (оплата);

Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-6 (отгрузка);

Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;

Ведомость учета оплаты труда –  форма № В-8;

Ведомость (шахматная) – форма № В-9.

Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских  счетов.

Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в  одной – по дебету счета с указанием  номера кредитуемого счета, в другой – по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. В обеих ведомостях делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции либо пояснения, шифры и др.

Остатки средств в отдельных  ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены  записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной  деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме № В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость. Оборотная ведомость является основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.

Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, в котором они заполняются, а в необходимых случаях – наименование синтетических счетов. В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются лицами, производившими записи учета на малом предприятии.

Схема документооборота в пределах этой формы учета выглядит следующим  образом:

 

 

Более сложной представляется мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета. Она применяется в нескольких вариантах в зависимости от отраслевых особенностей и типа предприятия. В ней сочетаются книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях, а для аналитического учета используются книги, ведомости и карточки.

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами – накопительными ведомостями, которым присваиваются постоянные номера. Например, мемориальный ордер 1 – накопительная ведомость по кассовым операциям; мемориальный ордер 2 – свод расчетных ведомостей по заработной плате и т.д.

Это облегчает нахождение нужных документов и составление различных справок. Количество составляемых за месяц ордеров  определяет главный бухгалтер. Мемориальный ордер имеет такой вид:

По операциям, не поддающимся систематизации, и по операциям «Сторно» составляются отдельные мемориальные ордера, которые  нумеруются за каждый месяц в отдельности.

В организациях, в которых по объему операций не требуется составления  накопительных ведомостей, корреспонденция  счетов указывается на отдельных  мемориальных ордерах или на оттисках штампа, проставляемых непосредственно  на первичных документах с присвоением соответствующих номеров. Штамп должен содержать те же обязательные реквизиты, что и мемориальный ордер: номер, дату составления, корреспонденцию счетов, сумму, подпись ответственного лица – и ряд дополнительных (по необходимости).

Отдельные мемориальные ордера составляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня по получении первичного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета или дебету одного счета и кредиту нескольких счетов, или, наоборот, по кредиту одного счета и дебету нескольких счетов.

Мемориальные ордера подписываются  главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, а при централизации учета – и руководителем группы учета. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал.

Данные мемориальных ордеров переносятся  в главную книгу, в которой  каждый разворот соответствует отдельному счету. При этом по левой стороне  счета отражаются данные о хозяйственных  операциях по дебету, а по правой стороне – по кредиту этого  счета. Итоги по дебету и кредиту счетов главной книги записываются в оборотную ведомость, построенную с использованием синтетических счетов, на основании которой составляется бухгалтерский баланс.

 

 

 

Таким образом, схема документооборота при мемориально-ордерной форме  учета представляется следующим  образом:

 

 

 

 

Преимуществами мемориально-ордерной формы учета являются простота и наглядность ее учетных регистров. В то же время при преимущественно ручном заполнении учетных регистров объем рутинной работы по заполнению мемориальных ордеров чрезвычайно велик.

Вследствие этого была разработана  более совершенная – журнально-ордерная форма бухгалтерского учета.

В основе этой формы бухгалтерского учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных  документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический  и аналитический учет средств  источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость оформления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая  записи хозяйственных операций осуществляются одновременно как единый рабочий  процесс.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также для целей составления отчетности. Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей. Здесь используется два вида учетных регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

При этом предприятия могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике  своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Кроме того, ведутся инвентарные  карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости  учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

Основными регистрами этой формы учета  являются журналы-ордера. Вспомогательные  ведомости применяются обычно в  тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.

Итоговые данные журналов-ордеров  в конце месяца переносятся в главную книгу. По данным главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.

Главная книга открывается на год  и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей  по отдельным счетам и для составления  сальдового бухгалтерского баланса. В  ней записываются сальдо на начало месяца, обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец года по каждому синтетическому счету.

В главной книге данные о текущих  оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты  по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость  в составлении шахматной контрольной  ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам.

Общая схема документооборота в  рамках журнально-ордерной формы учета  приведена на схеме :

Запись в учетные регистры осуществляется ручным способом или при помощи компьютера.

 

                     Подписание бухгалтерских документов  

 

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют  особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт закона "О бухгалтерском учёте" посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: "Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами".

 

Таким образом, все законодательно-нормативные  акты о ведении документации бухгалтерской  отчётности касаются вопросов их подписания.

Подписи на документе располагаются  одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Например:

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности  лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Например:

Директор института           подпись        В.Т.Логинов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого  лица в подписи не указывается.

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения. Например:

Директор Государственного

научно-исследовательского

института документоведения

и архивного дела                                                                       подпись         М.В.Ларин

В вузах, научных учреждениях в  должностях указываются ученая степень  и звание. Например:

Зав. кафедрой зоологии 

профессор, д-р биолог, наук                                                  подпись         И.Ф.Милютин

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Например:

Если документ подписывает несколько  лиц, равных по должности, их подписи  располагаются на одном уровне. Например:

Директор школы № 585          Директор бассейна "Заря" подпись        О.О.Никитина   подпись   Е.Л.Головач

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается "зам." или "И.О.") и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога "За" является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки "Зам".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                Заключение

 

Документ – это письменное свидетельство  о совершенной хозяйственной  операции или о праве на её осуществление.

С помощью документов осуществляется сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственным операциями.

Документация является начальной  стадией учета. В документах содержится вся экономическая информация, необходимая  для оперативного руководства работы предприятия, контроля за его деятельностью. Поэтому регистрация и систематизация первичных документов является важным аспектом ведения бухгалтерии предприятий.

Подпись же придает этим самым документам  юридическую силу, поэтому играет тоже немаловажную роль.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                    Введение

 

Показатели документа  должны раскрывать суть и все особенности  этой операции, служить базой для  оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для  организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, для составления отчетности, а также юридической доказательности в определенных ситуациях.

В данной работе будет  раскрыта суть первичных документов, процесс их регистрации. Также информация о систематизации принятых к учету документов, регистрах бухгалтерского учета. В нашей стране проделана большая работа по созданию и рационализации форм первичных учетных документов, их унификации и стандартизации. В частности, установлена система стандартов, в которых определены назначение, виды документов и требования к ним. Кроме того, изданы вышеупомянутые альбомы унифицированных форм первичной учетной документации с рекомендациями о порядке их применения. Организация первичного учета возложена на хозяйствующих субъектов. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. На сегодняшний день одним из самых важных видов идентификации индивида является его подпись. Документы так же являются подлинными лишь при наличии на нем подписи. Поэтому в данной работе есть примеры правильного оформления подписей для бухгалтерских документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                    Список литературы

 

1. http://be5.biz/ekonomika/b004/14.htm

2. http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-2/23.htm

3. Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник -

М. ИНФРА-М, 1998 252 с.