Регистрация первичных документов. Систематизация принятых к учёту документов. Подписание бухгалтерских документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

 

Кафедра физикохимии материалов и производственных технологий

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

 

по дисциплине: Технология и автоматизация делопроизводства

на тему: Регистрация первичных документов.

Систематизация принятых к учёту документов.

Подписание бухгалтерских документов.

 

 

 

 

 

 

Студент

ФФБД, 1-й курс, ДФД-1                               Т.Д. Лизура

                                                                                           

 

 

 

Проверил 
ассистент                                                                                            С. В. Некраха

          

 

 

 

 

 

 

 

МИНСК 2015

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………………...   3

1.Понятие и составная часть первичных документов………………………….   4

2.Требования, предъявляемые к первичным документам……………………..    5

3.Первичные документы в Республике Беларусь……………………………….   8

Заключение………………………………………………………………………..   12

Список используемых источников……………………………………………….   13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

ВВЕДЕНИЕ

 

       В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющая на развитие её хозяйственной деятельности.

      Значимость бухгалтерии как структурного  подразделения требует постоянного  совершенствования организации  и деятельности бухгалтерии, внедрения  прогрессивных информационных технологий, обработки экономической информации.

      Рассмотрим такие важнейшие аспекты  бухгалтерской деятельности, как  регистрация первичных документов, систематизация принятых к учёту  документов, подписание бухгалтерских  документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

 

                                 Понятие и состав первичных документов

 

      Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

      Первичный документ — документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности.

      В бухгалтерии первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством произошедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведённой хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции.

      Существует различные виды первичных документов: договор, счёт, платёжные документы, товарная накладная и другие документы.

      В обязательном порядке первичный  документ должен включать в  себя:

• Непосредственно название документа;
• Дата составления документа;
• Название субъекта хозяйствования, от имени которого совершается операция;
• Суть хозяйственно операции;
• Указание должности лиц, совершающих хозяйственные операции, ответственных за её правильность и за верное оформление документов;
• Подписи таких лиц с указанием их фамилий и другой личной информации, которая поможет их идентифицировать.

     Кроме перечисленных реквизитов  в первичной учетной документации  могут указываться и дополнительные  реквизиты, характер которых определяется  содержанием той или иной операции  и назначение которых состоит  в усилении контрольного, познавательного  и оперативного значения документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

 

Требования, предъявляемые к первичным документам

Основные требования, предъявляемые к первичной учётной документации таковы:

• К учёту принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершенных хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов.
• Первичные документы должны обязательно включать в себя реквизиты, перечисленные выше.
• Первичные учётные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях- непосредственно после её окончания.
• В первичных документах должны быть отражены все необходимые сведения, позволяющие точно устанавливать содержание и условия совершения операций, т.е. возникает необходимость заполнения всех реквизитов, предусмотренных формой документов.
• Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших документы, с указанием даты внесения исправлений.
• Заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течении времени, установленного для их хранения в архиве.

      За достоверность данных и  качество составления документов  несут ответственность лица, подписывающие  документы (директор, главный бухгалтер, кассир, приёмщик и др.).

       Документы должны составляться четко и ясно, без помарок. Особо строгий порядок установлен для денежных документов-чеков, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений и требований и других банковских документов. Составление их должно осуществляться на основании специальных правил.

     В кассовых и банковских документах исправление записей не допускается вообще. Если при заполнении документов допущены ошибки, бланки считаются испорченными и аннулируются. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также банковские документы необходимо гасить соответствующими штампами.

       Допущенные по различным причинам ошибки в документах (за исключением вышеперечисленных) исправляются в установленном порядке. Исправление ошибок производится зачеркиванием неправильного текста или

суммы одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, на зачеркнутом пишется правильный текст или сумма. Исправление ошибки  должно быть оговорено "исправлено" и подтверждено росписью лиц, подписавших документ.         

5

      За выпиской некоторых документов устанавливается специальный контроль. Например, при подготовке банковских чеков заполняется корешок чека. Многие документы, как правило, составляются под копирку. Копии остаются для последующего контроля или справок.

      Специальный порядок составления  документов по финансово-расчетным  операциям и специальный контроль  за их составлением предполагают  не допустить совершения неправильных  и незаконных операций.

     Документы, составленные с нарушением  установленных правил, не имеют  юридической силы. Они не могут  служить основанием и доказательством  совершения операции. Все документы  по финансово- расчетным операциям  при их дальнейшей обработке  должны подвергаться строгому контролю по форме и по существу.  

   Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственной операции, атак же по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларуси, суда и прокуратуры.

    Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания,  
предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

     Главный бухгалтер или другое  должностное лицо организации  вправе с разрешения и в  присутствии представителя органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием  даты изъятия.

Для организации первичного учета в организации следует определить круг лиц, имеющих право на составление первичных документов. Для определения круга лиц, имеющих право на составление первичных документов, используют должностные инструкции и сложившуюся технологию обработки документации в бухгалтерии организации.

      Первичные документы по учету денежных средств могут подписываться только руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, которым приказом предоставлены такие полномочия.

        Записи в первичных документах должны производиться чернилами, пастой

шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. В организации руководителем утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право

подписи первичных документов. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных

 

 

6

ценностей, должно быть ограничено. Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно

идентифицировать подпись соответствующего лица.

      Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются нормативными актами. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

      Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр.     

 Все документы, приложенные к приходным и  расходным кассовым ордерам,

а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

      Для систематизации однородных хозяйственных операций используют сводные документы, в которые заносят показатели сгруппированных хозяйственных операций.

     Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7

Первичные документы в Республике Беларусь

 

      На необходимость обеспечения существенного сокращения перечня обязательных для применения первичных учетных документов и количества реквизитов в них было указано в Директиве Президента РБ от 31.12.2010 № 4 "О развитии предпринимательской инициативы и стимулировании деловой активности в Республике Беларусь" (подп. 4.6 п. 4).

      Тем не менее основной принцип бухгалтерского учета сохранен: каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (подп. 1.1 п. 1 Указа Президента РБ от 15.03.2011 № 114 "О некоторых вопросах применения первичных учетных документов" (далее – Указ)).

      До настоящего времени количество реквизитов в утверждаемых государственными органами формах первичных учетных документов ничем не ограничивалось. В некоторых сферах деятельности в данные формы включены реквизиты, присущие таким сферам деятельности, но не имеющие прямого отношения к ведению бухгалтерского учета.

      В чистом виде первичными учетными документами, не содержащими посторонней информации, были лишь те, которые не утверждались государственными органами, а самостоятельно разрабатывались субъектами с учетом требований к их содержанию, предусмотренных ст. 9 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее – Закон).

      В утвержденные же формы первичных учетных документов были включены реквизиты, которые не нужны для ведения бухгалтерского учета. Первичные учетные документы со временем перестали быть только первичными учетными документами и стали выполнять более широкие функции.

      В качестве примера можно привести формы товарных и товарно-транспортных накладных. В накладную необходимо было включать информацию, которая не имела прямого отношения к учету, например информацию, связанную с исполнением требований законодательства о ценообразовании.

      Такой подход был вполне закономерен: удобнее использовать накладную, нежели вводить множество других документов. То, что одна часть информации, которую содержала накладная, относилась к оформляемой ею хозяйственной операции, а другая не имела к ней прямого отношения, не учитывалось. Это приводило к формальной возможности применения необоснованной ответственности за нарушение порядка оформления накладных. Штрафы взыскивали не за нарушения, непосредственно связанные с совершаемой хозяйственной операцией, а за ошибки, связанные с указанием дополнительной информации, не имеющей прямого отношения к оформляемой этой накладной хозяйственной операции.

      Данный пробел был устранен с принятием постановления Минфина РБ от 18.12.2008 № 192 (утверждены формы ТТН-1, ТН-2 и инструкция по их

 

8

заполнению), но сама проблема сохранилась, так как все равно в накладной

необходимо указывать дополнительную информацию.

Принятый Указ устранит саму проблему, так как четко определяет обязательные для указания в первичном учетном документе сведения и устраняет ответственность за неуказание.

      Обращаем внимание, что первичные учетные документы должны в обязательном порядке содержать сведения, указанные в подп. 1.4 п. 1 Указа. Перечень обязательных сведений сокращен

      Совет Министров РБ до 25 марта 2011 г. должен утвердить перечень форм первичных учетных документов. Эти формы должны быть утверждены уполномоченными государственными органами, определенными в таком перечне (подп. 1.2 п. 1 Указа).Формы первичных учетных документов, не установленные в подп. 1.2 п. 1 Указа, могут быть утверждены руководителем организации либо республиканскими органами государственного управления по согласованию с Минфином РБ. Организации вправе самостоятельно утверждать формы первичных учетных документов независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления. Отметим, что это право не распространено на первичные учетные документы, включенные в перечень, который должен определить Совет Министров РБ.

      В случае неверного оформления первичного учетного документа ответственность может наступать только в том случае, если в нем не указаны или неверно указаны сведения, являющиеся обязательными к заполнению. За ошибки, связанные с заполнением любых иных сведений, не будут применять ответственность, установленную ст. 23.17 Кодекса РБ об административных правонарушениях.Положения подп. 1.5 п. 1 Указа имеют обратную силу. Иными словами, произошедшие изменения должны распространять свое действие на ранее допущенные нарушения. Для обоснования такого вывода обратимся к ст. 67 Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З "О нормативных правовых актах Республики Беларусь". Так, нормативный правовой акт не имеет обратной силы, т.е. не распространяет свое действие на отношения, возникшие до его вступления в силу, за исключением случаев, когда он смягчает или отменяет ответственность граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц либо когда в самом нормативном правовом акте или в акте о введении его в действие прямо предусмотрено, что он распространяет свое действие на отношения, возникшие до его вступления в силу.

Следовательно, ответственность не будет применяться во всех случаях, в т.ч. за нарушения, допущенные до вступления в силу Указа.

При рассмотрении вопросов изменения законодательства об оформлении первичных учетных документов обратим внимание на положения постановления Совета Министров и Нацбанка РБ от 28.02.2011 № 251/6 "Об утверждении мероприятий по реализации положений Директивы Президента Республики Беларусь от 31.12.2010 № 4" (далее – постановление № 251/6).

   

9

  В перечне мероприятий по реализации положений Директивы 4 указана

необходимость нормативного закрепления права субъектов отражать факт совершения хозяйственной операции при отсутствии двустороннего первичного учетного документа.Так, на сегодняшний день факт совершения хозяйственной операции следует подтверждать первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляют ответственные исполнители совместно с другими участниками операции (ст. 9 Закона).

     С учетом таких положений законодательства сформировалась соответствующая практика: подтверждение факта выполнения работ (оказания услуг) оформляют актом выполненных работ (оказанных услуг), который подписывают подрядчик (исполнитель) и заказчик.Такой подход является несколько формальным, в определенной степени затрудняет ведение предпринимательской деятельности и учет совершаемых хозяйственных операций. Наибольшие проблемы он вызывал при оформлении хозяйственных операций, совершаемых в ходе внешнеэкономической деятельности, в частности при приобретении различных услуг у иностранных контрагентов.

Практика показывает, что законодательство многих иностранных государств не содержит требований о составлении двусторонних первичных учетных документов. Вместо этого можно использовать более простой способ документального отражения совершаемых операций: в большинстве случае исполнитель предъявляет заказчику услугинвойс, в котором указаны все существенные условия совершаемой хозяйственной операции. На основании этого документа, а также документов внутреннего контроля заказчик производит отражение в учете факта совершения соответствующей хозяйственной операции.

      Система внутреннего контроля любой организации в части ведения бухгалтерского учета должна быть построена таким образом, чтобы обеспечить достоверность бухгалтерских записей. Она включает в себя целый ряд элементов. Так, в нее входят: учетная политика организации, различного рода документы, включая заявки на приобретение товаров (работ, услуг), которые обосновывают необходимость их приобретения, договоры, на основании которых совершают операции, отчеты и т.д. Система внутреннего контроля включает также процессы авторизации (одобрения), визирования, утверждения таких документов и т.д.

     Сложившаяся практика затрудняет ведение деятельности даже в Республике Беларусь. Подтверждением тому может служить письмо Минфина и МНС РБ от 21.10.2010 № 15-5/840/2-1-9/324 "Об актах выполненных работ, оказанных услуг". Письмо предоставляет право не составлять акт в таких сферах экономической деятельности, как услуги связи, аренда, лизинг, прокат, рекламные и другие услуги, при оказании которых заключают однотипные договоры, в т.ч. относимые Гражданским кодексом РБ к категории публичных. Это право распространено на операции по оказанию услуг, имеющих незначительную стоимость (до 2 млн. руб.) по сделке с одним лицом в течение календарного месяца. Основанием для отражения на счетах бухгалтерского

 

10

учета и принятия к налоговому учету, а также к вычету сумм НДС в таком случае служит договор в совокупности со счетом на оплату и иными аналогичными документами (для плательщиков, определяющих выручку от реализации продукции (работ, услуг) "по оплате", а также платежными инструкциями, подтверждающими оплату услуг).

      Новые подходы, изложенные в постановлении № 251/6, направлены на нормативное закрепление уже предпринятых государственными органами шагов по либерализации отношений в сфере документального оформления хозяйственных операций. Они будут способствовать упрощению порядка оформления хозяйственных операций и сближению его с признанными в международной практике принципами ведения учета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

11

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

      Таким образом, регистрация первичных документов, подписание бухгалтерских документов и систематизация принятых к учёту документов являются неотъемлемой частью всего бухгалтерского учёта, а в частности первичного банковского учёта, так как первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях отражаются именно в первичных документах.

      Первичный учёт представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие в организации. Его объектами являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т. п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

12

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫЙ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета. - М.: Финансы и статистика / З.В. Кирьянова. – Москва: Финансы и статистика, 1998. – 254с.

2. Богатая И.Н., Хаханова Н.Н. Бухгалтерский учет. - Ростов Н/Д: «Феникс», 2003. - 608с.

3. Абрамова Н.В. Основные правила составления первичных документов в торговле // «Главбух», Отраслевое приложение «Учет в торговле», 2001. - №1.

4. Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное  и оргтехническое обеспечение  управления: практикум / В.В. Паневчик, С.В. Некраха. – 2-е изд. – Минск: БГЭУ, 2004. – 347 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

13