Регламентация управления персоналом

Федеральное государственное  образовательное бюджетное учреждение

высшего профессионального  образования 

«Сибирский государственный  университет телекоммуникаций и  информатики»

(ФГОБУ ВПО «СибГУТИ»)

Межрегиональный учебный центр переподготовки специалистов

080200 Менеджмент

РЕФЕРАТ

по дисциплине:

«Управление человеческими ресурсами»

на тему:

«Регламентация  управления персоналом»

Выполнил:

Группа:

Проверила:

Новосибирск

Содержание

Введение

Современная производственная деятельность предприятия представляет собой совокупность технологических и организационных процессов. Для их успешного функционирования необходимо принятие различных документов, которые способствуют эффективному существованию организации. Одним из инструментов закрепления процессов в деятельности компании является регламентация.

Регламент – это необходимый инструмент для повышения качества работы организации, любой формы собственности. Для повышение уровня управляемости организацией, необходимо регламентировать субъекты деятельности, процессы деятельности и ресурсы, необходимые для успешного ведения деятельности организации.

Субъекты деятельности – сотрудники, выполняющие работу. Субъекты деятельности могут быть индивидуальными (должностные позиции, рабочие места) и коллективными (подразделения). Для регламентации деятельности субъектов обычно используются организационные документы: должностные инструкции, положения о подразделениях или должностных лицах и др.

Процессы  деятельности – это части деятельности, в ходе которой субъекты выполняют свою работу, используя ресурсы. Для регламентации деятельности процессов используются нормативные документы: положения о направлении деятельности, рабочие инструкции, методические рекомендации и др.

Ресурсы – это деньги, материалы, люди, которые обеспечивают деятельность компании. Регламентация ресурсов осуществляется с использованием планово-учетных документов: планов, нормативов и др.

Не зависимо от размера организации, важное значение для эффективности ее деятельности имеет регламентации управления персонала – установление четкого порядка распределения обязанностей и ответственности. Если управленческие воздействия остаются неформальными, а полномочия и ответственность фиксируются на уровне слов, то неопределенные области будут постоянно создавать конфликтные ситуации или ошибки. Те же последствия будут и в случае, когда регламентирующие документы не отвечают задачам, стоящим перед организацией, и являются лишь формальными документами. Неправильно выполненные работы по регламентации приводят к потерям ресурсов компании.

В ходе данного исследования дадим определение термину регламент, представим классификацию регламентов, определим состав основных документов, регулирующих работу персонала, укажем разделы, включаемый в документ и функции, определяемые тем или иным регламентом. Рассмотрим законодательную основу создания того или иного документа, а также отметим положительные или отрицательные стороны, которые имеет тот или иной регламент, в результате своего введения.

1. Сущность понятия регламент. Классификация регламентов.

Термин регламент (от фран. reglement) означает совокупность правил, определяющих порядок деятельности государственного органа, предприятия, организации, учреждения. Регламенты могут осуществлять регулирование как деятельность предприятия в целом, так и отдельных групп работников.

Все многообразие регламентов управления может быть представлено как система, цель которой – упорядочение труда персонала. В рамках этой системы выделяются различные формы регламентов, которые можно разделить на документированные и недокументированные. К документированным относятся: устав организации, правила внутреннего трудового распорядка, схемы организационных структур управления, положение о подразделении, должностные инструкции, различные нормы: времени, численности, управляемости и т.д.

В зависимости от элементов системы управления, существующие регламенты можно классифицировать на:

• регламенты, регулирующие деятельность предприятия в целом как единого юридического лица (устав, договор учредителей, правила внутреннего распорядка и др.);
• регламенты, регулирующие работу персонала, рассматриваемого, в свою очередь, как совокупность взаимосвязанных групп работников (положение о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, контракты и др.);
• регламенты по информационному обеспечению (делопроизводство, документы, классификаторы, типовые банки данных и др.);
• регламенты, регулирующие порядок работы с техникой управления (размещение, паспорт, инструкции по эксплуатации и др.);
• регламенты, нормирующие процесс управления (матрица функций, графики процессов, технологические карты, регламент совещаний и др.).

В дальнейшем более подробно рассмотрим взаимосвязанный комплекс регламентов, регулирующих работу персонала как взаимосвязанных групп индивидуумов, а именно: правила внутреннего распорядка, коллективный договор, положение о подразделениях, должностные инструкции, трудовой договор.

При этом отметим, что регламентация управления персоналом носит в основном локальный характер и регулируется документами, разработанными в рамках конкретной организации. Однако регламентирование в целом опирается на ряд законов, постановлений, рекомендаций. К их числу относятся: Гражданский кодекс РФ: часть первая от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 11.02.2013); часть вторая от 26.01.1996 № 14-ФЗ (ред. от 14.06.2012); часть четвертая от 18.12.2006 № 230-ФЗ (ред. 08.12.2011); Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ред. от 05.04.2013); Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.06.2013).

2. Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка, являются одним из важнейших документов, регламентирующим порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, основные обязанности сотрудников и администрации, меры поощрения, взыскания и рассматриваются другие вопросы трудовых отношений.

Этот документ должен быть в любой фирме. В ст. 189 ТК РФ прямо указано, что трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка. По смыслу этой статьи правила – обязательный локальный акт. За их отсутствие на руководителя фирмы или уполномоченных им лиц может быть наложен штраф от 500 до 5000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Правила внутреннего трудового распорядка могут быть приложением к коллективному договору (ст. 190 ТК РФ).

Содержание правил внутреннего  трудового распорядка каждая организация определяет самостоятельно в зависимости от специфики своей деятельности. Основные разделы, которые описываются в правилах:

1. Общие положения. Здесь обычно говорится о действии правил – на кого они распространяются, в каких случаях пересматриваются и т. п.
2. Основные права и обязанности организации (ст. 22 ТК РФ). Администрация должна правильно организовывать работу сотрудников, создавать здоровые и безопасные условия труда, постоянно совершенствовать систему оплаты труда, следить за соблюдением трудовой дисциплины, предоставлять сотрудникам гарантии и компенсации и т. п.
3. Порядок приема, перевода и увольнения сотрудников. Здесь обычно указываются документы, которые администрация требует при приеме на работу, условия установления испытательного срока и его продолжительность, действия администрации фирмы при переводе сотрудника на другую работу и при расторжении договора.
4. Основные права и обязанности сотрудников (ст. 21 ТК РФ) – работать добросовестно, соблюдать дисциплину труда, своевременно и точно исполнять распоряжения руководства, соблюдать технику безопасности, содержать в порядке рабочее место, вести себя корректно и вежливо и т. п.
5. Режим рабочего времени и времени отдыха (ст. 100 ТК РФ). Сюда, в частности, включаются:
• время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки;
• время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность (ст. 108 ТК РФ);
• специальные перерывы для определенных категорий сотрудников (например, грузчиков, дворников, строителей, работающих в холодное время года на открытом воздухе), а также перечень работ, на которых они заняты (ст. 109 ТК РФ);
• перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем, если такие есть в организации (ст. 101 ТК РФ);
• выходные дни (ст. 111 ТК РФ) – если организация работает по пятидневной рабочей неделе, то в правилах ВТР нужно оговорить, какой день кроме воскресенья будет выходным;
• продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 116 ТК РФ);
• место и сроки выдачи зарплаты (ст. 136 ТК РФ).
6. Поощрения за успехи в работе (ст. 191 ТК РФ). Здесь указываются конкретные виды поощрений, например выдача премии, награждение ценным подарком, присвоение различных званий и т. п.
7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины. В этом разделе описывается порядок наложения и снятия дисциплинарных взысканий, виды взысканий и конкретные нарушения трудовой дисциплины, которые могут повлечь наказание.

Дополнительно в правила  могут включаться разделы:

• условия оплаты труда;
• социальные блага и гарантии;
• служебная тайна.

При составлении правил опираются на нормы раздела VIII «Трудовой распорядок и дисциплина труда» ТК РФ. В ст. 189 и 190 ТК РФ очерчивается круг вопросов, регулируемых правилами, и устанавливается порядок их утверждения. За основу можно использовать Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 20 июля 1984 г. № 213). Сейчас типовые правила действуют в части, не противоречащей ТК РФ.

После того как правила  внутреннего трудового распорядка разработаны, их необходимо согласовать с представительным органом работников, если он имеется (ст. 190 ТК РФ), и утвердить у руководителя фирмы.

Сотрудников знакомят с  правилами при приеме на работу (а  если правила принимаются вновь, то и в процессе работы) под расписку на отдельном листе ознакомления. Сотрудников необходимо знакомить также и со всеми изменениями, вносимыми в этот документ. Правила должны быть доступны для прочтения в любое время. Для этого их можно вывесить в фирме и во всех ее структурных подразделениях на видном месте или на корпоративном сайте.

Если сотрудники не ознакомлены  с правилами под расписку, то в таком случае будет сложно привлечь сотрудников к ответственности за нарушение трудовой дисциплины, например за опоздания на работу. Ведь сотрудник не знаком с правилами внутреннего трудового распорядка, а значит, не извещен официально о том, когда в фирме начинается рабочий день, сколько по времени продолжается обеденный перерыв и т. п. Если в такой ситуации сотрудника уволить за систематические опоздания, суд скорее всего восстановит его на работе.

3. Коллективный договор

Коллективный договор – это соглашение, которое устанавливает дополнительные гарантии для сотрудников и ответные обязательства с их стороны по отношению к администрации фирмы. Этот документ повышает правовые и социальные гарантии для персонала по сравнению с теми, что уже установлены трудовым законодательством (ст. 40 ТК РФ).

Коллективный договор  выполняет такие функции:

• защищает интересы сотрудников, ведь в трудовых отношениях фирма является экономически более сильной стороной;
• способствует упрощению трудовых договоров, оптимизации расчетов затрат на оплату труда;
• позволяет избежать открытых конфликтов между сотрудниками и администрацией.

Как правило, заключение коллективного договора инициируют сотрудники, однако с таким предложением вполне может выступить и работодатель (ст. 36 ТК РФ). При разработке коллективного договора используются ст. 36–44 ТК РФ.

Закон позволяет  заключать отдельный коллективный договор для филиала, представительства и иного обособленного структурного подразделения (п. 4 ст. 40 ТК РФ). Интересы работодателя при этом представляет руководитель подразделения или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями (п. 5 ст. 40 ТК РФ).

Более целесообразно  заключить один коллективный договор, а специальные условия для сотрудников структурных подразделений отразить в приложениях к нему.

Заключая несколько  коллективных договоров, сложно предусмотреть  равные для всех сотрудников права  и гарантии, а неравенство впоследствии может вызвать спор о дискриминации прав. В то же время единый договор обеспечит определенный минимум одинаковых гарантий для всех сотрудников, ведь один из важнейших принципов трудового права – равенство прав и возможностей (ст. 2 ТК РФ).

Закон не обязывает ни фирму, ни сотрудников заключать коллективный трудовой договор. Ст. 9 и 40 ТК РФ говорят о возможности заключения коллективного договора только в том случае, если сотрудники или работодатель заинтересованы в нем и выступают с такой инициативой, адресованной другой стороне.

Пока сотрудники не выражают желания заключить коллективный договор, никто не может привлечь к ответственности администрацию организации за его отсутствие. А вот если сотрудники направили руководителю фирмы официальное письменное предложение заключить договор, он обязан принять участие в переговорах. Рострудинспекция может наложить на руководителя штраф за уклонение от этой обязанности в размере от 1000 до 3000 рублей (ст. 5.28 КоАП РФ). Ответственность работодателя за другие нарушения при заключении коллективного договора предусмотрена статьями 5.29–5.33 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Есть в фирме нет ни профсоюза, ни совета трудового коллектива, то есть два варианта действий в сложившейся ситуации. Первый – организовать в фирме профсоюз. Второй – созвать конференцию (собрание) трудового коллектива, посвященную заключению коллективного договора. Для этого нужно не менее чем за семь календарных дней направить всем работникам письменные уведомления или в доступных местах повесить несколько объявлений с приглашением на конференцию. П. 2 ст. 36 ТК РФ обязывает представителей сторон вступить в коллективные переговоры в течение семи дней со дня получения уведомления. В данном случае работники, получив уведомления, должны будут направить вам письменный ответ с указанием представителей от своей стороны для участия в переговорах.

Содержание и структуру  коллективного договора стороны  трудовых отношений формируют самостоятельно. В ст. 41 ТК РФ перечислены следующие примерные вопросы коллективного договора:

• формы, системы и размеры оплаты труда;
• выплата пособий, компенсаций;
• механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;
• занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
• рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;
• улучшение условий и охраны труда работников;
• соблюдение интересов работников при приватизации организации, ведомственного жилья;
• экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
• гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением;
• оздоровление и отдых работников и членов их семей;
• частичная или полная оплата питания работников;
• контроль выполнения коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования работников о выполнении коллективного договора;
• отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора.

Нельзя включать в  коллективный договор условия, ухудшающие положение сотрудников по сравнению  с Трудовым кодексом РФ, законами и  другими нормативными актами.

Если такие положения присутствуют в коллективном договоре, они не будут применяться (ст. 9 и 50 ТК РФ).

Коллективный договор  распространяется на всех сотрудников, работающих в фирме. В Трудовом кодексе  специально оговаривается, что коллективный договор действует в отношении  сотрудников на испытательном сроке (ст. 70 ТК РФ), а также на совместителей (ст. 287 ТК РФ).

Если в коллективном договоре установлены гарантии только для сотрудников, которые работают на постоянной основе, это будет дискриминацией прав тех, кто трудится по срочному договору.

За подобное нарушение  предусмотрены штрафы:

• должностных лиц фирмы (например, руководителя) могут оштрафовать на сумму 500–5 000 рублей;
• фирму могут оштрафовать на сумму 30 000–50 000 рублей.

Штрафные санкции за нарушение трудового законодательства установлены ст. 5.27 КоАП РФ.

Трудовой кодекс нигде  не закрепляет обязанность сотрудника присоединиться к уже заключенному коллективному договору, поэтому  не имеется никакой особой процедуры  присоединения. Между тем в соответствии со ст. 68 ТК РФ организация обязана ознакомить нового сотрудника с действующими локальными нормативными актами фирмы, среди которых указан и коллективный договор. Как правило, сотрудник при приеме на работу ставит подпись на самом коллективном договоре (на обороте последнего листа либо на отдельном, прикрепленном чистом листе для ознакомления).

Организация с помощью коллективного договора может осуществлять налоговое планирование. Наиболее важные положения коллективных договоров касаются вопросов оплаты труда. В соответствии с главой 25 Налогового кодекса РФ расходы на оплату труда уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль. В эти расходы помимо зарплаты включаются стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные выплаты, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием работников, предусмотренные законом, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ).

4. Положения о подразделениях

На крупных и средних  предприятиях функции управления выполняются самостоятельными подразделениями, иногда обособленными территориально и имеющими хозяйственную и административную самостоятельность. В целях эффективной координации их деятельность должна регламентироваться положением о подразделении, утвержденным директором предприятия.

Положение о структурном подразделении  является основным нормативным документом, регламентирующим назначение и место  подразделения на предприятии, его  структуру, основные функции и задачи управления, права, ответственность  и формы поощрения работников подразделения. Положение о подразделении утверждается руководителем предприятия с указанием даты и скрепляется печатью.

Положения позволяют:

• официально закрепить рациональное распределение функций управления между структурными подразделениями;
• четко регламентировать основные задачи управления, закрепленные за подразделением; трудоемкость, продолжительность и календарные сроки выполнения функций и задач;
• установить функциональные взаимосвязи между структурными подразделениями по каждому комплексу задач управления;
• повысить своевременность и надежность выполнения функций управления за счет введения количественных показателей;
• конкретизировать права подразделения в части принятия решений и использование ресурсов;
• повысить коллективную ответственность работников подразделения за своевременное и качественное решение функций управления;
• осуществлять моральное и материальное стимулирование работников по результатам хозяйственной деятельности.

Положения о структурном  подразделении состоит из пяти разделов:

1. Общая часть.
2. Функции и задачи.
3. Права.
4. Ответственность.
5. Поощрения.

Функции – комплекс задач, закрепленных за структурой подразделения (перечень функций, функции связи, периодического их выполнения).

Права – предоставляют  возможность использования различных  ресурсов (трудовых, информационных, технических, материальных, финансовых, энергетических) для выполнения функций управления, закрепленных за структурным подразделением (например, требовать предоставления необходимой информации для решения задач от структурных подразделений; разработка должностных инструкций для подчиненных работников и т.д.).

Ответственность. В зависимости  от формы собственности и типа предприятия все работники структурного подразделения несут дифференциальную ответственность (индивидуальную или коллективную) за выполнение установленных собственных предприятия целей и задач, сформированных в годовом плане экономического развития.

Руководитель предприятия  несет ответственность за следующие нарушения:

• несвоевременное и некачественное предоставление исходной информации по решаемым задачам в другие структурные подразделения и вышестоящие организации;
• необоснованную и некачественную разработку планов и отчетов по всем функциям управления и невыполнение заданий плана экономического развития его структурными подразделами;
• нарушение правил охраны труда техники безопасности, пожарной безопасности;
• нерациональное использование трудовых, материальных, технических, энергетических и финансовых ресурсов;
• нарушение штатной и финансовой дисциплины, условий коллективного договора и положении об оплате труда.

Поощрения. Данный раздел состоит из 3-х основных частей:

1. Указываются формы материального и морального поощрения работников за своевременное и качественное решение задач управления. В этом разделе указываются конкретные формы поощрения: объявления благодарности, выдача премий, награждение ценным подарком, почетной грамотой, занесение на доску почета и др.
2. Определяются показатели деятельности структурного подразделения, при этом исходят из основных экономических и социальных показателей работы предприятия в целом. Оценка эффективности работы подразделения осуществляется по результатам выполнения экономических, социальных и организационных показателей. К последним относятся: надежность решений, качество оформления документов, своевременность принимаемых решений, равномерность загрузки персонала и уровень трудовой дисциплины.
3. Указывается перечень показателей, которые закрепляются за функциональным подразделением. Например, для руководителя предприятия – выручка, прибыль, рентабельность и качество; для планового отдела – объем товарной продукции, рост производительности труда, прибыль, фонд оплаты труда.
 

5. Должностные инструкции

Должностная инструкция – внутренний правовой документ предприятия, регламентирующий назначение и место работника в аппарате управления, функциональные обязанности, права, ответственность и поощрение работника. Они являются наиболее массовыми документами, т. к. должны разрабатываться для каждой должности управленческого персонала от директора до бригадира.

Должностные инструкции разрабатываются по каждой должности  управленческого персонала в  соответствии со штатным расписанием  и являются логическим продолжением и развитием положения о структурном подразделении.

Типовая должностная  инструкция, как правило, состоит  из следующих разделов:

1. Общие положения. В этом разделе обычно указывают:

• название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;

• требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы сотрудника (квалификационные требования);
• непосредственная подчиненность;
• порядок назначения и освобождения от должности;
• наличие и состав подчиненных;
• порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
• перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности;

2. Права. Этот раздел содержит перечень прав, которыми в предела<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439_0020_0028_0432_0435_0431_002