Реинжиниринг бизнес-процессов. 7

Реферат

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………….…..3

1. Понятие бизнес-процесса…………………………………….…..….4

2. Реинжиниринг бизнес-процессов……………………………….…..8

3. Системы управления  бизнес-процессами………………………….16

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………...…26

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………....…28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

бизнес процесс  реинжиниринг

Непрекращающееся развитие технологий управления поднимает требования к конкурентоспособности предприятий и организации на принципиально новый уровень и заставляет многие компании искать инновационные решения для повышения эффективности своего бизнеса. Одним из стратегических решений, способных открыть для компании новые ресурсы и возможности, является внедрение процессного подхода к анализу деятельности компании и управлению этой деятельностью.

Основное отличие процессного  подхода от устаревшей функциональной парадигмы в том, что, если ранее  компания представлялась совокупностью  отделов, соединенных вертикалями управления, то теперь в фокусе находится деятельность компании, смоделированная в виде определенного количества разноуровневых процессов. Каждый процесс, как правило, объединяет сотрудников из разных отделов, так что процессный подход к анализу деятельности компании позволяет сформировать четкую систему взаимных связей внутри процессов и в соответствующих им подразделениях. Таким образом, руководитель имеет возможность видеть реальную деятельность своей компании, то есть бизнес-процессы, формирующие выходы, обладающие ценностью и приносящие компании прибыль.

Основой эффективного внедрения  процессного подхода является использования  электронной системы управления бизнес-процессами. Такая система  необходима, чтобы представить реальные процессы на предприятии в виде графических моделей, которые позволяют осуществлять мониторинг и контроль процессов, а также существенно облегчают их изменение и оптимизацию.

 

 

 

 

 

1. Понятие бизнес-процесса

 

С самого возникновения  управления бизнесом как специальной  дисциплины в ней господствовала вертикально-иерархическая (или функциональная) модель, суть которой состоит в представлении бизнеса как совокупности функциональных подразделений (дирекций, управлений, департаментов, отделов). Перед подразделениями ставятся конкретные планы и задачи, после чего на базе отчетов контролируется их исполнение. Такой метод управления широко используется до сих пор, несмотря на присущие этой модели проблемы. Наиболее острые из них таковы: конфликтность на стыках между исполнителями разных отделов и уровнями иерархии; непрозрачное использование ресурсов внутри подразделений; перекладывание ответственности; узкие места (проблема «бутылочного горлышка»); неполнота и недостаточная достоверность консолидированной отчетности.

Однако в последнее время из-за таких факторов, как возрастающая конкуренция, постоянное усложнение и изменение законодательства, появление новых продуктов, изменение структуры компаний, возникла потребность в новых подходах, способных увеличить эффективность бизнеса в быстро изменяющихся условиях бизнес-среды.

Ответом на эту потребность  явилось возникновение процессного  подхода к управлению бизнесом- фактически новой концепции, базирующейся на понятии  бизнес-процесса. Бизнес-процесс в  стандарте ISO 9001:2000 определяется как устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Основная мысль заключается  в том, что в рамках процессной модели бизнес предлагается рассматривать как совокупность составляющих его бизнес-процессов. В этом случае управление бизнесом должно происходить с

точки зрения бизнес-процессов  и их составляющих, а не с точки  зрения функциональных подразделений.

Одна из классических формулировок бизнес-процесса звучит так: «Бизнес-процесс - это организованный комплекс взаимосвязанных действий, которые в совокупности дают ценный для клиента результат» (Майкл Хаммер). Бизнес-процессы точно характеризуют фирму, являются источником всех ее конкурентных преимуществ и определяют ее рыночную специализацию.

Компания в данном случае является не в виде бюрократической  организации, построенной на основах  технологических единиц, как в  производительной, так и в функциональной сферах деятельности фирмы, а в виде совокупности бизнес-процессов, соотношение между которыми внутри компании не подчиняется принципам бюрократической внутрифирменной иерархии. Это совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один вид ресурса или более, а «на выходе» в результате этой деятельности создается продукт, представляющий ценность для потребителя. То есть бизнес-процесс сам по себе уже предполагает необходимость соотнесения результата и затрат, становясь в силу этого именно экономической единицей организации.

Выделение в рамках фирмы  бизнес-процессов базируется на определенных требованиях к таким экономическим  единицам организации:

1) их можно идентифицировать  и провести соответствующие границы:  что относится к бизнес-процессу, а что не относится;

2) у этой деятельности (совокупности операций) должен быть  конечный потребитель либо внутри  компании, либо за ее пределами;

3) границы бизнес-процесса  не определяются технологическими  или функциональными принципами, в их основе запрос потребителя-клиента;

4) важнейшими фигурами  в определении границ бизнес-процессов  являются не инженеры и технологи,  а менеджеры и экономисты.

 

К ключевым бизнес-процессам  в сегодняшних условиях следует  в первую очередь отнести процесс  исполнения решений руководящих органов предприятия. Решений, связанных с ситуацией, быстро изменяющейся внешней средой предприятия. Также сюда входят процессы, связанные с продажей продукции предприятия, управления закупками, управления платежами кредиторской и дебиторской задолженностью. Объем «замороженных» на время принятия решений оборотных средств обратно пропорционален скорости исполнения этих процессов. Чтобы повысить скорость, нужна прозрачность управления для топ-менеджмента, постоянный контроль исполнителькой дисциплины, своевременное обнаружение проблемных ситуаций и их оперативное разрешение.

Структура фирмы, построенной  на принципах выделения бизнес-процессов, не является вертикальной иерархией. Это, скорее всего, либо более горизонтальная структура, либо сетевая структура. Поэтому процесс увязывания различных бизнес-процессов в единую организацию - это процесс координации, согласования взаимных интересов, а не административного подчинения.

Приняты два способа  внедрения бизнес-процесса: либо разработка его «с чистого листа», либо критическая переработка существующей практики. Первому подходу соответствует английский термин engineering (конструирование), второму- re-engineering (повторное конструирование, перестройка).

На выделение бизнес-процессов  в конкретной компании (фирме) оказывают влияние как объективные факторы (например, производственные мощности, производимые продукты, освоенный рыночный сегмент, утвержденная стратегия и прочие факторы внутренней и внешней среды организации), так субъективные (например, пристрастия менеджеров к рискованным или малорискованным решениям, представления менеджеров о деятельности фирмы, ее стратегии, идеологии).

Конструирование (выделение) и перестройка бизнес-процессов  становится новым и самостоятельным  видом менеджерской деятельности, где правила, если они и действуют, касаются наиболее общих моментов и подходов. Эта деятельность выводит менеджерскую работу за узкие рамки рационального (по сути, инженерного) подхода, создавая широчайший простор творческой инициативе и выработке нестандартных управленческих решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Реинжиниринг бизнес-процессов

 

Цикл современной компании начинается с реинжиниринга - кардинальной и революционной перестройки  бизнес-процессов компании, сопровождающейся переходом на новые принципы построения организации. Этот вид деятельности требует выполнения специального проекта и создания команды по реинжинирингу, включающей как сотрудников компании, так и приглашенных консультантов. После достижения намеченных целей работы по проекту завершаются и компания переходит к эволюционному периоду своего развития, называемому усовершенствованием бизнеса: постоянные небольшие модернизации выполняются в ходе текущей работы. По мере того как возможности эволюционного развития исчерпываются, компания вновь проводит реинжиниринг - как правило, проект охватывает уже не всю компанию целиком, а несколько функциональных подразделений. Таким образом, изменения организации работ в компании становятся частью ее повседневной жизни - как реакция на постоянные изменения во внешнем окружении: рынок, уровень технологий, потребности клиентов, конкуренция.

Реинжиниринг - это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов компаний для достижения коренных улучшений в основных актуальных показателях их деятельности: стоимость, качество, услуги и темпы (М. Хаммер, Дж. Чампи). При этом реинжиниринг рассматривается как способ выживания современных компаний в условиях жесткой конкурентной борьбы на мировом рынке.

Необходимость реинжиниринга связывается с высокой динамичностью современного делового мира. Непрерывные и довольно существенные изменения в технологиях, рынках сбыта и потребностях клиентов стали обычным явлением, и компании, стремясь сохранить свою конкурентоспособность, вынуждены непрерывно перестраивать корпоративную стратегию и тактику.

 

 

Реинжиниринг применяется  в трех основных ситуациях:

1. В условиях, когда  фирма находится в глубоком  кризисе, который может выражаться  в явно неконкурентном (очень  высоком) уровне издержек, массовом отказе потребителей от продукта фирмы и тому подобное.

2. Когда текущее положение  фирмы может быть признано  удовлетворительным, однако прогнозы  ее деятельности являются неблагоприятными. Фирма сталкивается с нежелательными  для себя тенденциями в части конкурентоспособности, доходности, уровня спроса.

3. Реализацией возможностей  реинжиниринга занимаются благополучные,  быстрорастущие и агрессивные  организации. Их задача состоит  в ускоренном наращивании отрыва  от ближайших конкурентов и  создании уникальных конкурентных преимуществ. Применение реинжиниринга в этой ситуации является лучшим вариантом ведения бизнеса. Многие компании считают, что нашли наилучшую модель бизнеса, в которой не стоит что-либо существенно менять. Со временем подобный подход приводит к тому, что конкуренты догоняют и перегоняют такие фирмы, а сами компании все хуже адаптируются к спросу и рыночной конъюнктуре в целом.

Чтобы понять, каким образом  проведение реинжиниринга бизнес-процессов  повышает эффективность работы компании, рассмотрим, как реинжиниринг изменяет реконструируемые бизнес-процессы.

1. Несколько рабочих  процедур объединяются в одну. Для перепроектированных процессов  наиболее характерно отсутствие  технологии «сборочного конвейера», в рамках которой на каждом  рабочем месте выполняются простые задания, или рабочие процедуры. Выполнявшиеся различными сотрудниками, теперь они интегрируются в одну - происходит горизонтальное сжатие процесса. Если не удается привести все шаги процесса к одной работе, то создается команда, отвечающая за данный процесс.

Наличие в команде  нескольких человек неизбежно приводит к некоторым задержкам и ошибкам, возникающим при передаче работы между членами команды. Однако потери здесь значительно меньше, чем  при традиционной организации работ, когда исполнители подчиняются различным подразделениям компании, располагающимся, возможно, на различных территориях. Кроме того, при традиционной организации трудно, а иногда и невозможно определить ответственного за быстрое и качественное выполнение работы. По имеющимся оценкам, горизонтальное сжатие ускоряет выполнение процесса примерно в 10 раз.

2. Исполнители принимают  самостоятельные решения. В ходе  реинжиниринга компании осуществляют  не только горизонтальное, но  и вертикальное сжатие процессов.  Это происходит за счет самостоятельного принятия решения исполнителем, в тех случаях, когда при традиционной организации работ он должен был обращаться к управленческой иерархии.

При традиционной организации  работ, ориентированной на выпуск массовой продукции, исходили из предположения, что исполнители не имеют ни времени, ни знаний, необходимых для принятия решений. Реинжиниринг отвергает эти предположения, что вполне естественно при отказе от массового производства и современном уровне образования. Наделение сотрудников большими полномочиями и увеличение роли каждого из них в работе компании приводит к значительному повышению их отдачи.

3. Шаги процесса выполняются  в естественном порядке. Реинжиниринг  процессов освобождает от линейного  упорядочивания рабочих процедур, свойственного традиционному подходу, позволяя распараллеливать процессы там, где это возможно.

4. Процессы имеют различные  варианты исполнения. Традиционный  процесс ориентирован на производство  массовой продукции для массового рынка, поэтому он должен исполняться единообразно, независимо от исходных условий при всех возможных входах процесса.

 

В наше время высокая  динамичность рынка приводит к тому, что процесс должен иметь различные  версии исполнения в зависимости  от конкретной ситуации, состояния рынка. Традиционные процессы обычно оказываются довольно сложными - они учитывают различные исключения и частные случаи. Новые процессы, в отличие от традиционных, ясны и просты - каждый вариант ориентирован только на одну соответствующую ему ситуацию.

5. Работа выполняется  в том месте, где это целесообразно.  В традиционных компаниях она  организуется по функциональным  подразделениям, что достаточно  расточительно и медленно.

6. Уменьшается количество  проверок и управляющих воздействий.  Проверки и управляющие воздействия непосредственно не производят материальных ценностей, поэтому задача реинжиниринга - сократить их до экономически целесообразного уровня. Традиционные процессы насыщены подобными шагами, единственное назначение которых - контроль за соблюдением исполнителями предписанных правил. К сожалению, на практике довольно часто оказывается, что стоимость проверок и управляющих воздействий превосходит стоимость заказа требуемого продукта. Реинжиниринг предлагает более сбалансированный подход. Вместо проверки каждого из выполняемых заданий перепроектированный процесс часто агрегирует эти задания и осуществляет проверки и управляющие воздействия в отложенном режиме, что заметно сокращает время и стоимость процессов.

7. Минимизируется количество  согласований. Еще один вид работ, не производящих непосредственных ценностей для заказчика, - это согласования. Задача реинжиниринга состоит в минимизации согласований путем сокращения внешних точек контакта.

8. «Уполномоченный» менеджер  обеспечивает единую точку контакта. Механизм «уполномоченного» менеджера применяется в тех случаях, когда

шаги процесса либо сложны, либо распределены таким образом, что  их не удается объединить силами небольшой  команды. «Уполномоченный» менеджер играет роль буфера между сложным процессом и заказчиком. Он ведет себя с заказчиком так, как если бы был ответственным за весь процесс. Чтобы выполнить эту роль, менеджер должен быть способен отвечать на вопросы заказчика и решать его проблемы, имея для этого доступ ко всем используемым информационным системам и ко всем исполнителям.

9. Преобладает смешанный  централизованно/децентрализованный  подход. Современные технологии  дают возможность компаниям действовать  полностью автономно на уровне  подразделений, сохраняя при этом  возможность пользоваться централизованными данными.

Из-за большой популярности реинжиниринга бизнес-процессов  часто происходит путаница реинжиниринга  с другими известными подходами:

1. Несмотря на важную  роль, которую информационные технологии  играют в реинжиниринге бизнес-процессов, реинжиниринг нельзя непосредственно отождествлять с автоматизацией бизнес-процессов.

2. Некоторые пользователи  путают реинжиниринг бизнеса  с реинжинирингом программного  обеспечения, задача которого  состоит в переписывании - на  основе современных технологий - устаревших ИС без изменения самих автоматизируемых процессов.

3. Реинжиниринг не  является ни реструктурированием  (restructuring), ни уменьшением размерности  (downsizing). Эти термины обозначают  уменьшение возможностей компании, например снижение производственных мощностей, для соответствия текущим более низким требованиям.

4. Реинжиниринг - это не  реорганизация (reorganizing) не «выравнивание  организации» (flattening), хотя «выравнивание»  вполне может оказаться результатом  проведения реинжиниринга. В отличие от реорганизации и выравнивания, имеющих дело с организационными структурами, реинжиниринг имеет дело с процессами.

5. Реинжиниринг ни  в коем случае не улучшение  качества и не глобальное управление  качеством. Хотя и реинжиниринг, и управление качеством отводят центральную роль бизнес-процессам, существует принципиальное отличие: управление качеством принимает имеющиеся процессы и старается их улучшить, в то время как реинжиниринг заменяет существующие процессы на новые.

Процесс реинжиниринга можно подразделить на основные этапы.

1. Формируется желаемый (необходимый с точки зрения  будущего выживания и развития) образ фирмы. Формирование будущего  образа происходит в рамках  разработки стратегии фирмы, ее  основных ориентиров и способов  их достижения. Особое значение в ряду стратегических целей приобретает ориентация на потребителя. Правильный выбор целей реинжиниринга означает, что найдены направления, которые действительно могут быть существенно улучшены и являются жизненно важными для данного бизнеса.

2. Создается модель  реального или существующего  бизнеса фирмы. Этот этап называют  ретроспективным, или обратным, реинжинирингом. Здесь воссоздается система действий, работ, при помощи которых компания  реализует существующие цели. Производится  детальное описание и документация основных операций компании, оценивается их эффективность. Для создания модели существующего бизнеса используются результаты анализа организационной среды, данные контроллинга. Определяются процессы, нуждающиеся в коренной перестройке.

3. Разрабатывается модель  нового бизнеса. Происходит перепроектирование  текущего бизнеса -прямой реинжиниринг.

Для создания модели обновленного бизнеса  осуществляются следующие действия:

а) перепроектируются выбранные  хозяйственные процессы, создаются более эффективные рабочие процедуры, определяются технологии (в том числе информационные) и способы их применения;

б) формируются новые функции  персонала, перерабатываются должностные  инструкции, определяется оптимальная  система мотиваций, организуются рабочие команды, разрабатываются программы подготовки и переподготовки специалистов;

в) создаются информационные системы, необходимые для осуществления  реинжиниринга: определяется оборудование и программное обеспечение, формируется  специализированная информационная система бизнеса ;

г) производится тестирование новой  модели в ограниченном масштабе.

4. Внедрение модели нового бизнеса  в хозяйственную реальность фирмы.  Все элементы новой модели  воплощаются на практике. Здесь  важна умелая состыковка и  переход от старых процессов к новым.

В проведении реинжиниринга участвуют  специалисты двух типов - профессионалы  в области реконструируемого  бизнеса и разработчики информационных систем. Опыт реинжиниринга показывает, что по-настоящему успешное и новаторское  внедрение информационных технологий является уникальным творческим процессом: управляющие компаний и специалисты-технологи, знакомясь с методами ИТ, сами делают открытия относительно возможностей их использования в своем конкретном бизнесе.

Таким образом, реинжиниринг нацелен на то, чтобы не только каждое звено бизнеса действовало продуктивно, но и на то, чтобы вся система их взаимодействия была нацелена на получение максимального эффекта мультипликации, то есть того эффекта, который невозможно получить каждому в отдельности, но реально достичь за счет совместных усилий, организованных оптимальным образом.

При реинжиниринге бизнеса принципиальное значение приобретает согласованность, взаимообусловленность и взаимодополняемость  действий. Еще одна особенность реинжиниринга -в его системе каждый работник нацеливается не столько на хорошее и своевременное выполнение

возложенной на него работы, сколько  на то, чтобы обеспечить максимально  высокий конечный результат всего  бизнеса, то есть всегда следует «подставить  плечо» сотруднику, который в такой помощи нуждается. Конечно, при этом интенсивность труда обычно возрастает. Но это труд, приносящий прибыль, а повышение финансовых результатов бизнеса позволяет существенно расширить материальное стимулирование. Результаты более напряженного и продуктивного труда приносят не только высокий заработок, но и общественное признание, высокий имидж работника и большее моральное удовлетворение, поскольку раскованность в работе усиливает ее творческий характер, предоставляется возможность для каждого раскрыть весь свой потенциал во имя успеха общего дела.

Проекты реинжиниринга сопряжены  с большими затратами и высокими рисками. По некоторым оценкам, доля удачных проектов реинжиниринга  в мире составляет всего 30%. Можно  выделить следующие типичные ошибки реинжиниринга:

а) излишняя детализация, потеря цели при обследовании. Глубокая детализация и декомпозиция на все  более мелкие процессы и подпроцессы  зачастую сводится к делению по функциональным подразделениям. Так появляются, например, «бизнес-процессы финансового отдела». Такой подход полностью подменяет исходную концепцию бизнес-процесса, заменяя ее функциональной организацией управления.

б) Разрыв во времени при  проектировании. При анализе схемы  бизнес-процессов нужно все тщательно  взвесить, спланировать и, наконец, внедрить новый бизнес-процесс. Чересчур долгий анализ может оказаться бесполезным - результаты будут устаревшими.

в) Проблемы реализации проекта. После получения результатов проекта по реинжинирингу предприятие, как правило, остается один на один с проблемой: как претворить эти рекомендации в жизнь.

Система управления бизнес-процессами призвана решать перечисленные проблемы реинжиниринга.

3. Системы управления бизнес-процессами

 

Системы управления бизнес-процессам  пришли в Россию с Запада. Там этот класс систем называется BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы.

Основная идея системы  управления бизнес-процессами крайне проста: происходит моделирование бизнес-процессов  рассматриваемой компании с помощью  наглядных диаграмм, описание которых затем загружаются в компьютерную систему, и система позволяет отследить исполнение этих процессов в реальной практике работы предприятия. Несомненным преимуществом данного подхода является то, что заказчик гарантированно получает систему, полностью удовлетворяющую его нуждам и способную изменяться с ростом потребностей конкретного бизнеса.

Чтобы бизнес-процесс  стал управляемым, необходимо обеспечить маршрутизацию задач в соответствии с его логикой, а также контролировать параметры, такие как время исполнения отдельных функций, отклонения от нормативного времени выполнения, стоимость процесса. Если в компании используется такой инструмент, то можно говорить о создании полного цикла управления бизнес-процессом, в рамках которого с учетом собранной статистики этот процесс совершенствуется.

Системы класса BPM являются наследниками workflow-систем, при этом под термином workflow понимается управление потоком работ и через него - бизнес-процессом.

Рынок BPM-систем подразделяется на два больших сегмента. Первый сегмент - это рынок BPM-систем (система-система), и эти решения изначально ориентированы на интеграцию между информационными системами. Они в основном используются для внутренней интеграции бизнес-процессов, проходящих в информационных системах.

Примером такой интеграции может быть процесс биллинга в телекоммуникационной компании, где может быть использовано множество

информационных систем, функции которых выполняются  без участия человека, но при этом системы должны быть интегрированы между собой для «сквозной» автоматизации данного процесса.

Второй сегмент рынка BPM-систем - это системы класса BPM (человек-человек), которые в первую очередь предназначены для автоматизации  последовательности работ, то есть бизнес-процессов, выполняемых людьми.

Выделяется пять классов BPM-систем: административные системы, отвечающие за контроль поручений; средства организации  коллективной работы с основным упором на управление документами, что можно  отнести к функциональности Docflow; BPM-компоненты других систем- внутренние workflow-модули в других системах; BPM-системы, предназначенные для интеграции- системы с функционалом интеграции «система-система»; самостоятельные BPM-системы, позволяющие решать задачи автоматизации бизнес-процессов, выполняемых людьми.

В большинстве случаев  применение BPM-систем наиболее эффективно в тех отраслях, где компании изначально имеют процессную организацию деятельности и специфику в логике бизнес-процессов, а также высокую частоту изменений  в существующих процессах. Для таких компаний BPM-системы являются единственным способом автоматизации процессов, так как использование «монолитных» ИТ-решений или собственных разработок, как правило, приводит к тому, что из-за возникающих изменений в бизнесе эти решения быстро перестают удовлетворять новым требованиям.

От правильного выбора информационной системы класса BPMS существенно зависит ее дальнейшее использование. Однако сегодня большинство решений принимается интуитивно, что часто приводит к разочарованию от результатов автоматизации. При выборе BPM-систем, как правило, ориентируются только на внешние признаки - количество инсталляций, бренд и стоимость. При этом не уделяется особого внимания ее функциональности и технической реализации, что приводит к ограничениям

в дальнейшей работе: отсутствие кросс-платформенности, недостаточная масштабируемость, сложность внесения изменений.

Одним из ключевых этапов выбора BPM-системы является разработка требований к системе и поставщику. В рамках этих работ определяются наиболее критичные бизнес-процессы, проводится аудит ИТ-инфраструктуры, определяются границы автоматизации и собираются требования от ключевых пользователей компании. Количество данных требований может варьировать в широких пределах, например для крупных компаний оно может составлять около 500, а для небольших около 100.