Система электронного документооборота

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

РОССИЙСКАЯ  МЕЖДУНАРОДНАЯ АКАДЕМИЯ ТУРИЗМА

ВОЛЖСКО-КАМСКИЙ  ФИЛИАЛ 

РЕФЕРАТ

по  дисциплине «Автоматизированные  системы управления и офисные технологии»

на  тему:

«СЭД «БОСС-Референт» (АйТи)» 

Выполнила:

студентка очного отделения

                                                                      Проверил:  

Дата:______________

Оценка:____________ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

г. Набережные Челны

2010 год

Оглавление 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      Тема  работы является актуальной в настоящее  время, так как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и источником, и  результатом, и инструментом этой деятельности. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, система электронного документооборота (СЭД) занимает особое место.

      Найти необходимый документ буквально за считанные минуты,  отправить документ в удаленное подразделение на согласование и получить резолюцию в течение часа. Знать, какие поручения выполнены, а какие просрочены. Реализовать это и многое другое в организации позволит система электронного документооборота.

      Цель  моего реферата: рассмотреть преимущества СЭД, а именно БОСС-Референт, понять назначение этой системы, движение каких документов происходит в этой системе, как происходит это движение и зачем это вообще нужно, а также рассмотреть условия приобретения системы БОСС-Референт, и узнать ее ценовую политику. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. СЭД. Характеристика и назначение.

1.1 Общая характеристика систем электронного документооборота

     Система электронного документооборота (СЭД) — это комплекс программных и аппаратных средств, обеспечивающих автоматизацию работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, хранение, согласование и пр.) и процессов информационного взаимодействия сотрудников различных подразделений организации.

      Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает:

      1. повышение управляемости организации

      2. повышение скорости принятия  решений и их качества

      3. формирование единого информационного  пространства организации

      4. повышение эффективности работы сотрудников, рабочих групп, организации в целом

      5. повышение исполнительской дисциплины

      возможность реализации юридически значимого электронного документооборота 

      Компания  АйТи является одним из лидеров на российском рынке в сфере построения систем электронного документооборота и систем управления документами. Компанией реализован самый масштабный проект по созданию СЭД в России – система электронного документооборота в органах Федеральной налоговой службы РФ (на базе программного продукта БОСС-Референт), где общее количество пользователей в настоящее время превышает 55 тысяч. 

      Что такое система электронного документооборота?

      Из  самого названия вроде понятно —  это система, в которой происходит движение документов. Но сразу хочется  спросить: каких документов, как  это происходит, и зачем это  нужно.

      Система электронного документооборота — это программный продукт, который упрощает и ускоряет работу с документами в рамках организации (включая отдаленные офисы) или нескольких организаций. Современная СЭД, такая как БОСС-Референт, обеспечивает повышение эффективности работы организации за счет автоматизации целого комплекса процедур и процессов, а именно:

      1. документы не теряются — все документы (входящие и исходящие) регистрируются в системе и хранятся в ней в электронных версиях;

      2. создается единое хранилище документов — найти нужный документ может любой (при наличии соответствующих прав) сотрудник организации за считанные минуты — для этого достаточно воспользоваться поиском по системе, и, что важно, даже находясь вне офиса можно через систему найти все необходимые документы;

      3. документы согласуются быстро — процессы согласования документов, сбора рецензий происходят почти автоматически — запущенный в системе документ оперативно попадет ко всем согласующим, и столь же оперативно вернется к создателю, собрав все рецензии;

      4. обеспечивается быстрое и гарантированное ознакомление с документами сотрудников — столь же оперативно произойдет ознакомление сотрудников со вступившим в силу новым документом (например, положением или приказом), при этом автоматически сформируется список ознакомившихся с документом;

      5. соблюдаются сроки исполнения и рассмотрения документов — можно получить информацию, у кого на рассмотрении находится документ, а если срок работы с документом ограничен, система сама напомнит исполнителю, что ему пора подготовить свою рецензию. 
 
 
 

1.2.Назначение системы БОСС-Референт

      Система БОСС-Референт разработана для автоматизации  управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями  являются коммерческие компании, федеральные  государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.

      Внедрение системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства на базе программного пакета БОСС-Референт обеспечивает решение следующих  задач:

      Автоматизация процессов документационного обеспечения управления, включая реализацию согласованной работы нескольких канцелярий, обработку входящей и исходящей корреспонденции, управление прохождением внутренних распорядительных, организационных и информационно-справочных документов, а также управление процессами ознакомления с документами.

      Формирование  плановой и оперативной отчетности, связанной с делопроизводством  и документооборотом.

      Возможность управлять в рамках всей организации  процессами согласования документов, формирования поручений на выполнение тех или иных заданий, предоставления информации различным службам и подразделениям, регистрации документов, обращений различных типов (потенциальных клиентов партнеров, поставщиков, соисполнителей, граждан).

      Возможность автоматизировать такие специальные виды документооборота, как управление выполнением договоров, инвентаризация и обслуживание внутренних и внешних материальных объектов (лифты, принтеры и др.), ведение взаимоотношений с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками.

      Создание единого информационного пространства организации, что особенно актуально для крупных территориально распределенных организаций и предприятий.

      Создание  основы для формирования баз знаний и корпоративных информационных хранилищ организации, в которых  накапливается связанная между собой информация и данные, представленные в виде текстов, графической информации, форм и таблиц, видео и аудио данных. Создание условий для удобного использования всей накопленной в организации информации, имеющей отношение к работе с конкретным заказчиком, направлению и проектам.

      Эффективный обмен знаниями и информацией  внутри рабочих групп, комитетов, между  центральным офисом организации  и ее подчиненными структурами, а  также напрямую между подчиненными структурами, в том числе находящимися на разных территориях.

      Система обеспечивает поддержку следующих  бизнес-процессов:

      Работа  с внутренними документами организации

      Подготовка  проекта документа, его согласование и визирование в электронном  виде

      Формирование  поручений по документам

      Передача визированных документов на ознакомление и исполнение сотрудникам

      Контроль  прохождения документов; регистрация  документов

      Контроль  ознакомления с приказами, инструкциями и т. д.

      Управление  доступом к документу

      Быстрый поиск нужного документа

      Создание и хранения шаблонов документов

      Обработка входящих и исходящих документов

      Контроль, учет, регистрация входящей/исходящей  корреспонденции

      Наложение резолюций 

      Пересылка документов внутри организации по настраиваемым  маршрутам 

      Перевод документов из бумажного вида в электронный и обратно, включая потоковое сканирование

      Сдача (помещение) документов после исполнения в "Дело № …"

      Формирование  истории переписки по вопросу 

      Формирование  поручений по документам

      Контроль  исполнения документов

      Статистика, отчеты

      Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой  дел 

      Управление  доступом к документу

      Управление  внешними контактами

      Регистрация различных видов контактов 

      Планирование  контактов со сторонними организациями 

      Ведение истории контактов

      Подписка  на информацию о контактах в разных разрезах

      Формирование  отчетов по контактам 

      Быстрый поиск истории контактов с  конкретной организацией

      Работа  с договорами организации

      Работа  с проектом договора

      Создание  и хранение шаблонов договоров 

      Согласование  договоров в электронном виде с возможностью делегирования полномочий

      Ведение реестра договоров; планирование этапов и событий по договорам 

      Планирование  платежей, сроков поставок и работ 

      Контроль  исполнения договоров 

      Формирование  отчетности

      Хранение  и быстрый поиск договоров 

      Организация новостных каналов и конференций

      Информирование  сотрудников о внутренних новостях организации 

      Создание  библиотеки документов по областям знаний

      "Доска  объявлений"

      Механизмы поддержки дискуссий и групповой работы

      Создание  иерархии замечаний 

      Предоставление  внешней информации с разделением  по характеру поступающих новостей, с возможностью подписки и отмены подписки пользователями системы 

      Ведение справочника организации в электронном  виде

      Соответствие  справочника организации штатной и функциональной структуре предприятия

      Поддержка механизма взаимозаменяемости сотрудников, делегирования полномочий

      Возможность генерации сводки по текущим контактам, поручениям, документам на исполнении и т.д.

      Ведение справочника внешних организаций

      Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных  объектов организации

      Ведение реестра объектов инженерного хозяйства 

      Обработка в электронном виде заявок сотрудников  на сервисное обслуживание и поставку оборудования

      Проведение  инвентаризации

      Организация и планирование мероприятий

      Оповещение  и напоминания о мероприятиях

      Проведение  электронных конференций, совещаний

      Индивидуальное  и групповое планирование рабочего времени руководителя и персонала 

Автоматическая  координация деятельности 
 
 
 

Глава 2. Состав системы  и характеристика модулей.

2.1. Состав системы электронного документооборота БОСС-РЕФЕРЕНТ

      Систему электронного документооборота, построенную  на основе БОСС-Референта, можно условно  представить в виде совокупности нескольких слоев:

      - "железо" (серверы, клиентские  рабочие станции, сети и др.) и платформа (сетевая операционная  система Windows/Linux/Sun и транспортные протоколы), которая объединяет в единый комплекс все "железо"

      - технология IBM Lotus - технологическая платформа, являющаяся "надстройкой" над сетевой операционной системой

      - система БОСС-Референт, представляющая  собой Lotus Domino-приложение, состоящее из баз данных формата nsf.

      Технологические особенности 

      1. Поддержка работы территориально-распределенных  организаций

      Архитектура системы позволяет развернуть систему  на нескольких независимых структурах лотусовых серверов и, в частности, организовать работу на сложнейшей конфигурации серверов Lotus Domino R6.5X - в топологии "двухуровневая звезда". Два радиальных сервера, относящиеся к одному родительскому серверу и "видящие" его, могут обмениваться пакетами информации напрямую.

      2. Поддержка реальной распределенности 

      Отличительная особенность системы состоит  в поддержке процедур управленческого  документооборота и делопроизводства в территориально-распределенных организациях.

      - Система автоматически направляет: а) всем участникам процесса  согласования копии проекта согласуемого  документа, б) ответственному  за подготовку документа (принятие  решения) визы и замечания участников согласования, дополнительные документы.

      - После завершения согласования  система обновляет статус документа  и информирует об этом всех  участников процесса согласования.

      - Этап ознакомления завершается  автоматической отправкой документа  (и всех его копий) в архивные базы.

      В любой момент времени все сотрудники, работающие над проектом документа, располагают его актуальными  копиями, имеют информацию о статусе  документа, а также могут просмотреть  информацию, относящуюся к вопросу - сформированные в ходе согласования замечания, поручения и др.

      3. Оперативность и надежность передачи  данных 

      При передаче данных в распределенной структуре  используются принципиально новые  механизмы взаимодействия конфигураций системы, установленных на разных территориях (серверах). В БОСС-Референт v.3 механизм репликации используется только для синхронизации справочных и словарных данных. Для передачи функциональных данных, нередко образующих связки документов (речь идет о наборе файлов, поручений, виз согласования, ознакомления и т. п., относящихся к конкретной карточке документа), используется механизм прямой передачи данных через сокетное соединение XML-пакетом.

      Данный  механизм, лежащий в основе процессов  согласования и ознакомления документов в распределенной среде, обеспечивает: 1) гарантированную и экономную доставку (только на необходимые сервера) связок документов всем участникам работы над документом, 2) снижение нагрузки на каналы передачи данных и 3) существенное упрощение администрирования системы: не нужно выполнять сложные настройки прав доступа серверов и параметров репликации.

      4. Поддержка сложных организационных  структур 

      Система поддерживает продуманные механизмы  совмещения должностей, делегирования  полномочий и замещений. Механизм совмещения должностей является ключевым для использования СЭД в организациях, где помимо функциональных подразделений имеют место проектные образования. Для каждого сотрудника задается перечень ролей по обработке документов (утверждающий, согласующий и т.п.), при этом пользователь может иметь разные роли в функциональном подразделении, где он работает, и проектах, в которых он участвует. Обрабатывая конкретный документ, пользователь получает и обрабатывает документы в соответствии с его ролью в подразделении, которое указано в документе.

      5. Работа с версиями и редакциями  документов 

      Карточки  документов и вложенные файлы  хранятся в разных базах данных. Это сделало возможным реализовать  механизм работы с версиями и редакциями документов, широко используемый на этапах согласования, подписания и утверждения  документов.

      6. Гибкость системы

      Средства  системы, включая механизм workflow, позволяют быстро модифицировать существующие схемы прохождения документов, а также быстро реализовывать документооборот по новым бизнес-процессам, связанным с обработкой документов. С помощью строительных кубиков системы можно быстро реализовать, например, обработку документов, необходимых для принятия решения о целесообразности проведения рекламных акций, выделения кредита (в банках) и т. д.

      7. Отказоустойчивость 

      БОСС-Референт поддерживает работу в программном кластере Domino, состоящем из двух серверов - основного и резервного. В случае отказа основного сервера, на котором работают пользователи, происходит их автоматическое переключение на резервный сервер (при новом открытии баз данных). При восстановлении основного сервера обратное переключение пользователей осуществляет администратор.

      8. Производительность 

      Высокую производительность системы в ситуации динамичного роста объемов данных обеспечивает механизм архивирования, выполняющий перенос документа  в архив на том сервере, где он был создан, с одновременным автоматическим сохранением архивной копии на других серверах. Высокая производительность достигнута и за счет раздельного хранения "легких" карточек документов и вложенных в них файлов, а также доступа к последним программными средствами.

      9. Web доступ

      Для организаций, не использующих Lotus в качестве корпоративного стандарта, предложен альтернативный способ доступа к функциональным возможностям системы - средствами браузера Internet Explorer версии 5 и выше. Таким организациям потребуется закупить клиентские лицензии Lotus Notes только для установки на рабочих местах администраторов системы.

      10. Удобство администрирования 

      Платформа Lotus Domino/Notes позволяет вести одновременно доработку системы и ее тиражирование в дочерние структуры организации. Имеются механизмы, которые позволяют делать обновление системы во всех офисах территориально-распределенной организации за ночь. Для облегчения работ по ведению списков сотрудников реализована интеграция системы с LDAP-каталогами.

      11. Средства формирования отчетов  

2.2. Характеристика модулей 

      БОСС-Референт имеет модульную архитектуру. Модули, входящие в состав системы БОСС-Референт, представляют собой взаимосвязанные  базы данных (БД), работающие в среде Lotus Notes/Domino. Эти базы можно разделить на три группы:

      Функциональные  модули

      Предназначены для обработки управленческой информации и принятия решений.

      Модуль  «Канцелярия»

      Обеспечивает  полный цикл работы организации с  входящими и исходящими документами. Позволяет осуществлять контроль, учет и регистрацию корреспонденции.

      Функциональные  возможности базы данных «Канцелярия»:

      Ввод  электронных документов. При этом могут использоваться шаблоны, готовые  документы, созданные в других приложениях (Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д.), отсканированные образы бумажных оригиналов.

      Регистрация корреспонденции с автоматической или полуавтоматической нумерацией.

      Резервирование  номеров для исходящих документов.

      Отправка  документов на рассмотрение и исполнение, списание в дело.

      Создание  поручений по документам.

      Печать  контрольных карточек (в том числе  по шаблонам, подготовленным в Microsoft Word) и карточек резолюций.

      Ведение нескольких канцелярий с возможностью пересылки документов из одной канцелярии в другую.

      Поиск документов по различным параметрам, заданным пользователем. Если система  включает несколько баз данных «Канцелярия», то поиск может вестись как  по всем базам данных, так и по каждой в отдельности.

      После того, как работа с документами  завершается, они перемещаются в модуль «Архив Канцелярии», при этом доступны гибкая настройка автоматического архивирования и поиск документов по всем модулям, включая архивные.

      Модуль  «Принятие решений»

      Предназначен  для автоматизации бизнес-процессов, которые реализуются в системе в виде «Процессов принятия решений», формирующихся из двух обязательных элементов: карточки документа и маршрута движения документа. В поставку системы входят преднастроенные «процессы принятия решения» для типовых документов (договоров, организационно-распорядительных документов, проектов исходящих документов, служебных записок, заявок). Процессы для специализированных документов (например, кредитных заявок) могут быть быстро настроены дополнительно.

      Функциональные  возможности базы данных «Принятие решений»:

      Создание  и хранение документов/проектов документов. При этом могут использоваться шаблоны, готовые документы, созданные в  других приложениях (Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д.), отсканированные образы бумажных оригиналов.

      Обработка документов в соответствии с предопределенными процессами, которые могут включать такие стадии, как подготовка, согласование, визирование, подписание, утверждение документов.

      Контроль  движения документов.

      Автоматическая  и ручная регистрация документов.

      Резервирование номеров для договоров, проектов исходящих и организационно-распорядительных документов.

      Поддержка работы с листами ознакомления и  списками рассылки.

      Формирование  поручений по документам и контроль их исполнения.

      Создание  отдельных модулей для каждого типа документов (например, модуль «Принятие решений по договорам», модуль «Принятие решений по организационно распорядительным документам», и т.д.).

      Поиск документов по различным параметрам, заданным пользователем. Если система  включает несколько баз данных «Принятие решений», то поиск может вестись как по всем базам данных, так и по каждой в отдельности.

      После того, как работа с документами  завершается, они перемещаются в  модуль «Архив Принятия решений», при  этом доступны гибкая настройка автоматического архивирования и поиск документов по всем модулям, включая архивные.

      Модуль  «Поручения»

      Позволяет в масштабах всей организации  ставить задачи сотрудникам посредством  создания поручений по документам или  независимых поручений и отслеживать  их выполнение. Предоставляет возможность формировать связанные поручения, образующие «дерево» поручений, и контролировать их выполнение.

      Поручения могут выдавать руководители всех уровней. Исполнители могут сохранять  отчеты о проделанной работе в  модуле «Поручения». Модуль тесно связан с другими базами системы («Принятие решений», «Канцелярия»). Поручения могут создаваться как в самой базе данных «Поручения», так и в других модулях системы («Принятие решений», «Канцелярия»), при этом все поручения хранятся в модуле «Поручения».

      Функциональные  возможности БД Поручения:

      Подготовка  проекта поручения.

      Отражение в системе сведений о ходе исполнения поручения.

      Автоматическое  оповещение об истечении срока исполнения поручения и о выполнении поручения.

      Изменение срока исполнения поручения и ответственного исполнителя поручения.

      Возврат поручения на доработку.

      Утверждение результатов выполнения поручений.