Система электронного документооборота "Кодекс: документооборот"

Содержание

• Кодекс: документооборот
• Единая система электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга
• Основные качества
• История создания
• Развитие
• Состав системы
• Возможности и особенности работы системы
• Главные характеристики системы "Кодекс: Документооборот"
• Программно-технические платформы для внедрения системы "Кодекс: Документооборот"
• Опыт внедрения
• Систему выбирают
• Отзывы
• Цены

«Кодекс: Документооборот» - это законченное комплексное решение в области работы с документами любого вида, способное поддержать полный «жизненный цикл» документа: создание проекта, согласование, утверждение, рассылка, исполнение, опубликование, архивное хранение. В системе заложен комплексный подход к решению задач документооборота и делопроизводства, что способствует повышению эффективности и качества управления корпоративной информацией в организации.

Автоматизация процессов делопроизводства, организация электронного документооборота, формирование банков данных входящих, исходящих и внутренних документов, предоставление оперативного доступа  к информации с разграничением прав доступа, электронное опубликование  официальных документов, подготовка организации к переходу к безбумажной  технологии работы с документами - таковы основные задачи, которые с успехом  решает система «Кодекс: Документооборот».

Принципы функционального построения системы «Кодекс: Документооборот» не просто учитывают традиции российского  делопроизводства в общем и сложившуюся  практику организации в частности, но основаны на нормативно-правовых актах  Российской Федерации, а также нормативах и стандартах, устанавливающих правила  делопроизводства для организаций  и органов государственной власти. В Администрации Санкт-Петербурга, например, корпоративная система документооборота охватила свыше 80 различных территориально удаленных организаций, в составе которых насчитывается около 200 подразделений и около 800 рабочих мест делопроизводства. Единая информационная логика помимо обмена документами между подсистемами дополняется еще следующими типовыми возможностями: централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Интернет/интранет, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте. Экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий Кодекс, ориентиром на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft, и невысокими затратами на внедрение.

Единая система электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга

Вопрос о создании и внедрении  систем электронного документооборота и делопроизводства в нашей стране обсуждался уже давно. Первая волна  автоматизации процессов делопроизводства пришлась на конец 80-х - начало 90-х годов. В 1991 году как непосредственно в  аппарате Мэрии Санкт-Петербурга, так  и в Территориальных управлениях  и отраслевых комитетах Администрации  города были внедрены и функционировали  системы для делопроизводителей «Письма» и «Контроль», которые были созданы ГП «Центр компьютерных разработок», головного предприятия консорциума  «Кодекс».

За время эксплуатации автоматизированных систем развивалась методология  делопроизводства, становилась более  развитой функционально-постановочная  часть систем, но оставалась неизменной программная платформа. Однако требования к автоматизации процессов делопроизводства возросли, а главное, появились технические  возможности реализовать эти  требования:

• стало недостаточным иметь в БД только учетные реквизиты документа, захотелось иметь возможность просмотра и самого текста;
• появилась необходимость организовать электронный обмен документами между территориально удаленными объектами не только по вертикали от вышестоящей организации к нижестоящей, но и обратно, а также организовать передачу документов и по горизонтали;
• повысилась компьютерная культура работников аппарата среднего и высшего звена, а как следствие этого появилась необходимость предоставить им возможность просмотра всех имеющихся в организации данных оперативно, в реальном масштабе времени;
• получили развитие технологии Internet/Intranet, что позволяло организовать удаленный доступ к информации и формирования единого информационного пространства для участников документооборота;
• и другие факторы, которые вызвали необходимость в пересмотре программно-аппаратной платформы для реализации новых систем автоматизации.

Для реализации всех вышеперечисленных  требования был реализован проект Единой системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации  Санкт-Петербурга (ЕСЭДД).

Комитет по информатизации и связи  Администрации Санкт-Петербурга явился инициатором и активно поддержал  проект внедрения системы электронного документооборота и делопроизводства. Разработка проекта была осуществлена в соответствии с приказом вице-губернатора  Санкт-Петербурга - руководителя Канцелярии губернатора СПб N5-пв от 01.07.98.

С 03.07.98 по 05.11.98 был проведен открытый конкурс проектов создания единой системы  электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга. В  конкурсе участвовали 8 организаций. Основными критериями при выявлении победителя конкурса явились:

• опыт работы в данной области,
• сроки реализации проекта,
• стоимость проекта,
• использование передовых информационных технологий,
• комплексность применяемых решений,
• возможность интеграции с действующими базами данных,
• обеспечение последующего развития и сопровождения внедренных автоматизированных систем.

По итогам конкурса победителем  единогласно было признано государственное  предприятие «Центр компьютерных разработок», и в начале 1999 года сотрудники предприятия  приступили к работе над первой очередью проекта Единой системы электронного документооборота для Администрации  Санкт-Петербурга. Современные требования к организации делопроизводства на первое место выдвигают комплексное  решение проблем электронного документооборота, поэтому корпоративная система  электронного документооборота и делопроизводства создавалась как комплексная  система, построенная на основе единой информационной логики и на основе единых программно-технических средств. В итоге была снижена стоимость  проекта, сокращены сроки внедрения  системы в промышленную эксплуатацию.

В решении проекта использовались следующие продукты Microsoft: Microsoft Windows 95,98,2000,NT; Microsoft SQL Server 97,2000; Microsoft Visual Studio; Microsoft Office 97. Решение было развернуто на 1000 клиентских рабочих мест.

Единая система электронного документооборота и делопроизводства Администрации  Санкт-Петербурга разработана на базе собственных разработок ГП «ЦКР», основанных на многолетнем опыте производства информационно-правовых продуктов  марки «Кодекс», с использованием Intranet-технологий и на основе глубокой интеграции с продуктами Microsoft Office.

Реализация проекта ЕСЭДД производилась  поэтапно.

В 2001 году Единая система электронного документооборота и делопроизводства объединила в единое информационное пространство практически все подразделения  Администрации Санкт-Петербурга.

При реализации первой очереди проекта  в 1999 году система электронного документооборота была внедрена в 4 подразделениях Канцелярии Губернатора Санкт-Петербурга, 6 Территориальных  управлениях и 3 отраслевых комитетах.

Между всеми территориально-удаленными объектами внедрения был настроен обмен данными в электронном  виде.

В 2000 году к проекту присоединились еще 12 подразделений Канцелярии Губернатора  Санкт-Петербурга, 14 Территориальных  управлений и 9 отраслевых комитетов.

Объекты внедрения первой очереди  в 2000 году расширили число своих  подразделений, включенных в Единую систему электронного документооборота Администрации Санкт-Петербурга (далее  ЕСЭД). Таким образом, за два года все территориальные управления города были охвачены электронным документооборотом.

2001 год был посвящен включению  в ЕСЭД отраслевых комитетов  Администрации города - это 24 новых  объекта внедрения. Территориальные  управления продолжали расширять  круг своих подразделений, участвующих  в электронном документообороте.

В 2002 году к проекту ЕСЭД Администрации  Санкт-Петербурга были подключены подразделения  двойного подчинения, такие как районные жилищные агентства, районные управления по здравоохранению, районные финансовые управления и т.д - всего 36 новых объектов.

В рамках проекта ЕСЭДД Администрация  города осуществила закупку лицензионного  программного обеспечения Microsoft Office для  установки во всех своих территориальных  управлениях и отраслевых комитетах.

По состоянию на 1 июля 2003 года системы  по автоматизации делопроизводства, разработанные СПб ГУП «Центр компьютерных разработок», внедрены на 70 объектах Администрации города, что  составляет 1857 рабочих мест.

2003 год посвящен внедрению в  Администрации Санкт-Петербурга  технологии работы с электронными  документами с использованием  электронной цифровой подписи  (ЭЦП). С 1 августа 2003 года Администрация  города приступила к опытной  эксплуатации использования электронной  цифровой подписи в электронном  документообороте исполнительных  органов государственной власти.

Основные качества

-Готовые решения для типовых задач

Каждая из подсистем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована на решении типовых  задач обработки документов: регистрация  и контроль движения служебной корреспонденции, регистрация и контроль рассмотрения обращений граждан, централизованный контроль распорядительных документов, поручений и др. Это дает возможность  предложить готовые решения автоматизации  основных участков делопроизводства.

-Единое информационное пространство

Каждое подразделение  с автономным учетом документов может  иметь автономную систему делопроизводства (модуль). Вместе с тем каждый модуль содержит изначально заложенную функцию  обмена документами с любым другим модулем, в результате чего образуется корпоративная система, охватывающая центральный орган управления и  большую группу подведомственных организаций, территориально удаленных друг от друга.

-Быстрота и удобство получения информации

- быстрый и удобный  доступ к информации;

- быстрое формирование  статистических и аналитических  отчетов

-Простота освоения

Дружественный интерфейс  обеспечивает простоту освоения системы  и не требует повышенной компьютерной грамотности.

-Реальность в постановке задач

Система электронного делопроизводства «Кодекс: Документооборот» рассчитана на применение в реальных условиях функционирования бумажного документооборота, поэтому первая ее задача - поддержка  и обслуживание бумажного документооборота. Вторая задача, которую она позволяет  решить - постепенный переход от бумажного к электронному документообороту, внедрению технологии применения штрих-кодов  при регистрации входящей документации с последующим потоковым сканированием  документов и автоматической привязкой  их к соответствующим регистрационным карточкам, использованию электронной цифровой подписи при работе с электронными документами. 
Принципы функционального построения системы основываются на нормативно-правовых актах Российской Федерации, нормативах и стандартах, устанавливающих правила делопроизводства для организаций и органов государственной власти.

-Гибкость настроек

- настраивается на требования, предъявляемые к ведению делопроизводства  в конкретной организации; 
- обеспечивает разграничение доступа как к самим электронным документам и информации о них, так и к операциям с этой информацией.

-Экономичность

Экономичность системы определяется использованием собственных продуктов  и технологий «Кодекс», ориентацией  на наиболее массовые программно-технические  платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение. Благодаря  простоте освоения и администрирования  системы низка стоимость обслуживания комплекса.

-Модульность построения

Главным архитектурным принципом  построения системы является ее модульность. Каждое подразделение с автономным учетом документов может иметь автономную систему делопроизводства (модуль). Затем эти модули благодаря изначально заложенной функции обмена объединяются друг с другом. Модульность дает возможность внедрять корпоративные  системы по частям.

История создания

Система была создана в 1991 году. Система  «Кодекс: Документооборот» начала развиваться  как функциональная система в 1999-2000 годах. До этого момента она была разбита на модули, слабо связанные  между собой. Объединение задач  в единое информационное пространство позволило автоматизировать многие процессы, связанные с документооборотом, и начать развитие на системы в направлении полной замены бумажного документооборота электронным.

Первым крупным проектом автоматизации  делопроизводства в органах государственной  власти субъектов Российской Федерации  стал проект Единой системы электронного документооборота и делопроизводства Санкт-Петербурга (ЕСЭДД), охватывающий все органы исполнительной власти Санкт-Петербурга.

Условно модули системы «Кодекс: Документооборот» подразделяются на два поколения (1-е  и 2-е). Данное разделение используется в основном разработчиком для  внутренней классификации. Связано  это с тем, что разработка систем 1-ого поколения была начата в 1999 году и велась в соответствии с  программными технологиями, доступными на тот момент. Язык программирования был выбран Visual Basic 6.0, а СУБД – MS SQL Server 7.0. Так же на тот момент допускалось ведение баз данных в формате Access. Технические требования для работы систем тоже были минимальные. Для локальных станций, например, допускалось: ОС Windows 98, ОЗУ 32 Mb, HDD 40 Mb, пакет MS Office 97.

Однако, со временем, модули были сильно модифицированы, в соответствии с  пожеланиями пользователей. Технологическая  платформа так же не стояла на месте. В результате этого требования к  рабочим станциям и серверам баз  данных возросли. Для локальных станций  минимальные технические требования составляют: Pentium III, ОЗУ не менее 128 Mb, ОС Windows 2000 и выше, MS Office 2000 и выше, Internet Explorer 5.5 и выше.

В связи с тем, что компания Microsoft выпустила MS SQL Server 2000 (а позднее MS SQL Server 2005), формат баз был переведен в форматы новых СУБД с учетом особенностей. Поддержка форматов баз под SQL Server 7.0 официально прекращена, но поддержка функциональности модулей при использовании баз в формате Access оставлена. Не изменилась и среда разработки (это по прежнему Visual Basic 6.0), хотя многие доработки систем производятся с использованием технологий .NET. Для формирования отчетов используются Crystal Report и Word Report.

К модулям 1-ого поколения относятся  такие «основополагающие» задачи, как  «Служебная корреспонденция», «Контроль  документов», «Обращения граждан», «Экспедиция», «Учет договоров» и «Согласование  и регистрация документов».

Модули 2-ого поколения начали развиваться  позднее, после 2004 года. Для их разработки изначально была выбрана платформа Microsoft .NET, дающая большие преимущества. Так же были учтены пожелания пользователей  и модернизации и интеграции отдельных  модулей между собой и с  внешними приложениями. Так, например:

• При создании модуля «Подготовка и работа с документами» изначально была заложена возможность интеграции не только в приложения MS Office, но так же в OpenOffice и Autodesk AutoCAD;
• Для распознавания текста документа и штрих-кода используется программное обеспечение Abbyy ® FineReader Engine, модуль, позволяющий внедрить технологию распознавания в системы документооборота.

На данный момент разделение модулей  на два поколение является весьма условным.

Развитие

Процесс внедрения на каждом из объектов предварительно определяется еще на стадии объявления конкурса. Но это  только начало сотрудничества. Успешное внедрение СЭД предопределяет расширение круга автоматизируемых функций  и возникновение обратной связи, обеспечивающей развитие систем.

Обычно, заказчик предлагает расширение системы путем увеличения количества рабочих мест и внедрения дополнительных подсистем. В этом случае допоставляются подсистемы, которые не планировалось  внедрять на первых этапах.

При успешном внедрении более детальное  знакомство пользователей с возможностями  систем вскоре начинает дополняться  их интересом к автоматизации  дополнительных функций делопроизводства или функций управления путем  совершенствования функциональности самих систем.

Так, в результате сотрудничества с представителями Правительства  Саратовской области в системе "Кодекс: Документооборот" появилась  функция оперативного оповещения исполнителей, которая позволяет с заданной периодичностью обращаться к подсистеме более высокого уровня (например, к  подсистеме центральной канцелярии Администрации) и проверять, не расписаны  ли к исполнению документы на сотрудников  данного структурного подразделения. При этом подсистема верхнего уровня выдает информацию о расписанных  поручениях. Этот же заказчик стимулировал развитие подсистемы "Письма и обращения  граждан" в направлении автоматического  формирования сопроводительных документов и учета устных обращений на приеме у руководителей. Сотрудничество с  Правительством Саратовской области  дополнило "Кодекс: Документооборот" функцией штрих-кодирования документов.

Внедрение в Администрации Губернатора  Ханты-Мансийского автономного округа так же позволило усовершенствовать "Кодекс: Документооборот" и теперь подсистема "Кодекс: Управление персоналом" способна учитывать особенности  в кадровом учете для северных территорий.

Творческое сотрудничество с пользователями, кроме развития системы в части  расширения и совершенствования функционала, дает также возможность и продвижения систем. Например, внедрение в Правительстве Ленинградской области систем электронного документооборота приводит к постепенному внедрению систем в муниципальных образованиях Ленинградской области и т.д.

Состав системы

Основополагающий принцип системы - принцип модульности, который позволяет  наиболее полно реализовать практические потребности участников документооборота. «Кодекс: Документооборот» состоит  из следующих функциональных модулей (подсистем):

• "Кодекс: Служебная корреспонденция" автоматизирует следующие функции делопроизводства по работе со служебными документами:

-регистрация входящих и исходящих документов организации (первичных, повторных документов, запросов, ответов на запросы, служебной корреспонденции, приказов, распоряжений);

-организация движения документов по исполнителям;

-контроль исполнения документов;

-формирование уникального регистрационного номера документа в соответствии с едиными принципами нумерации документов в системе электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД);

-штрих-кодирование документов, автоматизированное преобразование документов в электронный вид (потоковое сканирование) многоплановый статистический анализ документооборота.

-формирование и рассылку файлов обмена для передачи регистрационных данных документов в другие подразделения;

-формирование, представление на экране и печать выходных документов в виде карточек, справок, отчетов, протоколов;

-многокритериальный (атрибутный) поиск информации о документах по значениям соответствующих атрибутов;

-вывод результатов поиска в файл, на печать, в папку;

-корректирование и удаление регистрационных данных о документах (только для пользователей, имеющих соответствующий статус).

 
Систему "Кодекс: Служебная корреспонденция" можно рассматривать как универсальную  систему электронного документооборота, предназначенную для внедрения  в канцелярии (департаменте делопроизводства, секретариате) любой организации. Данная система предназначена для учета  входящей, исходящей корреспонденции  и контроля за ее движением. При этом объем документооборота может составлять сотни тысяч документов в год.

• "Кодекс: Контроль исполнения документов" автоматизирует следующие функции делопроизводства по работе с контрольными документами:

-регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям;

-регистрация переносов сроков заданий;

-автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов;

-формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения;

-автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой. 
 
Система "Кодекс: Контроль исполнения документов" целесообразна в организациях, имеющих в структуре внутреннего управления выделенную функцию централизованного контроля исполнения поручений и документов. Следует отметить при этом, что система "Контроль исполнения" является, прежде всего, системой поддержки административного управления, поэтому собственно делопроизводственные задачи контроля рассмотрения и исполнения документов могут быть прекрасно решены с помощью универсальной системы "Служебная корреспонденция".

• "Кодекс: Письма и обращения граждан" автоматизирует следующие функции:

-ввод данных о заявителях (гражданах и/или организациях);

-регистрация обращений и вопросов, поставленных в них;

-контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением.

-формирование уникального регистрационного номера обращения в соответствии с едиными принципами нумерации документов СЭДД;

-постановку обращения на контроль;

-ввод данных о ходе исполнения обращений;

-прием обращений, зарегистрированных в других подразделениях и организациях;

-формирование и рассылку файлов обмена для передачи регистрационных данных в другие подразделения;

-формирование, представление на экране и печать выходных документов (карточек, справок, отчетов, протоколов);

-поиск информации о заявителях, обращениях и исполнителях по значениям атрибутов соответствующих объектов;

-вывод результатов поиска в файл, на печать, в папку;

-корректирование и удаление данных о заявителях, обращениях, вопросах, исполнителях (только для пользователей, имеющих соответствующий статус).

Применение системы "Кодекс: Письма и обращения граждан" целесообразно  в организациях, имеющих относительно большой объем письменных и устных обращений граждан от 1000 до сотен  тысяч обращений в год. 
 
Помимо собственно делопроизводственного аспекта данная система реализует социальный аспект работы с населением: учет всех писем, написанных одним человеком, поставленных им вопросов, анализ обращений по проблемам, территориальный анализ и т.д.

 
Все вышеназванные системы содержат развитый сервис, связанный: с обменом  данными между другими подсистемами, многокритериальным поиском документов, формированием значительного количества выходных форм, необходимых конечным пользователям, настройками систем, администрированием доступа и других административных функции.

• "Кодекс: Система подготовки документов" позволяет создать электронный полнотекстовый архив документов (Банк документов) в процессе подготовки документов. Система интегрирована с продуктами MS Office. Документы готовятся на стандартных электронных бланках, содержащихся в библиотеке базы данных "Кодекс". Форма этих бланков соответствует стандартным бланкам предприятия или организации, где внедрена система. Система осуществляет учет использования бланков, требуемый по правилам делопроизводства. Наполнение библиотеки бланков может осуществляться самим Пользователем. Тексты документов записываются в полнотекстовую базу данных, что предоставляет дополнительный сервис при дальнейшей работе с документами. Просмотр базы полнотекстовых документов возможен по технологии Internet/Intranet с любого компьютера при наличии прав доступа. 
  Обеспечивается интеграция функциональных подсистем, реализующих бизнес-логику работы с документами, с архивом документов. Интеграция с электронным архивом реализуется на основе интерфейсов ODBC, HTTP.

Данная система применима  в любой организации, где стоят  задачи:

-создания корпоративного банка документов, предназначенного для оперативного информационного обеспечения сотрудников организации;

-электронного опубликования документов в сети Интернет/Интранет.

Система позволяет:

-подготовить текст по всем правилам, в соответствии с принятыми стандартами,

-создать и использовать библиотеку бланков,