Система элетродокументообоота в строительстве

ВВЕДЕНИЕ.

В основе успешного бизнеса любой  фирмы лежит правильность и своевременность  принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой  для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить  документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при  этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических  условиях может теряться гибкость в  реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот  позволяет избежать таких «болезней  роста».

Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых  технологий. По экспертным оценкам  применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время  обработки одного документа сокращается  более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия  играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков.

  Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Технология  управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных  форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и  содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные  формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно  отслеживать движение документов организации  в реальном масштабе времени. Ведь это  требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

Отсутствие  действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в  произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами  работает учреждение, какова история  и текущее состояние того или  иного вопроса, чем конкретно  заняты исполнители.

Если  компьютерная сеть охватывает все рабочие  места делопроизводственного персонала  в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать  ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над  документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в  локальную корпоративную сеть, что  обеспечивает полную технологическую  поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники  для подготовки документа в текстовом  редакторе с последующей его  распечаткой на принтере дело не идет.

Задачи: 

-рассмотреть общие сведения о системах электронного документа;

-изучить  системы управления электронным  документооборотом;

- обозначить  функции и задачи систем управления документами;

- выявить проблемы организации  электронного документооборота.

  1. Общие сведения о системах электронного документооборота.

Увеличение  информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует  адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая  на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

  Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь ряд причин: Можно указать на психологический аспект проблемы. Получение информации в электронном виде требует привычки.

  Безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;

  Безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).

  Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации  и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

   Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко  отслеживаемый и управляемые  процесс.

Типовым информационным объектом, фиксирующим  и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие  структуры информационного обмена – документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов:входящие, внутренние и исходящие, которые  и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят  из обработки входящих документов,

пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих  документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации  хранения и т.д.

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единойгосударственной  системой документационного обеспечения  управления (ЕГСДОУ).

Созданная схема хорошо структурирована и  до сегодняшнего дня хорошо поддается  автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или  ролям), доведенная до регламентации  в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

Форма документа 

-Документопоток входящей информации внутренних документов исходящей информации

-Электрон ные документы

-Сообщения электронной почты

-Факсимильная информация

-Сообщения в корпоративной сети

-Факсы

-Ответы и письма по электронной почте

-Факсимильная информация

-Бумажные документы

-Письма

-Договоры и контракты

-Законодательные акты

-Нормативные документы

-Периодические издания

-Книги

-Реклама

-Анкеты

-Приказы

-Инструкции.

-Отчеты

-Служебные записки

-Командировочные документы

-Бухгалтерские документы

-Письма

-Договоры и контракты

-Пресс – релизы.

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует  предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей  фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях  и положениях, а также настройки  регламентов прохождения электронных  документов по рабочим местам. Специальное  структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих  дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает  применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации,

позволяя  свести к минимуму или исключить  полностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач  в электронных компьютерных сетях  с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое  число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию  “workflow”– стратегии обеспечения  управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей и средств электронной  почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного  подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть ва существенных препятствия: внешнееи внутреннее.Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую упирается в имидж фирмы.Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition- OCR). Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом.

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих  целей: интеграции процес   повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов; уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде; интеграции информационных  процессов в рамках кооперации предприятий; создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД  должна соответствовать существующей информационно – организационной  структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД  предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая: процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно –распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»); процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»); управление делопроизводством (создание, обработка и систематизацияархивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).

Объектом  автоматизации являются процессы:

создание  документов;

подготовки, учета, систематизации и архивного  хранения, поиска и получения

организационно  – распорядительных, отчетно –  статистических, учетных,

плановых, информационно – справочных и  других управленческих документов;

работы  с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

Основные  требования к системе состоят  в следующем. Для информационного  обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать  с электронной почтовой системой и

автоматизированными системами управления предприятием. Система должна

допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и  индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные  и расширять функциональные характеристики системы.СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов ит.п.). Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные  (емкие).Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках  текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу  к документам и срокам хранения документов. Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей: оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR– распознавания (преобразование их в текстовые документы); оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников; передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»; реквизитного и полнотекстового индексирования документов; хранения электронных документов всех видов и представлений (в томчисле графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых); адресация оригиналов документов в бумажном архиве; поиска и извлечения документов из электронного архива; вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи; связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

Подсистема  «Ввод стандартных форм документов»  обеспечивает: проектирование представлений  стандартных форм документов для  их последующего ввода; потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR(ICR) – стилизованное  распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД). Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает: создание электронных  документов средствами подсистемы; ведение  версий (редакций) документов и их авторства; защиту от конфликтов при попытке  одновременной модификации документа; электронное визирование документов (электронная подпись);связывание документов в логические группы; организацию  потока работ с документами: задание  маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления  работ с ними; допуск к документам и расширенным видам работ  с ними в соответствии с установленными правами пользователей; протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами; управление маршрутами движения документов; контроль местонахождения  документа  и состояния его исполнения; передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив». Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим образом: средства для ввода бумажных документов и распознавание образов; средства для создания электронных документов; средства для организации и работы с электронным архивом; технологические средства, ориентированные на управлени документооборотом; технологические средства, ориентированные на управление документами;

инструментальные  средства разработки приложений, реализующих  специфические функции и технологии работы с документами.

Программные технологические пакеты, ориентированные  на управление документами и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции  с приложениями, реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на

предприятии.

Инструментальные  средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы приложения, разработанные с их помощью, интегрировались  в программную среду управления документами и документооборотом.

Виды  систем электронного документооборота. Следует сказать, что в настоящее  время существует немало подходов к  решению проблем управления электронным  документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных  средств: средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange); систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);специальных  модулей управления документооборотом  в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и  др.).

Чем же универсальные системы электронного документооборота отличаются от них?

И в чем преимущества их использования  по сравнению с другими подходами?

Пожалуй, в каждом конкретном случае нужно  исходить из особенностей целей и  задач, которые ставит предприятие  при внедрении системы управления документооборотом. Например, для одних  задач наилучшим решением будет  ПО Novell GroupWise, для других же оптимальным  будет внедрение именно EDMS- системы. Важным свойством универсальных  систем электронного документооборота является то, что они предоставляют  возможность решения большого числа  задач управления документами. Тем  не менее следует отметить, что  полностью все задачи управления документооборотом они все равно  не смогут решить (из-за их динамически  меняющегося и, практически, неисчерпаемого многообразия). Кроме того, внедрение  специализированного ПО может оказаться  дешевле и эффективней.

И все-таки у EDMS-систем есть ряд серьезных  достоинств. В частности, по сравнению  с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее распространенных в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:

-практическая неограниченность размера электронного архива;

-встроенная поддержка полнотекстовой индексации;

-поддержка версий и подверсий документов;

-возможность хранения документов в архиве в исходном формате;

-возможность ведения журналов действий пользователей.

На  рынке уже существуют приложения (разработанные, например, на базе того же ПО Lotus Notes), в которых вышеперечисленные  возможности EDMS-систем также реализованы. Однако надо заметить, что эти возможности  реализованы в EDMS-системах уже изначально.

Кроме того, при работе с групповым ПО в ряде случаев возникают вопросы  снижения быстродействия приложений при  работе с большими и сверхбольшими  базами данных. Также групповое ПО ориентировано, прежде всего, на решение  задач организации взаимодействия между пользователями. По своей сути, оно является расширением программ электронной почты и не всегда подходит для работы с крупными архивами документов. На рынке сформировалось мнение, что применение группового ПО (в качестве основы для создания систем электронного документооборота) наиболее уместно на малых и средних  предприятиях. Следует также отметить, что EDMS-системы в большинстве  случаев имеют шлюзы в групповое  ПО и, при необходимости, могут использовать имеющиеся в нем почтовые программы. В свою очередь, специализированные системы управления документами  можно условно разделить на 2 категории. В первую категорию входят программныесредства (достаточно давно разработанные), изначально ориентированные на узкопрофильное применение и не имеющие средств  интеграции с другими информационными  системами. Подобные системы еще  есть на предприятиях, и, в основном, они представлены местными разработчиками. Помимо управления документооборотом, такие программные системы предназначены  для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения  складского учета и т. д. Отметим, что у большинства таких систем есть существенные ограничения при  их применении на предприятиях. В частности, для каждого из приложений в такой  системе необходимо поддерживать свою базу данных (нередко эти базы данных никак не связаны друг с другом). Затраты на поддержание инфраструктуры таких систем настолько велики, что  они постепенно изживают себя. Во вторую категорию входят специализированные PDM-системы, предназначенные для  управления производственной информацией  и имеющие средства интеграции с  другими программными системами. PDM-системы  работают уже и с электронными образами сложнейших объектов (например, кораблей и машин). 

Что касается корпоративных информационных систем (КИС), то в большинство из них встроены модули поддержки делопроизводства. Однако возможности этих модулей  достаточно ограничены, т. к. практически  невозможно создать универсальную  и полнофункциональную КИС. Кроме  того, цена западных КИС настолько  велика (многие сотни тысяч и миллионы долларов), что не всякое российское предприятие сможет позволить себе ее внедрение. Следует все же отметить, что в большинстве распространенных EDMS-систем реализована интеграция с наиболее известными КИС (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications и др.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним из характерных свойств EDMS-систем. Благодаря наличию этого свойства, EDMS-системы могут выступать в качестве связующего звена между различными системами, функционирующими на предприятии, создавая, тем самым, основу для организации всего его делопроизводства.У EDMS-систем есть и другие свойства, благодаря наличию которых применение универсальных систем электронного документооборота позволяет существеннооптимизировать управление современным предприятием.

Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации  до списания в дело.

Жизненный цикл документа состоит из двух основных стадий:

1.-Стадия разработки документа, которая может включать: собственно разработку содержания документа; оформление документа; утверждение документа.В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и права на документ определяются правами доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа,  которая может включать:

3.-активный доступ; архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения;

4.- уничтожение документа. Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.

5.-Организация работы современного офиса предполагает оперативное информационное обслуживание. Сроки подбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должны превышать нескольких часов. В то же время многие документы (докладные, аналитические записки, отчёты, стенограммы заседаний и т.п.) содержат информацию о множестве вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтому оперативную и максимально полную подборку можно получить, только используя компьютерный поиск по текстам документов в электронной форме. Для этого в СУД предусмотрена организация электронного архива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело, заполнять лист-заместитель, при необходимости – изготавливать копию документов, при возврате дела – осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т.п. – все процедуры автоматизируются.