Системы корпоративных порталов

Содержание

1. Предпосылки создания системы

1. Платформы для создания корпоративных порталов

1.2  Готовые решения на базе платформ

1.2.1 Тяжелые коммерческие решения

1.2.2 Коммерческие решения среднего класса

1.2.3 Открытые решения с нулевой стоимостью лицензий

1.3 Облачные решения

2. Функциональность  системы

3. Архитектура  и состав системы

4. Этапы внедрения

4.1 Базовое внедрение

4.2 Стандартное внедрение

4.3 Комплексное  внедрение

    Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Предпосылки создания системы

 

Наличием корпоративного портала у себя в компании уже никого не удивишь. Все больше крупных и средних представителей бизнеса так или иначе сталкивались с выбором и внедрением портала. И тем не менее, многие предприятия еще стоят на пороге принятия решения о запуске проекта внедрения корпоративного портала.

Итак, все портальные решения, представленные сегодня на рынке, можно  условно разделить на три группы:

- платформы для создания корпоративных порталов;

- коробочные продукты (готовые решения) на базе платформ;

- решения, предлагаемые как SaaS сервис (облачные решения).

Рассмотрим их последовательно.

 

1. Платформы для создания корпоративных порталов

 

   Платформы  для создания портальных решений  в свою очередь делятся на  коммерческие, такие как

Oracle WebCenter Suite, MS SharePoint, IBM WebSphera, 1С-Битрикс

    и открытые, такие как

Joomla!, Jboss, Plone, Drupal, Jive и др.

 

Платформы используются для  разработки корпоративных порталов под конкретное техническое задание (ТЗ), и теоретически лучше других групп удовлетворяют потребностям заказчиков. Если составлено грамотное ТЗ, если в нем описаны все потребности компании, то в подобном решении они будут реализованы.

И действительно, очень сложно до начала тестовой эксплуатации системы  предусмотреть все возможные  способы ее использования.

Это может стать причиной срыва сроков по проекту и/или  выходу за утвержденный бюджет.

 

1.2   Готовые решения на базе платформ

 

Коробочные продукты (готовые  решения) делится на решения, построенные  на базе коммерческих платформ: IBM WebSphere Portal, Oracle Portal 11g, SAP NetWeaver Portal, DeskWork, Ittilan Portal, WSS Portal, 1С-Битрикс: Корпоративный портал, и открытые решения: Liferay Portal, Alfresco, JomPortal, Jive, Jahia и др.

 

    Все эти продукты  можно разделить на несколько групп:

 

- Тяжелые коммерческие решения для крупных компаний (IBM WebSphere Portal, Oracle Portal 11g, SAP NetWeaver Portal);

- коммерческие решения для средних и крупных компаний (DeskWork, Ittilan Portal, WSS Portal, 1С-Битрикс: Корпоративный портал);

- открытые (бесплатные лицензии) решения для средних и небольших компаний (Liferay Portal, Alfresco, JomPortal, Jive, Jahia).

 

Далее я дам краткое  описание перечисленным готовым  решениям. В описании приведены примерные  цены на лицензии, которые не включают проект внедрения портала. Окончательные цены на лицензии и стоимость внедрения узнавайте у поставщиков решений. Из практики стоимость проекта внедрения может значительно превышать стоимость лицензий:

 

 

 

 

 

1.2.1   Тяжелые коммерческие решения

 

IBM WebSphere Portal (www.ibm.com ) — готовое портальное решение на базе платформы IBM WebSphere. Решение с большим количеством функций для размещения материалов, совместной работы и дистанционного обучения. Функционал системы построен на модулях — приложениях, которые могут быть доработаны при помощи WebSphere Portlet Factory. Полноценная автоматизация любых бизнес-процессов, в том числе рутинных операций (заказ визиток, заказ канцелярии, заявки на подбор персонала, резервирование переговорных и др.) и механизмы проектного управления с отслеживанием этапов, сроков и назначением ответственных за задачи пользователей. Из недостатков: тяжёлая система рассчитанная на крупные компании с большим количеством одновременно работающих пользователей, соответственно высокая стоимость владения системой. Примерная стоимость лицензий — 1 500 000 руб. (либо 300 именных лицензий, либо сервер 2 процессора по 2 ядра).

Oracle Portal 11g (www.oracle.com) — полноценное  портальное решение на базе Oracle WebCenter. Очень сильно представлены средства бизнес аналитики, полноценная коллективная работа с документами, задачами и проектами. Развитые средства автоматизации бизнес-процессов. Отдельно хочется отметить поиск и индексирование информации, как внутри портала, так и во вне. Идеально подходит для компаний, уже использующих продукты от того же производителя. Из недостатков: Сложная система, о запуске в короткий срок можно забыть, высокая стоимость владения. Если на предприятии уже используются корпоративные системы от другого производителя, придется повозиться с интеграцией. Примерная стоимость лицензий 600 000/процессор.

SAP NetWeaver Portal «Портал предприятия» (www.sap.com) — еще одно портальное  решение верхнего уровня. Удобно  реализованы функции интеграции  различных систем — функция  единой точки доступа к информационной системе компании. Основная нацеленность на групповую работу, управление проектами и коммуникации сотрудников. Одна из ключевых компетенций портала на базе SAP — управление базой знаний компании. Позволяет автоматизировать существующие бизнес-процессы и оптимизировать документооборот. Есть возможность получить доступ из портала не только к приложениям SAP, но и к приложениям других разработчиков. Существует возможность доработки портала в среде SAP Portal Content Studio и через набор разработки SAP Portal Development Kit. Из недостатков: сложная в администрирование и настройке система, высокая стоимость владения и масштабирования. Отсутствие открытой информации о стоимости лицензий, но уровень цен соответствует классу.

 

1.2.2   Коммерческие решения среднего класса

 

WSS Portal — готовый корпоративный портал, включает большое количество функций, информация о компании, управление заявками, страницы подразделений и управление проектами. Отлично реализованы: Форумы, фото и видеогалерея, голосования и FAQ. Поиск как по содержимому портала, так и по внешним источникам. Разграничение прав доступа на уровне документов. Полноценная интеграция с продуктами MS. WSS Portal один из лидеров на рынке порталов на базе MS SharePoint. Из недостатков: ограничения связанные с операционной системой — работает только на Windows + MS SharePoint Server 2010, примерная стоимость лицензии 450 000 рублей, стоимость стандартного внедрения (с учетом лицензий) — 895 000 рублей.

DeskWork - готовое решение, закрывающее все базовые потребности компаний в корпоративном портале. Структура компании, адресная книга, новые сотрудники и дни рождения, управление заявками и задачами. Совместные календари и др. Из недостатков: ограничения, связанные с операционной системой — работает на Windows. Бюджетный вариант портала на базе SharePoint Foundation, примерная стоимость лицензий 120 000 руб – неограниченное количество пользователей.

Ittilan Portal - коробочное портальное решение на базе SharePoint, более 60 готовых модулей. На главной странице выводятся новости и мероприятия компании, информация о последних документах и сообщениях в форуме, дни рождения и новые сотрудники. Отображение основных показателей деятельности компании (KPI). Управление проектами, электронное хранилище документов и модуль работы с заявками. Из недостатков: ограничения связанные с операционной системой — работает на Windows. Удобный телефонный справочник и база знаний компании. Примерная стоимость лицензий 400 000 руб.

1С-Битрикс: Корпоративный портал — коробочный интранет, реализованы функции социальной сети и групповой работы. Управление проектами, функции CRM, ленты новостей, микроблоги и рабочие группы. Автоматизация рутинных операций. Интеграция с продуктами MS (Exchange, AD, SharePoint). Расширенные функции поиска, полнотекстовый, по тегам, по содержанию, с учетом рейтинга документов. База знаний компании и групповые календари с возможностью интеграции с Outlook и ical. Модуль обучения сотрудников и вакансии для сотрудников. Визуальная структура компании. Из недостатков: Сложный в доработке. Примерная стоимость (неограниченное количество пользователей) 300 000 руб.

 

1.2.3   Открытые решения с нулевой стоимостью лицензий

 

Liferay Portal - корпоративный портал с открытым исходным кодом, разработанный на базе Java. По мнению Garthner (2009), входит в топ5 горизонтальных корпоративных порталов, вместе с IBM, Oracle, SAP и MS. Организация единой точки доступа к ресурсам предприятия, уникальное отображение страниц для каждого пользователя, удобный пользовательский интерфейс, включены средства социального общения, автоматизация существующих бизнес-процессов, интеграция с MS Office, новости компании и доска объявлений, высокая степень масштабируемости, полноценный поиск информации как внутри портала, так и во внешних источниках. Поддержка бесплатных и коммерческих СУБД. Из недостатков: слабо адаптирован под российские компании, сложный в доработке. Стоимости лицензий базовой версии нет, есть возможность приобрести версию Liferay Portal Enterprise Edition отличается в основном наличием профессиональной поддержки (24х7).

Alfresco - готовая интранет система для управления контентом предприятия. Система с открытым исходным кодом, основное отличие от Liferay – упор на работу с документами (документооборот), он представлен в Alfresco лучше, чем в других открытых решениях решениях. Поддержка документов MS office, контроль версий и исполнительской дисциплины, журнал документов и др. Также как и Liferay разработана на Java технологиях. Из портальных функций: Новости и мероприятия компании, адресная книга, структура компании, автоматизация бизнес-процессов. Персональная главная страница. Поддержка бесплатных и коммерческих СУБД. Аутентификация LDAP. Из недостатков: при запуске из коробки надо дорабатывать, сложный в доработке. Стоимости лицензий базовой версии нет, есть возможность приобрести коммерческую версию.

JomPortal - готовый корпоративный портал на базе CMS Joomla! Система с открытым исходным кодом. Общая информация о компании (история, структура, страницы подразделений). Новости и мероприятия компании, информация о днях рождения и вновь принятых сотрудниках. Проведение опросов и анкетирования сотрудников. Управление проектами и заявками. Электронное хранилище документов, форум и база знаний компании (wiki). Видео и фотоальбомы. Функции социальной сети. Аутентификация LDAP. Интеграция с 1С. Стоимости лицензий нет, есть возможность приобрести тех.поддержку.

 

3.   Облачные решения

 

К облачным решениям относятся:

- Битрикс24 - примерная стоимость — 9900 рублей/месяц при неограниченном количестве пользователей и 100 Гб места в облаке,

- Простой бизнес - примерная стоимость — 1000 рублей/месяц при неограниченном количестве пользователей и 10 Гб места в облаке,

- Teamtools - примерная стоимость — 700 рублей/месяц при неограниченном количестве пользователей и 5 Гб места в облаке, и др.

 

Современные облачные решения  во многом повторяют базовый функционал готовых портальных решений, за исключением  пожалуй интеграции с другими  корпоративными системами, используемыми в компании.

Преимущества облачных решений  — сокращение постоянных затрат, связанных  со стоимостью владения сервером, системным  программным обеспечением, более  низкие требования, предъявляемые к  ПК (по сути нужны терминалы ввода/вывода информации, а вся логика обрабатывается в облаке), простота масштабирования и скорость развертывания (если мне надо открыть новый офис, достаточно установить ПК и организовать выход в интернет), сокращение затрат, связанных с администрированием ПО, территориальная независимость (доступ в портал из любой точки, где есть выход в интернет).

Но все эти преимущества (пожалуй за исключением аренды лицензий) можно достичь и за счет развертывания  готового решения в облаке при  аренде сервера (dedicated server) — примерная  стоимость — 3000 рублей/месяц (1 CPU Core i3-2100 (3.1GHz 2 cores), RAM 8GB, HDD 1Tb) или места в стойке дата центра (сollocation) — примерная стоимость 2000 руб/месяц 1 unit.

Недостатки облачных решений — не готовности бизнеса выносить корпоративную информацию во вне, сложность интеграции с другими корпоративными системами, низкая пропускная способность сетей, отсутствие доверия к поставщикам подобных услуг, три возможные точки отказа (по сути появляется три ответственных: поставщик облачных решений, провайдер, ИТ подразделение или системный администратор), вопросы связанные с безопасностью.

 

4.    Выводы

 

На сегодняшний момент любая компания может найти портальное решение по вкусу, бюджету и перечню  решаемых задач.

Тяжелые коммерческие решения  больше подходят для крупных, распределенных компаний с большим количеством  работающих пользователей. Идеально подходят для компаний уже использующих продукты от одного из крупных производителей (IBM, SAP, Oracle).

Коммерческие решения среднего класса больше подходят для средних компаний. Продукты, представленные в этом классе, закрывают большинство потребностей обычного предприятия.

Ориентирами для выбора являются следующие:

количество  одновременно работающих пользователей до 3000 чел.;

бюджет до 1 000 000 рублей: наличие успешных проектов у поставщика решения; личная симпатия к продукту, наличие профессиональной поддержки.

 

Открытые решения по функциональным возможностям близки к коммерческому  ПО и покрывают большинство потребностей обычного предприятия. Нулевая стоимость лицензий серьезно удешевляет проект. В последнее время рынок открытого ПО динамично развивается, и проблема отсутствия профессиональной технической поддержки, которая ощущалась еще недавно, уходит.

Ориентирами для выбора решения  в этом сегменте являются:

количество  одновременно работающих пользователей до 1000 чел.;

бюджет до 400 000 рублей; наличие успешных проектов у поставщика решения; наличие профессиональной поддержки.

Системы предлагаемые как SaaS сервис (облачные) больше подходят рынку небольших компаний. Основные аргументы за: низкие стартовые затраты, территориальная независимость.

В меньшей степени облачные решения подходят среднему бизнесу  по следующим причинам: сложность  интеграции с другими корпоративными системами, неготовность бизнеса выносить корпоративную информацию во вне.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Функциональность системы

 

  Организация внутреннего взаимодействия сотрудников — основная функция корпоративного портала. Такой интранет портал обычно выполняет три основные функции: информативную, коммуникативную и функцию карьерного продвижения сотрудников. С информативной функцией все понятно: на страницах сайта размещаются новости компании, ее достижения, стратегические и тактические решения высшего руководства, вехи развития, анонсируются корпоративные мероприятия и выкладываются отчеты о них после завершения, действует внутренняя доска объявлений. Единое внутреннее информпространство также может персонализировать информацию: новости, распоряжения; принятые решения при этом попадают к сотрудникам, которых они напрямую касаются. Соответственно, отчеты сотрудников о проделанной работе могут доводиться до руководства организации, в том числе и при помощи специальных отчетных форм внутреннего сайта. В результате в компаниях с развитой внутренней информсистемой рабочий день каждого сотрудника начинается с посещения личной страницы сайта для ознакомления с адресованной ему информацией и заканчивается отчетом на этой же странице.

 

Также корпоративный портал выполняет функцию собственной справочной системы, необходимую для любой компании. Коммуникативная функция корпоративного web портала ничуть не менее важна, чем информативная. Общение сотрудников компании – необходимый элемент в работы, если злободневные вопросы обсуждаются лишь в курилке после работы, то эффективность сотрудников значительно снижается. Не стоит забывать, что в любой организации постоянно возникают какие- то вопросы, место и процедура согласования которых не определены в должной степени. Таким местом может стать именно корпоративный портал. Стоит отметить, что общение между сотрудниками в портале может и должно носить как служебный, так и неформальный характер. Как говорят опытные системные администраторы, мудрый руководитель обычно позволяет существовать в локальной сети форумам и чатам, на которых сотрудники могут (зачастую анонимно) обсуждать проблемы организации. Так отлаживаются не только вертикальные, но и горизонтальные связи между работниками. Ну и, разумеется, общение с удаленными сотрудниками — оно просто не представляется в наши дни без применения web технологий. Причем технологий, позволяющих обеспечить конфиденциально

 

3. Архитектура системы

 

Вкратце рассмотрим архитектуру и элементы системы:

 

- Компоненты пользовательского интерфейса (UI Components): начиная с версии 6.0, Jahia стала использовать AJAX-фреймворк GWT (Google Web Toolkit), предоставляющий широкие возможности повторного использования компонентов интерфейса. Применение фреймворка облегчило разработчикам и интеграторам системы писать дружественные пользовательские интерфейсы, корректно работающие в основных браузерах.

-  Кэширование (Caching): для быстрой генерации страниц Jahia поддерживает многоуровневый кэш, начиная с уровня баз данных и до уровня html-страниц. Кэш является кластеро-совместимым и помогает делать систему производительной. Реализации кэша являются подключаемыми.

-  Однократная регистрация (SSO) или технология единого входа: Jahia совместима со всеми основными реализациями механизма SSO (Single Sign-On), включая NTLM, CAS, аутентификацию контейнера JEE, и т.д. Подсистема является подключаемой с помощью механизма конвейеров (pipeline mechanism), который будет описан позднее в этом документе.

- Система управления содержимым (WCM): вначале Jahia разрабатывалась как система управления веб-содержимым (Web Content Management System) и поэтому этот компонент является наиболее зрелым. Начиная с версии 2.0 система управления содержимым обладает возможностями редактирования контента прямо на странице, имеет в своем составе типовые объекты содержимого и позволяет использовать портлеты.

- Портал (Portal): Jahia не является портальным сервером в его строгом понимании, так как она предоставляет намного более настраиваемую среду, по сравнению с традиционными серверами. Бэк-энд системы полностью удовлетворяет стандарту JSR-286, поэтому есть возможность легко интегрировать портлеты на веб-страницы системы для их совместного использования с обычными объектами содержимого.

- Файловое хранилище (File repository): Портал интегрирован с файловым хранилищем JCR (Java Content Repository), которое позволяет пользователям системы публиковать двоичные данные на веб-сайты и осуществлять доступ к хранилищу через различные интерфейсы (например WebDAV или Windows Shared Folders).

- Списки контроля доступа (ACL, Access Control Lists): Jahia является модульной системой, широко использующей подсистему контроля доступа. Ее применение дает возможность эффективно разграничивать доступ пользователей к различным подсистемам и службам Jahia. Подсистема контроля доступа доступна по всему порталу.

Кластеризация (Clustering): Jahia допускает  развертывание системы на кластере, таким образом обеспечивая резервирование и распределение нагрузки. В данной статье будет рассмотрена общая  архитектура кластера Jahia.

- Система поиска и индексирования (Search & Indexing): в списке основных возможностей большинства систем управления содержимым лежит поддержка поиска и индексирования. Jahia делает возможным поиск и индексирование не только по содержимому, но и во встроенном файловом хранилище. Портал позволяет производить поиск по конкретному семейству объектов содержимого, а также распределять задачи индексирования по нескольким серверам.

- Администрировние (Administration): В системе представлены два отдельных интерфейса управления порталом: для администраторов сервера и администраторов сайта. Это разделение позволяет распределить задачи по поддержке портала по ролям. Интерфейсы дают пользователям возможность управлять всеми подсистемами Jahia, включая администрирование пользователей и груп, разрешений, загруженных шаблонов оформления, портлетов, категорий и так далее…

 

Последующие низкоуровневые подсистемы не входят в состав портала, но их применение обеспечивает хранение и доступ к информации, которую обрабатывает Jahia.

 

-   Базы данных (Database): Jahia поддерживает все основные СУБД, включая и СУБД с открытым исходным кодом (MySQL, PostgreSQL). Архитектура портала не привязана к конкретной реализации СУБД так как Jahia использует технологию Hibernate ORM.

-   Файловая система (Filesystem): файловая система необходима для хранения поискового индекса, массива двоичных данных (BLOB) или массива символьных данных (CLOB). (По умолчанию портал хранит двоичные и символьные данные в БД). Файловая система должна быть распределенной, если планируется использовать кластер, при этом ответственность за корректную работу распределенных функций возлагается на саму файловую систему.

-  Облегчённый протокол доступа к каталогам (LDAP): Jahia не требует дополнительной настройки для работы с большинством LDAP-серверов (Lightweight Directory Access Protocol), включая OpenLDAP и ActiveDirectory. Вместе с технологией единого входа LDAP является основным средством для обеспечения комфортного доступа к содержимому конечным пользователям. Например, применив NTLM-аутентификацию и ActiveDirectory, Jahia сможет использовать аутентификацию в домене, которую проходят пользователи Windows при начале работы с компьютером.

 

4. Этапы внедрения системы

 

В зависимости от размеров компании, области ее деятельности, требования к корпоративному порталу могут значительно отличаться. Проанализировав все видаы запросов, можно выделить 3 подхода к внедрению интранет-портала на базе готового решения

 

4.1 Базовое внедрение

 

Данный вид внедрения  отлично подходит для небольших компаний, и компаний, которые впервые внедряют у себя в компании корпоративный портал. В данном случае, мы рекомендуем максимально быстро и с минимальными издержками внедрить готовое, типовое решение и сразу начать его эксплуатацию. После первого опыта, когда компания сможет определить какие сервисы портала для нее наиболее востребованы, она сможет без лишних потерь сконцентрироваться на развитии своего проекта.

Базовое внедрение включает:

-  установку корпоративного портала на сервер Заказчика. На сервера должна быть установлена операционная система (Widows Server, Linux Debian или RedHat)

- настройку связи с AD-сервером, что позволит сотрудникам пользоваться порталом без необходимости дополнительной регистрации (до 50-ти групп пользователей)

-  3-х часовое обучение специалистов Заказчика в офисе, в рамках которого пройдет обучение пользования системой и набор рекомендаций о том, как лучше построить стратегию развития Вашего проекта.

 

4.2 Стандартное внедрение

 

Если Ваши требования уже достаточно четко сформулированы, Вы точно знаете, чего ожидаете, однако хотели бы избежать лишних затрат , то лучшим решением будет использование готового решения. Это осуществление настройки системы под требования заказчика и обеспечение его внедрения в компании. Стандартное внедрение, как правило включает:

Базовое внедрение:

- доработку внешнего вида портала с учетом корпоративного стиля заказчика

- настройку структуры портала и модулей системы под требования заказчика

- дополнительное обучение специалистов заказчика

 

3. Комплексное внедрение

 

В тех случаях, когда компании недостаточно возможностей готового решения  или необходима интеграция портала  с внешними системами, сервис готов предложить лучший сервис и высокое качество управления проектом. Методология на базе RUP и ICONIX позволит значительно сократить риски проекта и обеспечит предсказуемо высокое качество конечного решения.

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

1. М. Хохлова, статья «Современный рынок систем управления предприятияем»
2. Д. Глямшин, статья «Выход из кризиса – система управления»
3. В. Баронов, И. Титовский, статья «Методы построения систем управления»
4. Сар Эрмако Джонии, статья «Быть или не быть ERP?»
5. В.П. Нестеров, «Информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений»