Ситуационные и поведенческие факторы, влияющие на разработку управленческих решений

Тема: Ситуационные и поведенческие факторы, влияющие на разработку управленческих решений.

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..2

1. Понятие управленческого решения……………………………………….. 3

2. Факторы, влияющие на разработку управленческих решений………...4

Заключение……………………………………………………………………...15

Список литературы…………………………………………………………….16

Введение

         Рано или поздно руководители должны переходить от анализа происшедших событий к действию. В идеале, если действие мотивировано правильным  анализом проблемы, поиск причин сужается до такой точки, когда можно с уверенностью приступить  к решению проблемы. Важно, однако, помнить, что все действия мотивируются необходимостью реагировать на возникшую проблему. Опытные руководители постоянно предпринимают действия по улучшению ситуации, повышают требования к работе и предотвращают возникновение проблем,  которые могут угрожать  срывом  выполнения  текущих планов.

      Эффективные решения — залог существования коммерческого предприятия. Они являются существенным элементом каждой из пяти функций управления. Поскольку управляющие среднего уровня должны, как правило, принимать решения, необходимые для успешной работы своих подразделений, то начинающий управляющий вскоре осознает значение решений и то, как трудно найти правильное. Если обратиться к словарю, то можно прочесть, что решение — это акт выработки окончательного суждения». Применительно к управленческим решениям это означает  выбрать определенный курс действий из возможных альтернатив.

         Находясь в настоящем времени, менеджер выбирает действия (альтернативы), которые могут часто реализоваться в будущем. Проблема состоит в том, что иногда приходится даже сравнивать относительные последствия альтернатив, не имея обоснованных данных. Нельзя знать точно, что случится при выборе другой альтернативы. Менеджер должен рассмотреть альтернативы, уверенно занять позицию и заявить, что, скажем, альтернатива А будет лучше отвечать поставленным целям, чем альтернатива В или С. Однако это сложный процесс продвижения к истине.

         Существующая неопределенность в процессе принятия решений может создавать ряд ситуаций, при которых не исключается смешение понятий "решительность" и "принятие решений".

1. Понятие управленческого решения.

        Управленческое решение — это результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из множества вариантов достижения конкретной цели системы менеджмента.

           Решение называется управленческим (УР), если оно, разрабатывается и реализуется для социальной системы и направлено на:

• стратегическое планирование деятельности организации;

• управление управленческой деятельностью;

• управление человеческими  ресурсами (активизация знаний, умений, навыков);

• управление производственной и обслуживающей деятельностью;

• формирование системы  управления компании (методология, структура, процесс, механизм управления и техническое  обеспечение);

• управленческое консультирование;

• управление внутренними  или внешними коммуникациями.

        Примерами управленческого решения в области стратегического планирования являются: устав и бизнес-план компании, Конституция страны.

        Термин «управленческое решение» употребляется в двух основных значениях — как процесс и как явление.

        Как процесс УР — это выполнение восьми основных процедур: информационная подготовка, разработка вариантов, согласование вариантов, выбор одного варианта, утверждение, реализация, контроль выполнения УР и информирование инициатора решения.

         Как явление УР — это набор мероприятий, направленных на разрешение рассматриваемой проблемы в форме постановления, приказа в устном или письменном виде.

        Управленческие решения можно сравнить с дирижером, в ведении и под контролем которого находятся все другие решения.

        Процесс подготовки и реализации УР является ответственным, требующим использования теоретических и методических разработок отечественных и зарубежных ученых, а также накопленного и систематизированного практического опыта.

        Управленческое решение — это творческое, волевое действие субъекта управления на основе знания объективных законов функционирования управляемой системы и анализа информации о ее функционировании. Оно состоит в выборе цели, программы и способов деятельности коллектива по разрешению проблемы или в изменении существующей цели. УР составляет основу процесса управления.

      Ряд УР может быть представлен набором более мелких решений, каждое из которых должно внести свой вклад в решение общей проблемы. В рамках предприятия или организации руководителю приходится принимать все типы решений. Поэтому от инициатора общего УР требуются хорошие знания и в технологических областях, а возможно, и в биологических. Например, главный врач поликлиники обязан принимать и управленческие решения, и решения, связанные с техническим обеспечением, и решения в медицинской области на консилиумах, при операциях и т.д.

2.  Факторы, влияющие на разработку управленческих решений

          Данный подраздел предполагает более детальное рассмотрение существования любой организации и принимаемых в ней управленческих решений под влиянием факторов внешней и внутренней среды.                                                                   Организации являются сложными объектами, а они, в свою очередь, частями еще более сложной целостности. Поскольку организованным действиям присущи сложности, а управленческие решения принимаются людьми и влияют на них, при принятии решений необходимо учитывать целый ряд разнообразных факторов.

          Все факторы, влияющие на этот процесс, можно разделить на две большие группы — личностные (субъективные) и ситуационные (объективные).

        Личностные факторы определяются своеобразием психических процессов, состояний и качеств ЛПР(лицо принимающее решение), влияющих на процесс принятия решений. Поэтому их можно представить в виде трех уровней, соответствующих традиционной психической структуре личности. К ним относятся психические процессы, психические состояния и психические свойства.

        Ситуационные факторы. Принятие решений зависит не только от психологических особенностей ЛПР, но также от ситуационных факторов, т.е. конкретных обстоятельств, в которых принимается управленческое решение. Эта группа включает в себя факторы внешней и внутренней среды организации, которые влияют на разработку, оценивание, выбор и реализацию альтернатив. Рассмотрим их более подробно и начнем с ситуационных факторов, которые включают факторы внешней и внутренней среды.

Внешняя среда организации. К основным свойствам внешней среды относятся: объемность, сложность, подвижность, неопределенность и коммуникабельность.

Объемность. Определяется числом элементов внешней среды, которые в первую очередь должна учитывать компания при разработке и реализации управленческих решений. Принято выделять три уровня объемности:

1) Большая объемность, которой соответствуют от 7 до 20 учитываемых в первую очередь элементов;

2) Средняя объемность, которой соответствует от 4 до 6 элементов;

3) Малая объемность, которой соответствуют от 1 до 3 элемента.

       Сложность внешней среды. Здесь понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Если говорить о числе внешних факторов, на которые организация вынуждена реагировать, то если на нее давят государственные постановления, частое перезаключение договоров с профсоюзами, несколько заинтересованных групп влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно утверждать, что эта организация находится в более сложном окружении, чем, положим, организация, озабоченная действиями всего нескольких поставщиков, нескольких конкурентов, при отсутствии профсоюзов и замедленном изменении технологии.

         Сложность определяется трудозатратами материальных интеллектуальных ресурсов на обработку требуемого количества элементов внешней среды. Выделяют три уровня сложности: высокая, средняя и низкая. Уровень сложности – величина субъективная для каждой организации.

         Повышение профессионализма персонала и ресурсного содержания снижает уровень сложности элементов внешней среды для их обработки.

         Подвижность среды (П) — это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации.

П = К / Т,

где К – количество измененных или обновленных значений параметров,

      Т – календарное  время изменений или обновлений (месяц, год, 10 лет).

         Например, в 1998 г. в РФ имелась большая подвижность ставок налогообложения юридических лиц.

        Подвижность внешнего окружения может быть выше для одних подразделений организации и ниже для других. К примеру, во многих фирмах отдел исследований и разработок сталкивается с высокой подвижностью среды, поскольку он должен отслеживать все технологические нововведения. С другой стороны, производственный отдел может быть погружен в относительно медленно изменяющуюся среду, характеризующуюся стабильным движением материалов и трудовых ресурсов. В то же время, если производственные мощности разбросаны по разным странам мира или исходные ресурсы поступают из-за границы, то производственный процесс может оказаться в условиях высокоподвижной внешней среды. Учитывая сложность функционирования в условиях высокоподвижной среды, организация или ее подразделения должны опираться на более разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные решения относительно своих внутренних переменных. Это делает принятие решений более трудным процессом.

            Неопределенность внешней среды. Является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации.

Если информации мало или  есть сомнения в ее точности, среда  становится более неопределенной, чем  в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать  ее высоконадежной. Неопределенность связана, прежде всего, с возможностью возникновения в ходу реализации проекта компании неблагоприятных для нее ситуаций и последствий.                               

Поскольку бизнес все более  становится глобальным занятием, требуется  больше и больше информации, но уверенность  в ее точности снижается. Чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее  принимать эффективные решения.

            Коммуникабельность. Характеризуется уровнем отношений между компанией и внешней средой. Различают три уровня коммуникабельности: полное взаимодействие, преимущественное взаимодействие и преимущественное противодействие.

          Среда прямого воздействия. При рассмотрении влияния внешнего окружения на организацию важно понимать, что характеристики среды отличны, но в то же время связаны с ее факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности и неопределенности описывают факторы как прямого, так и косвенного воздействия. Эта зависимость станет понятнее при рассмотрении основных факторов в среде прямого воздействия: поставщиков, законов и государственных органов, потребителей и конкурентов. Элементы этого фактора:

• Поставщики;
• Материалы;
• Капитал;
• Трудовые ресурсы;
• Потребители;
• Конкуренты;
• Законодательная база.

         Среда косвенного воздействия. Факторы среды косвенного воздействия обычно не влияют на операции организаций также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Тем не менее, руководству необходимо учитывать их.

Среда  косвенного  воздействия  обычно  сложнее,  чем  среда  прямого  воздействия. Руководство  зачастую вынуждено опираться на предположения о такой среде, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать возможные  последствия для организации. Элементы этого фактора:

• Технология;
• Состояние экономики;
• Политические факторы;
• Социокультурные факторы;
• Природно-географические.

       Основные факторы внутренней среды. Внутренняя среда организации – это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Информация о внутренней среде фирмы необходима руководителю, чтобы определить внутренний потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для достижения поставленных целей. Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Это, однако, вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе.

В процессе принятия управленческих решений любой руководитель вынужден учитывать не только внешние факторы, но и ситуацию, сложившуюся внутри организации. Эта ситуация характеризуется  набором внутренних факторов, или  переменных, которые включают: цели, структуру, задачи, культуру, процессы и ресурсы организации.

     Цели - это конкретные конечные состояния или результаты, которых стремится достигнуть  группа в процессе совместной работы.

        Цель — это мысленное предвосхищение в сознании руководителя желаемого результата будущих действий. Как говорил Аристотель, цель — это «то, ради чего нечто существует».

Целеполагание осуществляется руководством в ходе  процесса планирования и сообщаются членам организации, что  является важнейшим  фактором координирования  деятельности группы. Организация существует ради достижения своих целей, которые  направляют ее деятельность и определяют содержание всех управленческих решений.

         Разнообразие целей.  Организации различных типов ставят перед собой и различные цели. Так,  организации, занимающиеся бизнесом, сосредотачивают внимание, прежде всего, на  таких вопросах, как затраты и получаемая прибыль. Они, главным образом, ставят  себе цели по рентабельности (прибыльности) и производительности. В свою очередь эти цели конкретизируются, находя выражение в таких, например, определениях, как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка и отбор руководителей, а также социальная ответственность.

С другой стороны,  государственные  учреждения, которые не являются коммерческими  организациями,  формулируют свои цели, например, как предоставление конкретных услуг в рамках  определенных бюджетных ограничений. Включаемые в формулировки этих целей  этические  представления и оценки социальной ответственности выражают в большей  степени философию данной организации, чем конкретизацию  результата.

Ориентация, задаваемая ясно сформулированными целями, определяет  все последующие решения руководства.

           Цели подразделений. Необходимо различать цели предприятия и входящих в его структуру подразделений. В каждом  подразделении организации также необходима выработка своих целей. Здесь может наблюдаться несовпадение целей, однако возникающие противоречия обычно не носят принципиального характера и руководитель вполне может их разрешить. Нужно не забывать, что цели подразделений должны составить конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений.

          Общность целей сплачивает коллектив предприятия, повышает результативность его работы.

          Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

         Структура организации — это совокупность наиболее устойчивых связей, обеспечивающих функционирование и развитие организации как социальной системы. Структура организации включает четыре типа элементов:

- звенья структуры (органы  управления, подразделения, отдельные  работники);

- отношения (горизонтальные  и вертикальные); уровни структуры  (высший, средний и низший);

- полномочия (линейные и  штабные).

            Различные сочетания этих элементов определяют широкое разнообразие организационных структур. Процессы принятия управленческих решений всегда протекают в рамках определенной структуры организации, они «несвободны» от структуры, которая влияет как на способы принятия решений, так и на качество этих решений.

            Задачи. Ставятся и решаются для достижения оставленных целей. Характеристика задач: задачи организации традиционно делятся на три категории:

- работа с людьми; 

- работа с предметами (машины, сырье, инструменты);

- работа с  информацией.

          Основная и самая трудная задача руководителя – это работа с персоналом, людьми.

          Другими важными характеристиками задач являются: частота  повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения.

          Организационная культура. Представляет собой один из важнейших компонентов организации, основу ее жизненного потенциала. Это понятие очень близко по смыслу к такому понятию, как «организационная мораль».                                   Поэтому в наиболее общем виде его определяют как систему общих ценностей, мнений, правил и норм поведения в организации.

          Кроме того, важным элементом организационной культуры являются так называемые видимые артефакты, которые включают конкретные образцы поведения в организации, а также ее «символику» (истории, легенды, мифы, ритуалы, язык, гимн, флаг, лозунг, логотип, кодексы чести и поведения и другие элементы).

          Культурные различия как фактор принятия решений отражают культурные (национальные) особенности системы управления. Например, в стране может использоваться мягкий или более жесткий подход к выработке и реализации управленческих решений, применяться подходы, имеющие крен в сторону индивидуализма (США) или, наоборот, в сторону национального коллективизма (Япония).

            Организационные процессы. Их можно условно разделить на две группы:

1. Функциональные процессы

2. Процессы управления.

      Функциональные процессы — это совокупность взаимосвязанных операций, направленных на достижение целей организации. Деятельность организации может состоять из большого числа функциональных процессов, однако среди них принято выделять пять основных видов: производство, маркетинг, финансы, работа с персоналом, исследования и разработки.

      Процессы управления организацией традиционно разделяют на два класса — функции управления и «связующие» процессы. Среди функций управления обычно выделяют такие, как планирование, организация, мотивация и контроль. Каждая из них реализуется с помощью «связующих» процессов, к которым относят обмен информацией и принятие управленческих решений.

     Ресурсы организации. Известно, что деятельность любой организации можно представить как процесс получения ресурсов из внешней среды, их переработки и преобразования в продукцию или услуги, которые «передаются» обратно во внешнюю среду. Таким образом, ресурсы, поступая из внешней среды, становятся важнейшей частью внутренней среды организации и представляют, собой ключевой фактор, влияющий на ее эффективность. Различают семь видов ресурсов, необходимых для жизнедеятельности организации: люди, материалы, энергия, финансы, информация, технологии и время. Качество и количество этих ресурсов всегда необходимо учитывать в процессе принятия решений, чтобы они были не только реалистичными, но и обеспечивали достижение целей управления организацией.

        Люди (персонал). Говоря о предприятии в целом, нужно помнить, что руководители и подчиненные – это люди с индивидуальными особенностями. Люди являются  центральным фактором в любой модели управления.

Работа персонала является сложнейшим сочетанием разнообразных  факторов, к которым можно отнести: потенциал человека, его способности,  потребности (физиологические и  психологические), восприятие, ценности, влияние коллектива (группа, масса  людей), лидерство, квалификация, количественный состав работников, производительность труда, «текучесть кадров», стоимость рабочей силы, интересы.

          Технологии. Основными технологическими факторами являются:

1) повышение технического уровня производства;

2) совершенствование управления, организации производства и труда;

3) изменение объема и структуры производства;

4) отраслевые факторы.

К первой группе относятся факторы, влияющие на технический уровень производства: внедрение новой техники, прогрессивной технологии, механизации и автоматизации производственных   процессов,   повышение   уровня оснащенности технологических процессов, улучшение использования сырья, материалов, применение прогрессивных материалов и др. Производительность труда увеличивается за счет сокращения трудозатрат на производство единицы продукции.

Факторы, относящиеся ко второй группе - совершенствование управления, организации производства и труда - позволяют: сократить потери рабочего времени, а следовательно, увеличить действительный годовой фонд времени одного рабочего, повысить нормы выработки и уменьшить численность производственных рабочих; повысить нормы обслуживания и уменьшить численность вспомогательных рабочих и обслуживающего персонала; уменьшить численность аппарата управления и в результате сократить численность промышленно-производственного персонала, то есть повысить производительность труда.

По факторам третьей группы рост производительности труда обуславливается тем, что численность всех категорий промышленно-производственного персонала, кроме основных производственных рабочих при прочих равных условиях увеличивается в меньшей степени, чем возрастает объем производства. Это приводит к относительному уменьшению общей численности промышленно-производственного персонала. К такому же результату приводит изменение удельного веса отдельных видов продукции, то есть изменение соотношения между объемом продукции с различной трудоемкостью в производственной программе.

В четвертую группу включаются все факторы, которые не могут быть отнесены к первым трем. Влияние этих факторов на производительность труда обуславливается изменениями трудоемкости и подсчитывается по отраслевым методикам и инструкциям.

        Влияние личностных факторов. Личностные факторы определяются своеобразием психических процессов, состояний и качеств ЛПР, влияющих на процесс принятия решений. Поэтому их можно представить в виде трех уровней, соответствующих традиционной психической структуре личности. К ним относятся психические процессы, психические состояния и психические свойства.

          Психические процессы. Психические процессы обычно разделяют на три основных вида: познавательные, волевые и эмоциональные. Наиболее важную роль среди них в процессе принятия решений играют познавательные, или когнитивные, процессы, к которым относят ощущение, восприятие, память, мышление, представление, воображение и внимание.

          Кроме того, в отдельную группу можно выделить мотивационные процессы, которые предопределяют направленность, интересы, предпочтения, притязания личности и влияют на формирование целей деятельности человека. Эти процессы оказывают значительное влияние на принятие решений, которое рассматривается как регулятивный психический процесс, включающий все «базовые» или частные психические процессы — познавательные, волевые, эмоциональные, мотивационные.

         Психические состояния. В современной психологии под психическим состоянием понимается целостная реакция личности на внешние и внутренние стимулы, направленная на достижение некоторого полезного результата. Психические состояния очень изменчивы и мало подвластны человеку. Они полностью характеризуют содержание психики людей, но в различные моменты и периоды времени. Из данного определения следует вывод, что психические состояния зависят как от конкретной ситуации, в которой находится человек, так и от его индивидуальных психологических особенностей.

         Можно привести такие примеры психических состояний, как бодрость, усталость, утомление, психическое пресыщение, информационная перегрузка, апатия, депрессия, эйфория, отчуждение, скука, стресс, фрустрация, тревога, истощение и многие другие. Очевидно, что психические состояния оказывают значительное влияние на качество решений и способы принятия решений, однако определение относительной силы такого влияния для разных состояний нуждается в дальнейших исследованиях и экспериментах.

          Психические свойства. Всю совокупность психических свойств, или качеств, можно разделить на два класса: общие и индивидуальные. К общим свойствам относятся наиболее типичные и фундаментальные особенности психики, присущие всем людям, и прежде всего, ограничения индивидуальных возможностей по хранению и переработке информации. Например, всегда ограничена скорость переработки информации человеком. Одна из причин этого явления состоит в том, что кратковременная память человека имеет ограниченный объем, что сильно влияет на принятие решений и объясняет многие эффекты, сопровождающие этот процесс. Как показали эксперименты, человек одновременно может удерживать в кратковременной памяти не более 7±2 смысловых единиц информации, что приводит к явлению «диагностического обеднения»: в силу ограниченности объема кратковременной памяти люди обычно сокращают число рассматриваемых альтернатив. Реально это количество редко превосходит 4-5 вариантов.

Так же к индивидуальным свойствам относятся предпочтений и уровень притязаний личности. Под  системой предпочтений понимают совокупность взглядов, ценностей, убеждений, интересов, с помощью которых человек  сравнивает альтернативы и принимает  решение. Каждый человек обладает уникальными  предпочтениями, которые складываются под влиянием его воспитания, обучения, жизненного опыта, а также индивидуальных психических свойств. Предпочтения незримо присутствуют внутри каждого  из нас, они скрыты в глубинах человеческой психики и «срабатывают» только тогда, когда перед человеком  встает проблема выбора. Поскольку  принятие решений непрерывно сопровождает деятельность людей, то система предпочтений — это активный и постоянно  «включенный» механизм, используемый людьми для сравнения и выбора альтернатив.

Другой важнейший фактор, влияющий на принятие решений и непосредственно  связанный с индивидуальными  психическими свойствами, носит название уровень притязаний личности. Это  понятие характеризует стремление человека к достижению целей такой  степени сложности, на которую он сам считает себя способным. В  основе уровня притязаний лежит оценка человеком своих собственных  возможностей, причем сохранение этой оценки стало для него потребностью. Уровень притязаний может быть частным, т.е. относиться к определенным областям (например, бизнесу, политике, науке, искусству), либо он может носить общий характер, т.е. относиться сразу ко многим областям жизни и деятельности человека, и  прежде всего к таким, в которых  проявляются его умственные и  нравственные качества. В этом случае уровень притязаний основан на общей  самооценке человеком себя как личности. В процессе принятия решений уровень  притязаний влияет, прежде всего, на формулирование целей деятельности и выбор таких  альтернатив, которые в наибольшей мере этим целям соответствуют.