Служба делопроизводства

Содержание: 

Введение……………………………………………………………………...……2

Назначение, структура и состав службы ДОУ…………………………..……2-4

Общие требования………………………………………………………………5-6

Организационные формы работы с документами……………………………6-8

Функции структурных подразделений  службы делопроизводства……..8-13

Задачи и функции  службы делопроизводства……………………………...13-15

Заключение…………………………………………………………………...15-16

Список используемой литературы……………………………………………...17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

        Даже беглое ознакомление с перечнем документов, используемых в процессе управленческой деятельности, позволяет читателям сделать вывод о том, что, во-первых, работа с документами, или, точнее, работа по документационному обеспечению управленческой деятельности организации, представляет собой специфическую составляющую управленческой деятельности и, во-вторых, ее выполнение связано с существенными материальными и временными затратами, а также с привлечением к этой работе специально подготовленного персонала, оснащенного надлежащими техническими средствами.

        Исходя из сказанного, целесообразно  предоставить на откуп выполнение  задач документационного обеспечения  управления отдельному подразделению  организации. Роль этого подразделения  в современных условиях призвана  выполнять специальная служба - служба  документационного обеспечения  (ДОУ). 
 

Назначение, структура и состав службы ДОУ       

        Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) организации представляет собой одно из ее самостоятельных структурных подразделений. Основным предназначением службы является организационно-документационное и информационно-документационное обеспечение управленческой деятельности (деятельности управленческих структур) организации, а также выполнение других, связанных с реализацией своего предназначения задач по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов, ведению по ним контрольно-поисковой и информационно-справочной работы.

        Как и всякое самостоятельное  подразделение организации, служба  ДОУ возглавляется начальником.  Начальник службы ДОУ, в свою  очередь, подчиняется непосредственно  руководителю организации (его  первому заместителю или заместителю  руководителя по управлению).

        В необходимых случаях в штат  службы могут вводиться также  и должности заместителей (по  общим вопросам, а также по  важнейшим направлениям работы  службы).

        Если служба насчитывает в  своем составе несколько подразделений,  то каждое из них, в свою  очередь, возглавляется начальником  подразделения (о том, какие  именно это подразделения, будет  сказано дальше).

        Исходя из объема, и содержания  задач, решаемых службой ДОУ,  различают категории главных  (старших) и второстепенных (младших)  специалистов. За каждым из специалистов  закрепляются не только конкретные  функции, но и определенный  участок работы, за результаты  деятельности которого данный  специалист отвечает.

        Специалист нередко совмещает  в своей работе организаторскую  и исполнительскую функции, поскольку  не только осуществляет непосредственную  организацию работы на порученном  участке, но и лично выполняет  наиболее сложные, а также новые  и особо срочные виды работы  с документами. В частности,  именно младшие специалисты ведут  по документам организации контрольно - поисковую и информационно-справочную  работу.

        В круг важнейших обязанностей  старших специалистов входит  также разработка предложений  по дальнейшему совершенствованию  процессов документационного обеспечения,  освоение и внедрение новых  программно-технологических и технических  средств работы с документами,  систематический анализ состояния  документооборота и его оптимизация  на основе аналитических данных.

        К категории старших специалистов  службы ДОУ причисляют следующих  работников:

- документовед;

- переводчик;

- юрисконсульт;

- старший секретарь-референт (секретарь-референт).

        К категории младших специалистов  службы ДОУ причисляют следующих  работников:

- инспектор по  контролю за исполнением документов;

- секретарь-стенографистка;

- архивариус.

        Главный объем работы по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче  и хранению документов несут  на себе исполнители службы  ДОУ - третий важный компонент  ее структуры.

      В число основных исполнителей  службы ДОУ входят:

- делопроизводитель-оператор;

- машинистка-оператор;

- секретарь-ресепционист (в приемной).

        Количество исполнителей на участках  работы, порядок распределения между  ними обязанностей устанавливаются  начальниками соответствующих подразделений,  входящих в состав службы ДОУ.  Подчеркнем в этой связи, что  в большинстве крупных и средних  организаций состав службы является  достаточно многочисленным и  обычно включает в себя:

- секретариат;

- общий отдел  (может объединяться с секретариатом  в управление делами);

- экспедиционный  отдел (группа), включающий в себя  группу (участок) обработки корреспонденции  и курьерскую группу (курьера);

- учетно-справочный  отдел (группа);

- контрольно-инспекционный отдел (группа);

- юридический отдел (группа);

- отдел архивного хранения (архив);

- вспомогательный отдел (подотдел) в составе: бюро по работе с обращениями граждан; машинописное бюро (может дублироваться для общего и закрытого, то есть секретного делопроизводства); копировально-множительное бюро; бюро переводов и стенограмм.

Общие требования.

        В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников - секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим  аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и  замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная  с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными  системами обработки информации и средствами связи.

        Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

       Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

       Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

- выбор оптимальной  организационной формы работы  с документами;

- разработка  внутренней организационной структуры  службы делопроизводства;

- определение  должностного и численного состава  службы делопроизводства;

- регламентация  задач и функций службы делопроизводства, в целом, ее структурных подразделений,  а также сотрудников службы  с целью определения их статуса  и разграничения функций; 

- выбор оптимальной  технологии работы с документами,  ее регламентация;

- рациональная  организация рабочих мест и  условий труда;

- повышение квалификации  сотрудников службы. 

Организационные формы работы с  документами

        Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.

        Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработки документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регат рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

        Централизация отдельных операций по обработке документа является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях документооборота до 10 тыс. документов в год.     

        Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл по созданию, хранению, систематизации документов .структурного подразделения. Эта форма характерна для и учреждений, аппарат которых территориально, а также для тех, в которых документирование дел имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности структурных подразделений).

        Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего ' обработка поступающих и отправляемых документов, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

        Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других - децентрализованно (в структурных подразделениях).  

        Разделение масссивов документов в случае использования традиционных (ручных методов работы проводится по критерию адресования - если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения - в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.

        Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях. В создании и организации службы делопроизводства вод выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

     Функции структурных подразделений  службы делопроизводства

 Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

     • предварительное рассмотрение и  подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

     • подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и  их согласование с функциональными  структурными подразделениями организации;

     • организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

     • бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).

     Протокольная  группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

     • подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

     • анализ справок и докладов структурных  подразделений, подготовка заключений по ним;

     • организация и проведение заседаний  органа управления, документирование их деятельности;

     • прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

     Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

     • разработка и внедрение мероприятий  по совершенствованию технологии делопроизводства;

     • разработка нормативно-методического  обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

     • разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

     • разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);

     • организация и проведение мероприятий  по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

     Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

     • прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

     • доставку документов в структурные  подразделения;

     • обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

     • количественный учет поступающих и  отправляемых документов.

     Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

     • регистрацию входящих, исходящих  и внутренних документов;

     • формирование и ведение справочно-информационного  массива;

     • контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

     Группа  контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

     • контроль за сроками исполнения документов;

     • контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

     • анализ исполнительской дисциплины;

     • информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

          Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

     • прием и учет предложений, заявлений  и жалоб граждан;

     • подготовку обращений к рассмотрению руководством;

     • контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

     • извещение заявителей о результатах  рассмотрения их обращений;

     • формирование и хранение дел с  документами по обращениям;

     • анализ и обобщение результатов  рассмотрения документов в организации  и причин обращения;

     • организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

     Машинописное  бюро (Центр подготовки документов) выполняет:

     • перепечатку документов с черновиков;

     • считку и правку текстов документов;

     • учет выполняемой работы.

     Копировально-множительное бюро выполняет:

     • копирование текстов;

     • тиражирование текстов документов;

     • подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

     Архив осуществляет:

     • прием от структурных подразделений  обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

     • учет, систематизацию, хранение и организацию  использования документов;

     • контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

     • подготовку дел к передаче на государственное  хранение.

     Таким образом, служба делопроизводства берет  на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

     Нормативными  документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.

     По  мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации).

     Функция «совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств). Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалификации ее сотрудников.

Такое расширение функций будет адекватно общей  цели служб управления документами (такие службы заменили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизводства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопроизводства в аппарате управления, но и не сформулированы 
 

Задачи  и функции службы делопроизводства

        Основной целью службы делопроизводства, независимо от е названия, является  организация, руководство, координация,  контроль и реализация работ  по документационному обеспечению.  Выполнение этой цели предусматривает  решение следующих задач:

- постоянное  совершенствование форм и методов  работы с документами;

- обеспечение  единого порядка документирования, организации работы с документами,  информационно-поисковых систем, контроля  исполнения и подготовки документов  к передаче в ведомственный  архив в соответствии с действующими  государственными нормативно-методическими  документами;

- сокращение  документооборота;

- разработка  и внедрение нормативных и  методических документов по совершенствованию  документационного обеспечения  в организации и в подведомственной  системе, прогрессивных технологий  делопроизводства  

        Функции современной службы делопроизводства  в России определяются из целей  и задач ее деятельности и  включают полный объем работы, которая выполняется службой.  Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение  и ведение табеля и альбома  унифицированных форм документов  организации; внесение в них  изменений.

2. Разработка  и проектирование бланков документов.

3. Осуществление  экспедиционной обработки поступающих  и отправляемых документов.

4. Регистрация  входящих, исходящих и внутренних  документов и выполнение информационно-справочной  работы по документам.

5. Организация  своевременного рассмотрения и  подготовки к докладу руководству  поступающих документов.

6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

7. Регулирование  хода исполнения документов, контроль  прохождения, оформления и исполнения  документов в условленный срок.

8. Организация  машинописного (компьютерного) изготовления  текстов документов, их копирования  и оперативного размножения.

9. Разработка  номенклатуры дел организации,  обеспечение хранения дел и  оперативного использования документной  информации.

10. Организация  и ведение делопроизводства по  предложениям, заявлениям, жалобам  граждан.

11. Организация  контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

12. Разработка (совместно  с соответствующими структурными  подразделениями организации) мероприятий  по совершенствованию форм и  методов работы с документами,  а е по повышению исполнительской  дисциплины.