Ирина Эланс

Автор который поможет с любыми образовательными и учебными заданиями

Служба ДОУ в организации: структура, состав и анализ деятельности

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Факультет социального управления

Кафедра управления персоналом, документоведения и архивоведения

Гулиева Эллада Алигусейн кызы

ФОРМИРОВАНИЕ КАДРОВОГО РЕЗЕРВА

Тема: Служба ДОУ в организации: структура, состав и анализ деятельности.

Реферат студентки 6-го курса заочного отделения

по дисциплине: Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления

Специальность 350800

Документоведение и документационное обеспечение управления

Преподаватель

А.Д. Борисов

Москва 2013

Содержание

Введение ………………………………………………………………….стр.3

1. Структура службы ДОУ в организации ………………...……….стр. 5

2. Состав ДОУ в организации ………………………………...............стр.8

3. Анализ деятельности службы ДОУ …………………………………стр.10

4. Список использованной литературы………………………………стр 18

Введение

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня, как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

В последние годы значительно возрос интерес к рациональной организации документационного обеспечения управленческой деятельности, использованию современных средств организационной и вычислительной техники, издано значительное число пособий, освещающих организацию

делопроизводства не только в государственных, но и коммерческих организациях.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Цель работы - изучить службу документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения), ее структуру, состав, проанализировать деятельность.

1. Структура службы ДОУ в организации

Установление оптимальной организационной структуры служб ДОУ производится исходя из содержания возложенных на данное подразделение задач по документационному обеспечению управления предприятием на основе сведений о типовых организационных структурах, представленных в ГСДОУ. Как следует из приложения ГСДОУ, типовая организационная структура службы ДОУ определяется в зависимости от принадлежности предприятия (организации, учреждения) к той или иной функциональной группе и исходя из специфики содержания документационного обеспечения управления соответствующими предприятиями (организациями, учреждениями).

Так, в министерствах и ведомствах РФ и субъектов федерации функции службы ДОУ возлагаются на управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются:

— секретариат (приемная, секретариат министра (руководителя ведомства), секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

— инспекция при министре (руководителе ведомства);

— канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.);

— отдел по работе с письменными обращениями;

— отдел совершенствования работы с документами;

— архив.

На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других аналогичных учреждениях функции службы ДОУ возлагаются на отдел ДОУ (канцелярию). В состав отдела ДОУ (канцелярии), как правило, включаются:

— секретариат;

— экспедиция;

— подразделение по учету и регистрации документов (делопроизводство);

— машинописное бюро;

— копировально-множительное бюро;

— подразделение по контролю за исполнением документов;

— подразделение совершенствования работы с документами;

— подразделение по работе с письменными обращениями;

— архив.

Наконец, в негосударственных структурах (ассоциациях, концернах, акционерных обществах, в том числе совместных, кооперативах и т. п.), а также в органах местного самоуправления и общественных организациях функции службы ДОУ возлагаются на общий отдел. В состав общего отдела, как правило, включаются:

— секретариат;

— канцелярия;

— группа контроля за исполнением документов;

— протокольная группа;

— группа совершенствования работы с документами;

— группа по работе с письменными обращениями;

— машинописное бюро;

— копировально-множительное бюро;

— архив.

В условиях малого предприятия (организации, учреждения) с численностью работников до 100 чел. задачи по документационному обеспечению управления целесообразно возложить на специально уполномоченное должностное лицо.

Примерная организационная структура службы ДОУ акционерного предприятия представлена на рис. 1.

Рис.1 Примерная организационная структура службы ДОУ

предприятия с численностью работников свыше 100 чел.

2. Состав ДОУ в организации

Основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-96). Эти же наименования включены в Единый квалификационный справочник должностей служащих. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы ДОУ делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Категория «Руководители» включает заведующего службой ДОУ (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

В категорию «Специалисты» включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1.

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Проанализировав принятую в стране классификацию, видно, что преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.

Для эффективной организации работы службы ДОУ и в целом аппарата управления большое значение имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда, например такие, как Межотраслевые нормы времени на работы по набору и верстке текста на персональных компьютерах, Нормы времени и выработки на основные виды работ и др.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ - эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ.

Формирование штата работников службы ДОУ в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой - необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов. Поэтому, крайне необходимо четко и правильно рассчитать численность работников службы ДОУ для эффективного ведения делопроизводства и функционирования организации.

3. Анализ деятельности службы ДОУ стр.10

Для нормальной работы любой организации необходима систематизация, в том числе в области работы с документами. Отлаженная систематизация позволит организации не только сделать работу более управляемой, но и исключит зависимость процесса работы от конкретных исполнителей. Помимо этого на каждую организацию возложены определенные обязательства по сохранности своего документационного фонда. Для того, чтобы работа в организации была слаженной, во многих учреждениях, предприятиях , организациях имеются специальные службы ДОУ.

Служба документационного обеспечения управления (СДОУ) - это обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу по организационному обеспечению делопроизводства.

Основной задачей службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, необходимой для осуществления возложенных на них функций.

Функции структурных частей СДОУ.

Функции контроля: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов; ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности оформления исходящих и внутренних документов, приём поступающей корреспонденции; сортировка её на регистрируемую и не регистрируемую; распределение документации по структурным подразделениям, ведение количественного учёта документов; отправка исходящей корреспонденции; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам; осуществление контроля за своевременным использованием документов; проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о ходе исполнения документов и поручений, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив; анализ и обобщение исполнения.

Функции секретаря приемной : предварительное рассмотрение и подготовка к передаче руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний; организация без документационного обслуживания работы руководства, приём заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству; передача писем, заявлений, жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения; извещение заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб; организация приёма посетителей.

Операции службы ДОУ:

1. Контроль за соблюдением стандартов на документы.

2. Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.

3. Регистрация документов и учётно - справочная работа.

4. Контроль за исполнением документов.

5. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.

6. Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

Организация труда работников СДОУ:

1) Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами – все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории работу с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов.

2) Правильное разделение функции между отдельными исполнителями и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки и внедрения нормативных документов, инструкций по документированию управленческой деятельности; должностных инструкции, государственных стандартов.

3) Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно-технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.

Нормированием труда призвано обеспечить нормальную загрузку работников в течение дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.

4) Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе. Численность работников ДОУ рассчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям.

При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота, на основе типовых норм времени на документационные работы.

5) Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда.

Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно-технических работников и служащих.

От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье.

Рациональное разделение труда работников служб документирования на предприятиях, в организациях и учреждениях определяется должностными инструкциями.

Должностная инструкция – нормативный документ, утверждаемый руководителем учреждения или его подразделения, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения со смежными работниками.

Должностная инструкция предусматривает равномерную загрузку работников служб документации в течении рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряжённости труда на каждом рабочем месте, распределение между исполнителями работ по сложности их выполнения и квалификации исполнителей.

Формы работы с документами.

Документооборот включает в себя работу с готовыми документами, созданными данным учреждением, получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов) ; движение документационной информации по инстанциям.

Существует 3 формы организации работы с документами:

1) Централизованная форма: применяется в учреждениях с небольшим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одной структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).

2) Децентрализованная форма: все операции по работе с документами выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило, разобщённых территориально.

3) Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

При выборе формы организации работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:

а) объём документооборота

б) характер работы учреждения, его территориального размещения

в) структуру учреждения и его подразделений

г) техническую оснащённость

д) квалификацию руководителей, специалистов и технических исполнителе.

В каждой организации свой документооборот, под которым понимают количество зафиксированных в месте учета документов за определенный временной период.

Подсчет объема документооборота как правило проводят 1 раз в год. Осуществляют подсчет сотрудники СДОУ.

Знание объема документооборота необходимо для определения реальных потребностей во множительной, вычислительной и машинописной технике, для выбора оптимальной системы регистрации, построения справочного аппарат.

Объемы выполненных машинописных работ позволят определить необходимое количество технического персонала. Показатели количества различных сроков хранения позволят прогнозировать работу ведомственного архива.

По результатам подсчета документооборота можно сделать выводы как о количественном, так и качественном составе документов отделов и структурных подразделений, о загруженности сотрудников.

Подсчет объемов документооборота поможет найти пути его сокращения.

Заключение

Управленческие решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.

Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.

Независимо от названия отдела, который занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Основными целями и задачами службы делопроизводства являются:

· организация порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем;

· контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

· сокращение документооборота, количества форм документов;

· разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

· совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единой разработки и внедрения прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения современной организационной техники.

Список использованной литературы:

1.Организация работы с документами: Учебник/ Под. ред. проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд., и доп.-М. ИНФА, 2002.- 592 с.
2. Т.В Кузнецова. Делопроизводство, ДОУ 5-е издание испрал. и дополн. – М.: ООО «Журнал управление персоналом», 2007 – 528 с.
http://revolution.allbest.ru/audit/d00203596.html
3. Янковская В.Ф. Функции службы документационного обеспечения управления / В.Ф. Янковская// справочник секретаря и офис-менеджера – 2005. -№1 – с. 16-19
4. Румянцева С.А. Положение о ДОУ (управление документацией) / С.А.Румянцева//справочник секретаря и офис – менеджера – 2009. - №11 – 24-36 с.
5.Кузнецова Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления: Введение в специальность. 2-е изд., испр. и доп. Учеб. Пособие. – М.: РГГУ, 2006.
http://www.termika.ru/dou/enc/razd4/sdou1.php

Служба ДОУ в организации: структура, состав и анализ деятельности 📙 Реферат → 🆔 251807