Служба персонала и основные требования к ее функционированию

Тема 3. Служба персонала  и основные требования к ее функционированию

1. Краткая история развития  служб кадров и трудоустройства.

История развития кадровых служб тесно  связана с развитием служб  организованного трудоустройства  населения. Возникновение служб  организованного трудоустройства  в странах Западной Европы было обусловлено  массовой безработицей. На первых порах  они представляли собой совокупность органов трудового посредничества, осуществляемого профессиональными  союзами и союзами предпринимателей. Позднее возникли государственные  органы трудоустройства – биржи  труда, агентства, конторы по трудоустройству. Во Франции, например, первая государственная  биржа была создана в 1897 году, в  Англии закон об организации правительственных  бирж труда в городах с числом жителей 25 тыс. и более был принят в 1909 г., в царской России – в  августе 1917 г. 

Организация государственного распределения  рабочей силы при советской власти началась с создания службы трудоустройства, основными звеньями которой по декрету  Совнаркома являлись биржи труда. Они  регистрировали всех граждан, ищущих работу, и все рабочие места; занимались социальным страхованием и выплатами  пособий по безработице; оказывали  посреднические услуги по найму; вели статистику трудовой конъюнктуры; издавали бюллетени о состоянии местного рынка труда и пр. Они создавались  в населенных пунктах с числом жителей 20 тысяч и более, и наем предприятиями работников мог производиться  только через биржи труда. Услуги бирж были бесплатными как для  населения, так и для хозяйственных  органов.

Ниже приводятся основные даты и  периоды истории развития государственной  службы трудоустройства:

декабрь 1918 г. – вводится трудовая повинность, закрепленная в первом Кодексе законов о труде, организация и проведение которой возлагаются на отделы учета и распределения рабочей силы, созданные на базе и взамен бирж труда. Введение трудовой повинности позволяло решать следующие задачи: обеспечение учета и контроля занятости населения; преодоление саботажа буржуазии путем привлечения ее к общественному труду; комплектование в кратчайшие сроки кадров важнейших предприятий, в первую очередь, оборонной промышленности;

1921-1925 гг. – массовый приток в  города демобилизованных рабочих  и крестьян, что способствовало  росту безработицы (например, в  1922 г. насчитывалось 160 тыс. безработных,  а в 1925 г. – уже 980 тыс.). В  связи с этим в 1921 году отделу  по учету и распределению рабочей  силы преобразовываются вновь  в биржи труда, осуществляющие  распределение уже не всего  трудоспособного населения, а  только безработных. Повышается  роль профессиональной экспертизы  граждан, рекомендаций с прежнего  места работы, практических испытаний  на производстве. Реформа бирж  труда ё1925 г. отменила порядок  обязательного найма работников  только через органы по трудоустройству,  что позволило сократить число  «мнимых» безработных, освободив  биржи от значительной статистической  работы, и обеспечила условия  для проведения более тщательного  профессионального отбора. О достижении  высокого качества посредничества  бирж труда свидетельствует тот  факт, что предприятия Москвы, например, не приняли только в 1925 г.  только 3-4% общего количества направленных  биржами работников;

1926-1932 гг.  расширение сети бирж  труда (в 1927 г. их число достигло 281). С 1929 г. при биржах создаются  общеобразовательные курсы подростков, а внутри бирж – секции по  найму подростков. Стало шире  практиковаться территориальное  перераспределение безработных  (только в 1927 г. в целом по  стране было перемещено свыше  400 тысяч рабочих в трудовые  регионы, нуждающиеся в дополнительных  ресурсах);

1939 г. – полная ликвидация  безработицы в СССР и создание  первых отделов и управлений  кадров. В соответствии с постановлением  Наркомата труда СССР № 377 от 28 декабря 1930 г. биржи труда  реорганизуются в управления  кадров, на которые возлагаются  снабжение народного хозяйства  рабочей силой, а также планирование  подготовки рабочих кадров и  контроль за ней. Управление кадров организуется во всех промышленных районах, а в непромышленных – специальные органы по вербовке. Структура управлений кадров включала следующие подразделения (секции): планировании кадров; городского рынка труда; сезонного рынка труда; подготовки рабочей силы; профотбора; профессиональные консультации и проверки квалификации. При управлении кадров образуются советы по рынку труда, которые рассматривают и утверждают оперативные планы снабжения предприятий рабочей силой и планы ее подготовки, распределения специалистов между предприятиями, организованного привлечения рабочей силы из деревень и др. Снова вводится порядок обязательного найма рабочих и служащих через управления кадров при органах труда, за исключением некоторых категорий (работники аппарата управления, работники, обслуживающие денежные и товарные ценности, работники, принимаемые на работу в порядке перевода, и некоторые другие);

1933 г. – в соответствии с  решениями ЦИК, СНК и ВЦСПС специальные государственные органы по управлению трудоустройством упраздняются.  Наркомат труда СССР сливается с аппаратом ВЦСПС, и его обязанности возлагаются на профессиональные органы. Организованными формами распределения и перераспределения рабочей силы стали заниматься только хозяйственные органы, что не могло не отразиться на эффективности использования трудовых ресурсов, поскольку эти вопросы рассматривались от других аспектов трудовых отношений. На всех предприятиях и в организациях создаются бюро найма и увольнения работников – прообразы современных кадровых служб, которые выполняют функции по учету и комплектованию кадров.

1940 г. – обострение международной  напряженности, в связи с чем принимаются решения о запрещении самовольного ухода работников с предприятий и установлении порядка обязательного перевода с одних предприятий на другие. В 1941 году вводится трудовая повинность, а затем мобилизация трудоспособного населения для работы в оборонных отраслях промышленности. В этих целях создаются Комитет по учету и распределению рабочей силы при СНК СССР и подчиненные ему бюро при советах народных депутатов. Только в 1943 г. бюро по учету и распределению рабочей силы было мобилизовано 7,6 млн. человек, в том числе 1,3 млн. для постоянной работы в промышленности и строительстве.

1946-1953 гг. – вопросами подготовки  рабочих, руководством организованного  набора рабочей силы и трудоустройством  населения занимается Министерство  трудовых ресурсов, основной задачей  которого являлось трудоустройство  демобилизованных фронтовиков, а  также населения, которое возвращалось  в места своего довоенного  проживания. После ликвидации этого  министерства в 1953 году вопросы  перераспределения рабочей силы  были рассредоточены между различными  центральными и республиканскими  органами государственного управления. Такое положение сохранялось  до конца 60-х годов, когда  в рамках республиканских государственных  комитетов по использованию трудовых  ресурсов (созданы в 1966 г.) была  организована уже на иной правовой  и организационной основе служба  организованного трудоустройства.

1966-1970 гг. – в городах организованы  бюро по трудоустройству и  информации населения. Государственный  комитет Совета Министров СССР  по вопросам труда и заработной  платы (создан в 1955 г.) преобразовывается  во второй половине 70-х годов  в союзно-республиканский. Государственный комитет по труду и социальным вопросам, при котором развиваются подразделения службы трудоустройства, осуществляющие свою деятельность на хозрасчетной основе. Как показали результаты работы этих подразделений, при организованном трудоустройстве в 1,3-1,5 раза повышается оперативность трудовых перемещений по сравнению с самостоятельным поступлением на работу, в 1,4-1,5 раза сокращается необоснованная сменяемость профессий работниками;

1987 г. – в соответствии с  решением Пленума ЦК КПСС создается  государственная служба по трудоустройству,  переобучению и профориентации  населения, подразделения которой  (центры в республиках, областях, крупных городах и бюро в  районах) действуют за счет  отчислений исполкомов местных  советов народных депутатов и  средств, поступающих от предприятий  по договорам. Только службой  трудоустройства Украинской ССР  ежегодно устраивается на работу  свыше 1 млн. граждан, перемещается  в порядке организованного набора  рабочих и сельскохозяйственного  переселения семей свыше 20 тысяч  человек.

Таким образом, органы по трудоустройству  населения и кадровые службы предприятий  и организаций на протяжении всей истории социалистического государства, сменяя и дополняя друг друга, занимались решением единой государственной задачи – обеспечением отраслей народного хозяйства необходимыми кадрами, а также реализацией права граждан на труд.

С развитием рыночных отношений  в крупных городах, областных  и районных центрах создаются  биржи труда, службы (бюро) занятости  населения, которые трудоустраивают  и организуют переподготовку персонала.

В последние годы широкое распространение  получили различные фирмы, специализирующиеся по проблемам подбора персонала  и другим видам услуг. Все это  существенно влияет на развитие кадровых служб, позволяет им совершенствовать свою деятельность.

2. Концепция управления  персоналом. Система управления каждой организации имеет функциональную подсистему управления кадрами и социальным развитием коллектива.

Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации  является отдел кадров, на который  возложены функции по приему и  увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения  квалификации и переподготовки. Для  выполнения последних функций нередко  создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения.

Службы управления персоналом выполняют  ряд задач по управлению персоналом и обеспечению нормальных условий  его работы. В их числе также важные, как: социально-психологическая диагностика; анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений руководителя и подчиненных; управление производственными и социальными конфликтами; информационное обеспечение системы кадрового управления; управление занятостью; оценка и подбор кандидатов на вакантные должности; анализ кадрового потенциала и потребности в персонале; маркетинг кадров; планирование и контроль деловой карьеры; профессиональная и социально-психологическая адаптация работников, управление трудовой мотивацией; регулирование правовых вопросов трудовых отношений; соблюдение требований психофизиологии, экономики и эстетики труда.

Если раньше, в условиях командно-административной системы, эти задачи рассматривались  как второстепенные, то при переходе к рынку они выдвинулись на первый план, и в их решении заинтересована каждая организация.

Основу концепции управления персоналом организации в настоящее время  составляют возрастающая роль личности работника, знания его мотивационных  установок, умение их формировать и  направлять в соответствии с задачами, стоящими перед организацией.

Создавшаяся в нашей стране ситуация, изменение экономической и политической систем одновременно несут как большие  возможности, так и серьезные  угрозы для каждой личности, устойчивости ее существования, вносят значительную степень неопределенности в жизнь  практически каждого человека. Управление персоналом в такой ситуации приобретает  особую значимость: оно позволяет  обобщить и реализовать целый  спектр вопросов адаптации индивида к внешним условиям, учета личностного  фактора в построении системы  управления персоналом организации.

При переходе к рынку происходит медленный отход от иерархического управления, жесткой системы административного  воздействия, практически неограниченной исполнительной власти к рыночным взаимоотношениям, отношениям собственности, базирующимся на экономических методах. Поэтому  необходима разработка принципиально  новых подходов к приоритету ценностей. Главное внутри организации –  работники, а за пределами – потребители  продукции.

Новые службы управления персоналом создаются, как правило, на базе традиционных служб: отдела кадров, отдела организации  труда и заработной платы, отдела охраны труда и техники безопасности. Задачи новых служб заключаются  в реализации кадровой политики и  координации деятельности по управлению трудовыми ресурсами в организации. В связи с этим расширяется  круг функций: от чисто кадровых вопросов переходят к разработке систем стимулирования трудовой деятельности, управлению профессиональным продвижением, предотвращению конфликтов, изучению рынков трудовых ресурсов и  т.д.

Структура службы управления персоналом во многом определяется характером и  размерами организаций, особенностями  выпускаемой продукции. В мелких и средних организациях многие функции  по управлению персоналом выполняют  преимущественно линейные руководители, а в крупных формируется самостоятельное  структурное подразделение по реализации функций.

В ряде организаций формируются  структуры управления персоналом, объединяющие под единым руководством заместителя  директора по управлению персоналом все подразделения, имеющие отношения  к работе с кадрами.

Обобщение опыта отечественных  и зарубежных организаций позволяет  сформировать главную цель системы  управления персоналом: обеспечение  кадрами, организация их эффективного использования, профессионального  и социального развития. 

3. Основные функции и  задачи современной службы управления  персоналом. Любая социальная система имеет функциональную подсистему управления кадрами. Важнейшими задачами этой подсистемы должны быть: выбор и расстановка кадров на основе диагностики их профессиональной пригодности; обеспечение трудовой дисциплины; стимулирование и мотивация трудовой деятельности; управление формальными и неформальными группами; подготовка, переподготовка и повышение квалификации персонала.

Подразделение, осуществляющее управление кадрами, имеет определенную организационную  структуру. Она базируется на горизонтальном и вертикальном разделении управленческого  труда. Если вертикальное разделение труда  ориентировано на выявлении уровней  управления, то горизонтальное строится на четком определении функций, выполняемых  каждым подразделением.

Традиционно для управления персоналом на промышленных предприятиях создаются  специальные службы управления кадрами  в виде специальных отделов или  управлений. Однако в традиционной организационной структуре управления отделы кадров не являются ни методическими, ни координирующими центрами кадровой работы. Они, как правило, структурно разобщены с другими подразделениями, выполняющими те или иные функции  управления персоналом. Так, наряду с  отделом кадров в традиционно  сложившихся организационных структурах управления выделяются отделы подготовки кадров и военизированной охраны (в ведении заместителя директора  по кадрам), а также отделы труда  и техники безопасности, охраны окружающей среды (в подчинении у главного инженера); жилищно-коммунальный отдел, отдел  социально-бытового обеспечения, отдел  социологических исследований и  другие подразделения (в подчинении у заместителя директора по социальным вопросам и быту). 

Между тем современный уровень  управления производством требует  формирования комплексной службы управления персоналом, которая могла бы выполнять  следующие функции:

- прогнозирование потребности  в кадрах;

- планирование количества и  качественной структуры кадров  в подразделения организации;

- поиск квалифицированных кадров;

- подбор сотрудников в учебных  заведениях;

- проведение конкурсов на вакантные  места;

- организацию процесса адаптации  новых сотрудников;

- организацию обучения персонала,  стажировок и учебной практики;

- выработку рекомендаций для  повышения квалификации;

- проведение аттестации персонала;

- организацию переподготовки персонала;

- организацию подготовки руководящих  кадров;

- тарификацию рабочих мест;

- оценку уровня безопасности  и комфортности труда;

- разработку правил оценки результатов  труда;

- согласование правил оплаты  труда;

- согласование условий социального  обеспечения;

- содействие улучшению психологического  климата в коллективе;

- ведение личных дел работающих;

- подготовку отчетов о состоянии  и изменении кадров.

Для осуществления перечисленных  выше функций в современных организациях создаются структуры управления персоналом, объединяющие под руководством заместителя директора по управлению персоналом все подразделения, имеющие  отношение к работе с кадрами. На крупных предприятиях в системе  управления персоналом могут быть выделены следующие подсистемы: условий труда; трудовых отношений; оформления и учета  кадров; планирования, прогнозирования  и маркетинга персонала; развития кадров; мотивации и стимулирования труда; юридических услуг; развития социальной инфраструктуры, разработки организационных  структур управления.

Штат службы управления персоналом зависит от масштабов предприятия, отрасли и численности персонала. Так, на предприятиях обрабатывающей промышленности с численностью персонала 500-999 человек один сотрудник службы управления персоналом приходится в среднем на 116 работников, а общее число сотрудников этой службы может достичь десяти человек; при численности персонала 1000-4999 человек этот норматив повышается – один сотрудник службы управления персоналом на 130 работников, а численность службы управления персоналом доходит до сорока человек.

Службы управления персоналом может  быть по-разному встроена в аппарата управления предприятием. Она может существовать как часть администрации, как штабное подразделение при руководителе или как автономное подразделение. Однако в любом случае эта служба является частью аппарата управления предприятием, и организация труда в службе управления персоналом строится на тех началах, что и в аппарате управления в целом.

4. Организационная структура  системы управления персоналом. Подразделения – носители функций управления персоналом – могут рассматриваться в широком смысле как служба управления персоналом.

Конкретное место и роль указанной  службы в общей системе управления организацией определяется местом и  ролью каждого специализированного  подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его  непосредственного руководителя.

Этот организационный статус подтверждается набором полномочий и ответственности, формируется по мере организационного развития управления, накопления финансового, кадрового, интеллектуального потенциала.

Авторитет кадровой службы  зависит  от уровня специальных знаний сотрудников, полезности службы по степени ее воздействия  на кадровые процессы, полномочий распорядительства.

В зарубежной практике наблюдается  следующая закономерность: службы управления персоналом начинают свою деятельность как штабные звенья с консультативными функциями, а затем, по мере развития кадрового потенциала и все более  очевидного его влияния на результаты работы, служба персонала наделяется управленческими полномочиями и  начинает непосредственным образом  участвовать в руководстве организацией.

В зависимости от степени развития и особенностей организации структурное  местоположение кадровой службы может  быть различным. В некоторых компаниях  служба управления персоналом организационно включается в руководство организации. Данный вариант можно рассматривать  как наиболее типичный для достаточно развитых фирм с выделением сферы  управления персоналом в качестве равнозначной подсистемы управления в ряду отсталых подсистем управления.

Формирование внутренней структуры  системы управления персоналом включает следующие этапы:

- структуризация целей системы  управления персоналом;

- определение состава функций  управления, позволяющих реализовать  цели системы;

- формирование состава подсистемы  организационной структуры;

- определение прав и ответственности  подсистем;

- расчет трудоемкости функций  и численности подсистем;

- построение конфигурации организационной  структуры.

Важным этапом построения организационной  структуры управления является предварительное  формирование состава ее подсистем. Подсистема организационной структуры  – это подразделение или должностное  лицо, реализующие определенную цель посредством выполнения функций  управления.

Численность сотрудников подразделения  определяется сложностью и трудоемкостью  решаемых задач, что, в свою очередь, в значительной мере зависит от численности  работников организации и структурного состава персонала.

При немногочисленности персонала  и соответственно незначительной суммарной  трудоемкости функций системы управления персоналом выполнение отдельных задач  может быть поручено конкретному  специалисты, а не подразделению. Вне зависимости от особенностей организации, состав функций системы управления персоналом остается постоянным. Меняется только трудоемкость их выполнения.

Роль и организационный статус службы управления персоналом на западных фирмах во многом определяются уровнем  организованного и финансового  состояния, возможностями потенциального развития организации, а также позицией ее руководства по отношению к  кадровой службе.

5. Кадровое и делопроизводственное  обеспечение системы управления  персоналом. Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы организации.

Служба управления персоналом занимает важное место в системе управления организацией.

В состав службы управления персоналом включаются: психологи, социологи, экономисты, специалисты в области трудовых отношений, методов деловой оценки и обучения; аналитики работ, вербовщики персонала, консультанты по планированию карьеры.

Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету  кадров, определяется по формуле:

         Т₁ х К₁

Ч = -----------,

 Ф_n

где Т₁ – суммарная трудоемкость работ, рассчитанных по типовым нормам за год (квартал), час.;

        К₁   - численность персонала;

   Ф_n  - фонд оплаты труда.

       8000 х 1,15

Например, Ч = --------------  = 5 человек.

1910

Численность табельщиков определяется путем деления среднесписочной  численности работников (включая  подростков) на норму обслуживания. Например, если система табельного учета принята рапортно-ведомственная, а форма организации – децентрализованная, тогда численность табельщиков (Ч_т) составит:

         Чсп

Ч = -----------,   

         Нобс

где  Чсп – среднесписочная численность работников;

 Нобс - норма обслуживания.

Деятельность работников, занятых  комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с  Квалификационным справочником должностей служащих и утвержденными руководителем  предприятия или структурного подразделения. При больших объемах работ  за работником закрепляются определенные виды работ (прием на работу, увольнение с работы, оформление пенсий и т.д.). При распределении работ (операций) между исполнителями следует  учитывать их квалификацию, опыт и  деловые качества, что способствует ускорению выполнения заданий.

В современных условиях имеется  возможность разнообразить формы  деятельности отдела кадров, постепенно преобразовывая их в центры управления персоналом, что дает возможность  расширить сферу их деятельности.

Растущее значение службы управления персоналом отразилось на служебном  статусе их руководителей.

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и Уставом организации. При расчете необходимой численности  штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

- общая численность работников  организации;

- конкретные условия и характерные  особенности организации, связанные  со сферой ее деятельности;

- социальная характеристика организации,  структурный состав ее работников, их квалификация;

- сложность и комплексность  решаемых задач по управлению  персоналом;

- техническое обеспечение управленческого  труда.

Причины, влияющие на повышение эффективности  работы кадровых служб и ограничивших рост числа их работников, можно  разделить на две основные. Первая – перевод работы с кадрами  в ведущих фирмах и корпорациях  на современную информационно-техническую  базу. Вторая – развитие управленческой инфраструктуры, помогающей извне реализовать  наиболее сложные направления кадровой работы. В эту инфраструктуру входят организации по подготовке и повышению  квалификации специалистов кадровых служб  на стороне, консультативные фирмы  по вопросам кадровой работы, внешние  центры по деловой оценке.

Требования к кадрам подразделений  по управлению персоналом и должностные  инструкции должны отвечать современным  задачам организации.

Европейская ассоциация директоров отделов  кадров предложила следующий идеальный  портрет работ: «Он (руководитель кадровой службы) должен быть пунктуальным и методичным, динамичным и настойчивым, общественным и способным убеждать, справедливым, строгим, доступным, широко образованным, способным к размышлению, дипломатом, психологом, добрым советчиком, должен обладать интуицией, быть гуманным, он должен уметь слушать и внушать доверие».

Ряд экспертов по управлению персоналом считает, что будущие высшие администраторы придут из сферы управления человеческими ресурсами. Управление персоналом может оказаться критическим фактором, определяющим успех организации, особенно, в связи со значительным возрастанием конкуренции. Профессионал в области управления человеческими ресурсами может быть поистине лидером будущего.

Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляется либо руководителем системы управления персоналом, его секретарем, либо руководителем кадровой службы.

Цель делопроизводственного обеспечения  – организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными делопроизводственными  функциями системы управления персоналом являются:

- своевременная обработка поступлений  и передаваемой документации;

- доведение документации до  соответствующих работников системы  управления персоналом для исполнения;

- печатание документов по кадровым  вопросам;

- регистрация, учет и хранение  документов по персоналу;

- формирование дел в соответствии  с номенклатурой, утвержденной  для данной организации;

- копирование и размножение  документов по кадровым вопросам;

- контроль за исполнением документов;

- передача документации по вертикальным  и горизонтальным связям.

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая  соответствует его функциональному  назначению. Отдел кадров в обязательном порядке ведет следующую кадровую документацию:

- личные дела работников организации,  включающие личный листок, автобиографию,  копии документов об образовании,  рекомендации;

- личные карточки;

- трудовые книжки, пенсионные дела.