Содержание.

Введение. 4

Учёт и анализ использования рабочего времени. 5

Время и содержание труда руководителя 11

Содержание работы руководителя. 12

Требования к руководителю 13

Типичные ошибки руководителя 14

Совершенствование использования рабочего времени. 18

Заключение. 20

Литература. 21

Введение.

      Дефицит времени – это одна из проблем, которые больше всего тревожат руководителей  и специалистов разного уровня, так  как временной фактор для них, как правило, играет решающую роль.

          Эффективность труда  руководителя есть мера соответствия затрат и результатов его личного  труда и труда работников подразделений, которую он возглавляет.

    Использование различных классификационных признаков (характер выполняемых работ, функции  руководства коллективом, формы  работы, методы выполнения управленческих операций), позволяет формировать  таблицы, характеризующие структуру  фактических затрат времени.

    Организация труда работников аппарата управления представляет собой сложный и  многогранный процесс. Начальным этапом научной организации управленческого  труда является изучение использования  рабочего времени. Изучение использования  рабочего времени позволяет выявить  его потери, их причины, разобрать  новые формы и методы выполнения работ.   

      Определение продолжительности элементов операции необходимо для разработки нормативов времени, выбора наиболее рациональных методов труда, анализа норм и  нормативов.  Структура затрат рабочего времени используется при разработке нормативов подготовительно-заключительного  времени, оценке эффективности использования  рабочего времени, анализе существующей организации труда.

      Цель  работы: совершенствование учёта  и анализа использования рабочего времени.

Учёт  и анализ использования  рабочего времени.

      Так как затраты рабочего времени  разнообразны, их классифицируют в  целях изучения и анализа. Классификация  является основой для изучения фактических  затрат рабочего времени, сопоставления  и анализа результатов наблюдения в целях выявления резервов роста  производительности труда, определения  необходимых затрат времени по элементам  трудового процесса и установления норм.

    В зависимости от назначения рабочее  время делится на время работы и время перерывов. Под временем работы понимается часть рабочего дня, в течение которой производиться  выполняемая работа. Под временем перерывов понимается часть рабочего дня, в течение которой трудовой процесс не осуществляется по различным  причинам.

    Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому  встаёт вопрос о его рациональном использовании и экономии.

    Методы  исследования трудовых процессов могут  классифицироваться по ряду признаков: цели исследования, количеству наблюдаемых  объектов, способу проведения наблюдения, форме фиксации его данных и т.п.

    Учёт  времени осуществляется с помощью  следующих методов:

1). Хронометраж;

2). Фото хронометраж;

3). Фото рабочего  дня;

4). Самотография.

Выбор метода зависит от задач и  от масштаба.

ХРОНОМЕТРАЖ.

Хронометраж –  это изучение и измерение отдельных, циклически повторяющихся элементов  операции, отдельных элементов операции.

Его проводят, как  правило, на работах, которые характеризуются  частой повторяемостью и постоянством степени влияния факторов на время  их выполнения. Основной задачей хронометража является выявление факторов, влияющих на продолжительность каждого элемента исследуемой операции с целью проектирования ее рациональной структуры в целом и нормальной продолжительности отдельных ее элементов.

При помощи хронометража определяют только действия, входящие в состав оперативной работы, т.к. из всех видов производительной работы циклически повторяется только она.

      Хотя  длительность операций, исследуемых  в ходе хронометража, теоретически не ограничивается предельными величинами, прибегать к нему для наблюдения операции большой продолжительности  нецелесообразно.  Наиболее уместно  изучать этим методом небольшие  по продолжительности операции, которые  не могут быть замерены в процессе фотографии рабочего дня.

Хронометраж разделяют  на индивидуальный и групповой (бригадный) в зависимости от численности  наблюдаемых рабочих.

С помощью индивидуального  хронометража определяют затраты времени  отдельными исполнителями, что позволяет  изучить работу с максимальной степенью ее детализации.

      При групповом хронометраже один наблюдатель  изучает работу группы рабочих, выполняющих  одну производственную операцию. Его  применяют для изучения состава  группы и рационального распределения  в ней работы между рабочими. Для  достижения большей точности ставят двух хронометражистов, ведущих наблюдение независимо друг от друга, а по окончании  работы сверяют данные полученные каждым из наблюдателей.

Хронометражные  наблюдения всех разновидностей осуществляют только методом непосредственных замеров  времени.

    ФОТОХРОНОМЕТРАЖ 

Посредством хронометража рабочее время изучают тогда, когда по организационно-техническим  причинам или в связи с особыми  правилами производственных работ  не представляется возможным проведение хронометража.

      Фотохронометраж представляет собой комбинированный  способ изучения рабочего времени, основанный на совмещении хронометража и фотографии рабочего времени. Сущность его в  том, что фотография рабочего времени  в отдельные периоды времени  дополняется хронометражем.

      Этот  метод имеет особо важное значение при изучении времени исполнителей, занятых в течение смены на нескольких видах работ, характеризующихся  цикличностью повторения, когда заранее  невозможно установить время и последовательность их выполнения.

      В зависимости от целей наблюдения, количества наблюдаемых объектов, числа  наблюдателей и характера производственного  процесса, выделяют индивидуальный, групповой, дублированный и комплексный  фотохронометраж.

      Индивидуальный  фотохронометраж, который изучает  работу одного исполнителя, применяется, когда требуется повышенная точность замеров времени и большая  степень детализации рабочего процесса.

Основное назначение группового фотохронометража – изучить  согласованность работы членов бригады, степень их загруженности, организацию  работы, выявить причины и продолжительность  потерь рабочего времени, исследовать  другие вопросы, не требующие точных замеров времени.

Дублированное наблюдение подразумевает, что за рабочим  процессом наблюдают одновременно два хронометражиста. При этом оба  наблюдателя могут работать самостоятельно или один из них фиксирует время, а другой описывает трудовые приемы.

      Комплексные наблюдения дают возможность выявить  взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучить производственный ритм работы, определить степень рационального  использования машин, разработать  конкретные мероприятия по улучшению  работы и росту производительности труда. При этом виде наблюдения группа наблюдателей изучает работу бригады, цеха, отдела или предприятия в  целом, позволяя охватить всю совокупность производственных процессов или  их значительную часть.

ФОТОГРАФИЯ  РАБОЧЕГО ДНЯ

      Фотография  рабочего дня – это вид наблюдений, при помощи которого изучают и  анализируют затраты времени  одним рабочим или группой, связанные  с выполнением того или иного  процесса на протяжении всего рабочего дня (смены) или его части, независимо от того, на что затрачено это  время. ФРВ не раскрывает технологию и методы осуществления процесса, а лишь фиксирует его протекание.

      Цель  ФРД в выявлении резервов повышения  производительности, улучшении использования  оборудования. Это достигается выявлением целесообразности, последовательности тех или иных затрат времени, их измерением, установлением степени возможного уплотнения рабочего дня исполнителей, устранения потерь рабочего времени  и простоев оборудования.

Назначение фотографии рабочего времени состоит в выявлении  недостатков в организации труда  и производства, вызывающих потери или нерациональное использование  рабочего времени, проектировании более  рационального распределения времени  рабочей смены по категориям затрат времени, в определении фактической  выработки продукции, темпа ее выпуска  и равномерности работы в течение  смены.

      При умелом, широком и систематическом  применении ФРД руководитель предприятия  всегда будет иметь ясное представление  о работе и простоях рабочих и  оборудования, о причинах потерь рабочего времени.

      Разновидностью  фото является:

МОМЕНТАЛЬНЫЕ  НАБЛЮДЕНИЯ

Так как метод  непосредственных замеров, требует  больших затрат на их проведение, то в случае, когда предполагается охватить большое число объектов целесообразны  так называемые моментные наблюдения.

      Характерной особенностью метода моментных наблюдений является то, что наблюдатель не находится непрерывно на рабочих  местах, а посещает их периодически через случайные интервалы времени. При помощи моментных наблюдений можно анализировать структуру  рабочего времени практически на любом количестве объектов.

      Наблюдения  проводят, последовательно обходя выбранные  рабочие места и отмечая на фиксажных пунктах условными  знаками в наблюдательном листе  вид деятельности. Если есть специальные  счетчики моментов, лист наблюдений не применяют.

По результатам  моментных наблюдений можно:

1. Определить  степень использования рабочего  времени большим числом исполнителей  и степень использования во  времени большого количества  оборудования.

2. Изучить структуру  и установить удельный вес  и абсолютные значения отдельных  элементов затрат рабочего времени  исполнителя.

3. Установить  причины и определить удельный  вес и абсолютные значения  простоев рабочих и оборудования  и разработать мероприятия по  их устранению.

4. Проанализировать  состояние организации труда  и разработать мероприятия по  их совершенствованию.

5. Получить необходимые  исходные данные для разработки  нормативов подготовительно-заключительного  времени, времени обслуживания  рабочего места, а также норм  обслуживания.

Самофотография

      Метод изучения трудовых процессов, при котором  сами исполнители регистрируют продолжительность  и причины потерь рабочего времени  на специальных бланках называется самофотографией.

      Самофотографию  подразделяют на индивидуальную, групповую  и бригадную.

      Наиболее  распространена индивидуальная самофотография, при помощи, которой изучают потери рабочего времени у одного исполнителя. При помощи групповой самофотографии изучают потери рабочего времени у исполнителей, обслуживающих один агрегат. Менее распространенной является бригадная, самофотография. В отличие от индивидуальной и групповой самофотографии в бригаде фиксируют потери рабочего времени не все ее члены, а один человек. В карте бригадной самофотографии указывают не только потери рабочего времени, их причину и продолжительность, но и сколько человек из бригады одновременно простаивало.

      В зависимости от объекта исследования различают самофотографию рабочего времени рабочих и рабочего времени  служащих.

Время и содержание труда  руководителя

      Деятельность руководителя складывается обычно из отдельных этапов процесса управления. Исходя из этого, мы получим следующий перечень задач управления:

    1. Составление плана деятельности, куда входит постановка задач на,

предстоящий период работы и программирование необходимых, для их выполнения

мероприятий.

    2. Организация  деятельности, как в масштабе всего предприятия, так и в рамках его функциональных подразделений.

    3. Планирование ресурсов рабочей силы, ее подбор, ознакомление с,

производством и обучение.

    4. Руководство персоналом, его мотивирование, информирование и сотрудничество с ним.

    5. Принятие решений.

    6. Контроль за, выполнением поставленных задач и за эффективностью работы.

   7. Совершенствование деятельности организации в целом.

Вы  заметили, что в задачи управления не включена важнейшая составная  часть

деятельности  — выполнение запланированных мероприятий. Естественно, что

выполнение  этих мероприятий тоже следует планировать, но задача управления

не  содержит в себе функций руководителя, которые предусматривали бы его

практическое  участие в непосредственном осуществлении  работ. Другое дело,

если  руководитель сам в рамках своего рабочего времени пожелает принять

участие в той или иной практической работе. Время, используемое разного уровня руководителями на управление и личное участие в выполнении заданий, может в зависимости от ситуации колебаться. Однако удельный вес времени,

используемого на задачи управления, возрастает по мере перехода к высокому уровню производства.

    Названные выше задачи, входящие в должностные обязанности руководителя, направлены на управление деятельностью организации и людьми. Сами руководители указывают следующий перечень своих задач:

    1. Планирование своей работы по управлению и выполнению заданий.

    2. Планирование использования своего рабочего времени.

    3. Контроль и совершенствование своей эффективности.

    4. Поддержание своей мотивированности.

    5. Самосовершенствование для выполнения задач сегодня и в будущем.

    6. Поддержание и совершенствование качества своей

жизни.

 Содержание работы руководителя.

     Работа руководителя представляет собой составную часть всей работы по

управлению. При определении поля деятельности руководства мы уже частично касались некоторых важнейших задач, входящих в компетенцию руководителя. В приведенном перечне задач отсутствуют те, которые касаются непосредственно управления деятельностью, производства, поскольку основное внимание уделено нами управлению людьми. Исходя из этого важнейшими задачами руководителя являются.

     • 1. Забота о мотивации персонала. Эту задачу с точки зрения достижения

высоких результатов следует считать  буквально ключевой, так как

мотивированность  и эффективность находятся в  прямой зависимости друг от

друга.

     • 2. Управление деятельностью персонала, в частности путем постановки задач, оказания поддержки и контроля. При выполнении этой задачи руководители многих организаций прибегают к проводимым регулярно встречам-беседам со своими работниками.

     • 3. Сотрудничество и информация. Руководитель должен позаботиться о том, чтобы его подчиненные знали о перспективах своего участка, а также о том, что делается в других подразделениях организации. Положение руководителя группы само по себе подчеркивает важность сотрудничества.

     • 4. Определение потребности своего участка в рабочей силе, ее наем и

тщательный  подбор.

     • 5. Обучение и совершенствование персонала.

     • 6. Вопросы трудовых отношений и заработной платы.

      • 7. Вопросы охраны труда на своем участке (безопасность труда и охрана

здоровья).

     • 8. Совершенствование планирования, разделения труда, улучшение

психологического  микроклимата на производстве, методов  труда и других

вопросов, оказывающих влияние на эффективность  работы организации.

Как видите, содержание работы руководителя является весьма многогранным. На практике удельный вес каждой из перечисленных задач может быть различным, что зависит от целей организации и от положения самого руководителя. Для каждого серьезного руководителя, который стремится к эффективным результатам и который намерен реально учесть стремления и личные планы своих подчиненных, большинство из перечисленных задач являются обязательными.

Требования  к руководителю

       На основе перечисленных выше задач нетрудно определить и требования,

выдвигаемые перед самим руководителем. Он несет  ответственность за данное

подразделение организации, что и налагает на него соответствующие обязанности. Он должен уметь направлять деятельность не только отдельных

людей, но и целых групп. Руководитель должен уметь ладить с людьми и

проявлять интерес и стремление к сотрудничеству. От него требуется умение

наладить  работу своих подчиненных в соответствии с целями организации. Ему

надлежит  разбираться в мотивах поведения  людей, а также знать те факторы,

порой весьма многосложные, которые лежат  в основе поведения коллектива.

     Многие из задач руководителя близко соприкасаются с проблемами штата

работников. Поэтому от руководителя требуются  хорошие знания и в этой

области. Он должен решать на своем участке  все вопросы, даже самые сложные, связанные, в частности, с заработной платой и подбором работников. Для этого он должен быть хорошо знаком с трудовым законодательством.

От  руководителя требуется умение обнаруживать и решать противоречия. Всякий руководитель, который пытается уйти от противоречий или скрыть их; рано или поздно оказывается в тупике. Здоровая организация воспринимает противоречия с пониманием и использует их для своего совершенствования.       Современный руководитель должен быть умелым организатором работы своей группы. Авторитет руководителя ныне опирается не на традиционный статус начальника, а прежде всего на него самого, как на человека со всеми его качествами. Он повышается, если руководитель компетентен в работе своих подчиненных. Однако руководитель должен сознательно избегать излишнего вмешательства в работу подчиненных, так как в таком случае может возникнуть слишком большая зависимость работников от своего начальника.

Типичные  ошибки руководителя

       Опыт показывает, что каждый, кто пожелает организовать и использовать свое время более эффективно, может осуществить это желание.

Для этого  нужно избавиться от некоторых привычек в организации своего труда. Ведь даже самые квалифицированные руководители, вполне заслуженно

пользующиеся  высокой репутацией, часто допускают  ошибки в организации личного труда. Вот некоторые из таких типичных ошибок.

     1. Перенос принятия решения проблемы на завтра

Эта ошибка — самая распространенная. Главная  причина такой ситуации наша

несобранность, нерешительность, неуверенность. Проблему необходимо решать сразу, не откладывая ее на потом. Самое трудное тут — начать, преодолеть свои сомнения, страх перед безотлагательным решением. Как правило, мы прибегаем к оттягиванию решения в том случае, когда стоящие перед нами задачи, проблемы или цели довольно туманны, если у нас нет ясного представления о том, чего же мы, собственно, хотим добиться. Почти всегда в такой ситуации помогает:

     а) письменная формулировка ближайших задач, определение сути проблемы. Письменное изложение помогает сформулировать свои мысли и более отчетливо увидеть проблему;

     б) построение «дерева целей».

       2. Выполнение работы не до конца

Быть  до предела занятым и работать хорошо, наверное, не одно и то же. Человек может заниматься множеством дел, но успевать решать лишь малую часть их. С точки зрения повседневной производительности, результативности труда и охраны собственной нервной системы куда полезнее окончательно решить только нескольких проблем, чем одновременно начинать множество дел, которые все равно не удастся довести до конца. К тому же нерешенные проблемы тяжелым грузом ложатся на нашу психику. А вот каждое законченное дело дает чувство морального удовлетворения и душевной свободы.

       3. Стремление сделать все сразу.

Одновременное решение нескольких проблем —  это самый верный путь к стрессам и неврозам, Многие из нас привыкли громоздить на своем столе целую груду папок с бумагами. Эти папки постоянно у нас перед глазами, а в результате мысли наши все время скачут с одной проблемы на другую.

      Глаз наш — это наш гид. Чтобы мысли не прыгали между делами, как туристы между памятниками старины, нужно прежде всего убрать все папки. На столе должно находиться лишь то, что непосредственно относится к рассматриваемому вопросу. Если мы имеем дело с трудной, многогранной проблемой, то очень полезно написать на специальной карточке главную цель, к которой мы стремимся. Такая карточка должна постоянно стоять на нашем столе на самом видном месте. Это позволит «не потерять за деревьями леса» и сконцентрировать свои усилия на решении главного.

       4. Стремление сделать все самому.

Очень часто руководящие работники  тратят свое время и силы на выполнение той работы, которую они вполне могли бы поручить своим подчиненным. Из-за этого неизбежно затягивается решение тех проблем, которые требуют компетентности участия самого руководителя.

       Руководство — это деятельность руководителя, которую никоим образом нельзя совместить со стремлением сделать все лично. Задача руководителя состоит не в том, чтобы загрузить себя работой, а в том, чтобы планировать,

организовывать, координировать, направлять и контролировать работу других,

обеспечить  на этой основе решение главных задач. Мы обязаны создать такие

условия, чтобы в нашем подразделении, отделе, фирме сотрудники работали

эффективно, должны направлять и контролировать ход запланированных работ.

Считается, что руководителям платят деньги за то, что они эффективно

координируют  деятельность своих подчиненных, а  не работают вместо них.

       5. Неумение правильно разграничить функции между подчиненными.

Отсутствие  четкого разграничения задач, ответственности  и служебных функций, беспорядок в системе управления часто подкашивают организацию. В результате не только затрудняется решение многих проблем, но и возникает. Ненужное личное соперничество.

Самым эффективным средством борьбы с  дублированием функций является наличие четких и детализированных должностных инструкций, увязанных со структурной схемой организации и меняющимися целями ее деятельности.

Такие инструкции должны однозначно определять права, обязанности и