Специфика оформления реквизитов документации

     Среди большого разнообразия видов служебных  документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место, которая затрагивает судьбы миллионов  людей. ОРД в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документированных в ОРД. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.

     Основные  документы управления (ОРД) и их составление.

     ПРИКАЗ 

     Приказ  является самым распространенным видом  распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия,  а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и так далее.

     По  содержанию приказы делятся на два  вида: по личному составу и приказы  основной деятельности.

     Реквизиты приказа: название документа «Приказ», дата, индекс, место издания, заголовок  к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании.

     Приказы по вопросам общей  деятельности.

     Текст приказа состоит из двух частей: констатирующая и распорядительная.

     В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и  причины издания приказа. Текст  распорядительной части начинается словами «приказываю» крупным шрифтом  на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты, которые  номеруются арабскими цифрами. Каждый, из которых  начинается с указания исполнителя и конкретного действия, выраженным глаголом в неопределенной форме. В качестве исполнителя могут быть указаны организации или структурные подразделения. Должностное лицо указывается, если исполнение предписывается конкретному лицу. Исполнителя пишут в дательном падеже (фамилию, должность, наименование организации). Приказы подписываются руководителем или его заместителем. Документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя.

     Приказы по личному составу.

     Приказы по личному составу составляют отдельно от приказов по основной деятельности и имеют некоторые особенности. В заголовке приказа пишут  слова о приеме на работу, о переходе на другую работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, о нарушении, о наложении  дисциплинарного взыскания. Констатирующая часть этого приказа может  отсутствовать. Распорядительная часть  делится на пункты. Каждый пункт  начинается с слова: перевести, освободить, объявить и так далее. Потом пишется фамилия, имя и отчество лица, о котором издается приказ, его должность, структурная часть куда он назначается. Документ датируется датой подписания приказа руководством или вышестоящим лицом. 

     РАСПОРЯЖЕНИЕ 

     Это правовой акт, издаваемый единолично либо Президентом Российской Федерации, либо единолично руководителем, главным  образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных  вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга  организаций и должностных лиц.

     Распоряжения  по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

     Распоряжения  составляются и оформляются по тем  же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что  в текстах распоряжений отсутствует  ключевое слово, разделяющее вводную  и распорядительную части.

     ПРОТОКОЛ

     Фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, ведется во время заседания. Вести протокол должен секретарь  или специально назначенное лицо. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименование учреждения (может быть наименование структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи. В зависимости от освещения хода заседания протоколы могут бать краткими и полными. В кратких указывается только повестка дня, фамилии докладчиков, выступающих в принятии решения. Полные протоколы с изложением содержания выступлений, позволяют судить не только о характере самого совещания, но и о деятельности организации в целом.

       Заголовок протокола содержит  указание вида коллегиальной  деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального  органа и обсуждаемый вопрос. Текст протокола распадается на две части: первую - вводную, содержащую указания председательствующего, секретаря, присутствующих и повестку дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос (доклад, сообщение) нумеруется и начинается с более важных и сложных. Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Слово СЛУШАЛИ  начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки в абзаце. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке выступления.

     Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня -  запись принятого  по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и  содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу. При выборах должностных лиц  в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре  отдельно.

     Решения коллегиальных органов доводятся  до исполнителей в виде самостоятельных  документов - постановлений и решений; приводятся в жизнь приказами. В  остальных случаях делается выписка  из протоколов. 

     АКТ

     Документ, содержит описание событий или фактов, установленных лично подписавшими его лицами.  Акт может иметь  несколько подвидов: акт приема работы по контракту, акт приемки-передачи документов, акт списания, коммерческий акт и так далее.

     Акт составляет комиссия, которая постоянно  действует или назначена по указанию руководителя. Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом. Если акт является внешним  документом, он должен содержать юридический  адрес.

     В вводной части указывается основание его составления, далее указывается состав комиссии, инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, иногда могут быть указаны должности.

     В основной части акта указываются  цели, задачи и существо проведенной  работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста может  быть указано количество экземпляров  и место их нахождения. Акт подписывается  председателем и членами комиссии. Для рядов актов необходимо заверение  печатью, после чего они обретают юридическую силу.

     ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

     Документ, адресованный руководителю организации, содержит обстоятельное изложение  какого-либо вопроса, с выводами и  предложениями составителя. Если докладная  записка содержит сведения внутреннего  характера, то она подписывается  составителем. Внешние докладные  записки подписываются руководителем  организации.

     Докладная записка содержит заголовок к  тексту, который раскрывает его содержание. В первой части излагаются факты  или события, послужившие поводом  написания.

     Вторая  часть должна содержать выводы и  предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными  фактами.

     КОНКТРАКТ

     Контракт (договор) – документ, фиксирующий  соглашение двух сторон об установлении каких – либо отношений и регулирующий эти отношения. Контракт заключается  между отдельными  гражданами и  организациями. Контракт, заключаемый, организациями называется коммерческим. Существует несколько видов контрактов: о поставке продукции, о займе, о покупке или продаже и так далее. В контракте определяются права и обязанности сторон, а также характер сделки. Контракты хранятся три года после истечения срока договора, контракты с иностранными партнерами не менее 10 лет. Контракты имеют следующие реквизиты: название и заголовок документа; дата, место составления, номер документа; наименование сторон; предмет контракта; условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; а также условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчета; порядок сдачи-приема выполненных работ; ответственности сторон, в том числе за невыполнение принятых обязательств; гарантии и страхование; порядок разрешения спора; юридические и почтовые адреса сторон, банковские реквизиты, номеров телефонов, факсов; подписи должностных лиц с указанием должностей, расшифровки подписей; дата подписания документа; печати сторон, заключающих контракт.

     СПРАВКА

     Документ  содержит описание или подтверждение, той или иной информации служебного характера. Справка составляется по запросу или указанию вышестоящего органа управления или должностного лица. Если в справку включены несколько вопросов, то текст разделяют на несколько разделов, число которых определяется числом вопросов. Содержит следующие реквизиты: адрес организации (место составления), название документа, дата, номер документа, текст, подпись вышестоящих органов, печать.

     ДОВЕРЕННОСТЬ 

     Документ, дающий право совершение каких –  либо действий от лица доверителя. Доверенности хранятся три года.

     Доверенность  бывает двух видов: официальная и  личная. Официальная доверенность выдается организацией второму лицу, для получения  чего-либо у третьего лица. Документ выдается в единственном  экземпляре и под расписку. Содержит следующие  реквизиты: название документа; наименование организации и полный юридический  адрес; дата выдачи документа и срок действия; номер; должность и инициалы лица, которому выдается доверенность; наименование документа, удостоверяющего  личность этого лица; наименование организации, в которой должны быть совершены те или иные действия; образцы подписей получателя доверенности; подписи вышестоящих должностных  лиц; печать организации.

     Личная  доверенность, выдается лицом доверителя, она связана с трудовыми отношениями, например: получение пенсий, стипендий, вкладов в банки. Содержит следующие реквизиты: название документа; текст доверенности; подпись (расшифровка подписи) доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать организации, в которой работает заверитель; дата удостоверения; подпись; печать.

     ПОЛОЖЕНИЯ

     Положения определяют порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения или его структурного подразделения. Например: Положение  об учебно-методическом объединении  по проблемам дошкольного воспитания; Положение о проведении зимней олимпиады  среди учащихся старших классов; Положение об условиях учащихся находящихся на длительном стационарном лечении.

     УСТАВ

     В уставе определяются структура, функции  и права организации. Например: устав школы-гимназии, утвержденный Советом гимназии, определяет, что общеобразовательное учебное заведение ориентирует на подготовку учащихся к профессиональной интеллектуальной деятельности, а также  структуру школы-гимназии, организацию ее деятельности, управление   школой-гимназией, порядок приема и отчисления учащихся, кадровое и финансовое обеспечение, утверждает стипендии для наиболее отличившихся учащихся, организацию развивающего учебно-воспитательного процесса, а также переводные и вступительные экзамены.

     ИНСТРУКЦИЯ

     Устанавливает правила, которые регулируют специальные  стороны деятельности предприятий, учреждений, должностных лиц и  отдельных граждан. Например: Инструкции по ведению делопроизводства в организациях, Инструкция  о порядке пользования  печатью с изображением государственного герба, должностные инструкции и  так далее.

     Инструкции  бывают типовые и индивидуальные. Текст  инструкции делится на разделы  и пункты.

     ПРАВИЛА

     Документы, в которых изложены основные требования, предъявляемые  к сотрудникам  предприятия. Правила издаются по различным  вопросам и утверждаются руководителями предприятий. Например: Правила составления, адресования и оформления телеграмм на предприятиях.

     ПОСТАНОВЛЕНИЕ

     Принимается высшими или другими центральными органами коллегиального управления с  целью разрешения очень важных задач, стоящих перед организациями. Постановления  могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы.

     Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и  органа, издающего постановления, место  издания, заголовок к тексту, подпись  руководителя органа, издающего постановление.

     Юридическими  основаниями для издания постановлений  служат законы Российской Федерации, постановления  Совета Федерации и Государственной  Думы.

     РЕШЕНИЕ

     правовой  акт, принимаемый коллегиальными органами и 

     совещательными  органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

     Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или  более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

     Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем  РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например: "Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет директоров РЕШИЛ…"

     ПИСЬМА. ФАКСЫ

     В управленческой деятельности учреждений значительное место занимает составление  писем.

     Письмо  – это общее название различных  по содержанию документов, которые  пересылаются по почте.

     По  содержанию и назначению письма могут  быть: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-извещения, письма-запросы, письма-приглашения, письма-ответа.

     Письма  инструкционные исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления. В них содержится рекомендации, указания, разъяснения; например, это отчетности, налоговые документы, экологические экспертизы и так далее.

     В гарантийных письмах указываются сроки поставки, гарантии оплаты,  качества продукции и так далее.

     Информационные письма, содержат напоминания, сообщения, просьбы, предложения.

     Рекламные письма содержат информацию о рекламе, цены предлагаемых услуг и товаров.

     Коммерческие письма составляются при заключении контрактов. Это - обращение покупателей к продавцам, что бы они предоставили  подробную информацию о товарах и услугах, а также, ответы продавцу, рекламацию.

     Рекламационные письма (письма претензионные)- содержат требования возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения контракта и подтверждающие аргументы.

     Письма-запросы, представляют собой письмо,  на которое предприятие просит дать ответ, или соответствующую информацию.

     предприятие просит разъяснить какой-либо факт или  действие и побуждает фирму контрагента  дать ответ на письмо.

     В письмах-факсах не указывается название документа.

     Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты  и события должны быть представлены объективно. Стороны излагаемого  вопроса должны освещаться достаточно полно, кратко и ясно.

     ТЕЛЕФОНОГРАММА

     Это документы, различные по содержанию, передаются особым способом, по телефону и записываются получателем. В телефонограмме должно быть не более 50-ти слов. Используются специальные бланки для передачи телефонограмм. Составляется телефонограмма руководителем или по его поручению. Документ содержит следующие реквизиты: наименование фирмы; название документа; дата и время передачи; адресат; текст; подпись; указание должностей и Ф.И.О. лиц, принявших и передавших информацию; номера телефонов фирм, передавших и получивших информацию.

     ТЕЛЕГРАММЫ

     Это документы, различные по содержанию, передаются особым способом, по телеграфу. Оформляются по правилам установленными органами связи. Текст должен быть кратким, не допускаются повторения. Знаки  препинания пишутся сокращенно (например: точка – тчк), союзы и предлоги опускаются. Перенос слов и исправления не допускаются. Телеграммы делятся на правительственные, срочные, обычные. Адрес, текст подпись печатаются с новой строчки. Цифровые данные пишутся словами.

     Каждый  документ состоит из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые  называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты  могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми.

     Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).

     Часть информации реквизитов может быть заранее  внесена в шаблон (бланк) будущих  документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

     Совокупность  реквизитов для конкретного документа  с определением их взаимного расположения составляют его формуляр. При создании унифицированной системы документации или унификации (приведение к единообразию) группы документов разрабатывается, как правило, формуляр - образец. Формуляр - образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади.

     Принятая  в формуляре - образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант  при наличии нескольких различий в конкретных документах.

     Формуляр, характерный для документов определенного  вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуляром.

     Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации (УСД). Требование к построению формуляра - образца» установлены общие для любых управленческих документов соответствующие международным:

     - форматы бумаги А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

     - минимально допустимые размеры  служебных полей: поле подшивки - не менее 20мм, остальные поля - не менее 10мм;

     - размер шрифта, годного для оформления  документов - что соответствует размеру  13,5 - 14 шрифта Times New Roman Cyr (наиболее близкий к шрифту канцелярской пишущей машины: 2,6х4,25мм).

     Стандартом  определено, что основными зонами документа являются сверху вниз по листу бумаги: заголовочная, содержательная и оформляющая, хотя это деление  достаточно условно.

     Установлен  состав реквизитов, совокупность которых  придаёт управленческим документам юридическую силу и правила их оформления; в самом общем виде - их расположение на листе бумаги. К  этим реквизитам относится: наименование организации - составителя (автора) документа  и код организации, наименование формы документа и её код, дата, номер документа и подпись (лица, несущего ответственность за содержание документа).

     Неоднократно  регламентировались и стандартизировались  более подробные требования по оформлению и расположению на бумажном носителе реквизитов управленческих документов. Этому вопросу был посвящён в  настоящее время приостановленный Государственный стандарт Российской Федерации 6.30 - 97 «УСД. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

     Во  все действующие инструкции и  правила по ведению делопроизводства обязательно включены разделы, составленные на основе этого стандарта.

     Оформление  ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба РФ. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.

     В настоящее время установились требования по оформлению 30 реквизитов управленческих документов:

     01 - Государственный герб Российской  Федерации;

     02 - герб субъекта Российской Федерации;

     03 - эмблема организации или товарный  знак (знак обслуживания);

     04 - код организации;

     05 -основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

     06 -идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

     07 - код формы документа;

     08 - наименование организации;

     09 - справочные данные об организации;

     10 - наименование вида документа;

     11 -дата документа;

     12 - регистрационный номер документа;

     13 - ссылка на регистрационный номер  и дату документа;

     14 - место составления или издания  документа;

     15 - адресат;

     16 - гриф утверждения документа;

     17 - резолюция;

     18 - заголовок к тексту;

     19 - отметка о контроле;

     20 - текст документа;

     21 - отметка о наличии приложения;

     22 - подпись;

     23 - гриф согласования документа;

     24 - визы согласования документа;

     25 -оттиск печати;

     26 - отметка о заверении копии;

     27 - отметка об исполнителе;

     28 - отметка об исполнении документа  и направление его в дело;

     29 - отметка о поступлении документа  в организации;

     30 -идентификатор электронной копии  документа.

     Состав  реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, этим списком  не исчерпывается, но остальные, как  правило, применяются в границах конкретной системы документации. С  другой стороны, на реальном документе  состав реквизитов и их оформление будет зависеть от вида документа, его  автора и других факторов.

     Литература 

1. Делопроизводство. Образцы, документы, организация и  технология работы. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, 2004.
2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. - 5-е изд. - М.-Новосибирск: ИНФРА-М, 2003.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документациионного обеспечения управления). Учебн. для вузов. - М.: ЮНИТИ, 2003.
4. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - 8-е изд. - М., 2004.
5. Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30 - 2003. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.