Справочно-информационный фонд библиотеки

Оглавление

Введение. 3

Справочно-информационное обслуживание. 5

Представление о справочно-информационном обслуживании. 7

Новые технологии в  библиографическом обслуживании. 10

Состав и структура  справочно-библиографического аппарата. 14

Организация справочно-библиографического обслуживания (СБО). 15

Заключение. 17

Литература. 19

Введение.

Библиографическая деятельность — область документально-информационной деятельности по удовлетворению потребностей в библиографической информации, т. е. всестороннее обеспечение (выявление, удовлетворение и формирование документальных информационных потребностей), осуществляемое в научно-вспомогательных, производственных, воспитательных, пропагандистских и  иных целях библиотеками, органами НТИ, издательствами и другими общественными  институтами в системе документальных коммуникаций; с системной точки  зрения охватывает процессы (библиографирование, библиографическое обслуживание и  др.), организационные формы, субъекты, объекты, результаты и средства.

Библиотечно-библиографическое  обслуживание — это деятельность, осуществляемая специально созданными для этой цели структурными подразделениями  библиотеки, которые предоставляют  пользователям библиографическую  и фактографическую информацию, сами документы или их копии, другие библиотечные услуги, обеспечивающие удовлетворение духовных, производственных, образовательных  и других потребностей.

Именно обслуживание является ведущей функцией современных библиотек, которая подчиняет, изменяет и направляет работу всех других подразделений библиотеки, а также осуществляемые ими технологические  процессы, формирует образ библиотеки в глазах населения и, в конечном итоге, предопределяет ее место в  обществе и сферу социального  влияния.

Комплектование фонда, обработка  документов, создание СБА, подключение  к компьютерной сети должны строиться  так, чтобы обеспечивать бесперебойную  работу отделов обслуживания.

Библиографическое информирование- регулярное библиографическое обслуживание без запросов и (или) в соответствии с долговременно действующими запросами.

Исторически первоначальные формы библиографической информации появились в глубокой древности. Все они создавались людьми. Следовательно, вместе с библиографической информацией  возникла и библиографическая деятельность. Сначала библиографическая деятельность носила непрофессиональный, случайный, эпизодический характер. Ею занимались ученые, писатели, монахи, библиотекари, издатели и книготорговцы попутно  и в связи со своими основными  занятиями. Нередко в этих целях  привлекались просто грамотные люди, которые и составляли «инвентари», «описи», «реестры» книжных собраний. Но с течением времени библиография начинает обособляться, вырабатывать собственные приемы и правила  библиографического описания книг и, наконец, выделяется в особую область профессиональной человеческой деятельности. В ходе исторического усложнения библиографической деятельности ее задачи и функции, организационные формы и методика становятся все более разнообразными и в пределах самой библиографической деятельности неизбежно начинается процесс разделения труда. Разграничиваются два основных процесса библиографической деятельности: библиографирование и библиографическое обслуживание,.

 Цели библиографической  деятельности чрезвычайно разнообразны, обусловлены самыми различными  внутренними и внешними, субъективными  и объективными обстоятельствами. Цели библиографической деятельности  имеют многоуровневую иерархическую  структуру.

Наиболее  общей  конечной  целью  является  содействие  удовлетворению информационных потребностей членов общества. Эта цель дифференцируется  (конкретизируется)  в понятиях основных общественных функций  библиографической информации, которые, представляя собой способы достижения конечной цели библиографической деятельности, в то же время осознаются библиографом как самостоятельные цели (найти, информировать, рекомендовать). В пределах этих целей выделяются еще более  конкретные цели, связанные с различными участками и направлениями библиографической  деятельности, и т. д. Эта декомпозиция целей, их субординация и координация  практически беспредельны. Насколько  сложны и разнообразны сама библиографическая  деятельность и ее связи с окружающей действительностью, настолько сложны и разнообразны цели, которые ставят перед собой библиографы.

Конечная цель библиотечно-библиографической  деятельности, являющейся по своей  сути культурной, состоит в духовной самореализации личности. Библиотека помогает ее осуществлению, содействуя развитию индивидуальных способностей, благодаря чему пользователь библиотеки усваивает и преумножает накопленный  человечеством жизненный опыт.

Задачи:

1. Изучить организацию справочно-информационного обслуживания (СБО).

2. Выявить основные формы и методы организации библиографического информирования. 

Справочно-информационное обслуживание.

Шаг за шагом, постепенно наша страна входит в информационное общество. Это касается не только самых крупных  федеральных и областных библиотек, но и городских и даже сельских. В то же время многие библиотеки еще только приступают к компьютеризации, и выражение «Организация локальной  сети» звучит для их сотрудников  непривычно и пугающе.

Еще в 80-егг. страна не думала о таком буме информационных технологий. Обслуживание читателей традиционными  методами составляло предмет особой гордости. Непременной составной  частью библиографической работы библиотек  всех систем и ведомств являлось справочно-библиографическое  обслуживание (СБО), которое предполагает наличие конкретных (разовых) запросов, с ними в библиотеку обращаются отдельные  читатели или коллективные абоненты. Библиотека обязана удовлетворить  запрос или оказать содействие в  поиске ответа за пределами данной библиотеки. СБО часто называют библиографическим  обслуживанием в режиме «запрос- ответ». Сегодня многие библиотеки, не имеющие компьютеров, работают в  этом режиме. Цели обращения в библиотеку с запросами очень разнообразны. Это — самообразовательные, учебные, производственные, научные.

Первоочередным требованием  к СБО является достижение максимально  возможной оперативности удовлетворения запросов в сочетании с высоким  качеством выдаваемых читателям  справок. Качество справки, прежде всего, измеряется ее релевантностью (степенью соответствия найденной библиографической информации запросу читателя) и пертинентностью (степенью соответствия выданной библиографической информации действительной потребности читателя).

Качество и оперативность  справочно-библиографического обслуживания зависит от следующих факторов: состояния  справочно-библиографического аппарата библиотеки; уровня координации и  взаимодействия библиотек в области  справочно-библиографического обслуживания; квалификации и опыта библиографа; уровня библиографической грамотности  читателей.

Потребность в справочно-библиографическом  обслуживании возникает у читателя тогда, когда другие каналы получения  справочно-библиографической информации не оказывают ему необходимой  помощи. Чем богаче СБА библиотеки, чем лучше он организован, тем  чаще читатели получают нужную им информацию.

Таким образом, библиотека на всех этапах развития Российского государства  всегда играла важную социальную и  культурно-просветительную роль. Наряду с выполнением своих основных функций по организации, сбору, хранению и предоставлению читателям во временное пользование рукописей и произведений печати, в советский период она вынуждена была выполнять также идеологические функции. Нельзя выпускать из виду и то, что библиотека всегда сближала под одной крышей людей разных поколений и профессий, различных мировоззрений и вероисповеданий. «И в этом она похожа,- как справедливо полагает директор Библиотеки Российской Академии наук В.П. Леонов, - на церковь, да это и неудивительно, ведь первыми хранилищами и популяризаторами книг как раз и были монастыри и церкви- источники формирования библиотечного процесса».*

В конце прошлого столетия отечественные библиотеки все больше стали превращаться в научно-информационные учреждения, в работе которых (наряду с организацией библиотечного и  справочно-библиографического обслуживания) заметное место отводится научно-методическому  и информационному обеспечению  библиотечной деятельности.

Особенно актуальным данное направление становится в условиях формирования информационной среды  российского общества и быстрого развития в последние годы общемировых  процессов глобальной информатизации. Поэтому, в принятом, в 1994г. Государственной думой Федеральном законе «О библиотечном деле» библиотеку определяют как «информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом тиражированных документов и предоставляющее их во временное пользование физическим и юридическим лицам».¹

В условиях информационной революции, все больше затрагивающей  и библиотечные вопросы, в последнее  время в Российские библиотеки внедряются компьютеры, даже в сельские библиотеки.

Сейчас, когда прекратилось регулярное финансирование, заполнять  фонды стало нечем, единственным решением проблемы стал доступ к дополнительным источникам информации. С внедрением новых технологий в библиотеки, качественно  улучшилось и обслуживание читателей. Появился новый термин «информатизация». В последнее время говорят  «Справочно-информационное обслуживание». Рассмотрим, что означает данное понятие.

Представление о  справочно-информационном обслуживании.

Ресурсы социальной информации весьма велики. Однако, одна из информационных, социальных, экономических и культурных проблем заключается в том, как  найти, получить нужную информацию.

Другими словами это проблема разрыва между накапливаемой  информацией и ее использованием. При наличии в обществе многих миллиардов документов, миллионов баз  данных, человек часто не получает ответа на свой вопрос (запросы на которые  потенциально можно предоставить информацию). Можно назвать разные причины, почему это происходит: все возрастающий объем информации, с которой трудно справиться, низкий уровень технической  оснащенности библиотек, а также  отсутствие координационной связи  между библиотеками разных структур и ведомств (не везде даже в крупных  библиотеках есть факсы); недоступность  накапливаемой информации для читателей, слабая их информированность, низкая информационная культура для читателей (неумение сформулировать запрос, осуществлять поиск и т. п.), а также недостаточная квалификация библиотечных работников.

Для того, чтобы получить необходимую информацию читатели и обращаются в библиотеку. Деятельность, которая обеспечивает удовлетворение информационных потребностей людей, есть информационное обслуживание (информационный сервис).

Библиотеки специально созданы  для информационной деятельности, в  рамках ее функционально (иногда и организованно) выделено справочно-информационное обслуживание, которое существует в режиме вопрос- ответ.

Следует отметить, что библиотеки осуществляют долгосрочную кумулятивную функцию (т.е. собирают, организовывают и длительное время хранят документальную информацию) и трансляционную функцию, которая реализуется в процессе справочно-информационного обслуживания. Данная функция содействует распространению  информации, обеспечению доступа  читателей к накопленным информационным ресурсам, удовлетворению их информационных и культурных потребностей.

Кроме того библиотеки предоставляют, главным образом, документы и  информацию широкого распространения  для разнообразных групп населения (что не исключает хранение и выдачи некоторыми библиотеками рукописных материалов).

Итак, термин «информационное  обслуживание» в ГОСТе 7.0.-99 «Информационно-библиотечная деятельность, библиография» определяется как «обеспечение пользователей необходимой информацией, осуществляемое информационными органами и службами путем предоставления информационных услуг».

Предоставление информационных услуг пользователям — один из общих признаков, характерных для  библиотек (и других учреждений), занятых  обслуживанием читателей. Информационная услуга трактуется в ГОСТе 7.0.-99 как «предоставление информации определенного вида потребителю по его запросу». Отметим следующие ее свойства — полезность, способность облегчить доступ к информации, расширить возможности ее выбора, интеллектуальный характер услуги, неотделимость от исполнителя и т. п.

В каждой библиотеке свой набор  информационных услуг — это предоставление документов во временное пользование, выполнение справок, тематический подбор литературы для рефератов, дипломных, курсовых, составление сценариев  и т. п.

В последнее время в  библиотеках широко используется такая  услуга, как копирование документов, позволяющая не выдавать документы  во временное пользование, а продавать  копии документов.

Таким образом в ходе справочно-информационного  обслуживания посредством выполнения услуг удовлетворяются потребности  читателей в информации (информационные потребности), -это второе общее свойство справочно-информационного обслуживания. Потребности бывают: познавательные, учебные, профессиональные и др.

Третья черта справочно-информационного  обслуживания — это обеспечение доступа пользователей к информации. В библиотеках создаются информационные ресурсы — информационный фонд, справочный аппарат в виде БД, каталогов и т. п., являющихся необходимым условием для справочно-информационного обслуживания.

Итак, цель справочно-информационного  обслуживания — удовлетворение информационных потребностей читателей разной направленности (книга, информация, справка и др.).

Следует отметить, что в  структуру информационного обслуживания, согласно ГОСТу 7.0 –99 (раздел 3.2.2) входит библиографическое, включая справочно-библиографическое, обслуживание, и библиотечное обслуживание, в том числе внестационарное библиотечное обслуживание. Это означает, что в стандарте понятие «информационное обслуживание» мыслится как обобщающее по отношению к библиографическому и библиотечному обслуживанию. В терминологическом словаре «Библиотечное дело», библиотечное обслуживание и информационное обслуживание рассматриваются изолированно. Между тем, пользователь — один: он может обратиться и в библиотеку и в информационный центр, и ему должна быть предоставлена информация, независимо от ее местонахождения.

Характер запроса определяет выбор вида информационного обслуживания. В ГОСТе 7.0-99 представлены такие виды обслуживания, как справочно-библиографическое (разновидность библиографического, реализуется в ответ на просьбу о библиографических сведениях), информирование (библиографическое информирование, индивидуальное, групповое, массовое информирование), информационное обеспечение (информационно-библиографическое обеспечение), которые направлены на получение пользователями информации по так называемому «постоянному информационному запросу». Упоминание этого термина имеется в дефиниции «избирательное распространение информации» в ГОСТе 7.73- 96 «Поиск и распространение информации.

Необходимо отметить, что  в разделе «Информационное обслуживание»  ГОСТа 7.0- 99 представлены услуги: «информационная услуга», «библиотечная услуга», «библиографическая услуга», «»библиографическая справка», «фактографическая справка» и др. Понятие «информационная услуга» имеется также в законе «Об участии в международном информационном обмене».

Отражены в стандартах и некоторые организационные  формы обслуживания — «библиотечный абонемент», «заочный библиотечный абонемент», «межбиблиотечный абонемент», «библиотечный читальный зал», «фонотека», «фильмотека», «фототека», «видеотека» (возникшие в течение ХХ века).

Новые формы организации  обслуживания определены в ГОСТе 7.73-96: служба экспресс-информации, служба сигнальной информации, служба избирательного распространения информации (ИРИ), служба реферирования, служба обзоров.

Следует отметить, что в  Федеральном законе «Об участии  в международном информационном обмене» и в Федеральном законе «Об информации, информатизации и  защите информации», определены термины  «международный информационный обмен», «средства международного информационного  обмена», «информационная безопасность»  и др.

Таким образом, в связи  с введением нового термина «информационное  обслуживание» произошли изменения  и в стандартах, и в законах. Следовательно, будут приняты и  разработаны еще новые ГОСТы и законы, в которых будут отражаться дальнейшие изменения в информационной деятельности.

Современная цивилизация  при всех ее социальных, этических, экологических и других проблемах  отличается ростом аудиовизуальной  и информационной культуры, высоким  уровнем информационной деятельности, переживающей подъем — новое качество, связанное, прежде всего с внедрением новейших информационных технологий.

Новые технологии в  библиографическом обслуживании.

Развитие новых технологий в последнее десятилетие ХХ века в новом, постиндустриальном обществе, массовое использование ресурсов Интернет в повседневной и научной жизни  привели к существенным изменениям как в представлениях людей об окружающем их мире, так и в профессиональной деятельности.

Сегодня, когда прекратилось регулярное финансирование, заполнять  фонды стало нечем, единственным решением проблемы стал доступ к дополнительным источникам информации.

С внедрением в работу библиотек  новых компьютерных технологий, справочное обслуживание читателей вышло на новый уровень: за последние 2-3 года потребность в информации на электронных  носителях значительно возросла. Использование электронных каталогов позволяет осуществлять быстрый поиск по любому из элементов описания документа или их комбинациям, а также выполнять сложные читательские запросы

Следует отметить, что эффективность  использования совокупного информационного  потенциала зависит, прежде всего, от качественной структурной организации библиографических  ресурсов и оптимального их использования. Об этом свидетельствует опыт библиотек  Сибири и Дальнего Востока, где ГПНТБ  СО РАН сумела внедрить интеграционные основы в библиотечно-библиографические  процессы. Эффективно используются новые  технологии: богат набор электронных  каталогов, баз данных, в том числе  содержащих документальную информацию по всем аспектам природных ресурсов, экономики, культуры, науки, истории  региона. Ученые Сибири предлагают внедрить общегосударственную программу  «Доступность информации», в которой  разработаны меры по поддержке комплектования фондов, льготы на МБА и т. п.

Оперативное получение информации независимо от места проживания или  сферы деятельности в настоящих  условиях возможно лишь при внедрении  и развитии в библиотеках новых  электронных технологий. Общепризнанно, что информация библиотек становится одним из факторов развития образования, науки и культуры в стране, ее социально-экономической, политической стабильности и прогресса. К сожалению, внедрение новых информационных технологий в библиотеки, пока весьма проблематично. Можно выделить три  основных направления информатизации:

- автоматизация внутри библиотечных процессов;

-  формирование и актуализация библиотечных информационных ресурсов, и в первую очередь электронных каталогов;

- использование сетей для передачи данных для межбиблиотечного обмена данными.

Внедрение информационных технологий в деятельность библиотек приводит к значительному увеличению доступа  и реализует основные критерии качества информационного обслуживания (ИО) — полноту и оперативность получения данных. Поэтому одним из наиболее перспективных направлений развития библиотек признано использование электронных ресурсов: базы данных (БД), в том числе полнотекстовые; организация удаленного доступа; оптимизация электронных ресурсов справочно-поискового аппарата и т. п.

В настоящее время библиотекам, как российским, так и зарубежным, очень трудно приобретать все  печатные документы, необходимые читателям. Неполнота фондов приводит к потере самодостаточности книжных хранилищ. Требования же читателей неуклонно  возрастают. Благодаря широкому распространению  библиографических БД информация о  необходимых первоисточниках стала  доступна большому кругу пользователей, но не во всех библиотеках.

Поиск альтернатив и путей  решения проблемы привел в результате к внедрению комплекса современных  информационных технологий, называемых электронной доставкой документов (ЭДД). Эта служба ЭДД предоставляет  электронные копии документов, которые  хранятся в библиотеке, а также  отсутствующие в ее фондах материалы  в виде файлов или их распечаток, полученных от организаций – поставщиков. В основном ЭДД имеются в крупных библиотеках.

Необходимо отметить, что  использование баз данных «Статьи» и «Книги» позволяют быстро и  качественно удовлетворять запросы  читателей, выполнять справки. Опыт работы с новыми технологиями показал  необходимость проведения комплекса  мероприятий по нормированию процессов, связанных со справочным обслуживанием. Библиотеки проводят исследования в  различных читательских группах  для того, чтобы лучше знать  информационные потребности читателей, а также четко планировать  справочно-информационное обслуживание.

Мощную информационную систему  для библиотек создают сети Интернет. Все больше публикаций (в первую очередь статей, материалов конференций  и т. п.) выходит только в электронном  виде, что обеспечивает экономию ресурсов и увеличивает оперативность  получения актуальной информации.

Популярность источников на традиционных носителях имеет  свои причины. Большое значение имеет  пугающий фактор новизны, непривычности, однако есть и более объективные  основания. В частности, книги, а  особенно микроформы, имеют долгий срок хранения (для серебряных фиш  до 500 лет), в то время как, по мнению некоторых специалистов, длительное хранение информации в электронном  виде бесперспективно: оно полностью зависит от меняющихся форматов, аппаратного и программного обеспечения.

Между типами информации, записанной на микроформы и на электронные носители, существует смысловая разница: на микрофишах и микрофильмах осуществляются ретроспективные  и оригинальные (т.е. ранее не издававшиеся) публикации, в то время как полнотекстовые публикации в Интернет обеспечивают доступ к современной, актуальной информации.

Итак, автоматизация библиотечных процессов, создание локальной сети, позволяют максимально полно, оперативно, точно удовлетворять информационные потребности читателей, повышать их информационную культуру — это и есть основная цель любой библиотеки.

Сегодня для повышения  эффективности информационно-библиографической  деятельности необходимы высококвалифицированные  кадры в совершенстве владеющие  компьютерами.

Все более глубокое внедрение  компьютерной культуры в профессиональную культуру библиотечно-информационного  специалиста требует существенных изменений в содержании образования. Не первый год библиотечный факультет  называется библиотечно-информационным, что предполагает изменение ориентиров в наборе специализаций и квалификаций, наполнении учебных планов, содержании самих дисциплин в применяемых  формах преподавания и обучения, оснащении  учебного процесса.

Несмотря на то, что внедрение  компьютерных технологий – приоритетное направление деятельности библиотек, существует немало проблем, связанных с автоматизированным обслуживанием потребителей. Самая острая- нехватка техники и средств на ее приобретение, а также сотрудников для ввода информации (высококвалифицированных специалистов, как уже отмечалось выше).

Итак, интенсивное внедрение  информационных технологий во многом изменило направление обслуживания читателей. Поэтому необходимы новые  подходы для организации справочного  обслуживания, переосмысление его места  и роли в общей структуре библиотеки. С внедрением новых технологий в  библиотеки следует отметить: высокую  информативность, оперативность предоставления информации, комфортность и сервис справочно-информационного обслуживания.

Таким образом, наличие высококвалифицированных  кадров, оснащение библиотек средствами автоматизированного поиска, переработка, передача и распространение информации сделает возможным подключение  их к национальным и международным  банкам и базам данных, что позволит превратить библиотеки в подлинные центры, обеспечивающие доступ к мировым информационным ресурсам потребителей — читателей на любом уровне. Применение новых технологий в библиотеках способствует качественному справочно-информационному обслуживанию читателей.

Состав и структура  справочно-библиографического аппарата.

Современный СБА - это совокупность традиционных и электронных элементов, организованных с помощью соответствующих программных средств и обеспечивающих выход в открытое информационное пространство (другие сети региональную, общероссийскую, всемирную).

Система каталогов отражает книжный фонд библиотеки в разных аспектах: традиционные (карточные) каталоги продолжают использоваться, причем каждый из них выполняет свои функции, информируя об имеющихся изданиях за весь период существования библиотеки, а электронный каталог содержит, как правило, сведения о новых поступлениях в фонд.

При комплектовании СБФ справочными  изданиями учитываются изменения  в структуре читательского спроса, ведется тетрадь учета отказов, в которой фиксируются все  спрашиваемые читателями издания, а  затем ведется докомплектование необходимой литературы в основном за счет платных услуг.

Что касается комплектования библиографическими изданиями, то основная сложность заключается в значительном сокращении их выпуска информационными  центрами федерального уровня, а также  в стоимости подписки на многие подобные издания (ГБУ РКП, библиографические указатели и РЖ ИНИОН РАН по социальным и гуманитарным наукам, издания НИО Информкультура и других стали довольно дорогими).

СБА изучается с целью  выявления того информационного  потенциала, которым располагает каждое его структурное подразделение и каждое включаемое в СБФ издание. Такие издания просматриваются сразу же но поступлении их в фонд, который регулярно обновляется (в основном за счет платных услуг) и очищается от устаревших или непрофильных (неиспользуемых) материалов (этим занимаются отделы: комплектования и ОИФ).

Важное значение имеет размещение СБА в библиотеке: он должен быть доступен читателям, а не только сотрудникам.

Организация справочно-библиографического обслуживания (СБО).

Библиографической справкой называют ответ на разовый запрос, содержащий библиографическую информацию о наличии или местонахождении  издания в фонде (адресная справка), об отсутствующих в запросе читателя или неправильных (искаженных) элементах библиографического описания (уточняющая справка), о литературе (документах) по определенной теме, интересующей читателя (тематическая справка).

Фактографическая справка содержит сами сведения (факты), интересующие читателя - даты жизни и деятельности какого-либо лица (исторического деятеля, писателя, ученого, др.), толкование специального термина, точное наименование организации или учреждения и т. д. Таким образом, справки отдельных видов различаются между собой конечным результатом, то есть тем, что получает читатель в ответ на свой запрос.

Библиографический поиск (адресный, тематический, уточняющий), как известно, лежит в основе всей библиографической деятельности, в том числе и СБО.

Единицей учета разовых запросов является запрос – устное письменное обращение за получением библиографической или фактографической информации.

Учет разовых запросов производится по количеству:

•  затребованных тем (для тематических запросов);

•  библиографических записей, требующих установления  или уточнения (для запросов на библиографическое уточнение);

•  изданий, наличие которых требуется установить в фонде библиотеки (для адресных библиографических запросов);