Сущность, роль и функции контроля в управлении

Сущность, роль и функции  контроля в управлении. 

    Контроль  – это система наблюдений и  проверки соответствия процесса функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям, определение результатов  управленческих воздействий на управляемый  объект и отклонений, допущенных в ходе выполнения этих решений.

    Контроль  на предприятии включает текущий  сбор и обработку информации, проверку отклонений фактических показателей  деятельности фирмы от нормативных  или плановых и, что более важно, – подготовку рекомендаций для принятия решения.

    Контроль  выявляет слабые стороны предпринимательской  деятельности, позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить в  действие резервы, а также избежать банкротства и кризисных ситуаций. Контроль на предприятии включается в процесс управления, установление целей, разработку бизнес-планов, бюджетов, мониторинга, оперативной работы, отклонений от намеченных целей на всех этапах жизни товара: от его создания до реализации. В современных условиях при создании новых изделий, организации работы, научных исследованиях и опытно-конструкторских разработок (НИОКР), получение достижений в науке и технике роль контроля будет усиливаться.

    Понятие «контроль в управлении» следует  рассматривать в трех основных аспектах:

    1) контроль как систематическая и конструктивная деятельность руководителей, органов управления, одна из их основных управленческих функций, т. е. контроль как деятельность;

    2) контроль как завершающая стадия  процесса управления, основой которой  является механизм обратной связи;

    3) контроль как неотъемлемая составляющая  процесса принятия и реализации  управленческих решений, непрерывно  участвующая в этом процессе  от его начала и до завершения.

    Наряду  с внутренним контролем, внутрихозяйственным  расчетом, созданием мер по ограничению риска и безопасности хозяйственной деятельности фирмы большое значение в финансовой и налоговой сфере в современной обстановке имеет ревизия – как инструмент контроля.

    Государство контролирует предприятия всех форм собственности с помощью эффективных форм финансового контроля.

    Объектом  финансового контроля выступает  как бюджетно-налоговая сфера и бюджетный процесс, так и весь процесс финансово-хозяйственной деятельности субъектов рыночных отношений. Этим определяется большая роль и значение финансового контроля как основного элемента государственного контроля и управления.

    Субъектами  государственного финансового контроля являются государственные органы и  структуры предприятия с государственным  участием, организации полностью  или частично финансируемые из бюджета, организации и предприниматели в части уплаты налогов в бюджет.

    В зависимости от субъекта контроля различают  следующие его виды.

    Государственный финансовый контроль – неотъемлемая часть государственного устройства, одна из важнейших функций управления страной, обязательное условие нормального функционирования финансово-кредитной системы. Его цель – контроль над исполнением государственного бюджета и внебюджетных фондов, организацией денежного обращения, использованием кредитных ресурсов, состоянием государственного внутреннего долга, государственных резервов, осуществлением финансовых и налоговых льгот; а также контроль над своевременным и полным поступлением всех видов государственных доходов, использованием кредитных и привлеченных средств на покрытие дефицита госбюджета, своевременным финансированием затрат на социальную сферу, в том числе на оплату труда, выплаты пенсий, стипендий и других социальных выплат.

    Негосударственный финансовый контроль необходим государству  как информация о результатах деятельности всех предприятий для принятия решений в области экономики, бюджетной политики и налогообложения. С этой целью создан новый вид контроля – аудит. Аудит построен на принципе полного хозрасчета, проводимого на основе договора между хозяйствующим субъектом и аудитором.

    Целью аудита является выражение мнения о  достоверности финансовой отчетности и соответствии порядка ведения  бухучета законодательству РФ.

    Внутренний  аудит осуществляется внутрифирменной  аудиторской службой и направлен  на повышение эффективности управленческих решений по экономичному и рациональному использованию ресурсов предприятия с целью максимизации прибыли и рентабельности.

    Внешний аудит выполняют специальные  аудиторские фирмы. Основной задачей  данного вида аудита является установление достоверности и дача заключения по финансовому отчету проверяемого предприятия, а также разработка рекомендаций по устранению имеющихся недостатков.

    К негосударственному контролю относится  контроль со стороны коммерческих банков, которые в соответствии с действующим законодательством обязаны контролировать соблюдение клиентами установленного государством порядка ведения расчетно-кассовых операций и валютного законодательства.

    Общественный  финансовый контроль осуществляется неправительственными организациями и отдельными физическими лицами на основе добровольности и безвозмездности.

    Внутрихозяйственный контроль осуществляется финансово-экономическими службами предприятий (бухгалтерией, финансовыми  отделами и др.).

    Правовой  контроль проводится правоохранительными органами в форме ревизий, судебно-бухгалтерской экспертизы.

    Гражданский контроль осуществляется физическими  лицами при их налогообложении налоговыми органами, при составлении и подаче налоговых деклараций, а также  при получении средств из бюджета (заработной платы, пенсий, пособий и др.).

    Государство осуществляет воздействие на сферу  финансовых отношений через налоговую  политику, регламентацию кредитных  отношений, регулирование финансового  рынка.

    Формально объектом финансового контроля являются финансовые показатели, но, так как они регламентируют процесс формирования, распределения, перераспределения и использования финансовых ресурсов, фактически объектом финансового контроля становится весь процесс производственно-хозяйственной деятельности. Этим и определяется большая роль контроля в системе управления. Установление действенного, системно организованного контроля всех уровней выступает важным фактором успешного социально-экономического развития страны.

    Контроль  является важнейшей функцией государственного управления. В переходной экономике роль контроля многократно возрастает. Это связано с принципиальной особенностью рыночной экономики по сравнению с командно-директивным возрастанием роли финансовых отношений, приоритета контроля финансовых потоков. На современном этапе развития экономики России значение контроля растет из года в год, поскольку в связи с перестроечным курсом политики страны финансовый контроль оказался ослаблен. Можно выделить три главных средства воздействия правительства на частную экономическую деятельность:

    1) налоги, которые уменьшают частный  доход, а, следовательно, и частные  расходы;

    2) расходы, побуждающие фирмы производить  определенные товары и услуги;

    3) регулирование или контроль, который  побуждает людей либо продолжать, либо прекращать определенную деятельность.

    Кроме быстрого роста затрат и налогов, увеличивается также и количество законов и постановлений, регулирующих экономическую деятельность.

    Действенная система контроля в условиях перехода к рыночной экономике выступает одной из главных предпосылок качественного преобразования процесса управления экономикой в целом. Одним из важнейших звеньев системы контроля выступает финансовый контроль. Его функциональное назначение заключается в успешной реализации финансовой политики государства, обеспечении эффективного использования ресурсов во всех сферах хозяйства и в создании условий для эффективного государственного регулирования рыночной экономики.

    Законом «О федеральном бюджете на 2005 год» установлено, что одной из основных целей экономической политики, является прекращение спада экономики и обеспечение экономического роста. К интенсивным факторам экономического роста, в частности, относится повышение эффективности хозяйственной деятельности на основе эффективного использования ресурсов и применения нового (рыночного) хозяйственного механизма.

    Первое  и главное условие эффективности  финансового контроля – обеспечение  доступа к любой необходимой  информации о реальном состоянии  или действии контролируемого объекта. Для этого конторам должно предоставляться:

    1) право доступа к необходимой  информации независимо от стадии  ее формирования и прохождения;

    2) право беспрепятственного доступа  в любые помещения;

    3) право изъятия документов в  случае необходимости;

    4) опечатывание объектов в установленном законом порядке.

    В свою очередь, должностные лица проверяемых  субъектов обязаны создавать  все условия для нормальной работы контролеров.

    Следующее требование к организации финансового  контроля:

    1) требование постоянства;

    2) требование комплексности.

    Постоянное  адекватное функционирование органов  финансового контроля позволяет  вовремя предупреждать возможность  возникновения отклонений, а также  своевременно их выявлять.

    Система финансового контроля должна быть построена  таким образом, чтобы можно было гибко ее настраивать на решение новых задач, возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий функционирования государства, обеспечить возможность ее расширения и модернизации.

    Большое значение в организации финансового  контроля имеет требование приоритетности, по которому в первую очередь проверяются наиболее важные объекты. Контрольному органу нужно охватить контролем те объекты, где он может проявить себя с наибольшей отдачей и максимально способствовать экономии государственных средств.

    Проверка  – это метод финансового контроля, предусматривающий исследование отдельных  вопросов финансовой деятельности или  иных субъектов на основе документов, получения объяснений от обязанных  лиц, а также осмотра помещений  и других объектов. 

    Ревизия расчетных операций.

    Наиболее  глубоким методом финансового контроля является ревизия.

    Ревизия представляет собой систему обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в  ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций организации.

    Цель  ревизии – осуществление контроля над соблюдением законодательства РФ при осуществлении организациями  хозяйственных и финансовых операций, их обоснованностью, наличием и движением  имущества, использованием материальных и трудовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

    Основной  задачей ревизии является проверка финансово-хозяйственной деятельности организации по следующим направлениям:

    1) соответствие осуществляемой деятельности учредительным документам;

    2) обоснованность расчетов сметных  назначений; 

    3) исполнение смет расходов;

    4) использование бюджетных средств  по целевому назначению;

    5) обеспечение сохранности денежных  средств и материальных ценностей;

    6) обоснованность образования и расходования государственных внебюджетных средств;

    7) соблюдение финансовой дисциплины  и правильности ведения бухгалтерского  учета и составления отчетности;

    8) обоснованность операций с денежными  средствами и ценными бумагами, расчетных и кредитных операций;

    9) операции с основными средствами  и нематериальными активами;

    10) полнота и своевременность расчетов  с бюджетом и внебюджетными  фондами;

    11) операции, связанные с инвестициями;

    12) расчеты по оплате труда и  прочие расчеты с физическими лицами;

    13) обоснованность произведенных затрат, связанных с текущей деятельностью,  и затрат капитального характера;

    14) формирование финансовых результатов  и их распределение.

    Ревизия – это полное обследование финансово-хозяйственной  деятельности экономического субъекта с целью проверки ее законности, правильности, целесообразности и эффективности.

    Основные  задачи контроля расчетных операций состоят в том, чтобы выявить  состояние сохранности денежных средств, правильность и законность их использования, подлинность и достоверность совершения денежных операций, отраженных в бухгалтерском учете, соблюдение кассовой дисциплины, полноты оприходования, целевого использования и условий хранения денежных средств.

    В зависимости от объекта различают  ревизии полные, частичные, тематические и комплексные. При этом они могут быть плановыми и внеплановыми. По степени охвата данных в процессе ревизии осуществляются сплошные ревизии, когда контролируются все документы и материальные ценности, и выборочные, суть которых заключается в контроле части документов.

    По  характеру материала, на основе которого производятся ревизии, они подразделяются на документальные (проверка подлинности  отчетных документов и записей в  учетных регистрах) и фактические (проверка наличия денежных средств и материальных ценностей).

    Самые распространенные и прогрессивные  – комплексные ревизии, включающие все участки и стороны деятельности ревизуемого предприятия.

    Ревизии проводятся органами управления в отношении  подведомственных предприятий и учреждений, а также различными государственными и негосударственными органами контроля (Департаментом финансового контроля и аудита Минфина РФ, Центральным банком РФ, аудиторскими службами).

    Руководителем ревизионной бригады назначается  работник контрольно-ревизионной службы, имеющий специальное образование и практический опыт ревизионной работы. Организационно-методическая подготовка ревизии начинается с изучения состояния экономики объекта ревизии.

    Ревизии финансово-хозяйственной деятельности органов и учреждений могут быть вневедомственными, ведомственными, внутрихозяйственными, плановыми и внеплановыми, комплексными, не комплексными и тематическими, сплошными, выборочными и комбинированными.

    Ревизии проводятся в соответствии с планами  работы контрольно-ревизионных органов и министерств по мотивированным постановлениям, требованиям ревизионных органов.

    Ревизия поступления и расходования бюджетных  и внебюджетных средств органов  государственной власти субъектов  РФ и органов местного самоуправления и доходов от имущества, находящегося в их собственности, осуществляется по обращениям этих органов в установленном порядке с возмещением расходов по проведению такой ревизии соответствующим органом государственной власти субъекта РФ или органом местного самоуправления.

    Конкретные  вопросы ревизии определяются программой или перечнем основных вопросов ревизии.

    Программа ревизии состоит из темы, периода, который должна охватить ревизия, перечень основных объектов и вопросов, подлежащих ревизии, и утверждается руководителем контрольно-ревизионного органа. По требованию руководителя ревизионной группы (контролера-ревизора) при выявлении фактов злоупотребления или порчи имущества руководитель ревизуемой организации в соответствии с действующим законодательством РФ обязан организовать проведение инвентаризации денежных средств и материальных ценностей. Дата проведения и участки (объем) инвентаризации устанавливаются руководителем ревизионной группы (контролером-ревизором) по согласованию с руководителем ревизуемой организации.

    Ревизоры  принимают меры к тому, чтобы материально  ответственные лица присутствовали при инвентаризации вверенных им ценностей, контрольных обмерах  выполненных работ, контрольных  запусках сырья и материалов в  производство, взятие проб и образцов на исследование, а также при других аналогичных действиях, направленных на проверку деятельности материально ответственных лиц.

    По  организационному признаку ревизии  делятся на плановые и внеплановые.

    Контрольно-ревизионные  органы разрабатывают перспективные (на 5 лет) и текущие (на предстоящий календарный год) планы проведения ревизий.

    Материалы ревизии состоят из акта ревизии  и надлежаще оформленных приложений к нему. Записи в акте необходимо излагать на основе проверенных фактов, вытекающих из имеющихся документов, материалов встречных проверок, инвентаризаций и других данных. 
 
 

Проверка  операций по приобретению и расходованию материальных ценностей страховой  компании. 

    Основным  источником получения прибыли для  страховой организации является инвестиционная деятельность, которая происходит при помощи использования доли средств страхового фонда в коммерческих целях. Независимо от того, что целью страховой деятельности является оказание услуг, обладающих большим социальным значением, целью инвестиционной деятельности является приобретение прибыли, они органически связаны между собой. С одной стороны, источником финансирования инвестиционной деятельности является страховой фонд, с другой стороны, прибыль от инвестиционной деятельности может быть направлена на финансирование страховых операций.

    Рынок инициирует страховые организации  принимать активное участие в  операциях коммерческого характера, проводить функциональную инвестиционную деятельность,  применяя свои резервные  фонды, помимо оказания только страховых  услуг, и в результате дает дополнительные импульсы  развитию экономики.

    Доходы  от инвестиционной деятельности можно  использовать как для восполнения  убытков от страховых операций, на развитие страхового дела, так и  в коммерческих целях или на потребление.

    Доходы  страховщиков складываются из следующих трех элементов: выручки, прочих поступлений от страховой деятельности и доходов от иной деятельности.

    К прочим поступлениям от страховой деятельности относятся: а) доходы, полученные от размещения страховых резервов и других средств; б) суммы полученных процентов, начисленных на депо премий по рискам, принятым в перестрахование; в) суммы, полученные в порядке реализации права требования страхователя к лицу, ответственному за причиненный ущерб; г) прочие доходы от осуществления страховой деятельности.

    В соответствии с функционирующими условиями  страховые резервы могут быть вложены в:

    1) государственные ценные бумаги;

    2) ценные бумаги, выпущенные органами  государственной власти субъектов  РФ и органами местного самоуправления;

    3) другие ценные бумаги;

    4) банковские вклады (депозиты)

    5) право собственности на долю  участия в уставном капитале;

    6) недвижимое имущество;

    7) квартиры;

    8) валютные ценности;

    9) денежную наличность.

    Среди названных поступлений от страховой  деятельности ведущее место занимают доходы от инвестирования средств страховщиков. Все поступления должны быть в полном объеме отражены на счете учета прочих доходов (счет 91).

    Кроме полноты отражения инвестиционных доходов следует проверить правильность уплаты с них налогов. Дело в том, что отдельные виды доходов облагаются у источника их выплаты, тогда как другие - непосредственно в страховой организации. Различны и ставки обложения. Поэтому в ходе проверки аудитор должен обратить на этот момент пристальное внимание.

    Доходы  от иной деятельности включают поступления, непосредственно несвязанные со страховыми операциями:

      а) прибыль от реализации основных  фондов, материальных ценностей  и прочих активов;

      б) доходы от сдачи имущества  в аренду;

    в) суммы, поступившие в погашение дебиторской задолженности, списанной в предыдущие периоды на убытки;

      г) списанная кредиторская задолженность;

      д) доходы от прочей не запрещенной  законом деятельности.

      Специфика доходов этой группы  состоит в том, что многие  из них (прибыль от реализации активов, доходы от сдачи имущества в аренду, оказания консультационных и иных услуг по страхования и др.) подлежат обложению налогом на добавленную стоимость (НДС).

    Правильный  расчет страховых резервов имеет  большое значение как с позиций  обеспечения страховщиком предстоящих выплат, так и с точки зрения определения достоверных финансовых результатов.

    В начале проверки устанавливается наличие  у страховщика документов, на основании  которых формируются резервы.

    Аудитору  необходимо проверить достоверность отражения в бухгалтерском учете высвобождения ранее начисленных и образования вновь созданных страховых резервов, правильность определения изменения резервов при формировании финансовых результатов. 
 
 

Метод документального  контроля: арифметическая проверка. 

   Данный метод применяется для определения в документах правильности подсчетов и выявления признаков хищений и злоупотреблений, завуалированных путем арифметических действий. Неправильные арифметические подсчеты могут быть умышленными и неумышленными. Ревизиями устанавливаются случаи умышленного искажения себестоимости продукции, сырья и материалов, объемов строительно-монтажных работ за счет неправильного определения процентов, индексов, итогов общепроизводственных и общехозяйственных накладных расходов; в денежных документах – завышения итоговых сумм.

    При арифметической проверке регистров  бухгалтерского учета  иногда обнаруживается подлоги в журналах – ордерах  и ведомостях. Следует, например, обращать внимание на записи в журнале –  ордере №1, в котором итоговые суммы по дебетуемым счетам проставляются такие же, как и в отчетах кассира. Расхождение в указанных цифрах свидетельствует о нарушении финансовой дисциплины.

    В результате комплексного применения формальной, логической и арифметической проверок предоставляется возможность подразделить уже в процессе ревизии все недоброкачественные документы на дефектные по существу отраженных в них операций и на дефектные комбинированные, т.е. сочетающие недостатки по существу и по форме отражения операций.