Табличный процессор в менеджменте

МИНИСТЕРСТВО  КУЛЬТУРЫ И ТУРИЗМА УКРАИНЫ

ХАРЬКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ

Кафедра информационных технологий 
 
 

Табличный процессор в менеджменте

Курсовая  работа по дисциплине «Табличный процессор и базы данных» 
 
 
 

Выполнила: студентка 3 курса, 1 гр., ф-та ДИД

Шилова  В.Л.

Научный руководитель: доктор техн. наук, проф. Асеев Г. Г. 
 
 
 
 
 
 

Харьков 2010

Содержание:

1. Введение…………………………………………………………….3
2. Сущность, цели и задачи менеджмента……………….………….4
1. Сущность менеджмента………………………………….….4
2. Основное содержание общих целей и ограничений…...….5
3. Возможности программы excel……………………………………7
1. Окно EXCEL…………………………………………………..8
2. Оформление рабочих листов………………………………..8
1. Выбор шрифта……………………………………………..8
2. Типы шрифтов……………………………………………..9
3. Стили……………………………………………………….9
4. Цвета и узоры………………………………………………9
5. Форматирование чисел…………………………………….9
6. Проверка орфографии…………………………………….10
7. Операторы………………………………………………….11
8. Перевычисление рабочих листов………………………..11
3. Функции Excel…………………………………………………12
4. Создание диаграмм …………………………………………...13
1. Панель инструментов диаграмм………………………….13
2. Диаграммы-торты …………………………………………13
5. Профессиональное оформление……………………………...14
6. Обмен данными………………………………………………….14
1. Текстовый редактор Word для Windows………………….14
7. Экспорт…………………………………………………………..15
4. Таблицы и диаграмма………………………………………………….16
5. Заключение……………………………………………………………….18
6. Литература

Введение

     Прямоугольные таблицы широко используются для  упорядоченного хранения данных и наглядного представления чисел или текстовой  информации во многих отраслях нашей  профессиональной деятельности. В таблице может быть отображена как исходная (первичная) информация, так и результаты выполнения арифметических, логических или иных операций над исходными данными. До появления компьютеров таблицы создавались на бумаге в виде разграфленных листов или картотеки. Компьютеры облегчили не только отображение данных, но и их обработку. Программы, используемые для этой цели, получили название табличных процессоров или электронных таблиц. Электронная таблица, как и разграфленная на бумаге, разделена на столбцы и строки, в ячейки которых записана различного рода информация: тексты, числа, формулы и т.д.

           Актуальность темы состоит в том, что MS Excel помогает и упрощает работу сотрудникам любых предприятий.

     Объект  исследования: табличный процессор  MS Excel.

     Предмет исследования:MS Excel в менеджменте.

     Цель  работы рассмотреть для чего используется MS Excel в менеджменте.

2. Сущность, цели и задачи менеджмента

2.1. Сущность менеджмента

Менеджмент (управление) - воздействие одного лица или группы лиц (менеджеров) на другие лица для побуждения действий, соответствующих достижению поставленных целей при принятии на себя менеджерами ответственности за результативность воздействия (рис. 1).

Рис. 1. Кольцо управления. 

Управление  включает три аспекта:

- «кто» управляет «кем» (институциональный аспект);

- «как»  осуществляется управление и  «как» оно влияет на управляемых  (функциональный аспект);

- «чем»  осуществляется управление (инструментальный  аспект). 

Пожалуй, центральным моментом роли менеджера  в управлении является понимание им своей общей компетенции. Ясно, что общая компетенция менеджера не может представлять из себя простую сумму частных компетенций сотрудников. Однако эти компетенции безусловно связаны друг с другом. Менеджер должен обладать той суммой знаний из частных компетенций, которая позволяет принимать ему оперативные и стратегические решения, т.е. знать основы взаимозависимости частных компетенций, их значимость в бизнес-процессе, ключевые ресурсные ограничения и риски, связанные с ними.

В деятельности любого предприятия следует выделить цели и ограничения, они выполняющие следующие основные задачи в управлении:

- сопоставление  существующего состояния с желаемым («Где мы?» и «Куда идем?»);

- формирование  руководящих требований к действиям  («Что надо сделать?»);

- критериев  принятия решений («Какой путь  лучший?»);

- инструментов  контроля («Куда мы в действительности  пришли и что из этого следует?»  (рис.2).  

Рис. 2. Сущность менеджмента

2.2. Основное содержание  общих целей и  ограничений

Цели и ограничения по смыслу очень близки друг другу.

Цель - генеральный императив действий, описывающий будущее состояние или процесс как объект, желаемый для достижения.

Ограничение- конкурирующая главной цель из разряда второстепенных, противоречащая ей, достижение которой нежелательно.

Классификация целей может осуществляться:

- по  охватываемой сфере (общая, частная  цели);

- по  значению (главная, промежуточная,  второстепенная);

- по  количеству переменных (одно- и многоальтернативная);

- по  предмету цели (рассчитана на общий или частный результат). 

Типичные  результативно-хозяйственные  цели:

    - стремление к доходу;

    - стремление к имущественному  состоянию (например, доведение фирмы  до состояния, обеспечивающего  возможность ее выгодной продажи);

    - стремление к увеличению оборота;

    - стремление к снижению расходов.

Кроме того, могут иметь место общественные, социальные цели.

Ограничения могут задаваться самой фирмой и  извне (соблюдение законов).

Формулировка  целей и ограничений является важной задачей менеджмента. При этом следует четко определить:

    - содержание цели;

    - ее размер (максимум, минимум, уровень);

    - временные параметры;

    - пространственные характеристики;

    - персональную привязку;

    - ранг в иерархии целей.

3. Возможности программы excel

    В настоящее время на рынке известно большое количество программ, обеспечивающих хранение и обработку табличных данных: Microsoft Excel, Lotus l-2-З, Quattro Pro и другие. Электронные таблицы различаются, в основном, набором выполняемых функций и удобством интерфейса. Более 90% пользователей персональных компьютеров работают с Microsoft Excel. Microsoft Excel применяется при решении планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, при выполнении бухгалтерского и банковского учета, для статистической обработке информации, для анализа данных и прогнозирования проектов, при заполнении налоговых деклараций.

      Электронные таблицы Excel позволяют  обрабатывать статистическую информацию  и представлять данные в виде  графиков и диаграмм. Их можно  использовать и в повседневной жизни для учета и анализа расходования денежных средств: при ежедневной покупке продуктов и хозяйственных товаров, при оплате счетов и т.д.

    Электронная таблица имеет вид прямоугольной  матрицы, разделенной на столбцы  и строки. В ней могут храниться различные данные: тексты, числа, даты, результаты выполнения арифметических, логических или других операций над исходной информацией.

    Возможность быстрого пересчета данных при поступлении  новой информации, расчета нескольких вариантов исходных данных облегчает моделирование различных ситуаций и выбор оптимального варианта.  
Электронные таблицы можно легко вставить в документ, составленный в текстовом процессоре Word или другом приложении Microsoft Office.

Возможности Excel очень высоки. Обработка текста, управление базами данных - программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике.  Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей EXCEL тяжело достичь.

1. Окно EXCEL

Окно Excel содержит множество различных элементов. Некоторые из них присущи всем программам в среде Windows, остальные  есть только в окне Excel. Вся рабочая область окна Excel занята чистым рабочим листом(или таблицей), разделённым на отдельные ячейки. Столбцы озаглавлены буквами, строки - цифрами.

 Как  и во многих других программах  в среде Windows, вы можете представить  рабочий лист в виде отдельного окна со своим собственным заголовком - это окно называется окном рабочей книги, так как в таком окне можно обрабатывать несколько рабочих листов.

 На  одной рабочей странице в распоряжении  будет 256 столбцов и 16384 строки. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы буквами и комбинациями букв. После 26 букв алфавита колонки следуют комбинации букв от АА, АВ и т. д.

 В  окне Excel, как и в других программах  под Windows, под заголовком окна  находится строка меню. Чуть ниже  находятся панели инструментов Стандартная и Форматирование. Кнопки на панели инструментов позволяют быстро и легко вызывать многие функции Excel.

3.2. Оформление рабочих  листов 

3.2.1. Выбор шрифта

Изменить  тип, размер шрифта или исполнение текста можно выделив соответствующие ячейки и открыв меню Формат. Выбрав команду Ячейки в меню Формат. После этого на экране появится диалог в котором будут указаны различные шрифты. Можно выбрать любой шрифт из списка предложенных. При выборе шрифта можно просматривать его начертание в окне пример. Для выбора типа шрифта, его размера и стиля можно использовать поля и кнопки, расположенные на панели инструментов.  

3.2.2. Типы шрифтов 

В настоящее  время для оформления таблиц и  документов используется большое количество шрифтов. Один из главнейших факторов, который необходимо принимать во внимание, -это разборчивость текста, оформление тем или иным шрифтом.

3.2.3 Стили

 Наряду  с выбором типа шрифта и  его размера можно выбрать  стиль шрифта: курсив, полужирный  или с подчёркиванием. Используют эти стили только для выделения важной информации в тексте документов и таблиц.

3.2.4. Цвета и узоры 

 В  Excel можно выделить в таблице  некоторые поля с помощью цвета  и узора фона, чтобы привлечь  к ним внимание. Это выделение  надо использовать осторожно, чтобы не перегрузить таблицу. Выберите вкладку Вид в диалоге Формат ячеек. Здесь для выделенных ячеек можно выбрать цвет закраски с помощью палитры.

3.2.5. Форматирование чисел 

 Если  нужно, чтобы записи превратились  в удобный документ, следует произвести форматирование чисел в ячейках. Проще всего форматируются ячейки,  куда заносятся денежные суммы. Для этого нужно выделить форматируемые ячейки. Затем выбрать команду меню Формат - Ячейки, а в появившемся диалоге - вкладку Число. Выбирается в группе слева строку Денежный. Справа появится несколько возможных вариантов форматов чисел. Формат числа определяется видом цифрового шаблона, который может быть двух видов: Чтобы лучше понять их назначение, рассмотрим варианты форматирования числа

 В  первой колонке взяты шаблоны форматов,  как в поле Коды формата. Во второй колонке мы видим,  как будет выглядеть число в результате форматирования.  

 Если  в качестве цифрового шаблона  используется ноль, то он сохранится везде, где его не заменит значащая цифра. Значок номера (он изображен в виде решетки) отсутствует на местах,  где нет значащих цифр. Лучше использовать цифровой шаблон в виде нуля для цифр,  стоящих после десятичной запятой,  а в других случаях использовать "решетку". Если вы оперируете числами,  где больше двух разрядов после запятой и цифры в них не равны нулю,  то происходит округление в большую или меньшую сторону. Точно так же Excel округляет дробные числа,  которые форматировали как целые, т. е. без разрядов после запятой. Округляются,  однако,  только числа,  которые выводятся на экран,  в расчетах используются точные значения. В поле Коды формата можно выбрать вариант задания сумм,  которые идут "в минус": наряду с обычным минусом их можно выводить красным, что часто используется при оформлении бухгалтерской документации.

3.2.6. Проверка орфографии 

 В  пакете Excel имеется программа проверки  орфографии текстов, находящихся в ячейках рабочего листа,  диаграммах или текстовых полях. Чтобы запустить её нужно выделить ячейки или текстовые поля,  в которых необходимо проверить орфографию. Если нужно проверить весь текст, включая расположенные в нем объекты,  выберите ячейку начиная с которой Excel должен искать ошибки. Далее нужно выбрать команду Сервис - Орфография.  Потом Excel начнет проверять орфографию в тексте.

Можно начать проверку при помощи клавиши F7. Если программа обнаружит ошибку или не найдет проверяемого слова в словаре, на экране появится диалог Проверка Орфографии.  

3.2.7.Операторы 

 Все  математические функции описываются  в программах с помощью специальных  символов, называемых операторами.  Полный список операторов дан  в таблице. 

    3.2.8.Перевычисление  рабочих листов 

 По  умолчанию при вводе,  редактировании  формул или при заполнении  формулами ячеек все вычисления  формул в рабочем листе происходят  автоматически. Однако при сложных  интеграционных расчетов это  может занять продолжительное время,  поэтому можно отменить автоматическое вычисление. Для этого нужно выбрать команду меню Сервис - Параметры, далее в появившейся вкладке Вычисление выбрать опцию Вручную и установить переключатель Перевычислять перед сохранением. После этого все вычисления в рабочем листе будут происходить только после нажатия клавиши «Вычислить».

3. Функции Excel

 Функции  призваны облегчить работу при  создании и взаимодействии с  электронными таблицами. Простейшим  примером выполнения расчетов  является операция сложения. Воспользуемся этой операции для демонстрации преимуществ функций. Не используя систему функций нужно будет вводить в формулу адрес каждой ячейки в отдельности,  прибавляя к ним знак плюс или минус. В результате формула будет выглядеть следующим образом:

=B1+B2+B3+C4+C5+D2

 Заметно,  что на написание такой формулы  ушло много времени, поэтому  кажется что проще эту формулу  было бы легче посчитать вручную.  Чтобы быстро и легко подсчитать  сумму в Excel,  необходимо всего  лишь задействовать функцию суммы,  нажав кнопку с изображением знака суммы или из Мастера функций, можно и вручную впечатать имя функции после знака равенства. После имени функций надо открыть скобку, введите адреса областей и закройте скобку. В результате формула будет выглядит следующим образом:

=СУММ(B1:B3;C4:C5;D2)

 Если  сравнить запись формул,  то  видно,  что двоеточием здесь  обозначается блок ячеек. Запятой  разделяются аргументы функций. 

 Использование  блоков ячеек,  или областей,  в качестве аргументов для  функций целесообразно,  поскольку оно,  во первых,  нагляднее,  а во вторых ,  при такой записи программе проще учитывать изменения на рабочем листе. Например нужно подсчитать сумму чисел в ячейках с А1 по А4. Это можно записать так:

=СУММ(А1;А2;А3;А4)

 Или  то же другим способом:

=СУММ(А1:А4)

3.4. Создание диаграмм 

 Работать  с электронными таблицами само  по себе большое удовольствие,  но если бы удалось превратить  сухие столбцы чисел в наглядные  диаграммы и графики. Такую  возможность дает Excel. В Excel есть  два различных способа сохранения в памяти диаграмм,  составленных по вашим числовым данным: это,  во-первых, "внедрённые" диаграммы и,  во-вторых,  "диаграммные страницы". Внедрённые диаграммы представляют собой графики, наложенные на рабочую страницу и сохраняемые в этом же файле; в диаграммных страницах создаются новые графические файлы. Создать внедренную диаграмму проще всего с помощью Мастера диаграмм,  составляющего часть пакета Excel.

3.4.1.Панель  инструментов диаграмм 

Диаграммы можно создавать не только с помощью  Мастера диаграмм. Также это можно делать и другим способом - даже более быстро – с помощью панели инструментов Диаграмма. Включить изображение этой панели на экране модно с помощью меню Вид - Панели инструментов. 

Пример: Введём любые данные на основе которых можно построить диаграмму. Выделяем данные и нажимаем на панели инструментов кнопку с изображением стрелки,  направленной вниз,  чтобы открыть список типов диаграмм. Выбрав тип диаграммы и задав в рабочем листе прямоугольник необходимого размера,  запускаем мастер диаграмм.

 Если  нужно создать диаграмму на  отдельном листе,  то надо выбрать  строку Диаграмма в поле Создать.  После короткого диалога с  Мастером диаграмм будет создан  отдельный рабочий лист.

3.4.2. Диаграммы-торты

Обычно  таким наглядным представлением данных пользуются,  когда надо показать составляющие доли в процентах от целого. Создать её на экране можно, также как и диаграмму любого другого типа,  с помощью мастера диаграмм.

3.5. Профессиональное  оформление 

 Для  оформления документов Excel предлагает кроме графиков и диаграмм возможность создавать другие графические объекты,  например вычерчивать на экране,  а потом распечатывать прямоугольники,  эллипсы,  прямые и кривые линии,  дуги и др. Можно также выполнить рисунки с помощью отдельных графических объектов,  что никто не будет подозревать,  что они выполнены с помощью Excel,  а не специально графического редактора.

Для создания рисунков предназначены кнопки,  расположенные на панели инструментов Рисование. Включить изображение этой панели на экране можно с помощью кнопки которая находится на панели инструментов Стандартная.

3.6. Обмен данными 

 Во  всех программах,  написанных  для операционной системы Windows, пользователь может пользоваться  ее буфером обмена(Clipboard), он представляет особую область памяти,  представляемой операционной средой в распоряжение различных программ. Используя буфер,  можно,  работая например в Excel,  прерваться и практически мгновенно перейти в другую программу,  которую Windows держит для вас наготове. Причем независимо от текущей программы переход осуществляется с помощью одной и той же команды. Для этого нужно выделить соответствующие ячейки. Занести данные в буфер,  используя для этого команду меню Правка - Копировать,  либо комбинацию клавиш Ctrl+C. Теперь либо сам Excel,  либо иная программа может вынуть данные из буфера с помощью команды меню Правка Вставить или одной из двух комбинаций клавиш: Shift+Insert или Ctrl+V.

3.6.1.Текстовый  редактор Word для Windows

 Из  буфера обмена данные поступают  в Word для Windows в виде таблицы. Эта программа понимает все форматы Excel. Гарнитура и размеры шрифта также сохраняются в неизменном виде. Используя меню обработки таблиц текстового редактора можно обрабатывать в нем данные.

3.7. Экспорт 

Excel может  хранить рабочие листы в памяти в различных форматах. Чтобы задать свой формат,  нужно выбрать команду меню Файл - Сохранить как, где есть поле Тип файла. Там имеется список форматов,  в которые Excel может преобразовать свои файлы.

4. Таблица и диаграмма