Текущее хранение документов. Подготовка к передаче на государствееное архивное хранение

Содержание 

1. Введение……………………………………………………………………….2

2. Текущее хранение документов………………………………………………3

2.1. Номенклатуры  дел………………………………………………………….3

3. Подготовка документов к архивному хранению…………………………..15

3.1 Экспертиза ценных документов ……………………………………………15

3.2 Составление номенклатуры дел ……………………………………………22

3.3 Формирование дела …………………………………………………………26

3.4 Оформление дела…………………………………………………………. 28

4. Заключение…………………………………………………………………….32

5. Список литературы……………………………………………………………34 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Введение.

     Большой удельный вес в общем, комплексе  делопроизводственных процессов имеют  операции по текущему хранению документов. Это связано с тем, что документы  предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие  сроки, а затем выделяются к уничтожению.

     Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документарной средой включает следующие стадии:

• документирование, понимаемое в настоящее время как особыми способами удостоверения;
• фиксация информации на различных носителях;
• оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;
• хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

     Значение  и ценность образующихся в деятельности организаций документов различны. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, другие, отражая научно-технические достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют историческое значение и как памятники истории и культуры, должны быть сохранены максимально долго, в идеале – бессрочно, а точнее – постоянно. 
 
 
 
 

2. Текущее хранение документов

2.1. Номенклатуры дел 

     В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают  большое количество документов. После  их использования в оперативной  деятельности для решения текущих  вопросов документы становятся хранителями  ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь  через определенное время, т.е. они  выступают в роли памяти учреждения.

     Быстрый поиск и использование таких  документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела как "Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку". Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов, а дела служит номенклатура дел.

     Номенклатура  дел - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.   Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения.

Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она  служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и  таким образом определяет систему  хранения документов в учреждении.

     Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы  в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

     Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный  номер документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использована

как схема  построения справочной картотеки на исполненные документы.

— Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со 1 сроками хранения до 10 лет включительно.

Номенклатура  дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

Номенклатура  дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: "Государственной системе документационного обеспечения управления", "Основных правилах работы ведомственных архивов", "Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".

     Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур  дел.

     Номенклатура  дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и  охватывать все документы, создаваемые  в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или  индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.

     Индивидуальная  номенклатура дел может быть для  организации в целом (сводная) или  отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и  в структурных подразделениях крупных  учреждений конкретная номенклатура дел  представляет собой систематизированный  список названий дел, заводимых в  них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений  объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная  номенклатура как классификационный  справочник имеет структурную схему  построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений.

     Широкое распространение получили типовые  и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что "Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и являются нормативным документом.

     Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел, заводимых  в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с  указанием их индексов и носит рекомендательный характер".

     Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышестоящими организациями  для своих подведомственных организаций. В порядке оказания методической помощи эти виды номенклатур могут  составляться архивными учреждениями на хоздоговорных началах.

     Каждая  организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур  дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

     Руководители  структурных подразделений обязаны  не только организовать составление  номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этой работе участвуют ведущие  специалисты, лицо, ответственное за делопроизводство, и обязательно  привлекается сотрудник архива учреждения. Канцелярия или архив учреждения оказывают методическую помощь, разъясняя  требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты  могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в  течение предстоящего года, и категории  документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки  дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных  категорий документов привлекаются специалисты. Совместная работа специалистов сделопроизводственными и архивными  работниками обеспечит составление  номенклатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.

     Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ним, предъявляемые нормативно-методическими документами "Государственной системой документационного обеспечения управления", "Основными правилами работы ведомственных архивов" и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность как полученных из вне, так и созданных в процессе деятельности подразделения.

     При наличии типовой номенклатуры дел "Основные правила работы ведомственных  архивов" предписывают: "Заголовок  каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и  может только конкретизироваться с  учетом специфики формирования дел  в данной организации"56.

     Из  примерной номенклатуры дел при  составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной  номенклатуре, могут быть разъединены  или объединены в конкретной, что  обусловливается или объемом  документации, или спецификой работы. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса. При объединении нескольких дел в одно обязательным условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов.

     "Сроки  хранения дел, предусматриваемые  типовой или примерной номенклатурой  дел, переносятся в конкретную  номенклатуру дел без изменений"57. Так как главным требованием  к номенклатуре дел является  охват всей совокупности документов, в нее должны быть включены  документы и временно действующих  комиссий, творческих групп, других  временных образований, созданных  для решения или обсуждения  каких-либо задач. Обязательно  включение в номенклатуру дел  вычислительного центра, общественных  организаций. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков  дел. Требование к заголовку  дела - краткость, четкость, предельная  точность, т.к. именно по заголовку  дела идет поиск необходимого  документа. Начинается заголовок  с указания рода заводимого  дела (переписка, документы, дело) или вида документа (приказы,  протоколы, планы, отчеты, акты  и т.п.). Затем содержание заголовка  уточняя данными об авторстве,  вопросе, корреспонденте, периоде,  за которой откладываются документы  и т.п. Понятие "дело" "Основные правила; (боты ведомственных архивов" предлагают употреблять "в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу".

Например, "Личное дело Петрова Петра Петровича'' или

"Дело  о поджоге зернохранилища в  поселке Ивановское Петровского  района".

     Если  в деле объединяются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью делопроизводства, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов" употребляется термин "документы"58. В конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

     Например: "Документы о строительстве  нового учебного комплекса института (утвержденные сметы расходов, планы  работ, финансовый отчет, докладные  записки, акты приема работ, переписка)";

"Документы  к протоколам заседания Ученого  Совета за 1996/97 уч. год (справки,  докладные записки, проекты решений)".

     В заголовке переписки уточняется, с кем она ведется и по каким  вопросам. Если переписка ведется  с одним корреспондентом, дается его конкретное название, например:

"Переписка  с фирмой "Софтоп" о поставке  принтеров и расходных материалов".

     Если  в деле переписка с несколькими  однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщенно, как видовое название корреспондента, например:

58 - Основные правила работы ведомственных архивов". - М.: Главархив СССР, 1986, п.2.1.20. В "Основных правилах работы государственных архивов СССР". -М.:Главархив СССР, 1984 п. 4.1.14 вместо термина "документы" употребляется понятие "материалы". Примеры: Материалы по внедрению законченных научно-исследовательских работ в производстве синтетического волокна (протоколы, докладные записки, заключения и др.); Материалы к приказам, протоколам, отчетам за такой-то год.

"Переписка  с молочно-консервными комбинатами  о поставке и использовании  тары".

     В том случае, когда переписка ведется  с разнородными корреспондентами, в  заголовке дела они не выносятся, а указывается лишь вопрос, например:

"Переписка  об организации факультета повышения  квалификации при университете".

     В практике работы организаций часто  бывает удобным сгруппировать в  одном деле документы нескольких авторов или корреспондентов, находящихся  на определенной территории (край, область, район), так как переписка с  каждым из них сравнительно небольшая  и нецелесообразно группировать переписку с каждым в отдельное  дело, т.е. группировка дела ведется  по географическому признаку.

     Например; "Переписка со школами Заречного  района об участии в дне открытых дверей" или "Годовые отчеты леспромхозов Кировской области".

Заголовок дела, состоящего из планов или отчетов, должен содержать указание на периодичность и характер документов. Например:

"Годовой  отчет по основной деятельности  кафедр факультета за I семестр",

"Месячные  отчеты об отгрузке товаров"  и т. д. В заголовке дела, содержащего статистические формы,  должны быть 'указаны названия  форм, их номер или условное  обозначение (шифр).

Например: "Годовой отчет о работе цехов  по форме Б-36", "Ведомость № ... по счетам ...",

"Ведомости  затрат на производство по  ф. № 12".

     В заголовках с распорядительной документацией, а также с протоколами после  указания вида документа, дается автор  и год.

Например: "Приказы директора банка за 1999 г.", "Протоколы Правления  за 1999 г".

В номенклатуре не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов, например таких:

"Переписка  по общим вопросам", "Руководящие  материалы", "Разная переписка", "Дела с отчетностью" и  т.д.

Подобные  заголовки недопустимы.

     При составлении заголовка каждого  конкретного дела необходимо учитывать  сроки хранения документов. Документы  с постоянным сроком хранения, временным  свыше 10 лет и временным до 10 лет  не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются  по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым  и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации.

     После составления заголовков дел и  установления сроков хранения каждого  дела проводится систематизация заголовков, так как в номенклатуре они  должны быть расположены в определенной последовательности, одинаковой для  всех структурных подразделений, с  учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок  расположения дел облегчает быстрый  поиск конкретного дела.

     Нормативные документы и методические материалы  по составлению номенклатур дел  рекомендуют первыми помещать дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих  органов, затем дела с организационной  документацией, относящейся к деятельности учреждения в целом (уставы, положения) или структурного подразделения (если составляется номенклатура дел структурного подразделения). Далее располагаются  названия дел с организационно-распорядительными  документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных  органов). За этой группой дел последовательно идут дела с плановыми и отчетными документами (годовые, за ними квартальные и месячные) и переписка.

     Номенклатура  дел структурного подразделения  после ее рассмотрения, редактирования и корректировки согласовывается  с архивом учреждения, одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя структурного подразделения. При согласовании номенклатуры с  ведомственным архивом его работники  проверяют полноту охвата номенклатурой  документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения. Общественные организации  учреждения и органы, функционирующие  на общественных началах, также составляют отдельные номенклатуры дел.

     На  основе номенклатур дел структурных  подразделений (в т.ч. и общественных организаций и органов, действующих  на общественных началах), делопроизводственная служба организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел. Ее разделами  являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным  расписанием организации. Первым разделом номенклатуры независимо от места в  штатном расписании ставится делопроизводственная служба (канцелярия). Последними разделами  помещаются общественные организации  и органы, действующие на общественных началах.

     Расположение  всех разделов и дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организация маленькая, ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, индексом дела будет порядковый его номер  в номенклатуре (01,02,03,04,...).

     В сводной номенклатуре в индекс каждого  дела входит обозначение структурного подразделения и порядковый номер  заголовка дела в 11ределах структурного подразделения. Индексация структурных  подразделений, как правило, постоянна  и, следовательно, повторяется из года н год. Желательно для оперативного поиска документов устанавливать одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, сохранять из года в год нумерацию дел структурного подразделения. Под одним и тем же индексом из года в год вносятся а номенклатуру переходящие дела (т.е. по вопросам, рассматриваемым в течение нескольких лет).

     Например, "Переписка с машиностроительным заводом о поставке оборудования для строительства 2-й очереди  метро".

     Индекс  должен обозначаться арабскими цифрами. Например, если дело включено в номенклатуру седьмым, а индекс структурного подразделения 02, то индекс данного дела будет 02-07.

     Номенклатура  дел составляется по унифицированной  форме, в которой каждая графа  имеет свое назначение и требует  правильного заполнения.

     В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей - обозначения  структурного подразделения и порядкового  номера дела в пределах структурного подразделения. В конце каждого  раздела номенклатуры оставляют  резервные порядковые номера для  заведения в структурном подразделении  дополнительных непредусмотренных  заранее дел, если такие появятся в течение года.

     Во  вторую графу вносятся названия заголовков дел, В течение года под одним  названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета  в конце года заполняется графа  третья. В четвертой графе указывается  срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установлен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и ЭК (ЦЭК) учреждения и утверждаются ЭПК архивного органа.

     Пятая графа "Примечания" заполняется  в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении  дел, передаче дел в архив; о незавершенных  делах; делах, переходящих на следующий  год и т, д.

     Проект  номенклатуры дел учреждения рассматривается  и одобряется ЦЭК (ЭК) учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы  поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел  утверждается руководителем учреждения.

     Если  учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с  ЭК вышестоящей организации.

     Печатается  номенклатура дел не менее чем  в 4-х экземплярах: первый хранится в  делопроизводственной службе учреждения, второй - в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий - в ведомственном архиве, четвертый является рабочим и  в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения  для заведения по ним дел.

     Экземпляр, согласованный с государственным  архивом и утвержденный руководителем  учреждения, имеет постоянный срокхранения и включается в сводную номенклатуру в раздел делопроизводственной службы.

     Номенклатура  вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и  задачи учреждения не меняются, согласованная  ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем  учреждения. В таком случае Государственный  архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год остается без изменений.

     Однако  не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пере составлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел, рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела и по ней быстро можно установить номер нужного дела и найти необходимый документ. Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

     Номенклатура - достаточно сложный документ, ее составление требует специальных знаний и коммерческим фирмам, небольшим учреждениям, не имеющим специально подготовленных работников в области документального обеспечения управления, лучше заказать номенклатуру на хозрасчетной основе в архивных учреждениях. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Подготовка документов к архивному хранению

     Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных  документов — создание условий для  их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

     Подготовка  исполненных документов к хранению и использованию включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
• оформление дел;
• описание документов постоянного и долговременного хранения;
• обеспечение их сохранности;
• передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.