Трудовая книжка. 4

                                           Оглавление

 

Введение.

1. Понятие трудовой книжки.
2. История трудовой книжки.
3. Ведение трудовых книжек.
4. Внесение и изменений и исправлений в трудовые книжки.
5. Дубликат трудовой книжки.
6. Оформление вкладыша в трудовой книжке.
7. Учет и хранение трудовых книжек.
8. Выдача трудовой книжки при увольнении.
9. Отмена трудовых книжек.

          Заключение.

Список используемой литературы и источников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                Введение

 

До выхода в свет Трудового кодекса в средствах массовой информации активно муссировался вопрос о возможной отмене трудовых книжек, что связывалось прежде всего с принятием Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования».

С 1 января 1997 г. вступил в силу Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования». Он впервые установил такой вид страхования, который осуществляется за счет обязательных страховых взносов работодателей и трудящихся, формирующих базу трудовых пенсий.

Плательщикам страховых взносов (застрахованным лицам) территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером и выдает страховое свидетельство. Индивидуальный лицевой счет включает подробные сведения о человеке, в том числе паспортные данные, периоды трудовой или иной общественно полезной деятельности (входящие в общий стаж для назначения) и специальный стаж, дающий право на льготную пенсию.

Новое трудовое законодательство подтверждает целесообразность существования трудовой книжки.

В трудовых книжках работников, по существу, отражается их профессиональная биография: образование и квалификация, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. На ее основе устанавливались все виды трудового стажа для назначения пенсий.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации свыше пяти дней, в том числе на временных, сезонных, нештатных работников (если они подлежат государственному социальному страхованию), надомников, работников с неполным рабочим временем.

В данной работе рассматриваются такие вопросы, как правила заполнения трудовых книжек, внесение изменений и исправлений в трудовую книжку, типичные ошибки при заполнении или внесении изменений в трудовую книжку, выдача дубликата трудовой книжки, оформление вкладыша в трудовую книжку, учет и хранение трудовых книжек, выдача трудовой книжки при увольнении.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                               1. Понятие трудовой книжки

 

Согласно ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Поэтому вполне логично, что в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации трудовая книжка – это документ, обязательный для предъявления при поступлении на работу, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается, впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Именно трудовая книжка позволяет работодателю сделать вывод о профессиональном опыте лица. Предполагается, что она предоставляется всегда лицом, устраивающимся на работу, кроме уже указанных случаев. Однако помимо этого трудовая книжка может также отсутствовать вследствие ее утраты, повреждения либо по иным подобным причинам. В таких ситуациях Трудовой кодекс Российской Федерации предписывает работодателю по письменному заявлению лица, поступающего на работу и утратившего трудовую книжку, в котором обязательно должна быть указана причина ее отсутствия, оформить новую трудовую книжку.

До принятия Федерального закона от 30 июня 2006 г. №90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» исключение составляли индивидуальные предприниматели, но данным Федеральным законом им также была вменена обязанность вести трудовые книжки на своих работников. В некоторых комментариях к Трудовому кодексу Российской Федерации особо отмечают, что данное положение является новеллой в трудовом законодательстве Российской Федерации.

Минздравсоцразвития в своем письме разъяснило, что при наличии трудовых отношений между работником и индивидуальным предпринимателем на момент введения в действие Закона №90-ФЗ в трудовую книжку необходимо внести запись о приеме на работу со дня начала работы у данного предпринимателя, поскольку это в интересах работника. При отсутствии этой записи в трудовой книжке работника, принятого на работу к индивидуальному предпринимателю до 6 октября, запись об увольнении такого работника после 6 октября вносить не нужно.

В отношении работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, положения законодательства не изменились. Они не вправе производить записи в трудовых книжках, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Поэтому сотрудникам отдела кадров бюджетных учреждений при приеме трудовых книжек следует обращать внимание на правильность ранее внесенных записей. Трудовые книжки заводятся на всех работников государственных, кооперативных, коммерческих и общественных предприятий (организаций, учреждений), проработавших указанное выше количество дней, в том числе на сезонных и временных работах, а также на внештатных работников при условии их государственного социального страхования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                            2. История трудовой книжки

 

Трудовые книжки появились в нашей стране сразу после революции и имеют свою историю. Труд первоначально закрепили как право в Конституции, скоро он стал обязанностью. В целях исполнения Конституции РСФСР 1918 г. был издан Декрет «О трудовых книжках для нетрудящихся». Это была первая попытка упорядочить трудовые отношения. Трудовая книжка заменила документ, удостоверяющий личность для:

1) лиц, живших  на нетрудовой доход, поступления с имущества, % с капитала.

2) лиц, трудившихся  по найму.

3) членов советов  и правлений акционерных обществ, компаний и всякого рода товариществ  и директоров этих обществ.

4) частных торговцев, биржевых маклеров, торговых и  коммерческих посредников.

5) лиц свободных  профессий, если они не выполняли  общественно-полезную функцию.

6) лиц, не имевших  определенных занятий.

   Местные Советы устанавливали сроки заполнения трудовых книжек – не реже 1 раза в месяц, делали отметку в книжке о выполнении возложенных на них общественных работ и повинностей. В декабре 1918 г. это было закреплено в КЗоТе. Форма трудовой книжки была разработана Народным Комиссариатом Труда. Записи в трудовой книжке удостоверялись подписью владельца. Указывалось: Ф.И.О., время рождения; Название и адрес профсоюза, к которому он принадлежит; Категория, присваиваемая при зачислении расценочными комиссиями профсоюзов. При увольнении трудовая книжка оставалась у владельца. Декрет ВЦИК «О введении трудовых книжек в городе Москве и Петрограде» от 25.06.1919 г. устанавливал возраст трудящихся – с 16 лет. В 1923 г. книжки заменили на удостоверения личности. Еще через три года в стране ввели так называемые трудовые списки, а с 15 января 1939 г. – трудовые книжки единого образца для рабочих и служащих всех государственных и кооперативных предприятий и учреждений (постановление СНК СССР от 20 декабря 1938 г. «О введении трудовых книжек»). Теперь каждый работник был обязан иметь трудовую книжку, до этого времени на служащих велись трудовые списки, а рабочим выдавались справки о работе. Постановлением Экономсовета при СНК СССР от 28 мая 1940 г. №733 был утвержден вкладыш в трудовую книжку. Еще позднее, 9 июля 1958 г. была утверждена Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. В ней подробно регламентировался порядок заполнения, хранения, учета и выдачи работникам трудовых книжек. До 1970 г. эта Инструкция пополнилась множеством изменений, дополнений, разъяснений и т.п.

     В 1970 г. принимаются Основы законодательства. Далее в области трудового законодательства происходит множество изменений.

В процессе использования трудовых книжек обнаружились некоторые пробелы в законодательстве, связанные с их заполнением, учетом и хранением, поэтому 6 сентября 1973 г. Совет Министров СССР и ВЦСПС в целях дальнейшего улучшения порядка ведения трудовых книжек рабочих и служащих на предприятиях, в учреждениях и организациях, а также повышения воспитательного значения трудовых книжек в деле укрепления трудовой дисциплины приняли Постановление «О трудовых книжках рабочих и служащих». 20 июня 1974 г. была утверждена Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях (постановление Госкомтруда СССР от 20.06.74 №162), изменения и дополнения происходили в 1985 г. (постановление Госкомтруда СССР от 02.08.85 №252), в 1987 г. (постановление Госкомтруда СССР от 31.03.87 №201), в 1990 г. (постановление Госкомтруда СССР от 19.10.90 №412). В настоящее время действует Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках», утвержденное постановлением министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 «об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», что Зарегистрировано в Минюсте РФ 11 ноября 2003 г. под номером №5219.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                           

                           3. Ведение трудовых книжек

 

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за

оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  4. Внесение изменений и исправлений в трудовые книжки

 

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также в случае массовой потери трудовых книжек вызванной действием непреодолимых обстоятельств.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Большинство работников отдела кадров неверно исправляют неправильные или неточные сведения, ранее внесенные в трудовую книжку. Если это ошибки, связанные с фамилией, именем, отчеством, датой рождения работника, то исправления вносятся на основании паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о перемене фамилии, имени, отчества, с указанием полных реквизитов документов, на основании которых вносятся исправления, и должны быть заверены подписью и расшифровкой работника отдела кадров и печатью организации. Если же были допущены ошибки, например, в записях о приеме или увольнении, то ошибочные записи не зачеркиваются, а следующим под следующим порядковым номером: «запись под № ….считать недействительной»

Также типичной ошибкой работников отдела кадров является невнесение в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации – работодателя приводит к возникновению разночтения в записях о приеме на работу и увольнении с нее, то есть наименование организации при приеме на работу не соответствует наименованию организации в тексте оттиска печати при увольнении. Это создает трудности при оформлении пенсий и требует дополнительного документального оформления справками с прежних мест работы или архивных учреждений.

Записи о переименовании организации, структурного подразделения без указания порядкового номера и даты вносится в раздел «Сведения о работе». При этом в графе 4 приводится обоснование – приказ о переименовании без расшифровки причин изменения наименования и данных о государственной регистрации нового наименования организации.

 

 

 

 

                            5. Дубликат трудовой книжки

 

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.  

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Однако по свидетельским показаниям подтверждение стажа работы возможно только до даты регистрации застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования. Весь стаж работы после регистрации застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования подтверждается выпиской из индивидуального лицевого счета застрахованного лица, выдаваемой территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации, либо иными организациями, уполномоченными на выдачу данной выписки, либо выпиской, полученной на официальной сайте государственных услуг.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

              6. Оформление вкладыша в трудовой книжке

 

В течение трудовой деятельности у некоторых работников наступает период, когда становится некуда вносить изменения в разделе «Сведения о работе». Что делать, когда страницы трудовой книжки заполнены полностью?

В этом случае для избежания в будущем проблем с оформлением пенсии запрещается:

• зачеркивать в наименование раздела «Сведения о награждении» на «о работе» и продолжать вносить в переименованный раздел сведения о работе;

 • вклеивать и вшивать чистые листы

• использовать бланки пустых трудовых книжек в качестве вкладышей.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем, утвержденной формы.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

 Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним.

При окончании одного из разделов трудовой книжки специалист кадровой службы организации-работодателя обязан оформить вкладыш в трудовую книжку по установленной Правилами ведения и хранения трудовых книжек форме.

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Допускается также о каждом выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу ставить штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.

Работник предъявляет паспорт и документ об образовании, на основании этих документов и заполняется титульный лист вкладыша в трудовую книжку.

 В качестве даты ставится фактическая дата заполнения вкладыша.

Следует заполнить сам вкладыш, прежде чем ставить штамп на титульном листе трудовой книжки, например: «Выдан вкладыш ВТ №0595527».

Бывает, что при заполнении вкладыша случается ошибка, тогда неправильно заполненный бланк вкладыша придется уничтожить по акту. Испорченный вкладыш не подлежит дальнейшему заполнению, а его серия и номер уже внесены на титульный лист трудовой книжки.

Приходится вновь ставить новый штамп, а на титульном листе трудовой книжки вносить соответствующие исправления.

Заполненный вкладыш подшивается в обложку трудовой книжки в самом конце. Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титульном листе трудовой книжки, а все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. При этом вкладыш без трудовой книжки недействителен.

За бланк вкладыша работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на его приобретение.

В случае неправильного первичного заполнения вкладыша в трудовую книжку, а также в случае его порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта, к которому целесообразно прилагать подлинные номера из испорченных трудовых книжек (вкладышей), которые необходимо вырезать и вклеить в акт или на отдельный лист бумаги.

Акт и номера испорченных бланков хранятся в материальных отчетах организации. Это является неопровержимым документальным подтверждением уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Вкладыш оформляется и ведется работодателем по основному месту работы по тем же правилам и в том же порядке, что и трудовая книжка.

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке.

Пункт 27 Правил предусматривает, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке или вкладыше исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, о награждениях (поощрениях) должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения.

В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

 Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

Таким образом, может быть исправлена любая имеющаяся в трудовой книжке или вкладыше запись независимо от ее порядкового номера и давности внесения.

 

 

 

 

 

 

 

                      7. Учет и хранение трудовых книжек

 

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;