Трудовые отношения и ведение кадровой документации

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

«Сибирский государственный  аэрокосмический университет

имени академика М.Ф. Решетнева»

(СибГАУ)

Аэрокосмический колледж

РЕФЕРАТ

по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»

Тема: «Трудовые  отношения и ведение кадровой документации»

                                                                                    Выполнила: 

                                                                                Руководитель:

Красноярск 2010г

Трудовые отношения  и ведение кадровой документации

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Любое юридическое  лицо, вне зависимости от того, в  какой организационно-правовой форме  оно создано, в процессе осуществления  хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью подбора сотрудников, а также осуществлением работы по оформлению, ведению и сохранению кадровой документации. Несмотря на то, что требования к ведению кадровой документации предусмотрены действующим законодательством, зачастую кадровым вопросам не предают серьезного значения, в результате чего кадровая документация в организациях ведется с грубыми нарушениями установленных требований.

В связи с  этим руководителям юридических  лиц следует помнить, что на них  возложена персональная ответственность  за документальный фонд организации. За нарушение правил ведения кадровой документации предусмотрен ряд штрафных санкций, установленных распоряжениями Правительства Российской Федерации и Правительства Москвы.

Помимо обязанностей, связанных с оформлением и  ведением кадровой документации, в деятельности любой организации возникают вопросы подбора кадров и формирования корпоративной кадровой политики, подразумевающей своевременное обеспечение фирмы персоналом с необходимым уровнем квалификации, профессиональных и личных качеств, способным решать поставленные трудовые задачи.

Формирование  основ кадровой политики юридического лица осуществляется его высшим руководством. Реализация поставленных задач ложится  на сотрудников кадровой службы.

Таким образом, грамотная организация деятельности кадровой службы, осуществляемая в рамках действующего законодательства и основанная на принципе тщательного отбора кадров, является одним из основополагающих условий успешного развития любого юридического лица.

ТРЕБОВАНИЯ  К КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ

В любой организации  должен быть составлен и утвержден  для внутреннего пользования  ряд кадровых документов, наличие  которых предусмотрено действующим  законодательством. В связи с  этим нужно отметить следующие документы.

1. Штатное расписание.

Необходимым условием, предшествующим подбору работников во вновь создаваемую организацию, является составление и утверждение  штатного расписания. Штатное расписание должно утверждаться генеральным директором, по крайней мере, один раз в год. Значение этого документа чрезвычайно велико. Так, например, оно позволяет определять количество имеющихся на данный момент вакансий для приема на работу. В случае необходимости приема на работу новых сотрудников штатное расписание может быть без особого труда изменено. Однако более важным моментом для работодателя представляется то, что в случае увольнения кого-либо из сотрудников в связи с сокращением штата (п.1 ст. 33 КЗоТ) он будет иметь возможность доказать в суде невозможность трудоустройства данного работника и законность его увольнения с точки зрения преимущественного права на оставление на работе. Здесь необходимо отметить, что проблема увольнения работников в связи с необходимостью сокращения штата не является монополией крупных фирм и зачастую возникает и в небольших организациях. В случае возникновения трудового спора с работником судьей обязательно будет истребовано штатное расписание, и в том случае, если оно не будет представлено суду либо будет составлено ненадлежащим образом, выиграть такой спор может быть очень непросто.

Необходимо также  отметить, что действующее законодательство не предусматривает обязанности  работодателя доводить штатное расписание до сведения работников.

2. Должностные  инструкции.

Следующим этапом формирования кадровой документации юридического лица является разработка должностных инструкций для своих сотрудников. Разработка должностных инструкций также очень важна для работодателя, так как в ней четко определены обязанности работника, что облегчает, в частности, наложение взысканий на недобросовестных работников. В связи с этим следует иметь в виду, что все, за что может быть наказан работник, работающий без должностной инструкции,— это опоздание или самовольное оставление рабочего места, появление на работе в нетрезвом состоянии, совершение хищения.

Должностные инструкции должны быть разработаны для каждой имеющейся в штатном расписании должности. Работники в обязательном порядке должны быть ознакомлены  с должностными инструкциями под  роспись. При получении должностной  инструкции работник расписывается в том, что с содержанием инструкции он ознакомлен и с ее требованиями согласен. Желательно, чтобы весь комплект должностных инструкций был готов до начала приема сотрудников на работу. Это позволит работодателю сразу включать ее в трудовой договор (контракт) с каждым работником. При составлении должностной инструкции следует максимально подробно описать характер поручаемой работнику работы.

Если же должностные  инструкции составлены уже после  того, как штат сформирован, следует также довести их содержание до сведения работников под роспись. Введение таких должностных инструкций с момента их вручения работникам возможно в случае, когда обязанности работников остаются без изменений. Если же обязанности работника изменяются либо меняется название занимаемой им должности по сравнению с прописанной в трудовом договоре (контракте), то в этом случае используется механизм изменения существенных условий труда, предусмотренный ст. 25 КЗоТ, в соответствии с которой работник должен быть письменно уведомлен за два месяца до начала применения новых условий труда, и если он не согласится продолжить работу на таких условиях, то он может быть уволен по п. 6 ст. 29 КЗоТ по истечении указанного срока.

В том случае, если в должностной инструкции упомянуты те или иные документы, которыми работник должен пользоваться в процессе выполнения возложенных на него обязанностей, работодатель обязан обеспечить предоставление работнику этих документов.

В каждой должностной  инструкции должна быть прописана обязанность работника исполнять другую работу, связанную с описанной в инструкции или близкую к ней. В случае необходимости перевода работника на другое место это позволит избежать оформления перевода в порядке, предусмотренном ст. 26 КЗоТ.

Среди других документов, которые должны быть составлены работодателем, следует обратить внимание на следующие.

1. Табель учета использования рабочего времени (позволяет работодателю налагать дисциплинарные взыскания на работников, нарушающих трудовой распорядок).

2. Документация по охране труда (должны быть составлены и доведены до сведения работников под роспись инструкции по технике безопасности, инструкции о правилах эксплуатации электроприборов и т.д.). За отсутствие указанной документации к юридическому лицу могут быть применены штрафные санкции.

3. Договоры о полной материальной ответственности заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства. Таким образом, договоры о полной материальной ответственности не могут заключаться с лицами, которым материальные ценности непосредственно не передаются для осуществления их производственной деятельности.

КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Среди общего объема документов, подведомственных кадровой службе, существенное значение имеет  документация по личному составу. Указанная  документация требует особой аккуратности при ее оформлении, ведении и обеспечении  сохранности на протяжении длительного периода времени.

К документации по личному составу относятся  в частности:

1) трудовые контракты  (договоры), заключаемые между администрацией  предприятия и работником;

2) приказы по  личному составу (регламентируют  прием, увольнение, перевод сотрудников);

3) трудовые книжки;

4) личные карточки  формы № Т-2;

5) личные дела;

6) лицевые счета  по заработной плате.

1. Оформление  заявления, анкеты, трудового договора (контракта).

Принимая на работу сотрудников, любой работодатель сталкивается с необходимостью оформления с ними трудовых отношений. Трудовые отношения с работниками оформляются посредством заключения с ними трудовых договоров (контрактов). В соответствии с действующим законодательством трудовой договор (контракт) представляет собой соглашение между трудящимся и организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Организация же в свою очередь обязуется выплачивать трудящемуся заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.

В сложившейся  на сегодняшний день практике нередки  случаи, когда при оформлении рядового сотрудника администрация юридического лица принимает решение об отказе от заключения с ним письменного трудового договора (контракта). Это объясняется в основном несовершенством действующего на сегодняшний день трудового законодательства, содержащего ряд невыгодных для работодателя императивных норм. Однако необходимо помнить, что, отказываясь от заключения трудового договора (контракта), работодатель своими действиями нарушает нормы действующего законодательства, и в частности ст. 18 КЗоТ, требующей письменного заключения трудового договора. Также нужно отметить, что, отказавшись от заключения трудового договора, работодатель лишает себя преимуществ, которые дает четкое закрепление на бумаге прав и обязанностей участников трудовых отношений.

При приеме на работу работник должен предъявить паспорт, трудовую книжку или справку о последнем занятии, если он поступает на работу впервые. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета. В том случае, когда на работу принимается специалист, от которого требуется специальные знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана потребовать предъявления оригинала документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д.

Первым делом при приеме на работу работник пишет заявление  о приеме на работу. В заявлении должны быть указаны название организации, фамилия руководителя организации, должность, о которой просит заявитель, структурное подразделение и условия приема. Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах или резолюции руководителя. Заявление подписывается и датируется.

При необходимости заполняется  личный листок по учету кадров (или  анкета) и составляется автобиография.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике, и, если тот не возражает против ее заполнения, работодатель от этого только выигрывает. Но, поскольку среди документов, необходимых при приеме на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.

Заявитель подписывает заполненную  анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой.

На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

В том случае, если работодатель удовлетворен кандидатурой работника, между ними заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о  приеме на работу.

Прием на работу оформляется  приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись. Таким образом, в настоящее время письменная форма обязательна для всех трудовых договоров, и заключение договора (контракта) не исключает необходимости издания приказа.

Трудовой договор имеет  типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия труда сотрудника, занимаемая должность. Условия трудового  договора (контракта) подразделяются на обязательные и дополнительные.

К обязательным условиям, без достижения соглашения по которым трудовой договор не может быть заключен, относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; о месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение); о сроке действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным условиям относятся  такие условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие.

Согласно статье 21 КЗоТ при  заключении трудового договора (контракта) может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе (распоряжении) о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что «срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза,— шести месяцев».

В соответствии со статьей 17 КЗоТ трудовые договоры (контракты) заключаются:

— на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

— на определенный срок, не более  пяти лет;

— на время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой договор (контракт) заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены  на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, или условий ее выполнения, или интересов работника, а также в случаях, непосредственно предусмотренных законом. Срочные трудовые договоры заключаются прежде всего в тех случаях, когда работа не имеет постоянного характера. Например, для замещения работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске или выехавших в длительную командировку и т.д. День выхода такого работника на работу и будет считаться днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

В трудовых договорах, заключаемых на время выполнения каких-либо работ, срок оговаривается  временем завершения определенной работы. Разновидностью срочных трудовых договоров  являются договоры о временной и  сезонной работе. Таким образом, фактом приема на работу является подписание трудового договора (контракта)— документа, который фиксирует согласие сторон на установление трудовых правоотношений и регулирует их. Сторонами трудового контракта являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант). В случае возникновения конфликтной ситуации письменная форма трудового договора (контракта) будет являться основным документом, определяющим взаимоотношения работника и работодателя, и надежной гарантией от возможных недоразумений.

2. Оформление приказов по личному составу, личной карточки, личного дела.

Проект приказа  о приеме на работу готовится одновременно с трудовым договором (контрактом).

Приказ по личному  составу является документом, регулирующим трудовые правоотношения работников с  администрацией предприятий, учреждений и организаций.

Приказами по личному  составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, увольнение, поощрение, взыскание  и т.д.

Приказы по личному  составу должны быть оформлены в  соответствии с Кодексом законов о труде РФ и являются основаниями для внесения записей в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. При приеме на работу обязательно указываются установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и при необходимости условия приема: временно (с: по:), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Проект приказа  по личному составу подлежит согласованию с определенным кругом должностных  лиц, определяемым в зависимости  от специфики конкретного рассматриваемого вопроса. Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы.

Приказы по личному  составу обязательно регистрируются в книге (журнале) регистрации или  регистрационных карточках.

Первые экземпляры приказов о приеме на работу, а также  приказы о переводе, увольнении, изменении фамилии подшиваются в отдельное дело по номенклатуре дел (приказы по личному составу). Приказы по личному составу согласно КЗоТ доводятся до сведения работников под роспись.

После подписания руководителем организации приказа  о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (унифицированная форма № Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. № 26), необходимая для анализа состава и учета движения кадров.

Основанием для  записей являются соответствующие  документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Срок хранения приказов по личному составу, кроме  приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года) и личных карточек (форма № Т-2),— 75 лет.

Затем на всех сотрудников  фирмы, за исключением принятых на временную  работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме № Т-2) оформляется личное дело.

Личное дело—  это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике  и его трудовом стаже. Порядок  работы с личными делами не регламентирован  общими нормативами, в связи с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии— все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы  личного дела составляется внутренняя опись.

Личные дела учитываются в журнале учета  личных дел, который является основным учетным документом.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных  работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов: заявления от работника; при необходимости— анкеты; трудового договора (контракта); приказа о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2), и если это необходимо, личного дела (после издания приказа о приеме на работу).

3. Правовое регулирование перевода сотрудников на другую работу и увольнение работников.

Перевод сотрудника на другую работу осуществляется, как  правило, с его согласия.

Основанием для  перевода могут быть личное заявление  или представление о переводе. При производственной необходимости или в случае простоя согласия работника на перевод не требуется. Основанием для перевода работника являются: докладные записки руководителей структурных подразделений; приказы по основной деятельности; акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи со сложившейся производственной ситуацией.

Перевод на другую работу должен оформляться приказом по личному составу, где указывается  новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов— с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

Затем изменения, связанные с переводом работника  на другую работу, заносятся в трудовую книжку, в личную карточку формы № Т-2 и/или личное дело, в лицевой счет по заработной плате.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях КЗоТ, на основании  поданного работником личного заявления, или в связи с истечением срока  действия контракта, заключенного на определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудового соглашения.

ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПОДБОРА КАДРОВ

Грамотный подбор кадров является одним из основных условий процветания любой организации. При рассмотрении кандидатур на замещение  той или иной должности работодателю необходимо тщательно анализировать соответствие кандидата предлагаемой должности, сочетание личных и деловых качеств, перспективности кандидата и др. Технология подбора кадров обычно состоит из нескольких этапов.

Так, перечень требований, предъявляемых к кандидату на ту или иную должность, определяется особенностями работы, которую ему предстоит выполнять. Поэтому для лучшего понимания вопроса кадровики составляют профессионально-квалификационную модель, или профессиограмму, которая представляет собой описание целой системы производственных, психологических, гигиенических, организационно-трудовых и других особенностей той или иной профессии.

В такой профессиограмме  должны быть отражены:

1) общая характеристика  профессии;

2) характеристика выполняемой работы;

3) требования  к организации рабочего места;

4) санитарно-гигиенические  условия работы;

5) срок обучения  профессии (специальности);

6) психологический  анализ деятельности;

7) нагрузка в  процессе работы;

8) требования  к образованию работника.

На практике кадровики часто обращаются к  Единому тарифно-квалификационному  справочнику работ и профессий  рабочих, содержащему набор квалификационных характеристик и требований по конкретным профессиям.

Для подбора  же кадров специалистов и руководителей, проверки их соответствия предъявляемым требованиям можно использовать тарифно-квалификационные характеристики по должностям служащих, должностные инструкции, а также описание конкретной должности в виде паспорта или характеристики должности по такой форме:

1) должностные  требования;

2) должностные  обязанности;

3) оценка служебной  деятельности.

В первой части  паспорта или характеристики должности  излагаются, как правило:

а) требования к  квалификации лица, занимающего данную должность;

б) требования к его знаниям;

в) требования к  деловым и личным качествам работника;

г) требования к  нормам поведения;

д) дополнительные (специфические) требования.

Вторая часть  содержит описание основных функций (обычно 7— 10), выполняемых работником на данной должности, а также определяются перечень прав, необходимых для реализации деятельности в рамках должности, и ответственность.

В третьей части  описания должности определяются периодичность, критерии, методы и процедура оценки служебной деятельности.

Таким образом, значительно легче становится дать объективную оценку качествам кандидатов, их соответствию предъявляемым к ним требованиям. Руководителю или кадровику, имеющим с одной стороны идеальную модель требований по определенной должности, а с другой— составленные в соответствии с ними характеристики кандидатов, легче принять правильное решение при выборе нужного претендента.

Среди основных методов, используемых работниками  кадровых служб при анализе конкретных кандидатов на должность, можно назвать  следующие:

1) анализ анкетных  данных и других документов, представляемых  кандидатом;

2) наведение  справок по прежнему месту  работы и из иных источников;

3) тесты;

4) профессиональные  задания-проверки;

5) собеседование  (интервью).

При анализе  анкетных данных следует обращать внимание на имеющееся у претендента образование, стаж работы по специальности, особенности профессионально-должностного продвижения, личные качества, а также физическое состояние, семейное положение. Анализ этих данных позволяет установить, в какой степени кандидат соответствует предлагаемой должности.

При наведении  справок о кандидате по прежнему месту работы необходимо заранее  подготовить перечень основных вопросов, которые необходимо задать. Чем ответственнее  предлагаемая кандидату должность, тем шире должен быть круг опрашиваемых лиц, куда могут быть включены прежние руководители, коллеги по работе, подчиненные, друзья и т.д. В последние годы при отборе кандидатов на многие должности работодатели используют тестовую систему.сты помогают получить более объективную информацию о тех или иных качествах претендента, установить его психологический тип, темперамент, ценностные ориентации.

Тесты представляют собой совокупность стандартизированных  заданий, отобранных специальными методами для выявления необходимых качеств. Сегодня в крупных организациях, фирмах, где скрупулезно относятся к подбору кандидатов, все чаще используют многопрофильные, комплексные тесты, которые обычно определят:

1) профессиональные  навыки;

2) общие способности,  психологические и личностные качества;

3) психофизиологические  характеристики.

Однако применение тестов имеет свои недостатки. Так, тесты не могут дать всесторонней характеристики человека. Характеристики, полученные в результате работы с  тестами, могут со временем изменяться. Для анализа результатов тестирования нужны хорошо подготовленные специалисты.

Наниматель может  для проверки кандидата на должность  использовать также различные профессиональные задания-проверки, возможно, непосредственно  на потенциальном рабочем месте. Это могут быть:

1) письменные  задания по выяснению уровня  профессиональных знаний;

2) экзамены по  выяснению знаний в заранее  оговоренных профессиональных областях;

3) определение  навыков работы с компьютером,  механизмами, машинами;

4) деловые игры  с кандидатами;

5) собеседования  по определенному кругу профессиональных  проблем и т.д.

Однако наиболее эффективным методом изучения потенциального работника остается собеседование. В ходе беседы работодатель может  наиболее полно раскрыть особенности  кандидата, спрогнозировать его профессиональное поведение. С другой стороны, кандидату предоставляется возможность полностью раскрыть себя, рассказать о профессиональных возможностях, убедить в своей перспективности и ценности.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Совокупность  документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Эти документы  являются наиболее важными документами  и требуют особой тщательности и  аккуратности при оформлении, ведении  и хранении на протяжении длительного срока.

Обязательное  ведение кадровой документации на любом  предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов  о труде Российской Федерации, Инструкцией  о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими.

Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.