Целеполагание в управлении. 2

Введение

Разработка  и принятие управленческих решений  – это один из основных составляющих любого управленческого процесса.

При разработке управленческого решения, особую значимость имеет процесс целеполагания.

Интерес к организации процессов целеполагания  в практике управления возник в начале 60-х годов ХХ века. Многочисленные исследования, проведенные в последующие  десятилетия, зафиксировали тот  факт, что постановка целей является активной творческой деятельностью  и требует использования различных  методов.

О важности целеполагания свидетельствует  тот факт, что он выделяется всеми  современными исследователями в  самостоятельный этап процесса разработки управленческих решений.

Цель, определяет то, ради чего создают систему. Качество цели определяет успех или неудачу  принятого решения.

Таким образом, весьма актуальным является изучение этапа целеполагания в разработке управленческих решений, так как  определение ясных, однозначно сформулированных целей может иметь решающее значение практически для всех типов организаций  – государственного и муниципального управления, коммерческих, общественных.

Целью курсовой работы является изучение процесса целеполагания  и целевых технологий при разработке и принятии управленческого решения.

Для достижения поставленной цели, предполагается решить следующие задачи:

• Раскрыть сущность и содержание понятий целеполагание, цель;
• Рассмотреть функции, виды и свойства целей;
• Определить основные методы разработки целей;
• Рассмотреть оценку степени достижения цели;
• Понять, что такое миссия, ее значения и примеры;
• Рассмотреть «дерево целей» как основной метод формирования целей организации;
• Рассмотреть процесс целеполагания в деятельности ООО «Промышленная металлургия» за 2011 год с использованием метода «дерева целей»;
• Дать характеристику реализуемым ООО «Промышленная металлургия» целевым программам;
• Проанализировать систему показателей по достижению целей программ.

Структура работы обусловлена целью и задачами исследования и состоит из введения, двух глав, описания основных результатов анализа практики управления по рассматриваемой теме, заключения, списка использованных источников и приложений.

 При  написании курсовой работы основными  источниками информации послужили работы таких авторов, как Гасанов А.З., Литвак Б.Г., Шеметов П.В., Пшенников В.В., Виханский О.С., лекции по менеджменту к.э.н. Дорофеевой В.В. и другие, а также

1. Теоретическая часть
1. Понятие «цель».

Целеполагание (выбор) цели в процессе выработки  и принятия управленческих решении, является одним из наиболее ответственных и определяющих элементов всей системы управления (менеджмента) и вторым среди основных этапов разработки управленческих решений.

Целеполагание представляет собой двуединый процесс  человеческой деятельности, связанный  с определением цели, как субъективно-идеального образа желаемого (целеобразования, целеформирование) и воплощением ее  в объективно-реальном результате (целереализация).

По своему содержанию функция целеполагания  – это сложный и развернутый  процесс, имеющий свои специфические  закономерности, не свойственные иным управленческим функциям. Эта функция  определяет содержание всех остальных, является их объединяющим звеном и  реализуется во всех сферах социального  управления.

Целеполагание пронизывает и определяет все стадии управленческой работы: информационную, организационную, регулирующую, координирующую, контрольную.

Основные этапы целеполагания:

1. Диагностика процесса, анализ результатов предыдущей деятельности.
2. Предварительная формулировка цели.
3. Сбор всей информации, анализ соответствия выбранной цели принципам целеполагания.
4. Уточнение цели, формулирование задач.
5. Выбор способов достижения цели, планирование деятельности.
6. Реализация задач.
7. Постоянная сверка достигнутых результатов поставленным целям.

Таким образом, в соответствии с выбранной целью, формируется стратегия и тактика  развития организации, разрабатываются  прогнозы и планы действий, оцениваются  результаты принятых решений.

Под целью  следует понимать состояние объекта  управления, к достижению которого стремится организация, т.е. идеальный результат деятельности в будущем.

Цели в своей основе объективны. Они являются формой проявления причинно-следственных отношений функционирования системы, отражают требования законов экономического, социального, технологического развития, а так же влияния внешней среды. Правильная формулировка целей имеет значительное психологическое воздействие на поведение людей в социально- экономических системах. Люди чувствуют себя более уверенно и более эффективно работают, когда знают, к чему стремятся. При наличии ясных и точных целей, каждый индивидуум осознает свои достижения и получает разумное удовлетворение, что способствует созданию устойчивого психологического климата в коллективе и результативной деятельности.

Правильная  формулировка целей является весьма сложным делом и зависит от ряда факторов.

Во-первых, это многообразие целей для одной и той же ситуации. Оно определяется как внешними факторами, так и внутренним разнообразием хозяйственной системы. Любая система, есть часть более сложной системы. При этом одна и та же подсистема, может быть составной частью разных систем. Но поскольку цели этих систем различны, то и цели подсистем тоже разные. Они зависят от функций, для выполнения которой эти подсистемы включены в более общую схему. Все это делает неоднозначной работу по формированию целей управления организационными системами. Отсюда очевидно, что любая система обладает многообразием целей, в зависимости от того, с каких позиций ее рассматривать.[1. С. 124]

Во-вторых, в сложных системах, каждая подсистема или элемент, имеет собственные имманентные цели наряду с заданиями, поступающими сверху, например цели отдела, филиала организации. Возникает проблема совмещения этих целей.

В-третьих, трудность формирования целей, состоит в отсутствии точного количественного измерения многих из них в силу следующих причин:

• Цели многозначны, противоречивы или неясны;
• Альтернативные варианты достижения намеченных целей многообразны и неочевидны;
• Показатели эффективности достижения целей не обеспечивают соизмерения степени достижения;
• Предсказания, на основе различных методов, слишком неопределенны. [1. C. 125]

Таким образом, формулирование целей – процесс  очень сложный. Важно подчеркнуть, что достижение каких-либо целей  возможно только при соответствии их содержания объективным обстоятельствам. Отсюда следует, что степень  достижения цели определяется характером такого соответствия. Это положение является ведущим методическим правилом в  целеполагании.

1.2 Миссия, как основа для  выработки целей организации,  ее значение, примеры миссии.

Фирма - это сложная  взаимодействующая  система собственников, менеджеров, служащих, ресурсов и технологий, и  связи между всеми элементами этой системы должна быть достаточно прозрачны. Знание этих взаимосвязей во-первых помогает менеджерам компании осознать потенциал организации, необходимый для достижения поставленных целей, а во-вторых получать точную информацию о процессах, происходящих внутри предприятия. Другая важная информация касается источников возможностей, третья - внутренних процессов. Наличие адекватной информации важно не только для развития самой фирмы, но и для ее контрагентов. Для того, чтобы разработать эффективные информационные каналы с клиентами и партнерами, фирма должна понимать свои собственные процессы. Фирма, которая может легко обеспечить других достоверной и необходимой информацией, получает серьезное преимущество, так как другие участники рынка также находятся в постоянном поиске достоверной информации. Потребители заинтересованы в надежности и скорости выполнения заказа, инвесторы - в финансовой информации относительно фирмы, партнеры - в знаниях о направления развития фирмы; особенно важным является то, что вся эти информация должна быть получена своевременно. Поэтому получение информации извне и ее предоставление другим, создает как дополнительные возможности, так и обусловливает возникновение новых путей для реализации этих возможностей.

Неправильное  формулирование миссии и целей приводит к тому, что, как заметил Питер  Ф. Дракер, люди тратят время и силы на тщательное выполнение действий, которые не нужно было предпринимать вообще.

Миссия  любой организации – это ее социальное предназначение, то есть то, чего общество ждет от функционирования данной организации, а ждет оно, разумеется, удовлетворения каких-либо своих потребностей.

Однако, кроме этой внешней цели, у любой  организации имеется внутренняя цель – это то, что члены данной организации хотят получить для  себя – в результате своей деятельности. Для любой организации она  заключается, как минимум, в обеспечении  своего выживания, а как максимум – в повышении собственного благосостояния. Это предполагает стремление коммерческой организации к увеличению получаемой прибыли, а некоммерческой – к  увеличению своих доходов либо за счет усиления дозволенной коммерческой деятельности, либо же за счет усилий по наращиванию объема финансирования со стороны государства, меценатов и иных благотворителей. Неразличение миссии и внутренней цели ведет к путанице как в теории, так и в практике менеджмента.

Миссия  описывает продукты, услуги, рынки  действия фирмы и применяемые  технологии, тем самым, отражая ценности и приоритеты тех, кто принимает  стратегические решения. При всей правильности формулировки, реальность такова, что "чувство собственности" наемного персонала фирм СНГ еще находится  в начальной стадии, и он не привык открыто обсуждать ценности и  приоритеты своей фирмы, класть их на бумагу, и тем более отождествлять  свои интересы и ценности с интересами фирмы. Существует также одна неприятная истина. Если верхнее руководство  не "дозрело" до идеи стратегического  планирования, не нужно начинать разговоры  о миссии организации.

Человек, не осознавший необходимость конкретного  ответа на вопрос "какой я хочу видеть свою организацию через год" просто не воспримет миссию организации  как рабочий инструмент начальной  стадии стратегического плана. Это  верхушка пирамиды стратегического  планирования, следующая принципу управления: сначала общая цель (миссия организации), затем набор стратегий для  достижения цели. Группа стратегического  планирования пишет миссию организации. Присутствие первого руководителя при написании миссии обязательно. Можно также обратиться к персоналу.

Не стоит  тревожить всех вплоть до работников охраны и уборщиц. Группа стратегического  планирования подготавливает проект миссии, сопровождает его небольшим письмом-комментарием о цели документа, его структуре, и раздает работникам фирмы с  просьбой прокомментировать его  и дать предложения по его корректировке. Затем миссия окончательно редактируется  и доводится до сведения всех работников. Здесь несколько способов - от распространения  миссии на различных печатных и сувенирных материалах, до регулярного обсуждения миссии в контексте результатов  месячных и квартальных планов. Следует  ограничить миссию организации 9-10 предложениями.

В процессе написания миссии обязательно возникнет  нелегкое обсуждение - что первично (акционеры или клиенты, т.е. кого удовлетворять в первую очередь). В философском плане первичны клиенты и в более широком  смысле потребности общества, но если смотреть на прямолинейную реальность, мышление среднестатистического менеджера  работает по принципу "сначала прибыль, потом удовлетворение потребностей клиента". Данный вопрос напрямую связан с ценностями организации, которые устанавливаются верхним руководством на основе их собственных убеждений. Здесь нет правильных и неправильных ответов - главное, зафиксировать эти ценности честно и открыто в миссии организации.

Пять этапов написания миссии организации:

1. Определить, кто будет писать миссию. Сделать  группу авторов управляемой по  численности, соединить опыт и  генераторов идей.

2. Определить  сроки написания миссии и время  ее написания.

3. Определить, для кого пишется миссия.

4. Выработать  формат документа (как и в  какой форме он будет помещаться на обозрение публики).

5. Разработать  программу доведения и внедрения  в головы персонала миссии  организации.

Так каким  же образом сформулировать миссию организации, чтобы она давала четкое представление  о том, чем занимается организация, а также, чтобы отвечала тем требованиям, которые предъявляются к ней  теми крупными иностранными компаниями, у которых есть своя миссия. Прежде всего, при определении своей  миссии необходимо определить, в каком  бизнесе находится организация. Для этого следует задаться следующими вопросами: каковы наши главные товары и услуги? Какими могут быть возможные замены для наших товаров и услуг? почему потребители отдают предпочтение нашим товарам и услугам и не товарам и услугам конкурентов (или наоборот)? каковы главные выгоды, которых ожидают потребители от товаров и услуг, которые мы производим?

В то же время при разработке определения  своего бизнеса необходимо брать  за основу потребности рынка, а не те товары и услуги, которые организация  предлагает на этот рынок. В противном  случае провозглашение миссии будет  слишком узким. Миссия фирмы, основанная на конкретных товарах или услугах  компании, ставит рамки видения бизнеса. Если же за основу брать потребности  рынка, то определение бизнеса сразу  расширяется. Компании с такой миссией уже не предлагают какие-либо товары и услуги своим клиентам, а удовлетворяют их определенные потребности, а это уже гораздо важней.

Помимо  ориентации миссии на потребности рынка  и потребителей, которые взаимодействуют  на этом рынке, в миссии должна найти  отражение уникальность бизнеса - конкурентные преимущества перед другими компаниями. На рынках товаров и услуг действует  очень большое количество предприятий, выпускающих однотипную продукцию, и потребителю очень трудно осуществить  выбор, к какой компании обратиться, поэтому в своей миссии организация  должна гарантировать клиенту, что  именно в этой компании он сможет эффективно удовлетворить свои потребности. Декларируя миссию организации, таким образом, руководство создает клиентов для  поддержки организации в будущем.

Таким образом, в миссии организации должна быть сосредоточена в краткой форме  вся та информация, которая может  дать стартовое представление потребителю  о сфере деятельности той или  иной организации, а также мотивировать клиентов и партнеров на выбор  из существующих альтернатив именно этой организации.

Значение миссии

Разработка  миссии является начальной точкой любого совершенствования системы управления, так как определение миссии необходимо для того, чтобы выявить, в чем  заключается основная задача предприятия  и любую деятельность предприятия  подчинить ее решению.

Миссия предназначена для решения  следующих основных задач:

1.Представить  в явном виде то, для чего  существует компания, и установить  базу для определения и обеспечения  непротиворечивости ее целей. 

2. Определить, чем компания отличается от  всех других компаний, действующих  на том же рынке. 

3. Создать  критерий для оценки необходимости  выполнения всех действий, осуществляемых  в компании.

4. Согласовать  интересы всех лиц, связанных  с организацией (собственников, руководство,  персонал, клиентов и др.).

5. Способствовать  созданию корпоративного духа, в  том числе расширить для сотрудников  смысл и содержание их деятельности.

Формирование  миссии позволяет определить, для  чего существует конкретная организация, причем данное определение не изменяется обычно на протяжении всего цикла  жизнедеятельности организации. Выработка  новой миссии обычно приводит к созданию нового предприятия.

 «...Ответ  на вопрос «Кто мы, что мы  делаем и куда направляемся?»  определит курс, который должна  взять фирма, и поможет выработать  сильную индивидуальность. То, что  компания собирается делать, и  чем она хочет стать, в общем  смысле является предназначением  (миссией) фирмы».

Примеры миссий некоторых крупных  компаний

Существует  два подхода к пониманию миссии: широкий и узкий.

В широком понимании миссия - это философия и предназначение организации. При таком подходе миссия определяется в общих терминах без жесткой привязки к номенклатуре производимой продукции, группе потребителей и т.п.

Содержание  миссии раскрывается через ценности, верования, принципы, которые положены в основу деятельности организации, а также те действия, которые она  намерена осуществлять.

Широкий подход к формированию миссии ориентирует  предприятие на достижение стратегических преимуществ за счет создания возможностей производства широкой номенклатуры продукции (услуг); одновременный охват  многих сегментов рынка и групп  потребителей; гибкость маневрирования в управлении организацией.

При узком  подходе Миссия рассматривается  как утверждение, раскрывающее смысл  существования организации, в котором  проявляется отличие данной организации  от ей подобных.

Пример: Миссия концерна (АВПК) «Сухой»:

«Авиационный  комплекс «Сухой» стремится производить  конкурентоспособные и высококачественные военные и гражданские самолеты, прежде всего, марок «Су», «Бе», позволяющие удовлетворять потребности глобального рынка и запросы отечественного госзаказа".

Узко  заданная миссия концентрирует стратегию  на производстве ограниченной номенклатуры продукции, конкретных рыночных сегментах, группах потребителей или используемых стратегических путях достижения целей  бизнеса.

Такой подход способствует повышению действенности  управления за счет усиления определенности и организованности вследствие применения более сфокусированных скоординированных  методов осуществления стратегий.

Таким, образом, при узком подходе миссия рассматривается  как утверждение, раскрывающее смысл  существования организации, в котором  проявляется отличие данной организации  от ей подобных

Здесь приведены  примеры формулировок миссий различных  действующих организаций. В каждой формулировке указана только ее суть (mission essence), т.е. формулировки не развернутые, а сокращенные.

Рассмотрим миссии известных компаний:

В современных  экономических условиях немногие фирмы, вообще формулируют свою миссию, у  них существует только одна цель - получение  наибольшей прибыли при наименьших издержках. И руководство этих предприятий  считает, что была бы прибыль, а всё  остальное приложится. Формулировка мисси встречается в основном только у крупных фирм. Одной из причин этого является то что, они  сотрудничают с иностранными партнерами, у которых наличие миссии считается  показателем серьезности и зрелости бизнеса. Вполне возможно, что именно решение руководства о разработке и внедрении миссии способствовало росту данных компаний. Но одной  только миссии недостаточно для процветания  организации.

Миссия  это необходимое, но недостаточное  условие. Миссия, вырванная из общего контекста менеджмента организации, есть всего лишь красивый, но недейственный  слоган. Утвержденная миссия должна определять всю деятельность организации: от планирования до сбыта готовой продукции (услуг). Для того чтобы миссия оказывала  влияние на бизнес, стала мотором  развития нужны лидеры и команды, которые будут ее реализовывать  и соответствующая корпоративная  культура. Без лидеров, команд и соответствующего "воздуха" корпоративной культуры миссия задыхается. Нужно обязательно  объявить и довести миссию до каждого  сотрудника организации всеми средствами внутреннего и внешнего PR. На основе миссии и отталкиваясь от нее необходимо разработать дерево целей с последующим  формированием стратегий, функций, процессов, должностных инструкций и т.д.

2. Виды целей, свойства целей,  требования к целям

Миссия  организации, понимается как основная общая цель организации, причина  ее существования. Именно миссия определяет цели, стоящие перед организацией, ее стратегию и тактику.

Выбор миссии определяет цели, которые ставит перед  собой организация. Поэтому можно  дать и такое определение целей: "Цели — это те направления  деятельности организации, реализуя которые  она осуществляет свою миссию".

Миссия  включает задачи, решение которых  стремится  взять на себя организация, определяя тем самым свое место  и значение в обществе, а также  определение характера взаимодействия с внешней средой и внутреннего устройства организации, культуры взаимоотношений внутри организации. Однако миссия организации должна быть четко сформулирована, поскольку отсутствие единого понимания миссии среди управленцев, определяющих деятельность организации, может привести к разнобою и несогласованности действий.

Таким образом, цели, стоящие перед организацией, определяются системой ценностей ее высшего руководства, миссией организации  и реальными условиями, в которых  она функционирует.

Цели  организации  бывают различных видов. Они подразделяются на стратегические и тактические. Стратегические цели формируются при определении долговременной политики развития организации, а тактические — при решении оперативных задач управления.

Цели  бывают траекторные и точечные. Траекторные, или, как их еще называют, направляющие, определяют общее направление, в  котором должно изменяться состояние  управляемого объекта. В то же время точечные цели формулируются как стремление достичь вполне конкретного результата (например, обеспечить прибыль предприятия в текущем году в размере 75 млн. долл.).

Могут быть цели различных иерархических уровней. Если целью 0-го уровня считать генеральную  цель, например "обеспечение производства конкурентоспособной продукции", то целями 1-го уровня могут быть "реструктуризация производства", "введение в действие новой технологической линии", "повышение квалификации специалистов", "изменение системы материального  стимулирования работников" и т. д.

Цели 1-го уровня, в свою очередь, могут представляться в виде совокупности целей 2-го уровня и т. д.

В случае конкурирующих  целей достижение одной из них  может означать отказ  от другой. Это имеет место, например, если цели могут быть реализованы  только с  использованием одного и  того же ограниченного ресурса, скажем, за счет одного и того же объема финансирования.

Сформулированные, при разработке стратегии и тактики  цели, чтобы эффективно исполнять  свое предназначение, должны удовлетворять  определенным требованиям:

1. Комплексность

Состояние объекта  управления, к достижению которого стремится организация, должно охватывать все аспекты проблемной ситуации.

2. Системность

Состояние объекта  управления, к достижению которого стремится организация, должно обеспечиваться соответствующими управленческими  механизмами на всех этапах управления.

3. Согласованность

Цели  организации  не должны противоречить  друг другу. Если имеются конкурирующие  цели, то должна быть определена оптимальная  последовательность их реализации.

4. Достижимость

Состояние объекта  управления, к достижению которого стремится организация, должно быть действительно реальным при  складывающейся ситуации и существующих тенденциях ее изменения. Нереальная цель обрекает деятельность организации  на неудачу.

5. Конкретность

Цель, поставленная организацией, не должна быть расплывчатой, а должна предполагать для своей  реализации четкие управленческие воздействия. За сформулированной целью должна просматриваться  последовательность конкретных мероприятий, обеспечивающих ее реализацию.

6. Гибкость

Сформированная  организацией цель должна быть сформулирована таким образом, чтобы оставалась возможность ее корректировки в  случае изменения внешних или  внутренних условий, при  которых  предполагалось ее достижение.

7. Приемлемость

Сформированные  организацией цели должны быть приемлемы  для основных субъектов, определяющих деятельность организации, а также  для тех, кому предстоит обеспечивать достижение поставленных организацией целей. Цели, которые ставит перед собой организация, должны быть приемлемы и для собственников, и для работников, и для потребителей продукции или услуг, предоставляемых организацией. 

Главная цель организации – миссия – должна переводиться в конкретные цели в тех областях деятельности, от которых зависит ее успех. В конечном счете, цели должны быть доведены до конкретных исполнителей в виде непосредственных производственных задач. Цели становятся инструментом управления, когда они 
 
·          Определены и сформулированы; 
 
·            Известны персоналу; 
 
·            Приняты работниками управления. 
 
             В качестве общего подхода рекомендуется определение целей в следующих ключевых областях: 
 
·             Положение на рынке (цели маркетинга); 
 
·             Инновации; 
 
·             Человеческая организация; 
 
·              Финансовые ресурсы; 
 
·               Материальные ресурсы; 
 
·               Производительность; 
 
·               Социальная ответственность; 
 
·               Прибыль. 
 
               Данный перечень предназначен для предпринимательской деятельности и не является исчерпывающим. 
 
              Классификация целей представлена в табл. 1. 
                                                                                                              Таблица 1. Классификация целей