Учет денежных средств и операций в иностранной валюте

 

 

Учет денежных средств и операций в иностранной  валюте 

 

·         Значение и задачи учета денежных средств

·         Организация кассовых операций и их документирование

·         Учет кассовых операций

·         Формы расчетов

·         Учет движения средств по расчетному счету

·         Учет движения средств по валютному счету 

 

Значение и  задачи учета денежных средств

Расчеты между организациями, а также между организациями  и физическими лицами могут осуществляться безналичным путем и наличными  денежными средствами. Наличные расчеты  с юридическими и физическими  лицами осуществляются через кассы  организаций или операционные кассы. Средством платежа в расчетах

выступают денежные средства.

Основным нормативным  документом, устанавливающим правила  учета кассовых операций, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.93 г. № 40.

Кардинальные изменения  в порядке осуществления наличных денежных расчетов произошли с введением  в действие с 28 июня 2003 г. Федерального закона от 22.05.03 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт». Данный Закон заменил ранее действующий Закон РФ от 18.06.93 г. №5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением». Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 г. № 54-ФЗ контрольно-кассовая техника, включенная в государственный реестр, должна применяться в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Это означает, что контрольно-кассовая техника должна применяться не только при расчетах с населением, но и с юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями.

Обслуживающие банки и  налоговые органы контролируют условия  соблюдения кассовой дисциплины на основании  Положения о правилах организации  наличного денежного обращения  на территории Российской Федерации  от 05.01.98 г. № 14-П, утвержденного Советом  директоров Центрального банка РФ от 19.12.97 г. № 47, и Кодекса РФ об административных правонарушениях.

В соответствии с этими  документами все предприятия, организации  и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:

·         приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков;

·         производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами — в пределах установленной Центральным банком РФ суммы;

·         для осуществления наличных расчетов иметь кассу и кассовую книгу. Хранить в кассе наличные деньги в пределах установленного банком лимита;

·         прием наличных денег от населения производить с обязательным применением контрольно-кассовых машин. 

 

Организация кассовых операций и их документирование

В соответствии с п. 3 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации для хранения денег  и осуществления кассовых операций руководители организаций обязаны  оборудовать кассу. Касса должна располагаться в изолированном  помещении, предназначенном для  приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

Для обеспечения надежной сохранности наличных денежных средств  и ценностей помещение кассы  должно отвечать следующим требованиям:

·         быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

·         располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях рекомендуется окна кассового помещения оборудовать внутренними ставнями;

·         иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, надежные внутренние стены и перегородки;

·         закрываться на две двери: внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

·         оборудоваться специальным окошечком для выдачи денег;

·         иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

·         располагать исправным огнетушителем.

Помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.

Сумма наличных денег, которую  можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена. Это  ограничение называется лимитом  остатка наличных денег в кассе, или просто лимитом остатка кассы.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и Положением о правилах организации наличного денежного  обращения на территории Российской Федерации все организации независимо от организационно-правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих  счетах на договорных условиях.

Поступающие в кассы наличные денежные средства подлежат сдаче в  банк для последующего зачисления на счета организации.

В кассе могут храниться  наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими банками  по согласованию с руководителями предприятий. Лимит остатка наличных денег  в кассе устанавливается ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим  кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного  оборота предприятия с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Лимит остатка кассы устанавливается:

·         для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России ежедневно в конце рабочего дня, — в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня;

·         для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России на следующий день, — в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

·         для организаций, имеющих денежную выручку и сдающих наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Минсвязи России не ежедневно, — в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;

·         для организаций, не имеющих денежной выручки, — в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).

Операции по движению денежных средств оформляются с применением  унифицированных форм первичной  документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету  результатов инвентаризации»: приходный  кассовый ордер (форма № КО-1), расходный  кассовый ордер (форма № КО-2), журнал регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров (форма № КО-3), кассовая книга (форма № КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Расчеты наличными денежными  средствами могут осуществляться организацией с юридическими и физическими  лицами. Денежные средства в кассу  организации могут поступать:

·         с расчетного счета организации;

·         от покупателей и заказчиков;

·         при возврате неиспользованных сумм подотчетными лицами;

·         при погашении ссуды, выданной сотрудникам организации;

·         в виде возмещения причиненного материального ущерба;

·         при получении займов (кредитов) по договорам с юридическими и физическими лицами.

Поступление наличных денег  в кассу организации оформляется  приходным кассовым ордером (форма  № КО-1).

При поступлении денежных средств в кассу с расчетного счета организации могут предварительно подавать заявку, в которой указывают наименование организации, номер расчетного счета, а также дату получения денежных средств и запрашиваемую сумму.

Право на получение денежных средств с расчетного счета оформляется организацией посредством выписки денежного чека.

Чеки сброшюрованы в чековую  книжку, которые организация получает в уполномоченном банке на основе специального заявления.

При поступлении денежных средств в кассу организации от покупателей и заказчиков основанием является счет-фактура на отгруженный товар или счет на предварительную оплату под предстоящую отгрузку товара покупателям.

Поступление денежных средств в кассу организации в виде возврата подотчетных сумм осуществляется на основании авансового отчета (форма №АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.01 г. № 55). В авансовом отчете отражается сумма денежных средств, выданная подотчетному лицу, документально подтвержденный расход, а также остаток, сумма которого возвращается в кассу.

Выдача наличных денег  из кассы производится по расходным  кассовым ордерам (форма № КО-2) или  другим надлежащим образом оформленным  документам. При этом на них ставится специальный штамп с реквизитами  расходного кассового ордера.

Основными направлениями  выбытия денежных средств являются:

·         сдача остатка денежных средств сверх установленного лимита в банк с зачислением на расчетный счет;

·         оплата за поступившие материальные ценности, оказанные услуги и выполненные работы;

·         выдача под отчет на командировочные и хозяйственные расходы;

·         выплата заработной платы и депонированных сумм;

·         выплата пособий социального характера;

·         выплата материального поощрения и материальной помощи;

·         выдача ссуд и займов.

При выдаче наличных денежных средств необходимо учитывать, что:

·         наличные деньги, полученные в банках, расходуются только на цели, указанные в чеке, на основании которого банк выдает наличные;

·         предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов, даже если эти деньги планировалось направить на оплату труда или другие предстоящие расходы;

·         любая выдача наличности в основном производится в сроки, согласованные предприятием с обслуживающими учреждениями банков. Но для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск деньги выдаются независимо от установленных сроков.

Расходный кассовый ордер  заполняется в одном экземпляре.

Он состоит из двух составляющих: «распорядительной» и «оправдательной» частей. Распорядительная часть содержит указание на выдачу денежных средств в соответствии с указанным основанием.

Оправдательная часть  служит распиской в получении  денежных средств лица, указанного в распорядительной части расходного кассового ордера.

Пунктом 21 Порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации  определено, что приходные и расходные  кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма № КО-3). Расходные кассовые ордера, оформленные  на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после  их выдачи.

В журнале регистрации  приходные и расходные кассовые ордера регистрируются раздельно. Приходные  ордера регистрируют в разделе «Приходный документ», расходные — в разделе  «Расходный документ». По каждому документу  отражается дата его составления, номер, сумма и целевое назначение. Нумерация  приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется с начала отчетного года в порядке возрастания  отдельно по приходу и расходу.

Основным документом, в  котором отражаются все поступления  и выдача наличных денег организации  в течение отчетного года, является кассовая книга (форма № КО-4).

Правила ведения кассовой книги регламентированы Порядком ведения  кассовых операций в Российской Федерации  и должны выполняться кассиром при  ее заполнении.

Кассовая книга является регистром аналитического учета. Организация  ведет только одну кассовую книгу, которая  должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или  мастичной печатью. На последней  странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано  листов» и проставляются подписи  руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги  состоит из двух равных частей: одна из них заполняется кассиром как  первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как  второй экземпляр через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира  и до конца операций за день не отрываются.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег  в кассе на следующее число  и передает в бухгалтерию в  качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и  расходными кассовыми документами  под расписку в кассовой книге. Операции по получению и расходованию иностранной  валюты также записываются в кассовую книгу.

Записи кассовых операций начинаются после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают  по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для  ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают  на лицевую сторону неотрывной части  листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

В книге указывают сумму  наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также  реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги. 

 

Учет кассовых операций

Для формирования информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валютах, находящихся в кассе, Планом счетов предусмотрен счет 50 «Касса».

Сальдо счета указывает  на наличие свободных денежных средств в кассе организации на начало и конец месяца. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов.

К счету 50 «Касса» могут  быть открыты субсчета:

·         50-1 «Касса организации»;

·         50-2 «Операционная касса»;

·         50-3 «Денежные документы» и др.

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

Субсчет 50-2 «Операционная  касса» предназначен для учета наличия  и движения денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета находящихся  в кассе организации почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов  и других денежных документов.

Одним из основных источников поступления денежных средств в кассу организации, являются расчетные счета. В бухгалтерском учете при поступлении денежных средств с расчетного счета составляется запись:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит  51 «Расчетные счета».

Поступление денежных средств от покупателей  в оплату за реализованный товар является выручкой, отражение которой в бухгалтерском учете зависит от видов торговли: розничная или оптовая.

При продаже товаров через  розничную сеть выручка отражается записью:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит  90-1 «Выручка».

Основанием для отражения  выручки в бухгалтерском учете  в оптовой торговле является предъявленный  покупателю счет на продажную стоимость  товара. В учете составляется запись:

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит  90-1 «Выручка».

Поступление денежных средств  от покупателей в оплату за товар  в данном случае отражается как погашение  задолженности покупателя за отгруженный  товар:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Расчеты за отгруженный покупателям товар  могут осуществляться за наличный расчет в форме предварительной оплаты.

Поступления от других юридических  и физических лиц в порядке  предварительной оплаты продукции  в соответствии с п. 3 Положения  по бухгалтерскому учету «Доходы  организации» ПБУ 9/99, утвержденного  приказом Минфина России от 06.05.99 г. № 32н, не признаются доходами организации.

Согласно Плану счетов сумма поступившей в кассу  организации предварительной оплаты в счет предстоящей поставки продукции  отражается по дебету счета 50 «Касса»  в корреспонденции с кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками». Причем сумма предварительной  оплаты учитывается обособленно, для  этого организация по балансовому  счету 62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками» может открыть соответствующий  субсчет, например субсчет 62-1 «Расчеты по предварительной оплате». 

 

Пример 1.

Организация получила авансовый платеж наличными денежными  средствами под предстоящую отгрузку товара на сумму 35400 руб., в том числе  НДС— 5400 руб.

В бухгалтерском учете  организации отражаются записи:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит  62-1 «Расчеты по предварительной оплате»

— 35 400 руб. — на сумму  поступившего авансового платежа в  кассу организации;

Дебет 62-1 «Расчеты по предварительной оплате»

Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» 

— 5400 руб. — на сумму НДС  от поступившего авансового платежа. 

 

Денежные  средства в кассу организации  могут поступать от учредителей  организации в качестве вклада в  уставный капитал.

Вклады учредителей определяются учредительным договором и протоколом собрания учредителей.

Учет расчетов с участниками  общества по денежным и имущественным  вкладам в уставный капитал ведется  с применением счета 75 «Расчеты с  учредителями». К этому счету  предусмотрены субсчета:

·         75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»;

·         75-2 «Расчеты по выплате доходов».

Подтверждением факта  принятия денежного вклада от участника  является квитанция к приходному кассовому ордеру, скрепленная печатью  организации.

Приходный кассовый ордер  служит основанием для записи операции в отчет кассира, на основе которого составляются бухгалтерские записи с их отражением в журналах-ордерах.

Сумма вклада участника, поступившая  в виде наличных денежных средств в кассу, отражается записью:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал». 

 

Пример 2.

При создании общества с ограниченной ответственностью уставный капитал определен в размере 20 000 руб.

На момент регистрации ООО его уставный капитал должен быть оплачен не менее чем на 50 % (п. 2 ст. 16 Федерального закона от 08.02.98 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью») Учредительным договором предусмотрены взносы участников наличными денежными средствами в кассу организации.

В бухгалтерском учете  составляются записи:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»

— 10 000 руб. — на сумму взноса в размере 50 % вкладов участников до момента регистрации общества;

Дебет 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»

Кредит 80 «Уставный капитал»

— 20 000 руб. — на сумму зарегистрированного уставного капитала общества;

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»

— 10000 руб. — на сумму взноса в счет погашения оставшейся части уставного капитала общества. 

 

Денежные  средства могут поступать в кассу  организации при возврате подотчетных  сумм от работников организации. Остаток подотчетных сумм определяется на основании авансового отчета, его поступление оформляется приходным кассовым ордером.  

 

Пример 3.

Подотчетному  лицу из кассы организации выданы денежные средства на приобретение канцелярских принадлежностей в сумме 600 руб.

После приобретения канцелярских принадлежностей подотчетным  лицом составлен авансовый отчет, к которому приложены товарный и  кассовый чеки на сумму 450 руб. Остаток  неиспользованных денежных средств (150 руб.) сдан в кассу организации.

В бухгалтерском учете  составлены записи:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50-1 «Касса организации»

— 600 руб. — выданы из кассы  подотчетному лицу денежные средства для приобретения канцелярских принадлежностей;

Дебет 10-1 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

— 450 руб. — приобретены  подотчетным лицом канцелярские принадлежности;

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

— 150 руб. — возвращен  в кассу организации остаток  неиспользованных подотчетных сумм.  

 

Иные операции поступления  денежных средств в кассу организации представлены в табл. 1. 

 

Таблица 1. Операции по поступлению денежных средств в кассу организации (дебет счета 50-1 «Касса организации»)

№ п.п.	Основание для  взноса денежных средств	Содержание операции	Корр.  счет
1	Денежный чек	Осуществлен возврат неиспользованных средств в аккредитивах	55-1
2	Отчет кассира	Сданы наличные деньги из операционной в основную кассу организации	50-2
3	Справка, заявление на покупку  валюты	Иностранная валюта, снятая с валютного счета, оприходована в кассу	52
4	Денежный перевод	Поступили в кассу наличные денежные средства, находившиеся в  пути (например, ранее отправленные почтовым переводом)	57
5	Накладная, акт приемки  ценностей	Внесены денежные средства поставщиком в оплату недостающих  материальных ценностей	60
6	Договор займа	Погашена задолженность  юридическими лицами по предоставленному долгосрочному займу и процентам  за пользование заемными средствами	67
7	Справки, заявление, свидетельство о рождении ребенка	Поступили в кассу организации  денежные средства от Фонда социального страхования РФ на выплату единовременного пособия на рождение ребенка	69-1
8	Договор займа	Погашена задолженность  работником организации по предоставленному займу и процентам за пользование  заемными средствами	73-1
9	Акт инвентаризации, распоряжение	Погашена материально  ответственным лицом недостача, выявленная при инвентаризации товаров	73-2
10	Расчет	Осуществлен возврат излишне  выплаченной акционеру суммы  дивидендов	75-2
11	Акт приемки ценностей, претензия	Поступили в кассу денежные средства от поставщика по предъявленной  претензии по поставке товаров	76-2
12	Договор простого товарищества	Поступили в кассу организации  дивиденды от участия в договоре простого товарищества	76-3
13	Книга	Осуществлен возврат излишне  выданных депонированных сумм работникам организации	76-4
14	Приказ	Поступили в кассу денежные средства от филиала организации, выделенного  на отдельный баланс	79-1
15	Программа, гранты	Поступили денежные средства для финансирования программы развития региональной информационной базы	86
16	Платежная ведомость	Внесена в кассу излишне  выданная заработная плата работникам	70
17	Соглашение	Поступили в кассу организации безвозмездно переданные юридическим лицом денежные средства	98-2

 

 

Выбытие денежных средств  из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции  с разными счетами в зависимости  от назначения расходов.

Одним из основных направлений  выбытия денежных средств является их зачисление на расчетный счет.

Денежные средства сдаются  в банк кассирами организаций  или через инкассаторов. Денежные средства, выданные кассиру для сдачи  в банк, оформляют расходным кассовым ордером. В банке оформляется  объявление на взнос наличными. В  бухгалтерском учете составляется запись:

Дебет 51 «Расчетные счета»

Кредит 50-1 «Касса организации».

Денежные суммы (преимущественно  выручка от продажи товаров торговых организаций), внесенные в кассы  кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений  для зачисления на расчетный счет или иной счет организации, но еще  не зачисленные по назначению, учитываются  на счете 57 «Переводы в пути».

Основанием для принятия на учет денежных средств по счету 57 «Переводы в пути» являются квитанции  кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии  сопроводительных ведомостей на сдачу  выручки инкассаторам. 

 

Пример 4.

Согласно договору на расчетно-кассовое обслуживание с  уполномоченным банком торговая организация  сдает торговую выручку два раза в день. В первой половине дня  выручку сдает кассир непосредственно  в банк. Во второй половине дня организация  сдает выручку через инкассатора.

31 марта кассиром  сдана в банк выручка в сумме  50 000руб., через инкассатора в банк  сдано 125 000 руб.

В бухгалтерском учете  на сумму выручки, сданную кассиром в первой половине дня, составляется запись:

Дебет 51 «Расчетные счета»

Кредит 50-1 «Касса организации»

— 50 000 руб.

Выручка, сданная через  инкассатора во второй половине дня, на расчетный счет в этот день не зачислена. В связи с этим 31 марта  в учете составляется запись:

Дебет 57 «Переводы в пути»

Кредит 50-1 «Касса организации»

— 125 000 руб.

Денежные средства, находящиеся  в пути, будут зачислены на расчетный  счет на следующий день. В учете будет составлена запись:

Дебет 51 «Расчетные счета»

Кредит 57 «Переводы в пути»

— 125 000 руб. 

 

Выбытие денежных средств из кассы организации может произойти в результате осуществления организацией инвестиций наличными денежными средствами. Для учета инвестиций (в государственные ценные бумаги, акции, облигации и иные ценные бумаги других организаций, уставные (складочные) капиталы других организаций, представленные займы) в бухгалтерском учете предусмотрен счет 58 «Финансовые вложения».