Учет денежных средств и расчетов. 4

Учет  денежных средств  и расчетов

Содержание:

1. Хозяйственные  связи и расчетные отношения 

предприятий

2. Учет операций  по расчетному счету .

3. Учет операций  по валютному счету 

4. Учет кассовых  операций и ценных бумаг .

5. Учет расчетов  с подотчетными лицами

6. Общие положения  об учете расчетов .

7. Учет расчетов  с разными дебиторами и кредиторами. 

8. Применение  ЭВМ в организации учета денежных  средств 

и расчетов .

Список использованной литературы: .

Учет  денежных средств  и расчетов.

1. Хозяйственные связи и расчетные отношения предприятий.

Хозяйственные связи - необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность  процесса производства и своевременность  отгрузки и реализации продукции. Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое - их покупателем, потребителем, а значит, и плательщиком.

Четкая организация  расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.

У предприятия  возникают взаимоотношения с  персоналом, выполняющим производственное задание, что также влечет за собой расчеты с работниками предприятия, с органами социального обеспечения и другими организациями и лицами. Все эти расчеты осуществляются в денежной форме.

Между предприятиями, учреждениями и организациями расчеты  производятся безналично. Безналичные расчеты ведутся путем перечисления (перевода) денежных средств со счета плательщика на счет получателя с помощью различных банковских операций (кредитных и расчетных), замещающих наличные деньги в обороте. При этом посредником при расчетах между предприятиями и организациями выступают соответствующие учреждения банков (государственные и коммерческие).

Отношения между  банками и клиентами носят  договорный характер. Клиенты самостоятельно выбирают банки для кредитно-расчетного обслуживания и могут производить все виды банковских операций в одном (по расчетным операциям) или нескольких банках (по кредитным операциям).

Кредитные отношения  банков с предприятиями оформляются  кредитными договорами.

Кроме расчетных  счетов, в банках открываются текущие и специальные счета для хранения средств строго целевого назначения (Приватизационный фонд, аккредитивы, и чековые книжки).

Основными задачами учета денежных средств и расчетов являются:

своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе  предприятия;

контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению;

контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;

контроль за соблюдением форм расчетов, установленных  в договорах с покупателями и  поставщиками;

своевременная выверка расчетов с дебиторами и  кредиторами для исключения просроченной задолженности.

2. Учет операций  по расчетному  счету.

Расчетные счета  открываются предприятиям, являющимся юридическими лицами и имеющим самостоятельный  баланс и др.

Порядок открытия расчетного счета регламентирован  инструкцией, в соответствии с которой  каждому предприятию может быть открыт только один расчетный счет в одном из банков по его выбору.

На расчетном  счете сосредотачиваются свободные  денежные средства и поступления  за реализованную продукцию, выполненные  работы и услуги, краткосрочные и  долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.

С расчетного счета  производятся почти все платежи  предприятия: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности  бюджету, соцстраху, получение денег  в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т.п. Выдача денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, как правило, на основании приказа предприятия - владельца расчетного счета или с его согласия (акцепта).

В особых случаях  банк принудительно списывает денежные средства с расчетного счета по документам других организаций. Например, по приказам финансовых органов перечисляются суммы просроченных налогов и сборов, по исполнительным листам, приказам Госарбитража - суммы удовлетворенных исков и т.п. Банк, кроме того, может списывать денежные средства с расчетного счета предприятия без его приказа, по собственной инициативе (например, проценты за пользование ссудами, суммы по просроченным ссудам, за выполненные им услуги).

При расчетах между  предприятиями, банками и государством применяется календарная система расчетов, то есть все платежи с расчетного счета, включая отчисления в бюджет и выплату заработной платы, производятся в порядке календарной отчетности (в порядке их поступления в банк).

Прием и выдача денег или безналичные перечисления производятся банком на основании документов специальной формы, утвержденной им же. Из них наиболее распространенными являются: объявление на взнос наличными, чек (денежный), платежное поручение, расчетный чек, платежное требование - поручение.

Предприятие периодически (ежедневно или в другие установленные  банком сроки) получает от банка выписку  из расчетного счета, т.е. перечень произведенных  им за отчетный период операций. К выписке  банка прилагаются документы, полученные от других предприятий и организаций, на основании которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные предприятием.

Выписка из расчетного счета является вторым экземпляром  лицевого счета предприятия, открытого  ему банком. Сохраняя денежные средства предприятий, банк считает себя должником предприятия (его кредиторская задолженность), поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (списания, выдача наличными) - по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списания - по кредиту. Выписка из расчетного счета имеет определенные показатели, часть которых кодируется банком, и эти же коды используются предприятием.

Выписка банка  заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских  записей. Все приложенные к выписке  документы гасятся штампом ”погашено”. Ошибочно зачисленные или списанные с расчетного счета суммы принимаются на счет 63 ”Расчеты по претензиям”, а банку немедленно сообщается о таких суммах для внесения исправлений. В последующих выписках банк вносит исправления, а в бухгалтерском учете предприятия задолженность списывается.

На полях проверенной  выписки против сумм операций и в  документах проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 51 ”Расчетный счет”, а на документах указывается  еще и порядковый номер его  записи в выписке. Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ, справок, проверок и последующего хранения документов. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления.

Полученная из банка выписка проверяется и  обрабатывается: подбираются все оправдательные документы, проставляются корреспондирующие счета (коды), а по расходам на содержание и эксплуатацию машин и оборудования, общепроизводственным и общехозяйственным издержкам обращения, расчетам с бюджетом и другим, кроме того, проставляются и коды статей. Это необходимо потому, что аналитический учет по многим счетам организуется в разрезе статей. Группировка сумм по статьям осуществляется в листах-расшифровках, которые открываются ежемесячно в разрезе счетов, цехов и заполняются по данным документов к соответствующим журналам-ордерам.

Синтетический учет операций по расчетному счету  бухгалтерия предприятия ведет  на счете 51 ”Расчетный счет”. Это активный счет, по дебету которого записываются остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу.

Для отражения  оборотов по кредиту счету 51 служит журнал-ордер №2. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №2. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки из расчетного счета.

Суммы с одинаковыми  корреспондирующими счетами каждой выписки складываются и записываются в журнал-ордер и в ведомость  итогами.

Обязательное  условие для заполнения регистров - использование одной строки для  каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых строк журнала-ордера №2 и ведомости №2 за каждый месяц должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период выписок из банка. Как в журнале ордере №2, так и в ведомости №2 суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51. Наличие этих показателей за каждый отчетный день и месяц позволяет счетным работникам анализировать источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей.

3. Учет операций  по валютному счету.

Операции с  иностранной валютой могут осуществлять любые предприятия. С этой целью необходимо открыть в банке, имеющем разрешение (лицензию) от Центрального банка России на совершение операций в иностранной валюте, текущий валютный счет. Банки, получившие лицензию, называются уполномоченными банками.

Работая по договорам-контрактам, заключенным российскими предприятиями - участниками внешнеэкономической деятельности, оплата которых производится в иностранной валюте, предприятия обязаны 50% выручки продавать на валютном рынке, через уполномоченные банки, в течении 14 дней со дня ее зачисления. Эта особенность требует первоначального отражения всей суммы поступившей выручки в иностранной валюте на так называемый транзитный счет. Банк сообщает клиенту о зачисленных суммах с целью своевременного получения от него документа о продаже и зачислении инвалютных средств на текущий счет. Если распоряжение от предприятия о продаже инвалюты не получено, то банк может проводить ее самостоятельно.

4. Учет кассовых  операций и ценных  бумаг.

Порядок ведения  кассовых операций регламентируется инструкцией банка России от 04.10.93 г. №18 О Порядке ведения кассовых операций в РФ.

Размер сумм наличных денег в кассе предприятия  ограничен лимитом, устанавливаемым  кредитным учреждением по согласованию с предприятием. Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течении трех дней, включая день получения денег в кредитном учреждении.

Для учета наличия  и движения денежных средств в  кассе предприятия используется активный счет 50 ”Касса”. Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50 и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1.

Основанием для  заполнения журнала-ордера №1 и в  ведомости №1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

В кассе предприятия  могут храниться, кроме денежных средств, ценные бумаги и бланки строгой отчетности. К ценным бумагам относятся путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные за счет средств фонда специального назначения, почтовые марки, марки госпошлины, единые и проездные билеты. Ценные бумаги учитываются на счете 56 ”Денежные документы” в журнале-ордере №3. Поступление и выдача ценных бумаг производятся по приходным и расходным кассовым ордерам с последующим составлением кассиром отчета по движению ценных бумаг. Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т.п.) учитываются на забалансовом счете 006 ”Бланки строгой отчетности”.

Кассир несет  полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их хранением ущерб предприятию.

Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств  в кассе производится согласно Положению  о бухгалтерском учете и отчетности не менее одного раза в месяц. Ревизия  кассы проводится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя предприятия, в присутствии кассира. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными кассовыми ордерами, в остаток по кассе не включаются. Результаты инвентаризации оформляются актом (ф. № инв. 15).

На оборотной  стороне акта материально ответственное  лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель предприятия - решение по результатам инвентаризации. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход бюджета (на госпредприятиях) или перечисляются в доход предприятия:

Д-т сч.50 ”Касса” 

К-т сч.68 ”Расчеты с бюджетом”, 80 ”Прибыли и убытки”.

В случае выявления  недостач их суммы подлежат взысканию  с материально ответственного лица (кассира) и оформляются записью:

1. Д-т сч.84 ”Недостачи  и потери от порчи ценностей” 

К-т сч.50 ”Касса” 

2. Д-т сч.73 ”Расчеты с персоналом по прочим операциям”

К-т сч.84 ”Недостачи и потери от порчи ценностей”.

При наличии  у предприятия валютного счета  и средств в валюте других государств может возникнуть необходимость  в использовании наличной инвалюты. Отдельного счета для этих целей не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 ”Касса” открывается субсчет, например субсчет 50-2 ”Касса в иностранной валюте”. Учет операций организуется по видам валют. Банк выдает предприятию наличную инвалюту только на определенные цели: командировочные расходы и приобретения строго ограниченного круга. При получении в банке:

Д-т сч.50-2 ”Касса в иностранной валюте” 

К-т сч.52-2 ”Текущий валютный счет”.

При выдаче под  отчет:

Д-т сч.71-2 ”Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам”

К-т сч.50-2 ”Касса в иностранной валюте”.

В любом случае, так же как и по счету 52 ”Валютный  счет”, учет движения наличной инвалюты производится в двух оценках: по видам  валют и в рублях. Синтетический  учет ведется только в рублях. Используются учетные регистры: журнал-ордер №1/1 и ведомость №1/1.

Остатки кассовой наличности в инвалюте подвергаются переоценке при изменении курса  рубля по отношению к имеющейся  у предприятия иностранной валюте. Результат переоценки отражается в корреспонденции субсчета 50-2 со счетом 80 ”Прибыли и убытки”.

5. Учет расчетов  с подотчетными  лицами.

Подотчетными  лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы  денежных средств на предстоящие  административно-хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, утверждается руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен, выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды предусмотрена сметой предприятия. Сумма выдачи на расходы, связанные со служебными командировками, зависит от срока командировки и ее места назначения. Командированному работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда (в оба конца), суточных и расходов по найму жилого помещения.

Указанные суммы  на командировочные расходы называются нормированными и включаются в себестоимость  работ, услуг, продукции. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия с одновременным суммированием выплаченного превышения с суммой начисленной командируемому заработной платы для определения подоходного налога.

Целесообразность  произведенных расходов подтверждается начальниками цехов, отделов или служб в зависимости от целевого назначения командировки. После проверки бухгалтером авансового отчета он утверждается руководителем предприятия и принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.

На каждом предприятии  ведется специальный журнал регистрации  прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя предприятия.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 ”Расчеты с подотчетными лицами”. Это - активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности  подотчетных лиц предприятию  или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Регистром для  учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный  регистр, сочетающий аналитический  и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под  отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Основанием для  заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

При наличии  внешнеэкономических связей в бухгалтерии  может возникнуть необходимость  учета расходов по загранкомандировкам. Их оплата производится по нормативам, установленным Министерством финансов РФ. В зависимости от цели командировки расходы включаются или в себестоимость работ, услуг, продукции (дебет сч.20), или в стоимость приобретаемого импортного оборудования (дебет сч.07-2), нематериальных активов (дебет сч.04), материалов (дебет сч.10) либо товаров (дебет сч.41) с кредита счета 71-2 ”Расходы с подотчетными лицами по загранкомандировкам”. Записи на счетах производятся как по видам валют, так и в рублевом эквиваленте. Остатки валют в подотчете подлежат переоценке с отнесением результата на счет 80 ”Прибыли и убытки”.

6. Общие положения  об учете расчетов.

В зависимости  от содержания операций расчеты производятся по товарным операциям, если предприятие  выступает поставщиком своей  готовой продукции или заготовляющим  товарно-материальные ценности, и по нетоварным операциям, связанным только с движением денежных средств, т.е. с погашением задолженностей бюджету, банку, органам социального страхования и обеспечения, работникам и т.д.

Предприятия, поставщики и покупатели в зависимости от местонахождения производят иногородние и одногородние расчеты. Формы безналичных расчетов устанавливает Центральный банк РФ.

В настоящее  время предприятия используют следующие  формы и способы расчетов: платежными требованиями-поручениями, посредством  аккредитивов и особых счетов, в порядке плановых платежей, платежными поручениями, переводами через предприятия министерства связи, чеками из чековых книжек и др.

Выбор наиболее рациональной формы расчетов позволит сократить разрыв между временем получения покупателями товарно-материальных ценностей и совершением платежа, ликвидировать образование необоснованной кредиторской задолженности и рост остатков товарно-материальных ценностей в пути.

Расчеты платежными требованиями-поручениями сводятся к тому, что поставщик, отгрузив продукцию, выписывает платежное требование на покупателя-плательщика, отсылает ему или доставляет нарочным. Получив платежное требование, плательщик обязан заполнить вторую часть - платежное поручение, поручив банку списать с его расчетного счета указанную сумму, так как обязанности (условия договора) поставщиком выполнены. Предприятие-плательщик сдает этот документ в свой банк для оплаты. Банк после списания средств пересылает документы в банк поставщика для зачисления платежа.

В бухгалтерском учете рассматриваемая форма расчетов оформляется следующими записями на счетах:

у поставщика: 1) в момент отгрузки - дебет счетов 45 ”Товары отгруженные”, 46 ”Реализация  продукции”, 62 ”Расчеты с покупателями и заказчиками”, кредит счета 40 ”Готовая продукция” (в журнале-ордере №11) или счета 20 ”Основное производство” (в журнале-ордере №10/1);

2) в момент  зачисления денежных средств  на расчетный счет - дебет счета  51 ”Расчетный счет”, кредит счета  46 ”Реализация продукции (работ,  услуг)” или счета 62 ”Расчеты с покупателями и заказчиками” (в журнале-ордере №11);

у покупателя: 1) в момент акцепта платежных документов, при поступлении материалов - дебет  материальных счетов (10, 12), кредит счета 60 ”Расчеты с поставщиками и подрядчиками” (в журнале-ордере №6);

2) в момент  списания средств с расчетного  счета - дебет счета 60 ”Расчеты  с поставщиками и подрядчиками”,  кредит счета 51 ” Расчетный  счет” (в журналах-ордерах №2  и 6).

Расчеты по аккредитивам заключаются в том, что банк покупателя дает поручение (аккредитив) иногороднему банку поставщика производить оплату счетов поставщика за отгруженный товар или оказанные услуги на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении покупателя. Денежные средства в сумме аккредитива перечисляются с расчетного счета покупателя на счет аккредитивов или покупателю выдается ссуда.

Расчеты по особым счетам - форма иногородних расчетов покупателя с одним или несколькими  постоянными поставщиками, находящимися в одном городе, при которой  оплата товаров или услуг осуществляется в банке по месту нахождения поставщика за счет депонированных средств покупателя. Оплата требований происходит только при наличии акцепта представителя покупателя. С особого счета допускается выплата представителю покупателя наличных денег на оплату расходов по приемке и отгрузке товаров.

Расчеты в порядке  плановых платежей осуществляются между  предприятиями при постоянных, равномерных  поставках товарно-материальных ценностей  или оказании услуг.

Договором между  потребителем и поставщиком устанавливается постоянная, плановая сумма стоимости продукции или услуг, подлежащая оплате ежедневно. Оплата оформляется или платежными поручениями, или платежными требованиями. В согласованные сроки расчеты регулируются, т.е. сопоставляются выплаченные суммы с фактическим объемом (стоимостью) полученной продукции или услуг. Излишне уплаченные суммы могут засчитываться в последующих платежах или возвращаться покупателю, а недостающие - доплачиваться. Данные расчеты ведутся у поставщика на счете 62 ”Расчеты с покупателями и заказчиками”, субсчет 2 ”Расчеты по плановым платежам”. Дебитуется счет на суммы выполненных обязательств, а кредитуется на суммы поступивших платежей. Аналитический учет организуется в ведомости №7 в разрезе каждого дебитора, а синтетический - в журнале-ордере №11 (обороты по кредиту).

Расчеты по аккредитивам и особым счетам учитываются на счете 55 ”Специальные счета в банках”, субсчет 1 ”Аккредитивы”. Аналитический  и синтетический учет этих расчетов организуется в журнале-ордере №3 на основании выписок банка.

Одной из форм расчетов являются расчеты платежными поручениями (переводами). Платежное поручение - приказ банку о перечислении с  расчетного счета суммы денежных средств другому предприятию, организации  или учреждению.

При расчете  с предприятиями министерства связи за переводы, совершаемые по почте, за пересылку почтовых посылок, при разовых расчетах с транспортными организациями применяются акцептованные поручения. Акцептуют поручения банки, если на счете плательщика имеется достаточный остаток свободных денежных средств.

Учитываются эти  расчеты на счетах 68 ”Расчеты с бюджетом”, 73 ”Расчеты с персоналом по прочим операциям”, 76 ”Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами”, 69 ”Расчеты по социальному страхованию и  обеспечению”.

Расчеты могут осуществяться чеками. Расчетный чек - письменное поручение банку перечислить со счета чекодателя указанную в чеке сумму. Чековые книжки предприятия получают в своем банке.

Учет выдачи чеков ведется на счете 55 ”Специальные счета в банках”, субсчет 2 ”Чековые книжки”, в журнале-ордере №3.

Для обобщения  информации о всех видах расчетов предприятия с различными юридическими и физическими лицами, а также  внутрихозяйственных расчетов применяется  целая группа специальных счетов, в частности: