Учет  материально-производственных запасов

1 Классификация, оценка, задачи учета

К материально-производственным запасам относятся средства (активы) предприятия, обладающие следующими признаками:

1. Назначение. Средства используются в целях обеспечения деятельности предприятия, как основной, так и любых сопутствующих (например, офисные принадлежности). Могут быть предназначены для перепродажи, использования в производственном процессе, или для потребления самим предприятием в процессе деятельности.
2. Срок использования. Планируемый срок полезного использования обычно не превышает одного года.
3. Стоимость. Для товарно-материальных запасов не устанавливается стоимостных границ.

Виды  учета материально-производственных запасов:

• Учет товаров или материалов, предназначенных для перепродажи (не подвергаемые обработке, изменяющей их себестоимость для предприятия)
• Учет сырья и материалов, используемых в производственном цикле для создания продукции предприятия, предназначенной для продажи или внутреннего использования.
• Учет незавершенного производства.
• Учет готовой продукции.
• Учет товаров или материалов, непосредственно используемых в процессе функционирования предприятия и учитываемых в процессе использования в качестве затрат.

Классификация производственных запасов

Производственные  запасы по своей экономической природе  являются предметами труда. Вместе со средствами труда и рабочей силой  материалы обеспечивают производственный процесс, в котором используются однократно. Себестоимость производственных запасов полностью переносится  на созданный продукт.

В процессе производства материалы используются различно: они  могут полностью потребляться в  процессе производства (сырье и материалы), или изменять свою форму (например, смазочные материалы). Некоторые  материалы входят в изделие без  каких-либо изменений (запасные части), другие вообще не входят в массу  или химический состав продукции, но способствуют ее изготовлению (быстроизнашивающиеся предметы).

Производственные  запасы в зависимости от своей  роли в производстве подразделяют на следующие виды:

• сырье (продукция добывающих отраслей производства);
• основные материалы (материалы, образующие основу продукции или являющиеся компонентом для ее создания);
• топливо;
• покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия (предметы, приобретаемые для создания и комплектования изделия);
• вспомогательные материалы (материалы, которые при участвуют в изготовлении продукции и потребляются на технические и хозяйственные нужды - краски, обтирочные материалы и др.);
• запчасти (детали оборудования для замены изношенных);
• малоценные и быстроизнашивающиеся предметы;
• тара (предметы для упаковки, транспортировки и хранения материалов и продукции);
• прочие материалы.

Цели учета материально-производственных запасов

Материально-производственные запасы являются основным (после денежных средств) оборотным активом большинства предприятий, относящихся к торговой и производственной сфере. Поскольку материально-производственные запасы являются основной материальной составляющей производственного цикла, их учет исключительно важен для всех уровней учета и его пользователей. В большинстве отраслей материальных запасов  также являются основной составляющей прямых материальных затрат, отдельно учитывающихся как себестоимость продукции или себестоимость продаж.

Любое предприятие  ведет свою деятельность с целью  получения материальных (или каких-либо иных) выгод. Для определения выгодности данного вида деятельности в первую очередь необходимо знать объем  средств, истраченных на производство продукта или услуги. Также, несомненно, важной является информация о наличии  на складах товаров или материалов, необходимых для функционирования предприятия. За исключением денежных средств, ТМЗ являются самыми ликвидными активами предприятия, и, таким образом, реальные остатки ТМЗ и их стоимость  являются ключевыми показателями для  расчета стоимости предприятия  в целом.

В большинстве  случаев именно товарно-материальные запасы являются основной составляющей себестоимости продукции, которая  показывает эффективность данного  вида деятельности как такового, а  также действенность управленческих усилий. Для торговых и производственных предприятий детальный материальный учет  является наиболее важным. Для предприятий, оказывающих консультационные услуги, более важным будет учет ТМЗ, используемых для поддержания функционирования офиса и консультантов. Данные ТМЗ относятся к косвенным затратам фирмы в целом.

Правильный учет товарно-материальных запасов также очень важен вследствие существенного влияния правильности расчета товарных запасов на финансовую отчетность и финансовый результат компании в целом. Существует мнение, что основной целью материального  учета является именно точное определение прибыли (и, как следствие, оценки собственного капитала), а не фактической стоимости запасов. Большинство инвесторов и кредиторов принимают свои решения именно на основе размеров прибыли, указанной в финансовой отчетности, и оценки запасов ТМЗ, а также четкости соблюдения их учета.  
 

2 Учет материальных запасов на складах и в бухгалтерии

Учет материальных запасов на складах. Для обеспечении деятельности соответствующими материальными ресурсами в организациях создаются специальные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей, малоценных предметов и других материалов. Кроме центральных заводских складов, в различных структурных подразделениях организации могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (кладовых) материальные ценности размещаются  по секциям, а внутри них по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально  ответственным лицом. Его принимают  на работу по согласованию с главным  бухгалтером организации. С кладовщиком  заключается по установленной форме  типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности ф. 523.

Если в штатном  расписании организации отсутствует  должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации  с его согласия с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и  передачи их по акту, утвержденному  руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет  материальный ярлык и прикрепляет  его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу  измерения, цену и лимит наличия  материалов.

Учет материальных ценностей на складе осуществляется материально ответственным лицом  в книге складского учета материалов ф. М-17 (только по наименованиям, сортам и количеству).

Запись в карточках  кладовщик делает на основании первичных  документов (приходных ордеров, требований, накладных и т.п.) в день совершения операций.

Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также сверяет свои записи по учету материалов с записями, ведущимися на складе (кладовой).

Учет материалов в бухгалтерии. Все первичные  документы по движению материалов со складов и подразделений организации  поступают в бухгалтерию. Именно на этой стадии учетного процесса работники  бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножением количества материалов на цену).

Учет материальных запасов, приобретенных за счет бюджетных  средств, средств, полученных от предпринимательской  деятельности, целевых средств и  безвозмездных поступлений, ведется  в количественном и суммовом выражении  по наименованиям материалов и материально  ответственным лицам на карточках  количественно-суммового учета материальных ценностей ф. 296 и раздельных оборотных  ведомостях ф. М-44.

В оборотной  ведомости материальных запасов  по каждому материально ответственному лицу в разрезе субсчетов записывают наименование материалов, единицу измерения (с указанием кодов), остаток материалов на начало месяца в количественном и суммовом выражении, приход и расход за месяц также в количественном и суммовом выражении.

3 Документальное оформление поступления и расхода материальных запасов

Сырье и материалы  поступают от поставщиков, подотчетных  лиц, закупивших материалы в порядке  наличного расчета, от списания пришедших  в негодность основных средств и  собственного производства.

Экспедитор организации  принимает на станции прибывшие  материалы по количеству мест и массе. При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза.

В случае обнаружения  недостачи мест или массы, повреждения  тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к  транспортной организации или поставщику. Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору  выдают наряд и доверенность, в  которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке  материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия  и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала  данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют  приходными ордерами.

Приходный ордер  подписывают заведующий складом  и экспедитор. При отсутствии расхождений  между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается. В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику.

Если перевозку  материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа  применяют товарно-транспортную накладную. Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов  производства и др. оформляют одно - или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в  двух экземплярах. 

Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и  сооружений, приходуются на основании  акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений. Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у других организаций и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги.  Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом.

Материалы отпускают  со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и  в порядке реализации излишних и  неликвидных запасов. Порядок документального  оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Расход материалов, отпускаемых в производство и  на другие нужды ежедневно, оформляют  лимитно-заборными картами. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе. Лимитно-заборная карта может выписываться в одном экземпляре. В этом случае получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карте складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается лицо, ответственное за отпуск материалов со склада.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный  отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). Если материалы со склада отпускаются  нечасто, то их отпуск оформляют одно - или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе; второй, с распиской  получателя, - у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют  одно или многострочные требования-накладные, которые составляют материально  ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с  распиской получателя, а второй с  распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным  за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые  выписывает отдел снабжения в  двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. При  перевозке материалов автотранспортом  вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Списание материалов вследствие их непригодности оформляют  актом на списание материалов, который  составляется специально созданной  комиссией с участием материально  ответственного лица. Вместо первичных  документов по расходу материала  можно использовать карточки учета  материалов. С этой целью представители  цехов-получателей расписываются  в получении материалов в самих  карточках, которые становятся в  связи с этим оправдательными  документами.

На фактически израсходованные материалы подразделение - получатель материалов составляет акт  расхода, в котором указываются  наименование, количество, учетная  цена и сумма по каждому наименованию, шифр заказа, на выполнение которого израсходованы  материалы, нормативный и фактический  расход материалов с указанием выявленных отклонений и их причин. В необходимых  случаях в акте указывают количество изготовленной продукции либо объем  выполненных работ.

Кроме того, подразделения  организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей и передают их в бухгалтерию. В установленные дни документы  по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации  по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе  

4 Синтетический учет производственных запасов

Синтетический учет производственных запасов ведется  на синтетических счетах 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и  откорме», 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», 13 «Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов», 14 «Переоценка материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материалов», 16 «Отклонение в стоимости  материалов».

На синтетических  счетах учет материальных ценностей  ведется по фактической себестоимости  или по учетным ценам. При учете  материалов по фактической себестоимости  в дебет материальных счетов относятся  все расходы по их приобретению. При поступлении материалов дебетуют материальные счета 10 «Материалы» или 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и кредитуют следующие  счета:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – на стоимость поступивших материалов со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков, в т. ч. выплата процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным организациям;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;
• 23 «Вспомогательные производства» – на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;
• 20 «Основное производство» – на стоимость возвратных отходов;
• другие счета.

5 Контроль за состоянием и рациональным использованием производственных запасов и основные направления совершенствования их учета

Производственные  запасы составляют значительную часть  стоимости имущества предприятия, а затраты материальных ресурсов в некоторых отраслях доходят до 90% и более в себестоимости продукции. Именно поэтому усиление контроля за состоянием производственных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на рентабельность предприятия и его финансовое положение.

Основным направлением повышения эффективности использования  производственных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий. Рациональное использование запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки. Существенное значение для сохранности производственных запасов имеет наличие технически оснащенных складских помещений с современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет. Важное условие повышения эффективности использования материальных ресурсов – усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов. Одно из условий рационального использования производственных ресурсов – нормирование складских запасов и материальных затрат. Под нормой производственного запаса понимают средний в течение года запас каждого вида материалов, принимаемый как переходящий запас на конец планируемого года. Эта норма измеряется в днях среднесуточного потребления каждого вида материалов.

Предприятия должны стремиться к соблюдению норм производственных запасов каждого вида материалов, поскольку их излишек приводит к  замедлению оборачиваемости оборотных  средств, а недостаток – к срыву  производственного процесса. Существенно улучшить учет производственных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т.е. более широко используя накопительные документы (лимитно-заборные и комплектовочные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов по движению материалов и оперативных документов на вычислительных машинах, карточки складского учета в качестве расходного документа по отпущенным материалам (бездокументальной системы оформления расхода материалов) и др.

6 Инвентаризация материально-производственных запасов (МПЗ)

Инвентаризация  начинается с того, что материально-ответственные  лица предоставляют расписки о том, что все ценности оприходованы, а  выбывшие - списаны, приходные и расходные  документы сданы в бухгалтерию.  
 
Далее члены комиссии проверяют фактическое наличие материалов, результаты заносят в Инвентаризационную опись (форма № ИНВ-3).  
 
На основе данных учета и инвентаризационных описей бухгалтерия составляет Сличительные ведомости инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19). В результате инвентаризации может быть выявлена пересортица. В этом случае возможен зачет излишков и недостач по пересортице. 
 
По всем выявленным расхождения материально-ответственные лица предоставляют письменные объяснения.  
 
Если в ходе инвентаризации выявлены излишки материалов, они приходуются по рыночной стоимости. Недостачи относят на виновных лиц.  
Дебет 10 Кредит 91-1 - на сумму излишка 
Дебет 94 Кредит 10 - на сумму недостачи 
Дебет 73 Кредит 94 - недостача отнесена на виновное лицо

7 Определение фактической себестоимости поступивших материалов при использовании учетных цен

Если в текущем учете материалы оцениваются по учетным ценам, то по окончании месяца исчисляется сумма отклонений фактической себестоимости приобретения (заготовления) материалов от их стоимости по учетным ценам. Данные отклонения рассчитываются как разница между фактическими затратами на приобретение (заготовление) поступивших материалов и их стоимостью по учетным ценам.

Если отклонения себестоимости представляют собой положительную величину, то фактическая себестоимость приобретения материалов выше их стоимости по учетным ценам, то есть имеет место перерасход. Если отклонения себестоимости представляют собой отрицательную величину, то фактическая себестоимость приобретения материалов ниже их стоимости по учетным ценам, то есть имеет место экономия.

Корректировка учетной оценки оприходованных материалов до фактической себестоимости приобретения (заготовления) производится в конце отчетного месяца следующим образом:

- положительные отклонения (перерасход) доначисляются к учетной цене материалов;

- отрицательные отклонения (экономия) вычитаются из учетной цены материалов.