Учет наличия и движения в розничной и оптовой торговле

1.1 Задачи и основные принципы организации бухгалтерского учета в торговле

В национальной экономике каждой страны особое место занимает сфера обращения. Она объединяет снабженческие, сбытовые и все другие торговые организации. Их назначение – доведение произведенного товара от производителя до потребителя.

Знание основ бухгалтерского учета, его рациональная и правильная организация в условиях торговой организации необходимы не только бухгалтеру, но и директору, собственнику предприятия. Они нужны для своевременного принятия грамотных финансово-экономических решений, для контроля за движением товарной массы, издержками обращения и доходами. Они позволят предотвратить банкротство. Ведь «для купца ничего не может быть слишком ясным ввиду тех бесчисленных случаев, которые встречаются в торговых делах, о чем знает всякий, кто посвятил себя торговле... Для того чтобы стать хорошим торговцем, требуется значительно больше, чем для того, чтобы стать доктором права».

Знание налогового законодательства позволит избежать штрафных санкций со стороны налоговых органов и сэкономит значительные суммы денежных средств

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» определяет бухгалтерский учет как «упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций».

Учет имущества (активов) и источников их образования (пассивов) в торговых организациях аналогичен их учету в организациях других отраслей хозяйства, если иметь в виду учет внеоборотных активов, капитала, долгосрочных и краткосрочных обязательств. Особенность заключается в составе и структуре материальных запасов, в организации наличных расчетов за проданные товары.

Обслуживая сферу обращения, торговые организации обеспечивают продвижение товаров от производителей до потребителей. Здесь нет процесса производства. Основными хозяйственными процессами является приобретение товаров, их хранение и реализация, что определяет специфику формирования оборотных активов, где преобладают товарные запасы при незначительном удельном весе производственных затрат.

Все это позволяет свести особенности бухгалтерского учета в торговле к особенностям учета товарных операций при продаже товаров за наличный и безналичный расчет.

Основным объектом бухгалтерского учета в торговых организациях являются товары. Поэтому в центре внимания бухгалтера должна быть правильная организация их учета.

Большинство производителей предлагают свои товары рынку через посредников. С точки зрения организации-посредника в сфере обращения товары могут иметь более узкое и более точное определение исходя из направления деятельности. Для организации-посредника товары – это предметы, приобретенные или полученные на комиссию с целью последующей их перепродажи.

В системе нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации приводится следующее определение товаров: «Товары – часть материально-производственных запасов организации, приобретенных или полученных от других юридических и физических лиц и предназначенная для продажи или перепродажи без дополнительной обработки».

Для правильного руководства деятельностью торгового предприятия необходимо располагать полной, точной, объективной, своевременной и достаточно детальной экономической информацией. Это достигается ведением хозяйственного учета. В зависимости от характера данных, методов их получения и способов группировки хозяйственный учет делится на три вида: оперативный, статистический и бухгалтерский.

Принципы:

а)   выбор схемы учета товаров, которая наиболее целесообразна в условиях работы данного предприятия. В практике работы торговой организации используются в основном три схемы учета товаров:

1. индивидуальная (попредметная) – когда фиксируется движение каждой единицы товаров. Схема применяется, как правило, в комиссионной торговле. Материально ответственное лицо должно отчитаться за каждую товарную единицу;
2. натурально-стоимостная – когда фиксируется движение товаров по отдельным наименованиям в натуральном и стоимостном измерениях. Схема применяется, как правило, для учета товаров на складах Материально ответственное лицо обязано отчитаться по каждому наименованию товаров:
3. стоимостная – когда фиксируется общий объем товарной массы. Материально ответственное лицо должно отчитаться за весь объем ценностей в целом;

б)   единство оценки товаров при их оприходовании и выбытии. То есть если товары были оприходованы по продажным ценам, то и списываться они должны по этим же ценам;

в)   отчетность материально ответственных лиц о наличии и движении товаров, представляемая в установленные сроки:

г)   периодическая проверка путем проведения инвентаризаций фактических остатков товаров и их сравнения с данными бухгалтерского учета с целью проверки обеспечения сохранности ценностей:

д)   контроль  за деятельностью  материально   ответственных   лиц   путем встречной сверки показателей. Например, стоимость товаров, отпущенных со склада, должна совпадать со стоимостью этих же товаров, поступивших в торговый зал.

Практическая реализация изложенных принципов при государственном регулировании торговой деятельности создает условия для эффективного решения задач, стоящих перед бухгалтерским учетом товаров, исходя из факторов, определяющих особенности учета товарных операций.

В основе хозяйственной деятельности торгового предприятия лежат процессы приобретения, хранения и реализации товаров. Поэтому основными целями бухгалтерского учета в торговле являются: контроль за сохранностью товаров, своевременное представление руководству предприятия информации о товарообороте и валовом доходе, о состоянии товарных запасов и эффективности их использования.

Для достижения этих целей решается целый комплекс бухгалтерских задач:

1. проверка правильности документального оформления товарных операций, своевременное и правильное отражение их в учете;
2. контроль за товарными запасами, выявление неходовых, залежалых и недоброкачественных товаров;                                      
3. контроль за финансовыми показателями (размер прибыли, источники поступления средств и порядок их расходования, оборотные средства, капитальные вложения, отчисления от прибыли и т.д.), за правильностью расчетов с поставщиками и покупателями, за своевременным поступлением платежей в бюджет, за правильностью использования банковских кредитов;
4. учет расходования фонда заработной платы, выявление соотношения между ростом эффективности труда и средней заработной платой;
5. выявление возможности для снижения издержек обращения и повышения рентабельности производства (издержки обращения покрываются за счет торговых наценок, включаемых в цену товара, но за счет наценки образуется и прибыль; поэтому, чем ниже уровень издержек обращения, тем большая часть торговой наценки идет на образование прибыли);
6. контроль за наличием и движением материальных ценностей и денежных средств.

Для правильного и своевременного учета должны быть установлены четкие разграничения материальной ответственности должностных лиц за вверенные им ценности, а также своевременно и качественно необходимо проводить инвентаризации и ревизии.

Задачи, стоящие перед бухгалтерским учетом в торговом предприятии, могут быть выполнены только при правильной его организации. Недостатки в организации бухгалтерского учета вызывают отставание учета, запаздывание представления отчетности и другой информации. Наличие больших разрывов во времени между моментом возникновения учетно-экономической информации и моментом ее использования препятствует повышению экономической эффективности деятельности торговых предприятий. Недостатки организации учета приводят к его запутанности, созданию условий для хищения материальных ценностей и других злоупотреблений, увеличению расходов на содержание учетного персонала.

На предприятиях торговли бухгалтерский учет осуществляется специальным подразделением – бухгалтерией. Если предприятия небольшие, то бухгалтерский учет в них ведут работники, на которых возложены соответствующие обязанности.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии, соблюдение законодательства при выполнении финансово-хозяйственных операций возлагается на руководителя предприятия торговли.

Назначение на должность и освобождение от должности главного бухгалтера производится в порядке, установленном руководителем торгового предприятия. При этом на соответствующую должность назначаются, как правило, лица, имеющие высшее специальное образование или стаж работы по специальности не менее трех лет.

Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности на предприятии.    

     Следует отметить, что на главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за ценности и денежные средства, он не может сам получать по чекам денежные средства и товарно-материальные ценности для предприятия. Вместе с тем для малых предприятий сделано исключение: по согласованию с учреждением банка главный бухгалтер имеет право выполнять обязанности кассира.

На время отсутствия главного бухгалтера его функции переходят к заместителю или другому должностному лицу, о чем объявляется приказом по предприятию.                                                                                 

Главный бухгалтер подписывает документы, связанные с приемом и выдачей денежных средств, товарно-материальных ценностей, кредитные, расчетные и денежные обязательства. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Бухгалтерия предприятия обеспечивает обработку документов, рациональное ведение записей в учетных регистрах, составление отчетности.

1.2 Документальное отражение товаров

Движение товаров в торговых организациях, как правило, включает две основные стадии:

поступление товаров путем их приобретения у поставщиков;

продажа товаров покупателям — юридическим и физическим лицам.

Всё операции по движению товаров в торговых организациях должны оформляться первичными учетными документами.

Полностью все формы по учету торговых операций представлены в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденном постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.

Приобретение товаров у поставщиков осуществляется на основании договоров купли- продажи.

Товары от поставщиков, как правило, поступают в организацию с их сопроводительными документами (накладными, счетами и т. п.).

Приемка товаров, поступивших от поставщиков, производится по акту о приемке товаров (форма № ТОРГ-1). Данным актом оформляется приемка товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствиис правилами приемки товаров и условиями договора.

Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

Приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе организация обязана приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять мерык предотвращению его смешения с другим однородным товаром, вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта.

Данные акты являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.

Приемка товаров получателем по количеству, качеству и комплектности товаров от организации транспорта и почтовых отправлений от организаций связи оформляется актом в соответствии с правилами, действующимина транспорте и в организациях связи.

Акты о приемке товаров по количеству составляются исходя из соответствия фактического наличия товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности — в соответствии с требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которого возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представителя незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актахне перечисляются.

При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры,накладные и т. д.) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Акт по форме № ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах. Акт по форме № ТОРГ-3 составляется на импортные товары в пяти экземплярах.

Если товарно-материальные ценности поступают в организацию без счета поставщика, то они принимаются по актуо приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4).

Ценности принимаются по данному акту по фактическому наличию. Акт составляется в двух экземплярах членами комиссии при участии материально ответственного лица. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица.

Для аналитического учета товаров, которые учитываются в количественно-стоимостном выражении, применяются карточки количественно-стоимостного учета (форма № ТОРГ-28).

Карточка ведется отдельно на каждое наименование, сорт товара. При количественно- стоимостном учете однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться вместена одной карточке. Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выражении на основаниипроверенных документов, представляемых в бухгалтерию материально ответственными лицами.

Для учета движения и остатков товаров и тары на складе применяется журнал учета движения товаров на складе(форма № ТОРГ-18). Журнал ведется материально ответственным Лицом по наименованиям, сортам, количествуи цене.

Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.

При продаже товаров другим организациям отпуск товаров со склада производится по товарным накладным (форма № ТОРГ-12).

Товарная накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, продающей товары, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается организации-покупателюи является основанием для оприходования им этих ценностей.

Для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период применяются товарный отчет (форма № ТОРГ-29) и отчет по таре (форма № ТОРГ-30).

Эти первичные документы составляются в двух экземплярах материально ответственным лицом с указаниемномера, даты документов на поступление и выбытие товаров и тары.

Товарный отчет, как правило, составляется при сальдовом методе учета товаров. Подписывается бухгалтероми материально ответственным лицом. Первый экземпляр отчета с приложенными документами, на основаниикоторых составляется отчет, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материальноответственного лица.

Для учета внутреннего перемещения товарно-материальных ценностей между структурными подразделениям или материально ответственными лицами применяется накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13).

В случае возникновения по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно- материальных ценностей они подлежат уценке или списанию, которое оформляется актом о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-15).

Акт составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии с участием представителя администрации организации, материально ответственного лица или, при необходимости, представителя санитарного надзора.Акт утверждается руководителем организации. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и являетсяоснованием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий — у материально ответственного лица.

В случае обнаружения при инвентаризации потерь от порчи товаров для их списания используется акт о списаниитоваров (форма № ТОРГ-16).

Для оформления уценки товаров при моральном устаревании, снижении покупательского спроса, обнаружении признаков понижения качества по различным причинам применяется акт об уценке товарно-материальных ценностей (форма № МХ-15).

Акт составляется и подписывается в двух экземплярах ответственными лицами комиссии. Один экземплярнаправляется в бухгалтерию, второй передается материально ответственному лицу для хранения или прикладывается к товарной накладной для передачи в организации торговли для перепродаж товарно-материальных ценностей по более низким ценам или для возврата их поставщику (производителю).

1.3  Учет поступления товаров

B учете товарных операций важно обеспечить контроль за своевременным и полным поступлением товаров, а также за правильным их оприходованием со стороны материально ответственных лиц.

Приемка товаров на фирме поставщика осуществляется материально ответственным лицом по доверенности с предъявлением паспорта. Доверенность оформляется по типовым формам. Учет доверенностей как бланков строгой отчетности производится либо по корешку доверенности, который хранится в бухгалтерии с отметкой о ее получении и использовании, либо в книге доверенностей, либо в журнале регистрации.

Представитель предприятия-покупателя проверяет товар, наличие полной документации к нему, сертификатов качества и т. п., комплектацию в соответствии с данными сопроводительных документов и расписывается в получении ценностей на накладной. Если товар принимается и закрытой таре, то необходимо сделать запись: «Товар принят по массе нетто (количеству мест) без фактической проверки». После этого материально ответственное лицо доставляет товар на территорию склада своей организации и передает его кладовщику.

Торговое предприятие по законодательству несет ответственность за качество реализуемых товаров и при отсутствии сертификата может быть подвергнуто штрафам. Торговое предприятие получает сертификат соответствия.

Приемка товаров по качеству, количеству, массе и  комплектности осуществляется в соответствии с комплектом первичной документации – это накладная, сертификат качества и счет-фактура.

Накладная и счет-фактура выписываются, как правило, в трех экземплярах. Первый остается у поставщика товара, два других направляются покупателю вместе с товаром.

Кроме того следует помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом все плательщики НДС обязаны составлять счета-фактуры на реализацию продукции (работ, услуг), формы которых утверждены Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 (с изменениями и дополнениями). На основании данных документов получатели товаров имеют право на зачет уплаченных по ним сумм НДС при расчетах с бюджетом.

Составленный документ должен быть подписан руководителем, главным бухгалтером поставщика, лицом, ответственным за отпуск товара, и скреплен печатью организации. Разрешено визирование счета-фактуры иным ответственным лицом, уполномоченным в соответствии с приказом по организации. Получаемые покупателем товаров счета-фактуры относятся к первичным бухгалтерским документам. При этом учет их поступления ведется в журнале регистрации поступивших счетов-фактур.

 Также заполняется книга покупок, которая ведется получателями товаров,  в целях определения сумм налога на добавленную стоимость, подлежащего зачету.

О выявленной недостаче и нарушении качества продукции составляется акт, являющийся юридическим документом для выставления претензий поставщику.

 Претензии по поводу несоответствия продукции по качеству, комплектности, таре, упаковке и маркировке стандартам, техническим условиям, чертежам, рецептурам, образцам получатель (покупатель) предъявляет изготовителю (поставщику, отправителю).

Если изготовитель или его местонахождение получателю недоступны, претензия в двух экземплярах посылается отправителю (поставщику), который после ее получения направляет один экземпляр изготовителю, известив об этом получателя. Претензия по поводу недостачи продукции или ее ненадлежащего качества должна сопровождаться актом с вышеуказанными документами.

Для приема товара у материально ответственного лица предприятия-получателя операционист вводит в программу приходную накладную в соответствии с первичной документацией.

В свою очередь материально ответственное лицо (экспедитор) сдает корешок выданной ему доверенности вместе с товаром. Кладовщик проверяет оприходованную накладную на соответствие первичной документации.

Поступление товаров отражается по дебету активного счета 41 «Товары», по субсчету 41-1 «Товары на складах». Товар приходуется по стоимости приобретения за вычетом налога на добавленную стоимость, содержащегося в покупной цене, что фиксируется следующей проводкой:

Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям» – на сумму НДС, указанную в счете-фактуре, 

Дт 41 «Товары» – на стоимость оприходованного товара – Kт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»- на общую сумму задолженности поставщику.

Ассортимент товаров предприятия подразделяется на 3 ставки НДС:

1) Поступление товара, не подлежащего обложению НДС (приложение 5). В эту группу входят товары медицинского назначения из «Перечня важнейшей и жизненно необходимой медицинской техники, реализация которой на территории РФ не подлежит обложению налогом на добавленную стоимость» (утв. Постановлением Правительства РФ от 17 января 2002 г. №19) [ч.II гл.21 ст.149 п.2].

2) Поступление товара, подлежащего обложению НДС по ставке 10% (приложение 5). В эту группу входят товары медицинского назначения из перечня «Общероссийского классификатора продукции», а также «Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности», определяемых Правительством РФ в части товаров медицинского назначения [НК ч.II гл.21 ст.164 п.2].

3) Поступление товара, подлежащего обложению НДС по общеустановленной ставке 18%. В эту группу входят товары медицинского назначения, не входящие в перечни, описанные в пунктах 1 и 2.

Товары на балансе учитываются по покупным ценам.

Для учета товаров, принятых на ответственное хранение (если, например, возникли вопросы, связанные с оплатой товара, или по условиям договора товары запрещено продавать до их оплаты), используется забалансовый счет 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Учет товаров, принятых на комиссию оптовыми организациями от организаций-комиссионеров в соответствии с заключенными договорами, ведется на счете 004 «Товары, принятые на комиссию».

Следует отметить, что, когда в первичных учетных документах (приходных кассовых ордерах, счетах-фактурах, актах и т. д.) не выделена сумма НДС отдельной строкой или не оформлен либо составлен ненадлежащим образом счет-фактура, исчисление расчетным путем налога на добавленную стоимость не производится. При этом стоимость приобретенных товаров, включая НДС, приходуется по счету 41 «Товары» с последующим списанием на счет реализации.

Товар может закупаться у частных предпринимателей. В случае, если он работает по классической схеме налогообложения, тогда работа с ним подпадает под общие правила торговли, описанные выше. Как частный предприниматель, так и юридическое лицо, может работать на схеме специальных режимов налогообложения, в соответствии с главой 26 ч.II. В таком случае они не являются плательщиками НДС и не имеют права выписывать счета-фактуры и обязаны об этом известить своих контрагентов. Одновременно юридические лица, подпадающие под ст. 145 ч.II гл.21, могут иметь разрешение на работу без НДС и также не имеют права выписывать счета-фактуры, находясь на классической схеме налогообложения. Об этом они также должны поставить в известность своих контрагентов. В этих случаях НДС по ним не выделяется, поэтому сумма налога по счету 19 не отражается. Таким образом, при данных операциях предприятие оптовой торговли обязано уплатить налог на добавленную стоимость с полной суммы товарооборота без предъявления каких-либо сумм к зачету в бюджет, что делает такие операции невыгодными; при заключении таких договоров необходима копия документа о регистрации и документа, удостоверяющего личность предпринимателя.  Следует помнить, что возможно приобретение товаров у продавцов, перешедших на упрощенную систему налогообложения, которые также с 2003 года не облагаются НДС, поэтому учитываются в полной сумме на счетах учета материальных ценностей.

Что касается закупки товаров за наличный расчет, то она производится с оформлением акта закупки, утвержденного руководителем предприятия, в котором в обязательном порядке указываются паспортные данные физического лица-продавца.

Такие операции имеют место. В этих случаях не оформляется акт закупки, а оформляется стандартный комплект поставки (товарная накладная, счет-фактура, сертификат (при необходимости), кассовый чек на оплату) в обмен на доверенность.

Такие операции могут быть проведены через подотчетных лиц, что отражается проводкой:

1. Дт 60.1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – Kт 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
2. Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кт 50 «Касса».

Покупатель засчитывает НДС при расчетах с бюджетом при реализации данных товаров (при правильном оформлении счета-фактуры), что отражается записью на сумму НДС по оплаченным и поступившим товарам:

1. Дт 41.1.1 – Кт 60.1 «Расчеты с поставщиками»;
2. Дт 19.3 – Кт 60.1 «НДС по приобретенным ценностям».

Погашение задолженности перед поставщиком за полученные товары, а также перечисление авансов и предварительной оплаты в зависимости от формы оплаты оформляется следующими записями:

 Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – на сумму оплаченной задолженности поставщикам –

Kт 51 «Расчетные счета » – на сумму, оплаченную с расчетного счета,

Kт 52 «Валютные счета» – на сумму, оплаченную с валютного счета,

Kт 50 «Касса» – на сумму оплаты из кассы торгового предприятия наличными деньгами (при этом следует помнить об установленном лимите расчетов наличными в пределах 60 тысяч рублей), 

Kт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Векселя выданные» - на сумму, оплаченную векселем,

Kт 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» – на сумму оплаты за счет краткосрочного банковского кредита,

Kт 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» – на сумму оплаты за счет долгосрочного банковского кредита.

Проводка: Д 60.1 – К 51– из кассы оплачена задолженность поставщикам.

Оприходование товаров оформляется следующими проводками:

 Дт 41 «Товары» – на стоимость оприходованного товара, Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям»- на сумму НДС, относящуюся к полученному товару – Kт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – на стоимость товара с НДС, указанную в счете-фактуре.