Учет труда и заработной платы. 5

Учет труда и заработной платы

 

1. Задачи учета труда и заработной платы

 

Труд является важнейшей частью экономики – он одновременно товар (работник продает свой труд, создавая новое качество и дополнительное количество  материальных ценностей) и причина появление добавленной стоимости, так как предметы и материалы при приложении к ним  труда становятся дороже.

Следовательно возникает необходимость оценить и оплатить труд, включив затем расходы на оплату труда в стоимость продукции.

Заработная плата (оплата труда работника) – вознаграждение за труд, выплачиваемое в денежной (натуральной) форме.

 

Задачи бухгалтерского учета по учету труда и заработной платы:

1. Произведение расчетов с персоналом по оплате труда в установленные сроки;
2. Правильный расчет вычетов и удержаний из заработной платы;
3. Группировка показателей по труду и заработной плате, составление необходимых отчетностей;
4. Систематическое наблюдение за правильностью составления и своевременного поступления документов по заработной плате;
5. Обеспечение правильности включения заработной платы в себестоимость произведенной продукции;
6. Контроль за правильным использованием фондов заработной платы;
7. Контроль за соблюдением штатной дисциплины, то есть правильным зачислением вновь принятых лиц на работу и установлением им должностных окладов в соответствии со штатными расписаниями и действующими схемами должностных окладов.

 

Рабочее время – время, в течении которого работник, в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора,  должен исполнять трудовые обязанности.

 

 

 

2. Документальное оформление операций по учету труда и его оплаты

 

Учет персонала компании – совокупность  действий по фиксации, систематизации, накоплению и обновлению сведений о численности и квалификации работников, а также их персональных данных, необходимых в связи с трудовыми отношениями.

 

Учетные сведения могут использоваться для решения следующих основных задач:

1. Анализ фактического квалификационного и численного состава работников;
2. Прогнозирование изменений в квалификационном и численном составе работников;
3. Определение потребностей компании в персонале определенной численности и квалификации;
4. Обоснование решений по развитию карьеры: переводу работников на другую работу, повышению квалификации работников, увольнению.
5. Обоснование решений по предоставлению отдельным категориям работников компенсаций, льгот, назначению пенсий (других социальных пособий);
6. Обоснование решений по применению к работникам мер дисциплинарного воздействия (поощрений и наказаний);
7. Планирование кадровой работы;
8. Подготовка отчетности по вопросам кадровой работы;
9. Оценка эффективности кадровой работы;
10. Выдача соответствующих сведений по вопросам (заявлениям).

 

Компанией ведется индивидуальный и сводный учет персонала. Для ведения индивидуального учета применяются унифицированные формы (личные карточки и учетные карточки работников) а также трудовые книжки. В соответствии со ст. 66 КТ РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Основным документом сводного учета является журнал (книга) учета.

 

Документы

1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1), и приказ о приеме работника на работу (форма № Т-1а).

Используются для оформления и учета работников, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту).

 

2. Личная карточка работника (форма № Т-2)

Является основным документом индивидуального учета персонала компании.

Процедура первичного оформления личной карточки работника включает в себя:

- регистрацию личной карточки  в соответствующем журнале (книге);

- прием от работника  документов, содержащих сведения, подлежащие внесению в личную карточку (паспорт; трудовая книжка или иной документ, подтверждающий трудовой стаж; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документ воинского учета для военнообязанных лиц; документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

- внесение соответствующих  сведений в личную карточку;

- ознакомление работника  под роспись с внесенными в  личную карточку сведениями.

 

Первичное оформление  личной карточки работника, как правило, производится через пять дней после издания приказа о приеме его на работу.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые (уточненные) сведения, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

 

3. Штатное расписание (форма № Т-3).

Используется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

 

4. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4).

Применяется в научных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.

 

5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5, Т-5а).

Используется для оформления и учета перевода работника из одного структурного подразделения в другое.

 

6. Приказ о предоставлении работнику отпуска (форма № Т-6, Т-6а).

Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, трудовым договором.

 

7. График отпусков (форма № Т-7).

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. 

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится на основании документа, составленного в произвольной форме.

 

8. Приказ о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8, Т-8а).

Издается при увольнении работника.

Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку.

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

 

9. Приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9, Т-9а).

Применяются для оформления и учета направления работника в командировку.

Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

 

10. Командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Документ, удостоверяющий время и место нахождения работника в служебной командировке.

 

11. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).

Подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый, и утверждается руководителем организации.

 

12. Приказ о поощрении работника (форма № Т-11, Т-11а).

Применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

 

13. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13).

Используются в условиях автоматизированной обработки данных.

При его использовании оплату труда начисляют в лицевом счете, расчетной ведомости или расчетно-платежной ведомости.

 

14. Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49).

Объединяет расчетную и платежную ведомость и содержит сведения по видам начислений, удержаний, суммы к выдаче на руки работникам и расписку в получении заработной платы.

 

15. Расчетная ведомость (форма № Т-51) и платежная ведомость (форма № Т-53).

Используются в организациях с большой численностью персонала.

 

16. Лицевой счет (форма № Т-54).

Открывается на каждого работника. Содержит все сведения о продвижении работника по службе (в том числе изменения оклада), а также все материалы о ежемесячных начислениях и удержаниях из заработной платы. В нем сосредоточены данные об отпусках, о больничных листах и т.п. Этот документ является главным источником цифр для расчетов пенсии работнику. Поэтому по закону он должен храниться в архиве в течение 75 лет после увольнения работника.

 

17. Лицевой счет (форма № Т-54а).

Применяется при обработке учетных данных с использованием средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянную информацию о работнике.

 

18. Акт о приемке на работу, выполненный по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)

Является основанием для поэтапного или окончательного расчета выполненных данных.

 

3. Синтетический и аналитический учет расчетов по оплате труда

 

Расчеты с сотрудниками, как состоящими в штате предприятия, так и не состоящими в нем, по всем операциям, связанным с заработной платой, пенсиями, пособиями, компенсирующими выплатами и удержаниями из заработной платы, проводится с применением счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Предприятие вправе самостоятельно разрабатывать системы и формы оплаты труда, при этом они обязаны соблюдать трудовое законодательство, в котором регламентируются следующие основные принципы:

 

1) ежемесячная оплата труда  не должна быть ниже минимального  размера оплаты труда (МРОТ), установленного государством.

 

2) работы в сверхурочные, праздничные и выходные дни  должны оплачиваться дополнительно;

 

3) работники должны иметь  оплачиваемый отпуск (в соответствии  со ст. 115 ТК РФ) продолжительностью 28 календарных дней;

 

4) оплата работ с вредными  условиями должна быть повышенной;

 

5) время, за которое согласно  законодательству сохраняется заработная  плата, должно быть оплачено.

 

Все выплаты работникам относятся к трем основным видам: фонд заработной платы, выплаты социального характера и прочие выплаты, не входящие ни в фонд заработной платы, ни в состав выплат социального характера. Такое деление принципиально важно для расчетов размеров платежей в социальные фонды.

 

Совокупность выплат, которые включаются в издержки производства и обращения, носит название фонда оплаты труда. Их перечень устанавливается законодательством. Таким образом, фонд оплаты труда отличается от фонда заработной платы тем, что он характеризует лишь ту его часть, которая входит в себестоимость продукции, работ и услуг.

 

В настоящее время в хозяйственной практике предприятий и организаций используются следующие системы оплаты труда: тарифная система, бестарифная система, система плавающих окладов, комиссионная система, комбинированная система оплаты труда.

 

Для правильной постановки учета заработной платы необходим отлаженный механизм оформления, хранения и учета документов, связанных с характеристиками и деятельностью персонала. Ряд этих документов находится в отделе кадров, а часть хранится в бухгалтерии. Целесообразно, чтобы копии некоторых документов отдела кадров были и в бухгалтерии. 

 

Выдача заработной платы, премий и т.п. осуществляется в ограниченные сроки. Согласно нормативным документам деньги на эти цели могут находиться в кассе сверх установленного банком лимита лишь в течение 3 рабочих дней, включая день их получения в банке. Если работник вовремя не получил причитающуюся ему сумму, то в графе "Расписка в получении" платежной или расчетно-платежной ведомости кассир ставит штамп "Депонировано". Одновременно он заполняет карточку депонента. По этой карточке работник может получить деньги позже. Депонированные суммы не выданной заработной платы хранятся в банке в течение 3 лет. Затем, если они не были востребованы, приходуются в доход предприятия. Перевод на депонент заработной платы, не полученной работником, оформляется в бухгалтерском учете с помощью проводки:

Дебет 70, Кредит 76 - депонирование суммы невыданной заработной платы, где: счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

 

Синтетический учет расчетов с персоналом (состоящим и не состоящим в списочном составе организации) по оплате труда (по всем видам заработной платы), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

По кредиту счета - отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации.

По дебету счета удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.

 

Операцию по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет 20 "Основное производство" - оплата труда производственных рабочих;

Дебет 23 "Вспомогательные производства" - оплата труда рабочих вспомогательных производств;

Дебет 25 "Общепроизводственные расходы" - оплата труда цехового персонала;

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" - оплата труда управленческого персонала организации;

Дебет 29 "Обслуживающие производства и хозяйства" - оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств;

Дебет других счетов издержек (28, 44, 91, 97);

Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на всю сумму начисленной оплаты труда.

 

Начисление оплаты труда по операциям, связанным с заготовлением и приобретением производственных запасов, оборудования к установке и осуществлением капитальных вложений, отражают, как уже отмечалось, по дебету счетов 07, 08, 10, 11, 15 и кредиту счета 70.

 

Пособия по временной нетрудоспособности и другие выплаты за счет средств органов социального страхования отражают по дебету счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" и кредиту счета 70.

 

Начисленные суммы премий, материальной помощи, пособий, оплаты труда по работам, производимым за счет средств целевого финансирования и в процессе получения внереализационных или операционных доходов, отражают по:

Дебету 91 "Прочие доходы и расходы", 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)", 86 "Целевое финансирование",

Кредиту 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

 

Начисление доходов работникам организации по акциям и вкладам в ее имущество оформляют следующей бухгалтерской записью:

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)",

Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

 

В некоторых организациях ввиду сезонности производства отпуска работникам предоставляют в течение года неравномерно. Поэтому для более точного определения себестоимости продукции суммы, выплачиваемые работникам за отпуска, относят на издержки производства в течение года равномерными долями независимо от того, в каком месяце эти суммы будут выплачиваться. Тем самым создается резерв для оплаты отпусков работникам. Организация может создавать резерв на выплату вознаграждений за выслугу лет. Резервируемые суммы относят в дебет тех же счетов производственных затрат, на которые отнесена начисленная зарплата работников, и в кредит счета 96 "Резервы предстоящих расходов".

 

По мере ухода рабочих в отпуск фактически начисленные им суммы за отпускной период списывают на уменьшение созданного резерва. При этом составляют следующую бухгалтерскую запись:

Дебет 96 "Резервы предстоящих расходов",

Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Такой же записью оформляют начисление работникам вознаграждений за выслугу лет.

 

Удержания из начисленной заработной платы отражают по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счетов:

 

68 "Расчеты по налогам  и сборам" - на сумму налога  на доходы физических лиц;

28 "Брак в производстве" - на суммы удержаний с виновников  брака;

73 "Расчеты с персоналом  по прочим операциям" - на суммы  за товары, проданные в кредит, по ссудам банков, по предоставленным  займам, на суммы, взысканные в  возмещение недостач, уплаченных  штрафов;

76 "Расчеты с разными  дебиторами и кредиторами" - на  суммы по исполнительным документам  и других счетов.

 

Погашение задолженности перед бюджетом по удержаниям отражают по дебету счета 68 с кредита счета 51 "Расчетные счета", а по алиментам - по дебету счета 76 с кредита счетов 50 "Касса" (при выдаче удержанных сумм из кассы), 51 "Расчетные счета" (при переводе по почте или зачислении на счет получателя в Сберегательном банке).

 

Учет расчетов по возмещению материального ущерба осуществляют на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

 

4. Формы и системы оплаты труда

 

Система оплаты труда – способ исчисления размеров вознаграждения, подлежащего выплате работнику предприятия в соответствии с произведенными им затратами труда или по результатам труда.

 

Системы оплаты труда в зависимости от количества труда и времени делятся на две основные группы:

Сдельная – в основу расчета заработной платы берутся количество выполненной работы и расценка за единицу продукции.

Повременная – когда согласно тарифной ставке оплачивается работа за единицу времени (как правило, это час).

 

Существует несколько разновидностей как сдельной, так и повременной системы оплаты труда.

При повременной оплате труда различают простую повременную и повременно-премиальную формы оплаты.

 

При простой повременной форме заработная плата определяется путем умножения часовой тарифной ставки на отработанное время.

 

При повременно-премиальной форме оплаты условиями коллективного договора или контракта оговаривается процентная надбавка к месячной или квартальной заработной  плате, которая является месячной или квартальной премией. Выплачивается эта премия в том случае, если работником и в целом подразделением выполнен план работы за премиальный период или при других условиях.

В случае, когда работник в течении определенного периода времени отсутствовал на работе по уважительной причине (болезнь, подтвержденная документально, отпуск и т.п.), он премируется пропорционально отработанному времени, т.е. за время его отсутствия премия не начисляется, но в целом премии он не лишается, просто она начисляется на меньшую сумму, соответствующую его реальному заработку.

 

Виды сдельной оплаты:

 

Прямая сдельная - число единиц произведенной продукции умножается на стоимость (расценку) одной единицы продукции.

Сдельно-прогрессивная – на перевыполненную продукцию расценка единицы продукции выше.

Сдельно-премиальная – кроме прямой сдельной, начисляются премии за качество, экономию материалов, перевыполнение нормы и т.д.

Косвенно-сдельная – заработная плата вспомогательных рабочих (например, за обслуживание машин), рассчитывается как процент от заработной платы основных рабочих.

Аккордная - объем работ и расценок устанавливается на бригаду, выплаты участникам зависят от квалификации и коэффициента трудового участия работника.

 

 

5. Оплата труда за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных

 

При работе в условиях, отклоняющихся от нормальных (при выполнении работ за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни и др.), работнику производятся соответствующие доплаты, предусмотренные коллективным договором, трудовым договором. Размеры доплат не могут быть ниже установленных законами и иными нормативными правовыми актами.

 

Сверхурочная работа (ст. 152 Трудового кодекса РФ) оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере. При этом по желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может оплачиваться как обычно, но при этом компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха (не менее времени, отработанного сверхурочно).

 

Работа в выходной и нерабочий праздничный день (ст. 153 Трудового кодекса РФ) оплачивается не менее чем в двойном размере по следующим правилам:

- сдельщикам - не менее  чем по двойным сдельным расценкам;

- работникам, труд которых  оплачивается по часовым или  дневным ставкам, - в размере не  менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;

- работникам, получающим  месячный оклад, - в размере не  менее одинарной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа в праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.

При этом работник может взять за работу в выходной отгул, тогда оплата производится в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

 

Оплата труда в ночное время (ст. 154 Трудового кодекса РФ) может вызвать определенные трудности при расчете подлежащей выплате заработной платы. Так, в соответствии с частью первой статьи 96 Трудового кодекса РФ ночным является время с 22 часов до 6 часов. При этом продолжительность работы (смены) в ночное время сокращается на один час. При оплате работы в ночное время используются повышенные ставки. Они могут быть любыми, но не ниже установленных законами и иными нормативными правовыми актами. В настоящее время отсутствует закон или иной нормативный акт, который определял бы размер доплат за работу в ночное время в целом по всем отраслям народного хозяйства.

 

6. Учет оплаты отпускных

 

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется каждому работнику.

 

Положения об отпусках: 

1. Все работники имеют право на ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. 
2. Как только работник приступает к работе, он начинает зарабатывать оплачиваемое время отпуска.