Управлінське документознавство. 3

Міністерство  освіти і науки України

Національний  аерокосмічний Університет ім. М. Е. Жуковського

«Харківський  авіаційний інститут». 
 

Кафедра українознавства 703 
 
 
 

Контрольна робота      Варіант15 

По  курсу: «Управлінське документознавство» 
 
 
 
 
 
 

                                                                                            студентки групи 95Д-2

                                                                                   Олійникової О.Є.

                                                                                           викладач: Кислюк К.В 
 
 
 
 
 
 

Харків - 2010 
 

  Вариант15.  Розкрийте сутність термінів “документування управлінської інформації ”, “документація ”, “система документації ”, “номінал управлінського документа ”, “документаційний фонд установи ”, “управління документацією ”, “організаційно-розпорядча документація ”. 

“документування управлінської інформації ”

    Управлінська  діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.

    Управлінський процес передбачає отримання, обробку  інформації і прийняття управлінських  рішень, які здебільшого фіксуються на матеріальних носіях-документах. Документальне відображення інформації є невід'ємним елементом управління. Документування - це діяльність, спрямована на зберігання всієї документації, що стосується основних напрямків і процедур роботи органу державного управління та прийнятих рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.

    Документування, яке займає вагоме місце у процесі  здійснення управлінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими  правилами на паперових або магнітних  носіях управлінських дій, тобто  у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Бернар Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов'язків.

    Документування  управлінської інформації і регламентування порядку роботи з документами від моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів в органах державного управління України здійснюється у відповідності з Примірною Інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції. 

    “документація ”сукупність документів, оформленних згідно з визначеними правилами.

    Документ  – це діловий папір, що підтверджує  який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу  пред’явника; це письмові свідчення  про що-небудь.

    З наукової точки зору документ –  це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

    Документи широко використовуються  у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої  організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

    Документи є засобом свідчення, доведення  певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

    Багато  документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність.

    Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним  як за формою, так і за змістом. 

    “система  документації ”

    Діяльність  суб'єкта відображає сукупність документів, взаємопов'язаних та взаємодіючих, які становлять системи документації. ГОСТ 6.10.1-88 "Уніфіковані системи документації. Основні положення" визначає систему документації як сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності.

Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх.суб'єктів, можна виявити значну кількість  систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих.

     Найбільш  загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі. Вона розподіляється на ряд підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними, функціональними, за рівнем управління тощо).

     В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування та ін. - в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління.

     Галузевими  прийнято вважати системи документації, які функціонують і, відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення (об'єкти та їх суб'єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад).

     Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна поділити на підсистеми за напрямками діяльності. Можна також  розподілити системи документації за рівнем управління, наприклад, системи документації по міністерству освіти, вузу, школі та ін.

     Між системами інколи важко провести чіткі межі, оскільки вони дуже тісно  взаємопов'язані.

     Розвиток  електронно-обчислювальної техніки  та впровадження автоматизованих систем управління вимагали приведення документів до однорідності як за формою, так і щодо послідовності розташування в них інформації. З кінця 1960-тих років в колишньому Радянському Союзі набула поширення діяльність з розробки уніфікованих систем документації, які містять інформацію, необхідну для керівництва у певній сфері діяльності. Створення уніфікованих систем документації'- один із найважливіших напрямків розробки АСУ.

     На  даний час діє більше двадцяти загальнодержавних уніфікованих систем документації, кожна з яких визначається державним стандартом. Такий державний стандарт видається на кожну систему. Але документи, розроблені в різних системах, що використовуються в управлінні на різних рівнях, повинні мати єдині уніфіковані форми. Уніфіковані форми документів проектуються на основі ГОСТу 6.10.5-87 "Уніфіковані системи документації. Вимоги щодо побудови формуляра-зразка".

     У формулярі-зразку встановлюються формати, розміри полів документів, вимоги щодо побудови конструкційної сітки, розташування реквізитів. Формуляр-зразок складається для сукупності документів, об'єднаних за їх функціональним призначенням і рівнем користування, -загальнодержавних, галузевих та ін.

     На  підставі ГОСТ 6.10.5-87 складаються формуляри-зразки та уніфіковані на їх основі форми документів майже всіх уніфікованих систем документації. Однак для уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації форми документів розробляються на основі державного стандарту за ДСТУ 4163-2003 "Вимоги до оформлювання документів". 

     “номінал  управлінського документа”

    Кожному виду номіналу управлінського документа (наприклад: наказ про реорганізацію  міністерства, товарно-транспортна  накладна, приходний ордер тощо) надається кодове (цифрове) позначення, завдяки чому конкретний документ в умовах реалізації автоматизованої інформаційної системи може бути швидко розшуканий за цією інформаційною (пошуковою) ознакою.

    Наказ як номінал розпорядчого документа  видають керівники міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівники підприємств.

    Розпорядження видають посадові особи задля  вирішення організаційних і організаційно-технічних  питань виробничо-господарської й  адміністративної діяльності, що стосуються окремих ланок роботи.

    Утім, у реаліях документування управлінської інформації відмінності між наказом і розпорядженням нерідко знівельовані. Навіть у межах однієї системи ті самі керівники з тих самих питань в одних випадках видають накази, в інших — розпорядження, а часом — і накази, і розпорядження.

    Унормовує уніфіковані форми документів Державний класифікатор управлінської документації ДК 010–98, затверджений наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 року № 1024 (далі — ДК 010–98). Цим нормативним документом, що офіційно закріплює види номіналів документів та їх групування, констатовано паралельні назви номіналу «наказ» та «розпорядження», як от: наказ (розпорядження) про приймання на роботу (код 0301001), наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (код 0301005), наказ (розпорядження) про надання відпустки (код 0301006), наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (код 0301008). Це аж ніяк не означає, що в цих номіналах документів має фігурувати подвійна назва. Підприємство, унормовуючи склад документів в інструкції з діловодства, класифікаторі форм документів, визначить, яким номіналом повинна документуватися та чи інша управлінська дія.

    Залежно від сфери функціонування розрізняють  накази (розпорядження), що охоплюють  нормативно-правові питання внутрішньої  діяльності підприємства загалом, а також питання діяльності кожного працівника. Першу групу розпорядчих документів становлять накази з основної діяльності, другу — накази з особового складу.

    Зазначені групи наказів об’єднані одним  номіналом, утім, згідно з ДК 010–98 представляють  різні підсистеми організаційно-розпорядчої документації (далі — ОРД): перша — документацію з організації систем управління (підклас 0201) та організацію процесів управління (підклас 0202), другу розподілено між класами та підкласами управлінської документації таким чином: 

    Організаційно-розпорядча документація (клас 02)

    Документація  з управління кадрами (підклас 0203)

    Наказ про приймання на роботу (код 0203003)

    Наказ про переведення на іншу роботу (код 0203006)

    Наказ про звільнення (код 0203008)

    Наказ про надання відпустки (зведений) (код 0203011)

    Документація  з оцінки трудової діяльності (підклас 0204)

    Наказ про накладення дисциплінарного  стягнення (код 0204005)

    Наказ про накладення дисциплінарного  стягнення (зведений) (код 0204006) 

    Первинно-облікова документація (клас 03)

    Облік особового складу (підклас 0301)

    Наказ (розпорядження) про переведення  на іншу роботу (код 0301005)

    Наказ (розпорядження) про надання відпустки (код 0301006)

    Наказ (розпорядження) про припинення трудового  договору (код 0301008). 

     “управління документацією”

Контроль  як одна із функцій управління включає  в себе:

– контроль за виконанням документів за змістом  порушених у них питань;

– контроль за термінами виконання документів;

– контроль за відповідністю форми документів вимогам державних стандартів.

Завданням контролю за виконанням документів є  забезпечення своєчасного і якісного їх виконання, підвищення відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни.

     Контролю  підлягають документи, в яких встановлені  завдання.

Нормативними документами ОДПС передбачено обов’язковий контроль за виконанням таких документів:

– закони України;

– постанови  Верховної Ради України;

– доручення  Комітетів Верховної Ради України;

– укази  Президента України;

– розпорядження  Президента України;

– доручення Президента України;

– доручення  Адміністрації Президента України;

– постанови  Кабінету Міністрів України;

– розпорядження  Кабінету Міністрів України;

– доручення  Кабінету Міністрів України;

– звернення  народних депутатів України та депутатів  місцевих рад народних депутатів;

– рішення  і доручення органів ДПС вищого рівня;

– звернення  органів ДПС України;

– звернення  міністерств, відомств, установ, підприємств, організацій;

– звернення  громадян;

– власні рішення (накази, розпорядження, рішення  колегії та ін.);

– вихідні  документи, на які очікуються відповіді.

     В органах ДПС України встановлено  дворівневий контроль за виконанням документів.

До першого  рівня контролю належать такі документи:

– закони України;

– постанови  Верховної Ради України;

– укази  Президента України;

– розпорядження  Президента України;

– доручення  Президента України;

– постанови  Кабінету Міністрів України;

– запити та звернення народних депутатів  України.

     Контроль  за виконанням зазначених документів здійснюється як за суттю поставлених завдань, так і за термінами їх виконання. При цьому, як правило, здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання.

До другого  рівня контролю належать документи, за якими здійснюється контроль лише термінів виконання.

     Контроль  за виконанням документів здійснює керівник установи, організації, який повинен встановлювати порядок проведення безпосереднього контролю за виконанням документів, визначати рівень контролю та вживати необхідних заходів до керівників структурних підрозділів у разі неякісного та несвоєчасного виконання ними документів.

     Безпосередньо контроль за виконанням документів здійснюється контрольним підрозділом (відділом, сектором, групою) або окремою особою служби діловодства установи, організації.

     Контроль  за виконання документів включає такі види роботи:

– постановку документів на контроль;

– формування картотеки контрольних документів;

– перевірку  своєчасного доведення документів до виконавців;

– перевірку  ходу виконання документів (для документів першого рівня контролю);

– облік  і узагальнення наслідків контролю за виконанням документів;

– інформування про хід та підсумки виконання  документів;

– зняття документів з контролю;

– формування картотеки виконаних документів.

     Початок контролю – з моменту реєстрації документів. На документах, які ставляться на контроль, проставляється штамп “Контроль” або позначка “К”. Одночасно діловодною службою оформляють два примірники контрольних карток, один із яких передається разом з документом виконавцеві; другий примірник передається до контрольної служби та поміщається у контрольну картотеку.

     При оформленні контрольної картотеки  в “ручному режимі” незалежно  від обсягу карток, слід дотримуватися  єдиних принципів. Картотека складається, як правило, з 33 секторів, 31 з яких відповідає максимальній кількості днів у місяці, один – для карток до прострочених документів і ще один – для карток до документів, терміни виконання яких визначені на наступні місяці (періоди).

     Усередині секторів контрольні картки можуть розміщуватися  за індексами структурних підрозділів, прізвищами виконавців тощо. При великому обсязі контрольних документів і значній кількості структурних підрозділів контрольна картотека може будуватися за підрозділами, групами постійних кореспондентів чи за іншими ознаками.

     В органах державної податкової служби України документи ставляться на автоматизований контроль. Контрольна служба здійснює автоматизоване формування картотеки контрольних документів.

     Порядок здійснення контролю за документами, які  належать до першого рівня контролю, визначає керівник органу державної податкової служби в процесі розгляду вхідної кореспонденції та підписанні внутрішніх і вихідних документів. При цьому на контрольну службу (або посадову особу) покладаються обов’язки по підготовки плану (порядку) контролю взятого на контроль документа. Відповідно до цього плану здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання документів, які належать до першого рівня контролю.

     Після вирішення всіх питань, порушених  у документі, виконавець оформляє на документі відмітку про його виконання. Одночасно наслідки розгляду документа переносяться до журналу обліку вхідної кореспонденції і контрольної картки, де засвідчуються підписом, як правило, керівника структурного підрозділу. Картка передається до контрольної служби у день виконання документа.

     Дані  про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву, розглядаються  на засіданнях колегіальних органів, виробничих нарадах. Обговорення наслідків  аналізу виконавської дисципліни є важливим критерієм для морального та матеріального стимулювання працівників управлінського апарату.

     Документ  вважається виконаним і знімається з контролю лише тоді, коли всі поставлені в ньому питання вирішені або  розглянуті і кореспондентові дано вичерпні відповіді. 

     “організаційно-розпорядча документація ”

     Організаційно-розпорядчі (управлінські документи: інструкції, накази, листи, акти, протоколи).

     Органи  управління міністерств, відомств, об’єднань, комбінатів, кооперативів, установ, підприємств  поряд з актами вищих органів влади та управління керується у своїй діяльності організаційно-правовими документами – положеннями, статутами, інструкціями, правилами. У них закріплюються функції, обов’язки і права органів на тривалі строки.

     Так, у положеннях про підприємство, об’єднання передбачуються права в галузі планування, фінансів, капітального будівництва і т. д.

     Серед різних форм виконавчо-розпорядчої  діяльності організацій, установ і  підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають у обов’язковому виконанню. Через них реалізується норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвам, нормалізується нормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розв’язується важливі завдання управління.

     До  найбільш поширених документів цього  виду належить постанови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції і статути.

      Постанова – це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв’язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.

      Постанови видають Кабінети міністрів республік  на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми.

      Текст постанови як правило, складається  з двох частин – констатуючої та ухвалюючої. Перша мітить вступ, оцінку стану і при необхідності, підстави для видання або посилання  на правовий акт вищестоячого органу. В ухвалюючій частині наводяться перелік запропонованих заходів, визначається виконавець та термін виконання.

      Під рішенням, як розпорядчим документом розуміють акт, якій ухваляється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв’язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами.

              За своїми юридичними властивостями  рішення бувають нормативними  та індивідуальними. Нормативними можна назвати рішення про режим роботи підприємств торгівлі і побутового обслуговування населення. Індивідуальними-рішення про прийом до експлуатації тієї чи іншої домобудівлі, про встановлення опікування.

               Розробка проекту рішення складний процес. У ньому беруть участь члени виконкому, постійні комісії депутати, спеціалісти і заінтересовані спеціалісти. Тому у багатьох виконкомах Рад процедура цього документа закріплюється у правових актах. До проекту рішення додається довідка, що обгрунтовує необхідність і доцільність його видання. Її підписує керівник відділу, управління або організації, що подають проект. У тій же довідці подаються особи котрих необхідно запросити на засідання виконкому для розгляду питання, а також вноситься пропозиція проте, кому надіслати рішення після ухвалу виконкому.

      Розпорядження — правовий акт управління державного колегіального органу, що видається в межах компетенції, наданої посадовій особі. Видається одноособово керівником або колегіальним органом для вирішення оперативних поточних питань і є обов'язковим для всіх кому він адресований. Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола осіб.

      Розпорядження та наказ за правовим статусом рівнозначні  документи й можуть видаватися нарівні одне з одним. У цьому випадку в тексті слово «НАКАЗУЮ» заміняють його відповідниками: «ВИМАГАЮ», «ДОЗВОЛИТИ», «ДОРУЧАЮ», «ЗАБЕЗПЕЧИТИ», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ». На відміну від наказу, який може стосуватися загальних, всеохоплюючих питань, розпорядження частіше висвітлює конкретні питання, що стосуються як усього колективу, так і окремих підрозділів та ланок його роботи.

      Акт — це офіційний документ правової чинності, що констатує (підтверджує) певні факти, події, пов'язані з учинками конкретних приватних або службових осіб, діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів.

      Для об'єктивного відображення (фіксування) певних фактів акт укладається колегіально  кількома службовими особами, спеціально уповноваженими для цього керівництвом або перевіряючим органом. Як правило, це документація постійно діючих експертних комісій, діяльність яких затверджується відповідним наказом. Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

     Акти  поділяються на законодавчі та адміністративні.

      Законодавчі містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів.

      Набувши юридичної сили після затвердження вищою інстанцією або відповідальним керівником закладу, установи, акт є документом суворої звітності, на підставі якого порушують адміністративну судову чи кримінальну судову справу.

     Вказівка. До примірного переліку найбільш характерних Для управлінської діяльності видів і різновидів документів, що містяться в ЄДСД, включені і вказівки, які видають міністри, керівники організацій і установ.

         Під цим терміном розуміють  правові акти керівників єдиноначальних  органів державного управління, переважно з питань інформаційно-методичного  характеру, а також пов’язані  з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів вищестоящих органів управління. На практиці вказівки видають при оформлені відряджень, розв’язанні поточних інформаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

     Посадова  інструкція — правовий акт, що видається установою, закладом з метою регламентації організаційно-правового стану працівника, його обов'язків, прав, відповідальності та забезпечення оптимальних умов для його ефективної праці.