Види документів з кадрових питань і їх призначення

Міністерство освіти та науки України

Чернігівський державний  технологічний університет

 

 

 

 

 

 

Реферат

З дисципліни: «Діловодство в соціальній сфері»

На тему:  «Види документів з кадрових питань і їх призначення»

 

 

 

 

 

Підготувала: студентка 316 групи

Кусій Юлія

Перевірила: Ревко А.М.

 

 

 

 

 

 

Чернігів, 2013

Зміст:

Вступ

1. Заяви, накази
2. Трудова книжка
3. Особова картка, особовий листок з обліку кадрів
4. Трудова угода, контракт
5. Резюме, автобіографія, характеристика
6. Доручення, розписка

Висновки

Список використаної літератури

 

Вступ

До організаційно-розпорядчих  документів належить велика група, яку  називають документацією з кадрових питань.

Розпорядча діяльність органу управління полягає в тому, що вони займаються добором і розстановкою кадрів, приймають на роботу, переводять і звільняють громадян, видають ряд документів, необхідних робітникам і службовцям при здійсненні ними права на працю.

Документація з кадрових питань – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках.

Документація по кадрах ведеться з моменту зарахування працівника на підприємство. Вона може бути виділена в окрему групу, що обумовлено її винятковою можливістю і рядом особливостей документування і діловодства.

 

1. Заяви, накази

При вступі на роботу громадяни  подіють письмову заяву, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, організацію чи установу, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду.

Заява – це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Реквізити заяви:

Адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім’я яких подається заява).

Адресант (назва установи або посада та ініціали (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається  із заявою).

Назва виду документу.

Текст.

Підстава (додаток): перелік  документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

Дата.

Підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Заява про прийняття на роботу складається у довільній формі, але практикою в ній вироблена схема побудови заяви, для якої характерні такі елементи: адресат, автор, місце проживання автора, назва виду документу, текст, підпис, дата. У заяві не прийнято писати прийменник "від".

Значну підгрупу документі  по кадрах становлять накази. Оформлення таких документів має свої особливості.

Наказ – це документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.

Кадровими наказами (щодо особового складу) оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення. У заголовку такого наказу зазначають: "Щодо особового складу". Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. До наказів по особовому складу залучають індекс "К" або "ВК". На практиці набули широкого розповсюдження уніфіковані накази по кадрах.

Уніфікований наказ – це трафаретний документ, надрукований з обох сторін на бланку формату А4. Вони складені у вигляді таблиць. Їх форма на багатьох підприємствах розрахована на обробку засобами оперативної техніки.

До викладу тексту наказу існують певні вимоги:

У наказах про прийняття  на роботу обов’язково зазначають:

а) на яку посаду;

б) до якого структурного підрозділу;

в) з якого числа  оформляється на роботу;

г) вид прийняття на роботу (на постійне, тимчасову, за сумісництвом).

д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).

У наказах про переведення  на іншу роботу вказують вид і мотивування  переведення.

У наказах про надання  відпустки вказують:

а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стан роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв’язку  з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами)

б) загальна кількість  робочих днів.

в) дата виходу у відпустку  і повернення

г) період, за який надано відпустку.

У наказах про звільнення працівників зазначають:

а) дату звільнення;

б) мотивування.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник  відділу кадрів зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які  розписуються в оригіналі.

Реквізити наказу:

Назва виду документу.

Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

Місце видання.

Номер.

Індекс.

Дата.

Заголовок до тексту.

Текст, що складається  з двох частин: констатувальної, де констатуються та аналізуються факти; розпорядчої, де подаються розпорядження, заохочення, стягнення.

Підпис керівника установи

Печатка

 

2. Трудова книжка

Трудова книжка – це основний документ, підтверджений трудовими діями та трудовим стажем працівника. Вони служать для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу. Тому трудовим книжкам і точностям їх заповнення надається особливе значення. Порядок заповнення цього документа регламентується ст. 48 Кодексу Законів про Працю України та іншими нормативними актами. При вступі на роботу трудова книжка заповнюється у 5-денний термін.

До неї заносяться відомості про трудову діяльність та заохочення. Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, на якому працює працівник. Трудова книжка повертається у тому випадку, коли працівник звільняється з роботи. У разі втрати трудової книжки видається дублікат за місцем останньої роботи. Трудова книжка може видаватися працівникові з відділу кадрів на короткий час.

Трудова книжка ведеться тільки за основним місцем роботи.. працівникам, які працюють по сумісництву, трудові  книжки не ведуться. Особи, які вперше поступають на роботу і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом, військовий квиток, а звільнені з місця позбавлення волі зобов’язані пред’явити довідку про звільнення.

 

3. Особова картка, особовий листок з обліку кадрів

Особова картка – це документ, який служить для аналізу складу і обліку кадрів. Особова картка заводиться після того, як відділ кадрів одержав наказ про прийняття працівника на роботу. Заводиться вона на кожного працівника. Заповнюється особова картка тільки на підставі поданих документів (паспорта, військового квитка, трудової книжки, диплома).

На підставі паспорта записуються прізвище, ім’я, по-батькові; рік та місце народження, домашню  адресу, номер і серія паспорта, а також термін його дії, ким і  коли виданий. На основі військового квитка записуються відомості про військовий облік.

Записи про стаж роботи переносяться з трудової книжки. Обов’язкові  в особовій картці – дата заповнення і підпис її власника. На зворотній  стороні картки роблять відмітки про всі призначенні і переміщення на даному підприємстві, записують відпустки, а також проставляють дату, номер наказу. Особова картка зберігається у відділі кадрів.

Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ що заповнюється громадянином під час зарахування його на посаду, навчання. Він узагальнює автобіографічні відомості про громадянина шляхом фіксації їх у таблиці.

Реквізити особливого листка з обліку кадрів:

Назва виду документу.

Прізвище, ім’я, по-батькові; дата і місце народження.

Фотографія того, хто  заповнює документ.

Відомості про наукові  ступені, вчені звання.

Якими мовами володіє.

Трудова діяльність.

Державні нагороди.

Вітчизняні, зарубіжні  та міжнародні наукові відзнаки.

Відомості про родину.

Паспортні дані.

Домашня адреса.

Особистий підпис.

Дата заповнення.

 

4. Трудова угода, контракт

Трудова угода – це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником.

Трудова угода, укладені зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов’язків.

Реквізити трудової угоди:

Назва виду документу.

Заголовок.

Місце складання.

Дата.

Текст з переліком повноважень  і зобов’язань сторін.

Юридичні адреси сторін.

Підписи.

Печатка установи.

Трудова угода складається в декількох примірниках, один з яких передається виконавцю, а решта зберігаються безпосередньо на підприємстві.

Контракт – це правовий документ, що засвідчує повну домовленість між підприємством, організацією чи установою і працівником про умови спільної виробничої і творчої діяльності. Згідно із Законами України "Про підприємство", "Про власність" громадяни через контракт реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.

Реквізити контракту:

Назва виду документу із стислим  зазначенням його призначення (на виконання  обов’язків, на управління підприємством).

Дата й місце підписання.

Орган, що наймає працівника.

Посада, прізвище, ім’я, по-батькові того, кого наймають.

Текст.

Підписи сторін – укладачів контракту.

Печатка. Що засвідчує підпис наймача.

Структура тексту:

Загальні положення.

Функції та обов’язки керівника (фахівця).

Компетенція і права керівника (фахівця).

Матеріальне та соціально-побутове забезпечення фахівця.

Відповідальність сторін, вирішення  спорів.

Зміна і розірвання контракту.

Адреси сторін та інші відомості.

Контракт складається  у двох примірниках – по одному для кожної сторони; про це зазначається у тексті контракту

 

5. Резюме, автобіографія, характеристика

Резюме — це документ, в якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу, один з найефективніших інструментів пошуку роботи. Воно повинно бути детальним, і, водночас, лаконічним. Не можна складати резюме від руки чи користуватися матричним принтером. Краще помістити  текст на одній, максимум двох сторінках формату А-4, використовуючи при цьому білий папір хорошої якості. Складене резюме найкраще надавати особисто, в крайньому разі факсом, ніж користуватися електронною поштою.

На вивчення резюме в  середньому витрачається не більше 1-2 хвилин, тому дуже важливо відразу  привернути увагу працедавця, зацікавити його і примусити призначити вам співбесіду. При створенні резюме потрібно пам’ятати про те, що воно стане вашою візитною карткою і повинно виділяти вас зі всього потоку людей, що шукають роботу.

Реквізити:

Назва виду документа.

Текст, що містить таку інформацію:

- Домашня адреса, телефон, e-mail;

- Прізвище, ім’я, по-батькові;

- Мета написання документа;

- Особисті данні (дата  народження; сімейний стан; національність);

- Відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами (при потребі);

- Відомості про професійний  досвід (яку посаду обіймає зараз,  попередні посади, із зазначенням  стажу роботи);

- Відомості про публікації (якщо потрібно);

- Інша інформація на вимогу роботодавця.

Дата (при потребі).

Підпис (при потребі).

     Слід також  зазначити, що кожне нове повідомлення  пишеться з абзацу. Для того, щоб  досягнути успіху, під час складання  резюме варто дотримуватись певних  правил:

Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.

Намагайтесь вжити якомога  більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти.

Для кожного конкретного  конкурсу складайте окреме резюме.

Намагайтесь не вживати  такі слова, як „я”, „ми”. Замість  них вживайте на початку речення активні дієслова: організував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.

Не надсилайте своєї  фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.

Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.

Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру.

Якщо ви обіймаєте  не надто високу посаду, то під час  складання резюме краще зосередитися на великому досвіді роботи й набутих  навичках.

Автобіографія - це документ з незначним рівнем стандартизації, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії, є обов'язковою складовою особової справи працівника.

Реквізити:

1. Назва виду документа  (Автобіографія пишеться посередині  рядка, трохи нижче за верхній  берег).

2. Текст, у якому  зазначають:

• прізвище, Ім'я, по батькові (Я, Мерзлий Дмитро Миколайович, народився...);
• дата і місце народження (11 листопада 1994року в м. Києві);
• відомості про освіту (повне найменування усіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися, назви отриманих спеціальностей, як зазначено в дипломі);
• відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи і посади);
• відомості про громадську роботу;
• стислі відомості про склад сім'ї (прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, посада, місце роботи (навчання); неодружені вказують відомості про батьків, сестер, братів, які не мають своєї сім'ї; одружені повідомляють про членів власної родини -чоловік / дружина, діти).

3. Дата (оформлюють ліворуч,  без абзацного відступу під  текстом: 17 серпня 2010року або 07.09.2010).

4. Підпис (без розшифрування - праворуч під текстом).

Залежно від особливостей фаху, умов написання автобіографії  зауважують й інші відомості, зокрема, науковці зазвичай вказують час здобуття вченого звання, наукового ступеня, кількість наукових праць, розробок тощо.

Під час викладу інформації у хронологічній послідовності  бажано надавати перевагу числівниково-іменниковим  конструкціям без прийменника:

2010 року, а не у 2010 році.

Кожне нове повідомлення варто писати з абзацу, дотримуючись таких вимог: вичерпність відомостей, лаконізм викладу.

Автобіографія - це один з небагатьох документів, текст якої викладають від першої особи, проте  у тексті на особу автора вказують особові закінчення дієслів-присудків: вступив, закінчила, здобула, звільнився, а займенник я не вживають. Автобіографія має дві форми:

• автобіографія-розповідь - з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей.
• автобіографія-документ-з точним поданням фактів.

Характеристика – це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Реквізити характеристики:

Назва виду документу

Заголовок (прізвище, ім’я, по-батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо потрібно-місце проживання);

Текст, який містить такі відомості: трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді); ставлення до службових  обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання); моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу); висновки; призначення характеристики (при потребі);

Дата складання

Підпис керівника установи

Печатка

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

 

6. Доручення, розписка

Доручення – це документ, який організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.

Залежно від суб’єкта, дії доручення поділяються на:

особисті (особа доручає  особі);

офіційні (установа доручає  особі чи установі);

Особисте доручення  юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.

Реквізити особистого доручення:

Назва виду документа.

Текст.

Дата.

Підпис особи, яка склала доручення.

Завірення підпису.

Офіційні доручення  друкуються на спеціальних бланках.

Реквізити офіційного доручення:

Штамп.

Номер.

Дата.

Назва виду документу.

Текст.

Зразок підпису особи, якій видано доручення.

Підпис керівника установи.

Печатка.

Текст доручення містить  такі відомості:

прізвище, ім’я, по-батькові, посада особи (в офіційному дорученні  – назва установи), яка видає доручення;

прізвище, ім’я, по-батькові, посада особи, якій видається доручення;

назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні  цінності або в якій особа здійснює свою діяльність;

напрям діяльності особи  або перелік матеріальних цінностей, їх кількість і вартість;

термін дії доручення;

назва та відомості про  документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує  особу, якій видається доручення.

Розписка – це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, - передачі і отримання документів, товарів, грошей.

Реквізити розписки:

Назва виду документа;

Текст, що містить: прізвище, ім’я, по-батькові та посада особи, яка  дає розписку і підтверджує отримання  цінностей; прізвище, ім’я, по-батькові та посада особи, яка передала цінності; у чому конкретно дано розписку (вказуються точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – словами і цифрами); відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, яка отримує цінності; підстава передачі і отримання цінності;

Дата;

Підпис особи, яка отримала цінності;

Завірення підпису (у  приватній розписці).

Розписка може бути приватного (особа отримує цінності від особи) і службового (особа – представник  установи – отримує цінності від  цієї або іншої установи) характеру.

 

Висновки

Документи мають правове  значення, оскільки є засобом засвідчення  та доведення певних фактів. Вони також  використовуються як джерела та носії  інформації. А в управлінській  діяльності документ виступає як предмет  і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання і обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації, інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і видання вказівок тощо.

У документуванні з кадрових питань все ширше застосовують засоби оперативної техніки, що дає можливість кодувати велику кількість даних  про робітників і службовців та спрощувати облік. Так, на багатьох підприємствах  впроваджується автоматизований облік переміщення кадрів, контроль виконання наказів по кадрах.

 

 

Список використаної літератури

1. Гавриленко С. Документирование в организации : В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. -Минск: Амалфея, 2002. -125 с.
2. Діденко А. Сучасне діловодство : Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. -2-е вид., перероб. і доп.. -К.: Либідь, 2000. -383 с.
3. Пашутинський, Євген Костянтинович Діловодство кадрової служби/ Євген Пашутинський, Ред. О. А. Кривенко. -К.: КНТ, 2004. -268 с.