Виды и формы делового общения. 4

АВТОНОМНАЯ НЕКОМЕРЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

МОСКОВСКИЙ ГУМАНИТАРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

Студентки группы э-332 факультета экономики  и управления

Кудрявцевой Ксении Андреевны

По дисциплине: «Деловое общение»

На тему: «Виды и формы делового общения»

 

 

 

 

Преподаватель:

 к.ф.н., доц.

 Пьянова Людмила Васильевна

 

 

 

 «___» ____________2014г.                                                          Оценка «____»

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Понятие делового общения…………………………………………………...5

2. Виды делового общения………………………………………………………8

3. Основные формы делового общения………………………………………..10

Заключение………………………………………………………………………14

Список литературы………………………………………………………………16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

В социально-философском плане этика деловой беседы определяется общественно-экономическим строем общества, структурой его социальной организации и господствующим типом общественного сознания. В традиционном обществе, основанном на общности социальной жизни, коллективных представлениях, мифологическом сознании и межличностных отношениях, основным механизмом делового общения являются ритуал, традиция и обычай. Им соответствуют нормы, ценности и стандарты этики делового общения.

Отличительной особенностью этого типа общности является то, что здесь еще нет того разрыва между этическими нормами делового общения и общими представлениями о нравственной жизни. Общие нормы морали являются  и нормами делового общения.[4, с.415].

Специфика делового общения обусловлена тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При этом стороны делового общения выступают в формальных(официальных)статусах, которые определяют необходимые нормы и стандарты(в том числе и этические)поведения людей. Как и всякий вид общения, деловое общение имеет исторический характер, оно проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта – оно не имеет самодовлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей. В условиях рыночных отношений – это, прежде всего получение максимальной прибыли.

Деловая беседа является самой распространенной формой делового общения. Проведение деловой беседы – это проверка нашего умения устанавливать контакт с собеседником, ясно и убедительно излагать свои мысли, слушать и слышать то, что говорит партнер, выбирать наилучшую психологическую позицию в общении словом, того, насколько мы владеем культурой делового общения.

 В повседневной жизни у нас ежедневно бывают десятки встреч, мы вступаем в контакты с самыми разными людьми, оказываемся в различных ситуациях общения. Контакты налаживаются быстрее, легче, если мы знаем, как себя вести, что принято или не принято в подобных ситуациях, какие речевые формулы предпочтительны, как выразить свое внимание, радушие, что предпринять в конфликтной ситуации. Знание подобных основ общения совсем не означает, что человек будет действовать как робот, механически и полностью избавится от всех сложностей. Просто такое знание дает большую свободу действий, большую уверенность в успехе. Практика показывает, что в любом деле успех более чем на50% зависит от умения налаживать контакты.[6, с.89]

Данная тема является актуальной, так как важно понимать общие закономерности делового общения, что позволит анализировать ситуацию, учитывать интересы партнера, говорить на общем языке, знать этикет, как вести беседу и переговоры.

Цель данной работы рассмотреть этику делового общения, его формы  и  виды.

Исходя, из данной цели можно определить следующие задачи:

- понятие и характеристика  делового общения

- виды и формы делового  общения.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Понятие делового общения

 

 

 Деловое общение — это самый массовый вид социального общения. Оно представляет сферу коммерческих и административно-правовых отношений, экономико-правовых и дипломатических отношений.

Новые экономические и социальные условия побудили к коммерческой и организаторской деятельности широкие массы населения. Это обстоятельство выдвинуло на первый план необходимость обучения языковым формам делового общения, необходимость повышения лингвистической компетентности лиц, вступающих в социально-правовые отношения, руководящих действиями людей. Лингвистическая компетентность становится в рыночных условиях непременным компонентом общепрофессиональной подготовки менеджеров, муниципальных служащих, референтов, руководителей всех уровней.

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами — важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.

Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний, переговоров, параличом законов, которые часто составлены так, что их просто нельзя исполнить.

Культура речи является экономической категорией. Высокая речевая культура и развитая экономика в передовых странах неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффективность экономики. 
 Деловое общение сегодня проникает во все сферы общественной жизни. В коммерческие, деловые отношения вступают предприятия всех форм собственности, частные лица. Компетентность в сфере делового общения непосредственно связана с успехом или неуспехом в любом деле: науке, искусстве, производстве, торговле. Что касается менеджеров, предпринимателей, организаторов производства, людей, занятых в сфере управления, то коммуникативная компетентность для представителей этих профессий представляет важнейшую часть профессионального облика [1, с.295].

Специфика делового общения заключается в том, что столкновение, взаимодействие экономических интересов и социальное регулирование осуществляются в правовых рамках. Чаще всего люди вступают в деловые отношения, чтобы юридически оформить взаимодействия в той или иной сфере. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские отношения, построенные на основах взаимного уважения и доверия.

Другой специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т. е. подчиненность установленным правилам и ограничениям.

Эти правила определяются типом делового общения, его формой, степенью официальности и теми конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися. Эти правила определяются национальными культурными традициями и общественными нормами поведения.

Они фиксируются, оформляются в виде протокола (делового, дипломатического), существуют в виде общепринятых норм социального поведения, в виде этикетных требований, ограничений временной рамки общения.

Важная особенность делового общения — это строгое соблюдение его участниками ролевого амплуа. В жизни мы постоянно исполняем, играем различные роли: жены, мужа, сына, дочери, гражданина, начальника, продавца, покупателя и т.д.

В течение дня наши роли могут несколько раз меняться. То же происходит и в деловом общении. В процессе взаимодействия деловому человеку в разных ситуациях приходится быть и начальником, и подчиненным, и коллегой, и партнером, и участником какого-либо мероприятия и т. п. Необходимо учитывать это и вести себя в соответствии с требованиями, предъявленными конкретной обстановкой и принятой ролью. Соблюдение ролевого амплуа в деловом общении упорядочивает, стабилизирует рабочий процесс и тем самым обеспечивает его эффективность.

К особенностям делового общения относится и повышенная ответственность участников за его результат. Ведь успешное деловое взаимодействие во многом определяется выбранной стратегией и тактикой общения, т. е. умением правильно сформулировать цели разговора, определить интересы партнеров, выстроить обоснование собственной позиции и т. д. Если деловое общение проходит неэффективно, это может привести к провалу самого дела.

Поэтому в деловом общении особую значимость приобретают такие важные качества деловых людей, как обязательность, организованность, верность слову, а также соблюдение нравственно-этических норм и принципов.

Деловое общение требует и более строгого отношения к использованию его участниками речевых средств. В деловом общении не допускаются бранные слова и нецензурные выражения, просторечие, нежелательным является использование слов ограниченной сферы употребления (жаргонизмов, диалектизмов, архаизмов и др.). [1. с.296]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Виды делового общения

 

 

По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение.

Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические.

К монологическим видам относятся:

- Приветственная речь;

- Торговая речь (реклама);

- Информационная речь;

- Доклад (на заседании, собрании).

Диалогические виды:

- Деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.

- Деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.

- Переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения по какому - либо вопросу.

- Интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения. 
- Дискуссия;

- Совещание (собрание);

- Пресс-конференция.

- Контактный деловой разговор - непосредственный, "живой" диалог.

-Телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.

В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации. [2, с.108]

Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

По содержанию общение может быть разделено на:

- Материальное - обмен предметами и продуктами деятельности;

- Когнитивное - обмен знаниями;

- Мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;

- Деятельностное - обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

По средствам общения возможно деление на такие четыре вида: 
- Непосредственное - осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.; 
- Опосредованное - связанное с использованием специальных средств и орудий; 
- Прямое - предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;

-  Косвенное - осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди. [3, с.456].

 

 

 

 

 

 

3. Основные формы делового  общения

 

 

  При всем многообразии форм делового общения деловая беседа является наиболее распространённой и чаще всего применяемой.

Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки решения конкретных проблем. Она является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал её.

В деловой беседе реализуется стремление одного человека или группы людей к действию, которое должно изменить позицию хотя бы одной из сторон или установить новые отношения между участниками беседы.

Деловые беседы, при этом выполняют ряд важных функций, среди которых можно выделить следующие:

- взаимное общение работников  из одной деловой сферы;

- поиск и оперативную  разработку рабочих идей и  замыслов;

- стимулирование деловой  активности.

Деловое совещание - это распространённая форма делового общения. На таких совещаниях с участием трудового коллектива обсуждаются и решаются производственные вопросы и проблемы. Инициаторами таких совещаний являются сотрудники, которым придётся решать эту проблему. Суть делового совещания состоит в том, чтобы обеспечить дискуссию и выработать общее решение.[6, с.98]

Чаще всего деловые совещания проводятся:

- при необходимости принятия  коллективного решения на основе  равного права каждого высказывать  и обосновывать собственное мнение;

- если решение вопроса  затрагивает интересы одновременно  нескольких подразделений компании  или фирмы;

- если для решения вопроса  необходимо воспользоваться мнениями  различных групп работников.

Презентации используют для информирования и убеждения партнёров в необходимости приобретения товаров или услуг. Основной задачей презентации является необходимость представить товар или его возможности так, чтобы вызвать интерес партнёров и привлечь их внимание к своей компании.

Для проведения презентации следует запланировать короткие выступления специалистов, которые могут профессионально рассказать о товаре. Представление товаров или услуг можно провести при помощи слайдов, схем, диаграмм и других технических средств.

Сообщение о презентации чаще всего осуществляется через средства массовой информации. Немаловажное значение для проведения презентации имеет ведущий специалист. Он должен быть профессионалом, хорошо знать проблему и правильно использовать вербальную и невербальную коммуникацию. Такой специалист предоставит участникам полную, достоверную и объективную информацию о товарах и услугах. В случае непредвиденных обстоятельств необходимо продумать вспомогательные мероприятия, которые помогут выйти из затруднительной ситуации.

Учитывая вышеизложенное, можно сказать, что все эти правила помогут компании хорошо подготовиться к презентации и завоевать заказчиков.

Пресс-конференция - это специфическая форма делового общения, которая используется для установления контактов с общественностью. Она проводится для информирования общественности по актуальным вопросам. Инициаторами проведения такой конференции обычно являются представители прессы, телевидения и радио, а её участниками могут быть руководители, бизнесмены, представители государственной власти и др.

Поэтому целью проведения пресс-конференции является представление точки зрения компании или фирмы на какую-либо общественную проблему или информирование о действиях фирмы в какой-либо конфликтной ситуации.

Переговоры являются особой формой делового общения и представляют собой обмен мнениями между участниками для достижения какой-либо цели.

В деловой жизни мы вступаем в переговоры, когда устраиваемся на работу, обсуждаем с деловыми партнерами условия хозяйственного договора, устанавливаем деловые контакты, принимаем управленческие решения, координируем совместную деятельность и т. п.

Деловым переговорам присущи свои задачи, правила и закономерности, разнообразные пути проведения, а также различные способы достижения поставленных целей.

Задача переговоров состоит в том, чтобы найти такой вариант решения, который удовлетворит интересы их участников. В свою очередь, успех переговоров будет зависеть от того, насколько хорошо участники знают предмет обсуждения, владеют техникой ведения переговоров, понимают, какие цели ставят перед собой партнёры и какую модель переговорного процесса следует выбрать.

Значительное место в управленческой деятельности фирмы занимает деловая переписка. Она является связующим звеном с внешними организациями, а также необходимым элементом ведения предпринимательской деятельности. Учёные подсчитали, что переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.

Деловая переписка применяется в тех случаях, когда нет условий для личного общения, а также невозможно использовать технические средства коммуникации. Довольно часто составление письменного документа предписано указаниями руководителя фирмы или исходит из требований вышестоящих органов. В жизни таких ситуаций возникает множество, поэтому в каждой из них необходимо принять верное решение.[4, с. 27]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

Деловое общение – это до 80% рабочего времени руководителей всех уровней. Оно пронизывает все сферы жизнедеятельности человека, и без него не может обходиться ни управление, ни политика, ни образование, ни бизнес.

Деловое общение – это процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания управленческой проблемы; двухсторонний поток информации, когда одна сторона и получает информацию, и отвечает, реагирует на нее незамедлительно или по прошествии некоторого отрезка времени.

Следовательно, плодотворно может работать лишь тот руководитель, который умеет организовывать эффективное деловое общение. Решение этой задачи невозможно без знания психологических основ коммуникации и этики делового общения [3, с. 4].

Деловое управленческое общение является одной из фундаментальных категорий в деятельности менеджеров, управленцев всех рангов и уровней.

Главным условием эффективности делового общения является осознание руководителем того, что возможность реализации целей деятельности предприятия, фирмы, организации возрастает, если правильно организовать общение, добиться при этом создания атмосферы взаимопонимания, доверия и сотрудничества. Учет особенностей обратной связи, использование психологических знаний для преодоления коммуникативных барьеров, а также правильный выбор типа коммуникативного воздействия существенно сократят затраты времени как руководителя, так и подчиненного.

В настоящее время, в условиях развития рыночных отношений, роста конкуренции, перед любым предприятием стоят задачи повышения эффективности своей деятельности. Успешное их решение во многом зависит от уровня управления работой персонала. В связи с этим на многих предприятиях назрела необходимость совершенствования управления, приведения его в соответствие с условиями и целями деятельности. [7, с.105]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

 

1. Бороздина Г.В. Психология делового общения: учебник для студ. вузов по экономич. спец. - 2. изд. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 295 с.  

2. Громова Л.А. Этика управления: Учебно-методическое пособие. - СПб.: Изд-во РГПУ им. А.И. Герцена, 2007. - 183 с.

3. Зельдович  Б.З.  Деловое  общение:  Учебное  пособие.  -  М:  Издательство  Альфа-Пресс, 2007. - 456 с. 

4.Лавриненко В.Н.  Психология  и этика делового общения / Под  ред., 4-е изд., М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. — 415 с.

5. Подопригора М.Г. Учебное  пособие./. Таганрог: Изд-во ТТИ ЮФУ, 2012.- 326с.

6. Скаженик Е.Н.  Учебное  пособие./ Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2007. – 200с.

7.

7. Шарова Ф.Л. Деловое  общение:  Учеб.  пособие – М.:  МИЭП,  2007. –  108 с.