Виды инвентаризации

Виды  инвентаризации.

    Все проводимые  на предприятии инвентаризации  делятся по ряду признаков.  В зависимости от полноты охвата  имущества инвентаризации бывают  полные и частичные.

    Полная   инвентаризация   охватывает   все   имущество   и   финансовые

обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой  и поэтому проводится один раз  в год, обычно перед  составлением  годового  отчета  по состоянию  на первое января или на дату, близкую  к концу отчетного года.

    Частичная   инвентаризация  охватывает  какой-либо  один   вид   средств

предприятия,  например,  только  денежные  средства  в  кассе  или   только материалы  на определенном складе. Она должна  проводится  систематически  в  течение года,  так  как  обеспечивает  сохранность  имущества  предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно  скрыть нарушения,  злоупотребления  и  факты   хищения.   Там,   где   материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой  со  стороны работников  бухгалтерской  службы,  вероятность  злоупотреблений  и   фактов хищений сводится к минимуму.

    Сплошная  инвентаризация  охватывает  проверку  всего   без исключения наличного имущества,  предъявленного конкретным материальным  лицом.

    Выборочная - это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица.

    В  зависимости   от  основания  проведения  инвентаризации  могут   быть

плановые и внеплановые. Последние проводятся внезапно, сроки их  проведения не должны быть  известны  материально  ответственным  лицам.  Иногда  могут проводится по требованиям ревизора, органов народного контроля,  финансовых и    следственных    органов.    Плановые    инвентаризации     проводятся:

продовольственных товаров на складах и базах  2  раза  в  год,  расчетов  с

финансовыми органами по взносам  налогов и других платежей  раз  в  квартал, расчетов с разными  дебиторами и кредиторами 2 раза в  год.

    Необходимая - проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже.

    Повторная проводится  в случае, когда  возникли  сомнения  не  только  в

качестве инвентаризации, но и в том, что  материально  ответственное  лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

    Контрольно- перепроверочная   проводится  в  период  инвентаризации   или сразу же после  ее  окончания.  Она  охватывает  не  менее  10%  проверенных

ценностей

    По  частоте   или   переодичности   проведения   различают   ежесменные, ежемесячные (квартальные, оплугодовые) и годовые инвентаризации.

    Так,  например,  ежесменные  инвентаризации  остатков  неиспользованных материалов,  наличия   полуфабрикатов  или  продукции   осуществляют  в  ряде производств при  передаче  смен  материально  ответственными  лицами,  при использовании инвентарного метода контроля  за  использованием  материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

    Не реже, чем  ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе.

    Наиболее обширной  и трудоемкой инвентаризацией   является  годовая.  При этой  инвентаризации проверяется не  только наличие  материальных  ценностей, но  и  состояние   расчетов  с  дебиторами,  обоснованность  сумм  созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

    Следует  также   выделить   и   рассмотреть   текущие   и   перманентные

инвентаризации. Текущие (постояные) инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования  сырья  и  материалов  в  производстве,  проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, соответствия действующих норм расхода сырья и материалов на производство отдельных  видов  продукции их фактическому расходу.

    Перманентная (непрерывная)  инвентаризация состоит в том,  что  постоянно действующая   инвентаризационная  комиссия  подвергает  проверке  в   натуре отдельные  виды материальных ценностей  в то время когда их остаток   является минимальным.   Такая   организация   инвентаризации   существенно   снижает трудоемкость  ее  проведения  и   позволяет   более   оперативно   выявлять естественную убыль и потери отдельных видов  материальных  ценностей.  Ведь нередко в практике возникают такие ситуации, когда  в  натуре  материальных ценностей уже нет, а по учету значится  их  остаток,  представляющий  собой

естественную  убыль или недостачу этих ценностей. В условиях  бухгалтерского учета  на ЭВМ организация  перманентной  инвентаризации  позволяет  повысить точность учетно-экономической информации

Порядок проведения инвентаризации.

    Порядок  проведения инвентаризации имущества  и  финансовых  обязательств  предприятия   (учреждения)   и   оформления   ее   результатов   установлен Министерсвом финансов  Республики Беларусь в  "  Методических  указаниях  по инвентаризации имущества и финансовых обязательств ".

    Количество  инвентаризации в отчетном году, дата их проведения, перечень  имущества  и  финансовых  обязательств,  проверяемых  при   каждой  из  них, устанавливаются руководителем предприятия (учреждения).

    Для   проведения  инвентаризации  на  предприятии  создается   постоянно  действующая инвентаризационная  комиссия.

    При  большом объеме работы и наличии  на предприятии ревизионной   комиссии проведение инвентаризации допускается возлогать на нее.

    Постоянный  состав постоянно действующих   и  рабочих  инвентаризационных  комиссий  утверждается  руководителем   предприятия.  Документ   о   составе комиссии  (приказ,  постановление,  распоряжение)  регистрируются  в  книге контроля за выполнением приказов о поведении инвентаризации.

    В  состав  инвентаризационной  комиссии  можно  включать  представителей  администрации   предприятия,   работники   бухгалтерской   службы,   другие специалисты  (инжинеры. экономисты, техники и т.д.).  В инвентаризационную комиссию  можно   вкючать   представителей   службы   внутреннего   аудита, независимых аудиторских организаций.  Необходимо  отметить,  что неучастие специалистов производства в инвентаризационных комиссиях  снижает  качество

инвентаризации 

    На  предприятии с  большими  объемами  производства  для  одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств целесообразно создавать рабочие инвентаризационные комиссии .В состав  рабочий инвентаризационной  комиссии  входят:  руководитель   предприятия   и   его заместитель  (председатель  комиссии),  главный   бухгалтер,   руководители структурных  подразделений,  главные   специолисты,   начальники   отделов,

руководитель  юридической службы.

    Для  непосредственного проведения инвентаризации ценностей  на  отдельном объекте  назначается  рабочая  инвентаризационная   комиссия.   Запрещается назначать председателем комиссии одного и того же работника два раза подряд при инвентаризации у одних и тех же материально ответственных лиц.

    Перед   началом  проведения  инвентаризаций  членам   инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям - контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала  и  окончания  проведения  работ.  Запрещается проводить   инвентаризацию   ценностей   при   неполном   составе    членов

инвентаризационной  комиссии.

     До  начала проверки фактического  наличия  имущества  инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации  приходные  и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных

средств.

    Председатель  инвентаризационной  комиссии  визирует  все  приходные  и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам),  с  указанием  "  до инвентаризации на "__" (дата)", что должно служить  бухгалтерии  основанием для определения остатков  имущества  к  началу  инвентаризации  по  учетным

данным.

    Одновременно  материально ответственное лицо  дает расписку о том, что   к началу инвениаризации все расходные  и  приходные  документы  на  имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии все ценности, поступившие  на  их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

    Сведения  о фактическом наличии имущества  и реально  учтеных  финансовых обязательств записываются инвентаризационные описи (акты инвентаризации) не менее, чем в двух экземплярах.

    Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту  и точность внесения  в описи данных о фактических остатках  основных  средств, запасов,  товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

    Фактическое   наличие  имущества  при   инвентаризации  определяют  путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

    Руководитель  предприятия должен создать условия,  обеспечивающие  полную и точную поверку  фактического  наличия  имущества  в  установленные  сроки (обеспечить  рабочей силой для перевешивания   и   перемещения   грузов, технически исправным весовым хозяйством,   измерительными   и   весовыми

приборами, мерной тарой).

    По  материалам  и  товарам,  хранящимся   в   неповрежденной   упаковке поставщика,  количество  этих  ценностей  может  определятся  на  основании документов при обязательной  поверке  в  натуре  (на  выборку)  части  этих ценностей. Определение веса (или объема) наволочных материалов  допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

    При   инвентаризации  большого  количества  весовых  товаров   ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной       комиссии  и материально ответственное лицо.  В конце рабочего  дня (или по  окончании перевески) данные этих ведомостей  сличают,  и  выверенный  итог  вносят  в опись. Акт обмеров, технические расчеты и ведомость отвесов прилагают к описи.

    Инвентаризационные  описи могут  быть  заполнены   как  с  использованием средств  вычислительй  и  другой  организационной  техники,  так  и  ручным способом.

    Наименование  инвентаризуемых  ценностей  и  объектов,  их   количество указывают по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

    На  каждой странице описи указывают  прописью  число  порядковых  номеров материальных ценностей и общий итог количества в  натуральных  показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того,  в  каких  единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

    Исправление   ошибок  производится  во  всех  экземплярах  описей  путем зачеркивания  не  правильных  записей  и  проставления   над   зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть  оговорены  и  подписаны  всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

    В  описях недопускается  оставлять   незаполненые  строки,  на  последних страницах незаполненые строки почеркиваются.

    На  последней странице описи должна  быть сделана отметка о проверке  цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производящих эту проверку.

    Описи  подписывают   члены  инвентаризационной  комиссии  и  материально ответственные лица. В  конце  описи  материально  ответственные  лица  дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии,  об отсутствии членам комиссии каких-либо и  принятии  перечисленного  в  описи имущества на ответственное  хранение.  При  проверке  фактического  наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший  имущество

расписывается в описи  в получении, а сдавший - в сдаче  имущества.

    На имущество,  находящееся на ответственном хранении,  арендованное  или полученное для переработки, составляются отдельные описи

    Если  инвентаризация имущества проводится  в течение нескольких дней,  то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии   должны   быть   опечатаны.   Во   время   перерыва   в    работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны хранися в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

    В   тех  случаях,  когда  материально   ответственные   обнаружат   после

инвентаризации  ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия  склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об  этом  председателю  инвентаризационной комиссии.  Инвентаризационная  комиссия  осуществляет  проверку   указанных фактов и в случае их подтверждения проводит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

    По  окончании  инвентаризации  могут   проводится  контрольные  проверки правильности проведения инвентаризации. Их  следует  проводить  с  участием членов  инвентаризационных  комиссий  и   материально   ответственных   лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции  и  т.п.,  где  поводилась инвентаризация.

    Результы  контрольных проверок  правильности  проведения  инвентаризации оформляются актом и регистрируются  в   книге учета контрольных  проверок правильности проведения инвентаризаций.

    В  межинвентаризационный периода  предприятиях  (учреждениях)  с   большой номенклатурой  ценностей  могут  производится   выборочные   инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

    Контрольные   проверки   правильности   проведения   инвентаризаций   и выборочные  инвентаризации,  пороводимые  в  межинвентаризационный  период, осуществляется инвентризационными комиссиями по  распоряжению  руководителя предприятий (учреждений).

              Отражение результатов инвентаризации в учете.

    Для  выявления  результатов  инвентаризации  используют  книгу  остатков материалов,  в  которой  отводят  специальные  графы  для  записи  остатков материалов в натуральном измерении  по  данным  инвентаризационных  описей.

Затем составляются сличительные ведомости, для  чего  могут  использоваться также данные отчетов материально ответственных лиц. Сличительные  ведомости подписываются всеми членами инвентаризационной  комиссии  и  материально ответственными лицами. В них включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных.  По  всем

недостачам, потерям  и излишкам материальных ценностей  и  денежных  средств инвентаризационной  комиссией   должны   быть   получены   от   материально ответственных  лиц  письменные  объяснения.  На  основании  предоставленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия  устанавливает  характер  и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с  этим  определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и  бухгалтерского учета, а свой заключения и приложения фиксирует в протаколе.

    Протаколы  рабочей инвентаризационной комиссии  рассматриваются постоянно действующей  инвентаризационной  комиссией  и  утверждаютяс   руководителем предприятия.

    Результаты  инвентаризации должны быть отражены в  учете  в  течение  10 дней после ее окончания.

    В  соответствии с Законом Республики  Беларусь " О бухгалтерском учете   и отчетности"  выявленные  в  результате  инвентаризации  расхождения   между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета  регулируются в следующем порядке:

1) стоимость   выявленных  при  инвентаризации  излишков  основных  средств, материальных ценностей, денежных средств  и  другого  имущества  подлежит оприходованию  и  зачисению  на  увеличение  прибыли  отчетного  года   с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

2) стоимости  недостачи, порчи и другой утраты  имущества  в  пределах  норм  списывается  по  распоряжению  руководителя   предприятия   на   издержки производства    (счета    25    "Общепроизвоздсвенные    расходы",     26 "Общехозяйственные расходы"),  издержки  обращения (счет  44  "Издержки обращения"). Недостачи сельскохозяйственной  продукции  в  пределах  норм естественной убыли списываются по основным направлениям ее использования, включая и остаток продукции  на  складах,  т.е.  списывают  на  счета  20  "Основное производство" (в части продукции, использованной на семена,  на корм животным, направленной на промышленную переработку), 46 "Реализация" (на реализованнуя продукцию), 10 "Материалы" или 40  "Готовая  продукция" (на остаток кормов, семян и товарной продукции,  храняцихся  на  складах)

   [3, с.49]. Нормы   убыли  могут  применяться   лишь  в  случаях  выявленных  фактических недостач;

3) убыль ценностей  в пределах установленных норм определяется после  зачета недостач  ценностей  излишками  по  пересортице.   Последний  может  быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый  период,   одного и того же проверяемого  лица,  в отношении товарно  материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.  В том случае, если после зачета по пересортице, все же оказалась  недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применятся только  по  тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверхнорм;

4) недостачи  материальных ценностей, денежных  средств и другого  имущества,  а также порча сверхнорм естественной  убыли относятся на виновных  лиц  или за счет страхового  возмещения.  Если  виновные  лица  не  установлены  и   материально ответственные лица  отказываются  в добровольном   порядке возмещать ущерб,  причиненный субьекту  хозяйствования,  в этом  случае  материал по недостаче направляется либо в правоохранительные  органы  для  решения вопроса о возбуждении уголовного дела, либо с соблюдением  сроков исковой давности в суд для взыскания сумм недостачь с  ответственных  лиц по основаниям, предусмотренным законодательством.

    Если  судом полностью или частично отказано во взыскании  суммы  ущерба, причиненного  недостачей  или  потерей  от  порчи  ценностей,  по   причине ненадлежащего учета и  хранении  материальных  ценностей,  пропуска  сроков исковой  давности  и  по  другим  зависящим  от  предприятия  причинам,  то источником погашения таких сумм является прибыль, оставшаяся в расположении предприятия,  или  резервные  фонды.   Таким   образом,   некомпенсированные материально ответственными лицами недостачи товарно материальных ценностей

или потери от их порчи списываются за счет прибыли или резервных фондов . При этом дебетуется счет 80 " Прибыли и убытки" или 86 "Недостачи и потери от порчи ценностей", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

      Уточнение или списание  дебиторской  или  кредиторской  задолженности зачисляется на финансовые результаты отчетного года.

    Бюджетные  организации результаты инвентаризации  зачисляют на уменьшение (увеличение)  бюджетного  финансирования  или внебюджетных  источников   в зависимости от того,  за  счет  каких  источников  приобретались  средства, недостача (излишек) которых обнаружена при инвентаризации.

    Излишки   товарно  материальных  ценностей,  установленные  в   процессе инвентаризации, приходуют в дебет сооответствующих счетов (07 "Оборудование к  установке",  10  "Материалы",  12  "Малоценные  и   быстроизнашивающиеся предметы", 40 "Готовая продукция" и др.) с  кредита  счета  80  "Прибыли  и убытки".

    Выявленные  в ходе инвентаризации неучтенные  объекты  основных  средств приходуют следующим образом:

       .  дебет  счета  01   "Основные   средства"   -   на   первоначальную

         (восстановительную) стоимость обьекта;

       . кредит счета 02 "Износ основных  средств" -  на  сумму  начисленного

         износа в соответствии с решением инвентаризационной комиссии;

       . кредит счета 80 - на остаточную  стоимость обьекта.

Результаты  расхождения учетных данных с  фактическим наличием могут быть

обусловлены:

       .  физико-химическими  свойствами  товарно-материальных  ценностей  к усушке, утруске, распылу, улетучиванию, бою, изменениям  физическом

 объеме под  воздействием  изменения  окружающей  среды  и  т.п.  Эти

    потери неизбежны и возможны как при транспортировке,  так и при

         хранении;

       . погрешностями показаний измерительных приборов  в процессе  приема

         или отпуска указанных ценностей;

       . наличием не предномеренных  ошибок в виде описки в первичных  учетных

         документах, арифметических ошибок  в пересчетах и пр.;

       .  преднамеренными   ошибками   как   результат   злоупотреблений   и

         мошенничества (обсчеты, обмеры, хищения, обвесы, прямое  присвоение

         отдельных видов имущества и  пр.).

     Взаимный  зачет излишков и недостач  в результате пересортицы может быть допущен в виде исключения за один и тотже проверяемый период,  у одного  и того же проверяемого лица, в отношении товарно материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.

    В  том случае,  когда  при   зачете  недостач  излишками   по  пересортице

стоимость недостающих  ценностей выше  стоимости  ценностей,  оказавшихся  в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

    Если  конкретные  виновники  пересортицы   не  установлены,  то  суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм  убыли  и  списываются  за счет прибыли или резервных фондов.

    На  разницу  в  стоимости   от   пересортицы   в   сторону   недостачи,

образовавшиеся  не по  вине  материально  ответственных  лиц,  в  протоколах инвентаризационной комиссии должны быть  даны  исчерпывающие  объяснения  о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

    Предложения  о регулировании выявленных при   инвентаризации  расхождений фактического   наличия   ценностей   и   данных    бухгалтерского    отчета представляются на рассмотрение руководителю предприятия, который  принимает

окончательное решение о зачете.

    Результаты  инвентаризации должны быть отражены  в  учете  и  отчетности того месяца,  в  котором  была  окончена  инвентаризация,  а по  годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

    Данные результатов  проведенных в этом году инвентаризаций  обобщаются  в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

    Таким образом,  в зависимости от полноты охвата  имущества инвентаризации бывают  полные  и  частичные.  В  зависимости   от   основания   проведения инвентаризации могут быть  плановые  и  внеплановые.  А  также  сплошные  и выборочные, пермонентные и текущие.

    Для непосредственнго  проведения инвентаризации ценностей   на  отдельном объекте назначается рабочая инвентаризационная комиссия. Инвентаризационная комиссия  обеспечивает  полноту  и  точность  внесения  в  описи  данных  о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных  средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.  Фактическое  наличие  имущества  при инвентаризации  определяют  путем  обязательного   подсчета,   взвешивания, обмера.   Результы    контрольных    проверок    правильности    проведения

инвентаризации  оформляются  актом  и   регистрируются   в    книге   учета

контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

    Для выявления   результатов  инвентаризации  используют  книгу  остатков материалов. Затем составляются сличительные  ведомости.  В  них  включаются только те материальные ценности, по  которым  при  инвентаризации  выявлены отклонения  от  учетных  данных.  Выявленные  в  результате  инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и  данными  бухгалтерского учета регулируются  в  соответствии  с  Законом  Республики  Беларусь  "  О бухгалтерском учете и отчетности". Излишки товарно материальных  ценностей, установленные в процессе инвентаризации, приходуют в дебет соответствующих счетов с кредита счета 80 "Прибыли  и  убытки".  Результаты  инвентаризации

должны быть отражены в  учете и  отчетности  того  месяца,  в  котором  была окончена  инвентаризация,  а  по  годововой  инвентаризации  -  в   годовом бухгалтерском отчете.

    Данные результатов  проведенных в этом году инвентаризаций обобщаются  в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.