Виды инвентаризации и порядок их проведения

Глава 1 Виды инвентаризации и порядок их проведения.

1.1 Инвентаризация (от лат. inventarium — нахожу, обнаруживаю) — один из обязательных приемов бухгалтерского учета, проведение которого в России регламентируется Федеральным законом о бухгалтерском учете № 129-ФЗ, Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

      Инвентаризация — метод бухгалтерского учета, позволяющий обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета об имуществе и обязательствах их фактическому состоянию путем пересчета, обмера, взвешивания. Инвентаризация — это обязательное дополнение к документации.
 

Инвентаризация - это документы, оформленные в соответствии с предъявленными к ним требованиями, обеспечивающие систематический контроль за состоянием и изменением хозяйственных средств (активов) и источников их формирования.

Инвентаризация - установление на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета.

Основными задачами инвентаризации являются:

-         выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;

-         контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

-         выявление товарно-материальных ценностей, частично поте­рявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандар­там качества, техническим условиям и т. п.;

-         выявление сверхнормативных и неиспользуемых материаль­ных ценностей с целью последующей реализации;

-         проверка соблюдения правил и условий хранения материаль­ных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

-         проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на рас­четном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебитор­ской задолженности (расчетов с покупателями, по векселям полученным и др.), кредиторской задолженности (поставщикам мате­риалов, банкам, по векселям выданным, по налогам финансовым органам и др.) и других статей баланса.

Инвентаризации проводятся в обязательном порядке:

-         при передаче имущества предприятия, учреждения в аренду;

-         при выкупе, продаже, а также преобразовании государственно­го или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество;

-         перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 ок­тября отчетного года. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравнен­ных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и матери­алов может проводиться в период наименьших остатков;

-         при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

-         при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а так­же порчи ценностей;

-         при установлении фактов краж, ограблений - немедленно при установлении таких фактов;

-         после пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетря­сений и др.) - немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;

-         при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей, если иное не установлено в сроки, определенные со­ответствующими документами.

Инвентаризация должна проводиться в конкретные сроки, ус­тановленные в зависимости от вида и характера имущества. Эти сроки (периодичность) предусмотрены Положением о бухгалтер­ском учете и отчетности Российской Федерации:

-         основных средств - не менее одного раза в два-три года, а библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет;

-         капитальных вложений - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;

-         незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими орга­низациями;

-         незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов - не менее одного раза в год;

-         готовой продукции на складах - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

-         малоценных и быстроизнашивающихся предметов - не менее одного раза в год;

-         нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;

-         сырья и прочих материальных ценностей - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

-         денежных средств, денежных документов, ценностей и блан­ков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц;

-         расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т. п.) - по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам - на первое число каждого месяца;

-         расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;

-         расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;

-         остальных статей баланса - на первое число месяца, следу­ющего за отчетным годом.

О важности инвентаризации говорит статья 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон №129-ФЗ).

В торговых фирмах происходит постоянное движение товаров. Чтобы проверить их сохранность, а также сверить фактическое наличие запасов с данными бухгалтерского учета, необходимо провести инвентаризацию. Дело это хлопотное и трудоемкое. Но от того, насколько достоверными будут результаты этого мероприятия, зависит в конечном итоге стабильность работы торговой компании. Данная статья поможет избежать ошибок при проведении инвентаризации.

Когда назначается инвентаризация

Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия приказе об учётной политике либо отдельным приказом. Помимо этого, действующим законодательством предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации (пункт 2 статьи 12 федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»):

                    ежегодно в четвёртом квартале перед составлением годовой бухгалтерской отчётности,

                    при продаже имущества, сдаче в аренду,

                    при смене материально-ответственного лица,

                    при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества,

                    после стихийного бедствия, пожара, аварии и т. п.

                    при реорганизации или ликвидации предприятия.

Внезапную инвентаризацию целесообразно назначать при наличии данных:

                    о фактах обмана потребителей,

                    о фактах присвоения ценностей,

                    о фактах изготовления неучтённой продукции,

                    о фактах неучтённых продаж,

                    о фактах уничтожения имущества и т. п.

Правила проведения инвентаризации определены Федеральным законом РФ «О бухгалтерском учете и отчетности в РФ (от 21.11.96 № 129-ФЗ), Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденными Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 № 49 в соответствии с рядом принятых нормативных актов. Предприятия (организации) обязаны проводить инвентаризацию основных средств, капитальных вложений, незавершенного капитального строительства, капитального ремонта, незавершенного производства, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и других статей бухгалтерского баланса.

1.2 Виды инвентаризации:

Полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета по состоянию на первое января или на дату, близкую к концу отчетного года.

Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводится систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно скрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотреблений и фактов хищений сводится к минимуму.

Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего без исключения наличного имущества, предъявленного конкретным материальным лицом.

Выборочная - это инвентаризация, при которой проверяются только нескорые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица.

В зависимости от основания проведения инвентаризации могут быть плановые и внеплановые. Последние проводятся внезапно, сроки их проведения не должны быть известны материально ответственным лицам. Иногда могут проводиться по требованиям ревизора, органов народного контроля, финансовых и следственных органов. Плановые инвентаризации проводятся: продовольственных товаров на складах и базах 2 раза в год, расчетов с финансовыми органами по взносам налогов и других платежей раз в квартал, расчетов с разными дебиторами и кредиторами 2 раза в год.

Необходимая - проводится при смене материально ответственных лиц, после стихийного бедствия, при переоценке материальных ценностей, краже.

Повторная проводится в случае, когда возникли сомнения не только в качестве инвентаризации, но и в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

Контрольно - перепроверочная проводится в период инвентаризации или сразуже после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей

По частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации.

Так, например, ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в ряде производств при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

Не реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

Следует также выделить и рассмотреть текущие и перманентные инвентаризации. Текущие (постоянные) инвентаризации проводятся для выявления фактического расходования сырья и материалов в производстве, проверки полноты поступающих партий материальных ценностей, соответствия действующих норм расхода сырья и материалов на производство отдельных видов продукции их фактическому расходу.

Перманентная (непрерывная) инвентаризация состоит в том, что постоянно действующая инвентаризационная комиссия подвергает проверке в натуре отдельные виды материальных ценностей в то время когда их остаток является минимальным. Такая организация инвентаризации существенно снижает трудоемкость ее проведения и позволяет более оперативно выявлять естественную убыль и потери отдельных видов материальных ценностей. Ведь нередко в практике возникают такие ситуации, когда в натуре материальных ценностей уже нет, а по учету значится их остаток, представляющий собой естественную убыль или недостачу этих ценностей. В условиях бухгалтерского учета на ЭВМ организация перманентной инвентаризации позволяет повысить точность учетно-экономической информации.

2.1 Порядок проведения инвентаризации.

Инвентаризационная опись

Инвентаризационная опись составляется как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся у материально-ответственного лица, второй экземпляр поступает в бухгалтерию. Если инвентаризация проводилась по требованию правоохранительных органов, то третий экземпляр описи направляется в этот орган. Типовые утверждённые формы инвентаризационной описи различаются в зависимости от вида ценностей. Тем не менее, инвентаризационная опись должна содержать ряд необходимых реквиэитов:

1.    В начале описи:

                  Наименование организации.

                  Место хранения.

                  Состав инвентаризационной комиссии.

                  Фамилия, имя и отчество материально-ответственного лица.

                  Дата и время начала и окончания инвентаризации.

                  Расписка материально-ответственного лица о готовности к проведению пересчёта.

2.    Тело таблицы:

    Номер по порядку.

    Номенклатурный номер.

    Наименование.

        Сорт, артикул.

    Единица измерения.

    Цена за единицу.

    Состоит по учёту, количество.

    Состоит по учёту, сумма. (графы до этой включительно могут заполняться заранее, бухгалтерией предприятия)

    Фактически оказалось, количество. (графа заполняется непосредственно во время пересчёта)

    Фактически оказалось, сумма.

    Недостача, количество.

    Недостача, сумма.

    Излишек, количество.

    Излишек, сумма. (эти графы могут быть подсчитаны и заполнены сразу после пересчёта имущества, в присутствии материально-ответственного лица)

Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в Российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств». Вопросы, не урегулированные указанной инструкцией, могут раскрываться в локальных нормативных актах по организации внутреннего контроля. Многие организации проводят инвентаризацию ежемесячно или ежеквартально, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно. Согласно 25-й главе Налогового кодекса РФ невыполнение последнего требования приравнивается к отсутствию бухгалтерского учёта. Серьёзные последствия может повлечь за собой также и неправильное оформление результатов инвентаризации.

  Общие правила проведения инвентаризации

  Под имуществом организации, наличие которого должно быть проверено в ходе инвентаризации, относятся основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

Под финансовыми обязательствами понимаются кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

      Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. В связи с этим инвентаризации подлежат в том числе и материально-производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Виды и Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике либо отдельным приказом. Помимо этого, действующим законодательством предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации (пункт 2 статьи 12 федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»):

                    ежегодно в четвёртом квартале перед составлением годовой бухгалтерской отчётности,

                    при продаже имущества, сдаче в аренду,

                    при смене материально-ответственного лица,

                    при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества,

                    после стихийного бедствия, пожара, аварии и т. п.

                    при реорганизации или ликвидации предприятия.

Внезапную инвентаризацию целесообразно назначать при наличии данных:

                    о фактах обмана потребителей,

                    о фактах присвоения ценностей,

                    о фактах изготовления неучтённой продукции,

                    о фактах неучтённых продаж,

                    о фактах уничтожения имущества и т. п.

Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут, в частности, быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, товаровед, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия. При проведении инвентаризации в рамках документальной ревизии в состав комиссии обычно включается представитель ревизионной группы. Если инвентаризация проводится по инициативе правоохранительных органов, то их представитель может присутствовать при её проведении, но в состав комиссии не включается. Присутствие всех членов комиссии при непосредственном пересчёте имущества обязательно, отсутствие хотя бы одного из них может служить основанием для признания итогов инвентаризации недействительными. Также обязательно присутствие материально-ответственного лица. Даже в случае, когда материально-ответственное лицо находится под арестом, правоохранительные органы обеспечивают его доставку, в противном случае результаты инвентаризации не будут иметь юридической силы.

На инвентаризационную комиссию возложена ответственность:

                    за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия,

                    за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей,

                    за правильность указаний в описях отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер,артикул и т. п.),

                    за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации.

Перед началом инвентаризации комиссия:

1.    получает из бухгалтерии учётные данные (книжные остатки) по наличию проверяемых товарно-материальных ценностей,

2.    проверяет весовое и измерительное оборудование,

3.    опечатывает все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе),

4.    предлагает материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы; председатель комиссии расписывается на каждом из этих документов (чтобы потом нечаянно не появились новые),

5.    на предприятии розничной торговли — снимает кассу и определяет выручку текущего дня,

6.    отбирает у материально-ответственного лица расписку о готовности к сличению остатков (о том, что все приходные и расходные документы проведены и нет имущества, находящегося отдельно, в других местах хранения).

Для проведения инвентаризации на предприятии создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Постоянный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем предприятия. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируются в книге контроля за выполнением приказов о поведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инжинеры. экономисты, техники и т.д.). В инвентаризационную комиссию можно вкючать представителей службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций. Необходимо отметить, что неучастие специалистов производства в инвентаризационных комиссиях снижает качество инвентаризации

Перед началом проведения инвентаризаций членам инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям - контрольный пломбир. В приказе устанавливаюися сроки начала и окончания проведения работ. Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссии.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель предприятия должен создать условия, обеспечивающие полную и точную поверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и весовыми приборами, мерной тарой).

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

Первый этап — обязательный подсчет, взвешивание, обмер материальных ценностей, оформление инвентаризационных ведомостей или описей. При инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами составляются контокоррентные выписки (т. е. выписки из карточек счетов с указанием суммы задолженности).

Второй этап — оценка выявленных, подсчитанных и описанных средств по первоначальной или измененной.оценке (например, при ухудшении качества материалов).

Третий этап — выявление расхождений фактического наличия с данными бухгалтерского учета, установление причин расхождений, заполнение сличительной ведомости.

Четвертый этап — оформление результатов инвентаризации и отражение выявленных расхождений в учете и отчетности того месяца, в котором закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки. Результаты этих проверок оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

По данным инвентаризационных описей бухгалтерия составляет сличительные ведомости. Их содержание включает те наименования имущества, по которым выявлены расхождения относительно данных бухгалтерского учета. Информация вносится в ведомости в натуральных и стоимостных показателях.

По окончании инвентаризации комиссия составляет протокол, отмечая в нем свои решения и предложения, который утверждается руководителем предприятия. Затем определяют порядок регулирования выявленных разниц между данными инвентаризации и учета в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учете» и Методическими указаниями о проведении инвентаризации.

Излишки товарно-материальных ценностей, обнаруженные при инвентаризации, приходуются с отнесением на финансовые результаты организации. В бухгалтерском учете это отражается проводкой:

Дт сч.10, 50, 43, 41                                          Кт сч.99

Недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения вначале отражаются с целью контроля проводкой:

Дт сч.94  Недостачи и потери                            Кт сч.10, 50, 43, 41

                от порчи ценностей

Недостающие и испорченные товарно-материальные ценности в пределах действующих норм естественной убыли рассматриваются как текущие затраты и списываются на издержки производства или обращения:

Дт сч.20, 44                                                        Кт сч.10, 43, 41

 Прежде чем приступить к проверке фактического наличия то­варно-материальных ценностей, инвентаризационная группа обязана:

§  получить от материально ответственных лиц расписку в том, что у них нет неоприходованных и не списанных в расход ценностей, а также последние товарно-денежные отчёты и расписку о их сдаче, тщательно проверить их и проставить даты и подписи председателя;

§  получить от кассира и проверить последний кассовый отчёт с выведенными в нём остатками денег в кассе;