Визитная карточка в деловом общении

Минобрнауки России

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный технологический институт

(технический университет)»

УГС (код, наименование) 030000 – Гуманитарные науки

Специальность (специализация) 032401 - Реклама

Факультет Экономики и менеджмента

Кафедра Управления персоналом и рекламы

Учебная дисциплина Деловое общение

Курс ___5____                                                                      Группа 6 705-1

Реферат

Тема Визитная карточка в деловом общении.

   Выполнила                                                                            Раздрогова Т. В.

   студентка                                                                                                        

    Проверил                                                                               Баричко Я.Б.                         

 преподаватель

Санкт-Петербург

2014

Содержание

Введение

В последнее время в России визитные карточки широко используются не только дипломатами, но в самых различных сферах деловой жизни, в процессе культурных, светских контактов, причем на самых разных уровнях.

Основным назначением визитной карточки является  представление официальных лиц, деловых партнеров в процессе визитов, переговоров,  встреч и конференций. Визитка так же может являться средством заочного контакта. Так же она может использоваться в частной и служебной переписке, как рекомендация для знакомства, для кратких приглашений, поздравлений, сопровождения подарков и сувениров и многого другого.

О роли и значении визитной карточки хорошо сказано в книге для бизнесменов, название которой «Законы успеха». Автор книги  Кристи Ли пишет: «Визитная карточка – важная составляющая бизнеса. Это эффективная и к тому же недорогая форма рекламы. Человек, которому вы дали визитную карточку, возможно, и не позвонит вам завтра. Может быть, ваши услуги не понадобятся ему еще две недели. Но ваша карточка будет ждать своего часа, и когда вы понадобитесь, он будет знать, где вас искать. Кроме того, он порекомендует вас другим. Карточка – это стратегическое оружие. Она влияет на развитие вашего бизнеса еще долго после того, как вы ее кому-нибудь дали. Не жалейте карточек… Ответ на вопрос «Чем вы занимаетесь?» должен лежать у вас в кармане. Разумеется, если вы не забыли свои карточки дома…»

Тем не менее, еще многие недооценивают визитные карточки как необходимый атрибут делового общения.

1. Виды деловых визитных карточек и правила их оформления

В настоящее время используются деловые визитные карточки  различного вида и назначения:

1. Деловая стандартная карточка.

Деловые визитные карточки считаются  неотъемлемым атрибутом современного делового общения. Как правило, первое представление начинается  именно с обмена визитными карточками.

Деловая стандартная карточка содержит  все необходимые реквизиты для продолжения контактов и используется в случае знакомства, которое состоялось.

Визитная карточка является одной из составляющих имиджа фирмы и личного имиджа ее владельца. Она одновременно является выражением как индивидуального и неповторимого стиля и вкуса человека, так и фирменного, корпоративного стиля.

Сейчас нет строгих и точных правил в отношении бумаги, шрифта и формата визитных карточек. Если все-таки говорить о размере, то   на практике наиболее применимым считается  размер кредитной карточки, т.е. размер 90 на 50 мм. Это так же самым эффективный формат, потому что он соответствует  параметрам стандартных  секций кошельков и бумажников.

Обычно визитные карточки  у мужчин могут быть немного больше, чем у женщин, но, к примеру, в Великобритании визитки женщин больше, чем мужчин.

Если все-таки говорить о бумаге, то в качестве классической визитной карточкой выступает визитка из плотной бумаги или картона белого цвета с матовой поверхностью. Однако в настоящее время визитки перестали быть просто белыми. Карточки печатаются на бумаге самых различных цветов, так же активно используется всевозможная графика, различные шрифты. Некоторые даже помещают на визитку свою фотографию, но это считается не лучшим стилем. Однако, деловым людям советуется не проявлять эксцентричности ни в выборе материала, ни в цвете. Строгие требования предъявляются по-прежнему, когда речь заходит об оформлении визитных карточек в официальной и дипломатической сферах.

Стандартная визитная карточка представляет собой прямоугольный кусок белого полуплотного картона хорошего качества, на котором чётко и красиво напечатаны ваши фамилия, имя и отчество (если оно есть) наряду с другими сведениями, которые вы еще хотите о себе сообщить. Самое главное требование, которое предъявляется к шрифту - это то, что он должен быть легко читаемым. Так же не рекомендуется использовать сложные готические или декоративные шрифты, следует быть осторожным с использованием начертания курсивом.

По правилам обычно наверху по центру указывается название фирмы, в которой работает владелец визитной карточки. Если же владелец имеет несколько мест работы, то указывается основное. Далее ниже по центру размещаются имя и фамилия (в русском варианте, разумеется, - фамилия, имя и отчество). Если же  визитка напечатана на иностранном языке, то фамилия и имя пишутся полностью, а отчество обозначается одной заглавной буквой, либо совсем не указывается. Это все потому, что в иностранных языках  как такового понятия «отчество» не существует и, как следствие,  его могут воспринять как второе имя.

Ниже Ф.И.О. указывается должность владельца визитной карточки. В левом нижнем углу обязательно указать телефон, факс. Но так же возможен и другой вариант размещения: и телефон, и факс, и почтовый адрес могут указываться в правом нижнем углу, в то время как левый угол может оставаться пустым. Деловая визитная карточка без адреса не соответствует нормам этикета (исключение составляют дипломаты и высшие государственные должностные лица).

Если у фирмы, в которой вы работаете, есть свой официальный сайт, то ваша электронная почта должна располагаться на нем, а не на каком-либо бесплатном сервере вроде "@mail.ru" или "@rambler.ru". Это выглядит гораздо солиднее. Поэтому лучше, чтобы на карточке был указан адрес электронной почты, который расположен на сайте вашей фирмы.

Как правило, визитная карточка должна иметь чёрный текст на белом фоне, разумеется, без каких-либо рамок или украшений. Нормы этикета при оформлении деловой визитной карточки не рекомендуют далеко отходить от чёрно-белой гаммы. Предпочтительно серьезно подойти к выбору бумаги, чтобы она была отличного качества, так же она может быть слегка тонированной или иметь сатинированную поверхность. Советуется избегать глянцевой поверхности визиток. Большую свободу в оформлении визиток, разумеется, могут позволить себе деятели культуры, искусства, и.т. п. Для них разрешен любой всевозможный шрифт, любой цвет визиток и различные вариации расположения текста.

В России и во многих двуязычных странах довольно распространено применение двусторонних визитных карточек – например, с текстом на иностранном языке  на оборотной стороне. Если все-таки придерживаться строгих норм оформления, то это не совсем верно. Считается, что оборотная сторона предназначена для того, чтобы на ней можно было что-нибудь записать, пометить. Именно поэтому советуется заказывать отдельные визитные карточки на каждом из языков. Но, тем не менее, двусторонние визитные карточки вполне допустимы, главное учитывать правила при оформлении карточек на иностранном языке. В качестве иностранного может выступать английский как наиболее распространенный язык межнационального общения. Бывают случаи, когда вы постоянно сотрудничаете с представителями какой-либо страны, поэтому будет проявлением уважения к партнерам, если у вас будут визитные карточки на их родном языке. При командировке за границу рекомендуется иметь при себе визитные карточки на языке страны пребывания.

Сфера применения такого стандартной деловой визитной карточки исключительно служебная, в светской жизни их использовать не нужно.

2. Следующий вид  деловой визитной карточки - представительская карточка.

  На  ней так же принято указывать фамилию, имя, отчество, обязательно полное наименование фирмы, занимаемую должность. Но есть отличие: на визитке данного вида  не проставляются координаты фирмы – ни адрес, ни телефон. Карточку используют для специальных и представительских целей. Данная карточка облегчает конкретное общение, но ее вручение вовсе не означает намерение владельца продолжать контакты с собеседником.

Тактичный партнер по общению должен правильно оценить ситуацию и выбрать линию поведения, которая бы соответствовала ситуации.

3. Карточка фирмы, предприятия, организации, отдела.

На деловой карточке данного вида указывается адрес, телефон, телефакс фирмы. Визитная карточка применяется для представительских целей, в том числе на презентациях, выставках, ярмарках, при вручении подарков, сувениров, поздравлений от имени фирмы.

4. Личная визитная карточка - как разновидность деловой визитки. Такие карточки содержат фамилию и имя владельца. На личной визитной карточке можно так же указать еще какие-нибудь дополнительные сведения, которые вы хотите о себе сообщить (например, адрес электронной почты). Все эти дополнительные сведения, как правило, печатаются более мелким шрифтом в правом нижнем углу или по центру. Личная карточка так же может содержать и сведения о вашем звании или учёной степени (например, профессор, доктор, кандидат экономических наук и т. п.) - эти сведения указываются строго под именем. Но по правилам этикета, женщинам не следует указывать каких-либо дополнительных сведений на своей личной визитной карточке.

2. Примеры нестандартных оформлений визитных карточек

Стоит отметить, что в настоящее время многие отходят от классического оформления своих визитных карточек, в том числе и деловых.

Современные возможности печати позволяют сделать свою визитную карточку такой, какой только захочется. Необходимо правильно выбрать дизайн, чтобы визитка была одновременно серьезной, деловой, но в тоже время и эффектной, то есть той, которая сможет выделить именно вашу среди огромного количества визиток. Многие даже  утверждают, что слишком простой дизайн визитки уже начинает превращаться в проблему. Поэтому далее будут рассмотрены варианты оформления визитных карточек при помощи разных приемов:

1. Использования  цветовых решений

а) Картинки на ярком фоне. Такая визитка, несомненно, привлекает к себе внимание с первого взгляда. Такое оформление подойдет, если владелец - фотограф, дизайнер, словом творческая личность.  Здесь уместны двусторонние визитные карточки. Изображение на обратной стороне может продемонстрировать профессиональные творческие способности, и такая визитка может стать частью портфолио.

б) Использование узоров. Узор на визитке не имеет особого значения, главное, чтобы все было со вкусом. Это могут быть полоски, квадраты, круги или треугольники, подходящая цветовая гамма остаётся решающей. Такие визитные карточки так же будут привлекать внимание и не останутся незамеченными.

2. Минималистический  дизайн. Использования данного решения  помогает создать стильную визитку, без всего лишнего. На такой  визитке так же можно разместить  логотип компании, информацию о  владельце, его телефон, электронный  адрес.

3. Тиснение (эффект высокой печати). В последнее  время становится очень популярным  приемом при оформлении визитной  карточки. Этот эффект придает  текстуру, стильность и классический  деловой вид.

4. Добавление  QR-кодов. Этот современный вариант кодирования информации  может перенаправить на сайт компании владельца визитной карты, он-лайн портфолио или резюме.

5. Штриховое  оформление. Данный прием оформления  является очень популярным течением. Самое главное, правильно подобрать шрифт, чтобы он был читаемым, чтобы он сочетался с корпоративным стилем вашей компании.

6. Прозрачные  визитки: новая идея. Этот прием  является  новым направлением в рекламе. Визитки такого рода обычно сделаны из пластика, поэтому они прочнее и надежнее, чем обычные визитки из плотного картона и бумаги. Кроме этого, они привлекают внимание своей необычностью.

7. Черное  и белое. Черно-белые визитки станут отличным выбором для бизнесменов, экономистов, адвокатов и всех тех, кого относят к деловой сфере бизнеса. Это простой элегантный вариант, который будет модным всегда.

8. Необычная  форма визитной карточки. Данный  прием наверняка  не пойдет  для деловых визиток. Они могут произвести более сильное впечатление, но из-за своей нестандартной формы они имеют самое главный недостаток: нестандартный размер, который не поместиться в визитницу и, как следствие, такую карточку оставят где-нибудь лежать  или даже выбросят.

Все вышеперечисленные приемы оформления визитных карточек, несомненно, будут выделять именно вашу среди остальных. Но не стоит забывать, что визитная карточка, используемая в деловом общении все-таки должна быть более сдержанной. Многие советуют иметь как минимум два варианта визиток: первый – более строгий, для своих деловых партнеров, при  обмене визитками на конференциях, презентациях фирм и прочих деловых событиях и встречах, вторая- визитка с дизайном, отходящим от стандартного, то есть имеющая что-то интересное. Такую визитку можно вручить своим клиентам или партнерам при более неофициальных встречах или, например,  при поздравлении от лица компании.

3. Правила вручения визитных карточек

Чаще всего визитные карточки стараются вручать при встрече, лично. Разумеется, существует свой этикет вручения визитных карточек, при котором действует принцип первоочередности. При знакомстве первым вручает свою карточку тот, чей ранг, должностное положение ниже, то есть человек, который менее известен. Часто бывает, что социальный статус собеседников равный, в таких случаях первым предлагает визитную карточку тот, кто младше по возрасту. Если же и должность, и возраст собеседников одинаковые, тогда имеет место, так называемое симметричное общение, то есть бо́льшую оперативность в обмене карточками проявит более вежливый, активный или более заинтересованный в знакомстве человек.

При деловой встрече с иностранными партнерами первыми, разумеется, визитные карточки вручают хозяева.

Если следовать деловому этикету, то вручение визитных карточек принято сопровождать легкими поклонами. Визитную карточку нужно вручить партнеру так, чтобы он без труда смог прочесть написанный на ней текст. Свою фамилию, особенно если она труднопроизносимая, нужно обязательно произнести вслух. В США, Европе особых регламентаций по поводу вручения визиток  не существует, но, например, представителям ближневосточных стран карточку следует вручать только правой рукой. А, к примеру, в странах Азии, в частности в Японии – обеими руками. Таким образом, при отъезде в другую страну на встречу с деловыми партнерами, обязательно нужно познакомиться с принятыми в данной стране  правилами этикета.

Человек, который принимает визитную карточку, обязательно должен ее прочесть. Это будет некое выражение уважения. Фамилию партнера следует произнести вслух, чтобы быть уверенным в правильном произношении.

Получив визитку, ни в коем случае нельзя делать на ней какие-то пометки в присутствии вручившего, не стоит также вертеть визитку в руках и тем более мять. В процессе разговора с новым знакомым визитную карточку лучше не убирать, стоит  держать ее перед собою на столе или даже в руках. Это, в частности, поможет вам не забыть и не перепутать имя нового знакомого. Но вопиющим знаком неуважения будет забыть на столе карточку или, сразу отойдя от нового знакомого, выбросить ее.

Нужно запомнить: после обмена визитными карточками, на следующий день желательно написать по электронной почте письмо, в котором вы еще раз  можете сказать, что вам было приятно познакомиться и что вы, так сказать, «на связи». Это, безусловно, располагает вашего нового знакомого. Помимо этого, вы напоминаете о себе и представляете себя как  профессионала делового общения.

Если нужно приложить визитную карточку к подарку, то ее вкладывают  прямо в коробку. Визитку вкладывают в конверт только в том случае, если послание носит сугубо личный характер.

Если визитную карточку прикладывают к букету цветов, который посылается по официальному поводу или по случаю праздника, то на визитной карточке, чуть выше имени, нужно сделать короткую приписку. Никакой приписки делать не нужно, если цветы посылаются по случаю похорон. Визитную карточку, которая должна быть в конверте, прикрепляют к упаковочной бумаге, в которую завернут букет.

В некоторых случаях визитную карточку используют в качестве рекомендации. Например, если у делового человека нет времени для составления рекомендательного письма, он может просто передать свою визитную карточку по назначению, написав на ней фамилию человека, которого он  рекомендует.

В случае, если вы хотите пригласить кого-либо на неофициальный прием, нужно имя и фамилию  этого человека вверху на визитке, а внизу указать наименование приема (например: «завтрак» или «ужин»), так же обязательно нужно указать место его проведения, число и время.

В случае, когда происходит, например, перемена адреса, то следует послать деловому партнеру вашу старую визитную карточку и к ней же приложить новую визитку с исправленными реквизитами.

Однако новый номер телефона, в крайнем случае, можно вписать от руки. А вот вписывать от руки, например, новую должность считается неприличным. В таком случае нужно немедленно печатать новые визитные карточки.

Визитные карточки, посылаемые по почте или с курьером, обязательно должны вкладываться в специальный конверт, на котором от руки или на компьютере пишутся имя, фамилия и должность адресата.

В один конверт, разумеется, могут быть вложены визитные карточки, предназначенные нескольким лицам. В данном случае в левом верхнем углу каждой карточки карандашом или ручкой пишется фамилия лица, которому она адресована.

На визитные карточки ответ полагается давать так же визитной карточкой в течение 24 часов после их получения.

4. Пометки и надписи на визитных карточках

В настоящее время существуют специальные пометки, которые установлены в международном протоколе сокращений, условно обозначающие повод, по которому посылается визитная карточка. Эти пометки ставятся исключительно в левом верхнем или нижнем углу визитной карточки.

Необходимо знать значения этих сокращений, так как они довольно широко используются в деловой, светской и дипломатической практике. Сокращения являются первыми буквами французских слов, соответствующих тому или иному поводу.

P.F. (pour feter) – «чтобы поздравить с праздником». Своих деловых партнеров обязательно нужно поздравлять по случаю Нового года, Рождества или национального праздника. При поздравлении с Новым годом к надписи P.F. добавляется N.A - P.F.N.A. (pour feter le Nouvel An). Если ваши деловые партнеры прислали поздравления первыми, то следует их поблагодарить и в свою очередь поздравить - P.R.F.N.A. (pour remercier et pour feter le Nouvel An).

P.R. (pour remercier) – «чтобы поблагодарить». Такая надпись пишется в знак благодарности за поздравления, подарки, какие-либо оказанные услуги.  Послать визитную карточку с данной надписью рекомендуется в течение 24 часов.

P.F.C. (pour fairе connaissance) – «чтобы выразить удовлетворение знакомством». В случае, если вы хотите еще раз поблагодарить за знакомство человека, вы можете передать ему карточку с данной надписью.

P.C. (pour condole`ances) – «чтобы выразить соболезнование». Визитку с такой пометкой следует посылать в случае смерти делового партнера.

P.P. (pour presenter) – для представления. В этом случае посылаются две визитки: первая - визитка лица, который хочет быть представлен, вторая -  визитка человека, который хорошо известен тому, кому нужно представить человека. На второй визитке и проставляются буквы р.р., а на визитной карточке представляемого человека  никаких пометок не делается.

P.P.C. (pour prendre conge`) – «чтобы попрощаться». Данное сокращение ставится на визитной карточке, которая отправляется по случаю прощания в связи длительным отпуском или окончательным отъездом из страны.

На визитные карточки с сокращениями p.r., p.p.c. (чтобы поблагодарить, чтобы попрощаться)  можно не отвечать. Но на карточки с сокращениями p.c., p.f. (чтобы поздравить с праздником, чтобы выразить соболезнование)  обязательно нужно послать ответную визитку с надписью p.r., то есть выразить благодарность.

На визитных карточках, которые использует в «своих кругах» часто пишут краткие сообщения, не используя общепринятых сокращений. Надписи указываются на родном или иностранном языке. Стоит запомнить, что текст всегда пишется в третьем лице, а подпись не ставится. Например:

«Иван Иванович Иванов (имя владельца уже напечатано на визитной карточке) сердечно благодарит за поздравление по случаю рождения  его сына».

Но в тех случаях, когда вы пишете близкому другу или хорошему знакомому, можно даже зачеркнуть напечатанное на визитке имя и написать несколько слов от первого лица,  так же разрешено поставить подпись.

Заключение

В основе всех общепринятых норм применения визитной карточки  выделяется простое понимание, что ваша визитная карточка - это то, что остается у вашего нового знакомого, делового партнера после встречи с вами. Совершенно неважно, очная была встреча  или вы представились заочно. Визитная карточка должна содержать не только те сведения, которые вы хотели бы о себе оставить. Она так же должна сохранить у вашего партнера тот имидж, который создан вами или к созданию которого вы стремитесь.

Самое главное - стоит помнить, что, например, в России или в ряде европейских стран могут отнестись очень снисходительно к тому, что у вас  нет визитной карточки. Многим будет достаточно записать нужную информацию в своей записной книжке или на листе бумаги. Но в некоторых восточных и азиатских странах отсутствие визитки может неблагоприятно отразиться на вашем личном имидже и имидже вашей компании. Ваш зарубежный партнер может воспринять это как несерьезность отношений или незаинтересованность в продолжении и развитии деловых контактов.

Преимущества визитки, прежде всего в том, что вся необходимая информация (как с вами связаться или где вас найти) умещается на небольшом формате бумаги, который может сыграть в деловой жизни заметную роль.

Визитная карточка может много рассказать о ее владельце, о его социальном положении, о компании, в которой он работает.  К оформлению визитки стоит подойти очень серьезно.  Очень важно изучить этикет использования деловых визитных карточек, чтобы производить хорошее впечатление при знакомстве с новыми деловыми партнерами.

Список используемых источников

1. Подопригора. М. Г. Деловая этика. Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТТИ ЮФУ, 2012.

2. Скаженик  Е.Н. Деловое общение. Учебное пособие. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2006.

3. http://bigideas.ru - Статья «Визитные карточки, которые работают на вас: советы и лучшие примеры»

4. http://azps.ru/ -  Статья «Визитные карточки и их роль в деловом общении». [А.Я. Психология: тесты, тренинги, статьи.]

5. http://provizitki.ru/ - Статья «Визитки и этикет. Надписи на визитках».